Introducción

Con la necesidad de servicios legales aumentando, el personal y los recursos convirtiéndose aún más limitados, los trabajadores de servicios legales se enfrentan continuamente a tener que organizar su tiempo de manera eficiente para producir el máximo beneficio para su programa y sus clientes. Esta no es una tarea fácil; se requieren personas que planeen con anticipación, juzgar las prioridades contra las metas personales y del programa, y determinar los métodos más efectivos y eficientes para alcanzar los objetivos.

Estar abrumado por tal trabajo generalmente crea una sensación de impotencia, las personas que se sienten así a menudo dicen: «Hay tanto que hacer yo no puedo hacer nada». Los principios involucrados en la educación de gestión del tiempo consisten en intentar reducir esta reacción y allanar el camino para que las personas tomen el control de su tiempo y sus vidas.

Para cumplir con nuestros objetivos y el buen manejo de nuestro tiempo es necesario:

1. Analizar los problemas que afectan su uso del tiempo.
2. Identificar los problemas de tiempo significativos que impactan su trabajo.
3. Desarrollar estrategias prácticas para resolver estos problemas.
4. Utilizar los principios de gestión del tiempo seleccionados para mejorar su eficacia.
5. Establecer metas que reflejen decisiones personales y / u organizacionales sobre los beneficios que se derivarán de la acción futura.
6. Establecer prioridades de manera más efectiva.

Puedes reconocer fácilmente la necesidad de futuro acción, pero este manual solo puede ayudarte a comprender y utilizar sugerencias sobre cómo usar su tiempo de manera más eficiente. Cuando implementas con estos principios de gestión del tiempo, experimentará una mejora de su experiencia laboral, y debería notar un aumento correspondiente en la reunión los objetivos de tu programa.

Con demasiada frecuencia, las personas intentan hacer cambios en sus hábitos de trabajo sin primero analizarlo por qué están haciendo los cambios o sin determinar el fundamento sobre el cual están desarrollando los cambios.

Una estrategia de uso del tiempo surge de las ideas que puedes obtener al responder tres preguntas importantes:

1. ¿A dónde va mi tiempo?
2. ¿A dónde debería ir mi tiempo?
3. ¿Cómo puedo usar mejor mi tiempo?

Las dos primeras preguntas y los datos que esas preguntas están diseñados para obtener sirven como base para responder en última instancia a la tercera pregunta: ¿Cómo puedo usar mi mejor tiempo?

Al contestar sistemáticamente cada una de estas preguntas e identificar algunas de las Si tiene problemas para responder, podrá administrar su tiempo y trabajar de manera más efectiva.

Contenidos temáticos

1. El tiempo como recurso crítico; uso más eficaz
2. Herramientas útiles en la gestión del tiempo
3. Perdedores de tiempo
4. ¿Cómo puedes usar tu tiempo mejor?

Desarrollo del tema

1. El tiempo como recurso crítico; uso más eficaz

El uso más efectivo del tiempo depende de su decisión de cómo administrar el tiempo: en lugar de dejar que te administre. Esta perspectiva es el primer paso para ganar control de tu tiempo. Al tratar de administrar su tiempo, puede descubrir que la forma en que manejar las crisis crea algunos de sus problemas de gestión del tiempo.

Debes darte cuenta de que tiene más oportunidades de influir en el uso del tiempo en tu organización de lo que antes creía posible. Necesitas comenzar desarrollando una estrategia de gestión del tiempo para aprovechar esta oportunidad. Al idear esta estrategia, ten en cuenta dos pensamientos:

• Toma tiempo aprender a usar el tiempo; y
• Los principios del uso del tiempo son meramente pautas.

Con frecuencia, encontrarás que necesita un sentido bastante «poco común» para idear estrategias y planes que se ajustan específicamente a tus necesidades y las de tu organización. Se necesita imaginación y sensibilidad en esta área.

A continuación, realiza el siguiente quiz para conocer más sobre como administras tu tiempo:

Prueba de gestión del tiempo

Contestar SI o NO

1. ¿Tienes, por escrito, un conjunto claramente definido de objetivos de por vida?
2. ¿Tienes un conjunto similar de metas a corto plazo para los próximos 6 meses?
3. ¿Has hecho algo hoy para acercarte a tus metas de por vida?
4. ¿Has hecho algo hoy para acercarte a tu meta a corto plazo?
5. ¿Tienes una idea clara de lo que quieres lograr la próxima semana?
6. ¿Intentas hacer la mayoría de las tareas importantes durante tu horario de máxima audiencia? (el momento en que es más productivo durante el día)
7. ¿Estableces prioridades de acuerdo con la importancia, pero no con la urgencia?
8. ¿Haces un uso constructivo del tiempo de viaje (suponiendo que pueda)?
9. ¿Te concentra en objetivos en lugar de procedimientos, juzgándose a sí mismo por los logros en lugar de la actividad?
10. ¿Delegas tanto trabajo como sea posible?
11. ¿Delegas trabajos desafiantes y rutinarios?
12. ¿Delegas autoridad junto con responsabilidad?
13. ¿Ha tomado medidas para evitar la información innecesaria y los documentos de llegar a su escritorio y entrometerse en su tiempo?
14. En las reuniones, ¿intentas cristalizar cuáles son los problemas y resumir las decisiones tomadas y responsabilidades asignadas?
15. ¿Tratas de manejar los asuntos por teléfono o en persona cada vez que tienes una elección, utilizando comunicaciones escritas (y correo electrónico) solo cuando sea claramente necesario?
16. ¿Te obligas a tomar decisiones menores rápidamente?
17. ¿Estableces fechas límite para usted y para los demás?
18. ¿Te tomas tiempo para planificar? ¿Usa periódicamente un registro de tiempo?
19. ¿Utilizas efectivamente la ayuda de otro personal para obtener un mejor control de su hora?
20. ¿Estás realmente en control de tu tiempo? ¿Usualmente decides tus acciones, en lugar de tener circunstancias u otros deciden?

Si respondiste «No» a cualquier pregunta, puedes beneficiarte del uso de los principios de gestión del tiempo. Revisa tus acciones y determina qué puedes hacer para corregir la deficiencia.

2. Herramientas útiles en la gestión del tiempo

• Registro diario

Duración: al menos una semana. El período de tiempo recomendado que debe mantener un registro de tiempo es un mínimo de una semana.

Aunque puede sentir cierta resistencia o incertidumbre, no es un desperdicio de hora. Su probable conclusión inicial: la semana fue un «período más atípico» es universal. No hay período «típico».

Instrucciones para completar el registro diario de tiempo:

1. Ingrese la fecha y enumere sus objetivos diarios. Estos deben enumerarse en orden de prioridad. Siempre que sea posible, enumere los objetivos en términos de resultados, no de actividad. Ten en cuenta cuatro criterios u objetivos al establecerlos:

a) En términos mensurables (sabré si los logré)
b) Alcanzable (para evitar la frustración incorporada)
c) Exigir (para asegurar la sensación de logro), y
d) Flexible (en caso de que no tenga cambio de control).

2. Establecer plazos para cada objetivo. Determina a qué hora del día harás y habrás completado cada objetivo. Esto sirve como un recordatorio durante todo el día y proporciona una fuerza importante para superar la dilación, la indecisión y las distracciones.

3. Registre todas las acciones significativas en términos de resultados durante cada período de 15 minutos.

4. Prioriza cada acción. En la segunda columna, anote cada prioridad como se indica. Pensar de «importante» como sugerir solo consecuencias a largo plazo y de «urgente» como sugiriendo solo consecuencias inmediatas.

5. Comenta sobre cada acción. Incluir referencia a su disposición, es posible delegación (identifique y establezca una fecha límite para completar la delegación u otros pasos para mejorar la utilización del tiempo. Al igual que con el Paso 3, este paso debe tomarse ya que la acción es grabado.

6. Preguntas que deben responderse inmediatamente después de completar el registro de tiempo:

A. ¿El establecimiento de objetivos y plazos diarios mejoró su efectividad?

1. ¿Por qué? Por qué no?
2. ¿Los objetivos y plazos eran exigentes pero realistas? Si no, ¿por qué? (exceso de confianza, intentar demasiado, estimaciones de tiempo poco realistas, crisis propenso a distracciones?)
3. ¿Cuál de tus objetivos diarios contribuyó directamente a tu largo alcance?
4. ¿Qué objetivos podrían haberse delegado?

B. ¿A qué hora comenzaste con tu objetivo número 1?

1. ¿Podrías haber comenzado antes?
2. ¿Te distrajo algo de completarlo? ¿Qué? ¿Por qué? Podrías evitar la distracción?
3. ¿Se recuperó de inmediato y regresó de inmediato a su tarea?

C. ¿En qué medida lograste cada objetivo?

A continuación, te muestro un ejemplo:

D. ¿Cuál fue su período más largo de tiempo totalmente ininterrumpido (excluyendo reuniones y el almuerzo)?

1. ¿Qué período del día fue más productivo? ¿Por qué?
2. ¿Cuál fue el menos productivo? ¿Por qué?
3. ¿Es probable que sea un patrón normal? Sí No _____
4. En caso afirmativo, ¿cómo podría programar o regular sus actividades para aprovecharlo?
5. ¿Cómo podría hacer que otros períodos del día sean tan productivos?

E. ¿Quién / Cuál fue su interrupción más frecuente?

1. ¿Cuáles son las causas?
2. ¿Cómo se pueden controlar, minimizar o eliminar?

F. En orden de importancia, enumere todos los tipos de interrupciones, por ejemplo, teléfono, visitas directas, reuniones no programadas, crisis inesperadas, correos, autointerrupciones, distracciones visuales, ruido, etc. Para cada uno enumere dos o tres pasos que podría tomar para controlarlos.

G. Enumere las 5 actividades que requieren más tiempo y que podrían haber sido manejadas por alguien más o no hecho en absoluto. ¿Cómo manejarás esto la próxima vez?

H. ¿Tiende a registrar «actividades» o «resultados»?

I. ¿Apareció una tendencia de autocorrección al registrar sus acciones?

J. De las soluciones sugeridas anteriormente, ¿cuáles implementará de inmediato?

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HOJA DE ANÁLISIS DE REGISTRO DE TIEMPO

1. ¿Estableces metas / actividades diarias?
2. ¿En qué categorías o actividades principales participa?
3. ¿Tenía un objetivo prioritario número 1?
4. ¿A qué hora empezaste este objetivo?
5. ¿Podrías haber comenzado antes?
6. ¿Cuál fue el período ininterrumpido más largo de su día?
7. ¿En qué período del día fuiste más productivo? ¿Menos productivo?
8. ¿Cuál fue la fuente más común de interrupción? ¿Cuáles fueron las causas de
   estas interrupciones?
9. ¿En qué artículos pasaste demasiado tiempo? ¿Muy poco tiempo?
10. ¿Qué artículos podría haber manejado alguien más?
11. ¿Registraste actividades o resultados?
12. ¿En qué elementos cree que podría lograr sus ahorros de tiempo más significativos?

3. Perdedores de tiempo

Es importante analizar cuáles son los agentes de tiempo que originan una pérdida de tiempo. Perder el tiempo en el trabajo puede significar navegar por la red, chatear inactivo, usar Twitter y gastar demasiado tiempo con el correo electrónico De estos, Internet es probablemente el peor culpable. Por lo tanto, lo primero y más importante: frenar los desperdicios en tiempo real.

Sin embargo, los Timewasters que siguen son aquellos que interfieren con el día laboral del trabajador que está tratando seriamente de concentrarse, ser productivo y ser eficiente. Las pérdidas de tiempo como estas pueden ser furtivas. De hecho, puedes ignorar algunos de ellos.

Echa un vistazo a los 14 de los Timewasters que siguen. Identifica los que se aplican a ti y toma medidas para remediar la situación. Te volverás más productivo y eficiente: y tendrás menos estrés en el trabajo. Se honesto en tu análisis de aquellos en los que necesitas trabajar.

ANÁLISIS DE TIMEWASTER
ANÁLISIS DE TIMEWASTER 1
INTERRUPCIONES TELEFONICAS

ANÁLISIS DE TIMEWASTER
ANÁLISIS DE TIMEWASTER 2
VISITANTES DE CAÍDA

ANÁLISIS DE TIMEWASTER
ANÁLISIS DEL TEMPORIZADOR 3
REUNIONES

ANÁLISIS DE TIMEWASTER
ANÁLISIS DEL TEMPORIZADOR 4
GESTIÓN DE CRISIS

ANÁLISIS DE TIMEWASTER
ANÁLISIS DE TIMEWASTER 5
FALTA DE OBJETIVOS, PRIORIDADES, PLAN DIARIO

ANÁLISIS DE TIMEWASTER
ANÁLISIS DE TIMEWASTER 6
Escritorio desordenado, desorganización personal

ANÁLISIS DE TIMEWASTER
ANÁLISIS DE TIMEWASTER 7
DELEGACIÓN INEFECTIVA

ANÁLISIS DE TIMEWASTER
ANÁLISIS DE TIMEWASTER 8
INTENTAR DEMASIADO DE UNA VEZ

ANÁLISIS DE TIMEWASTER
ANÁLISIS TIMEWASTER 9
FALTA DE COMUNICACIÓN NO CLARA

ANÁLISIS DE TIMEWASTER
ANÁLISIS TIMEWASTER 10
INFORMACIÓN INADECUADA, INADECUADA, RETRASADA

ANÁLISIS DE TIMEWASTER
ANÁLISIS DE TIMEWASTER 11
INDECISIÓN Y PROCRASTINACIÓN

ANÁLISIS DE TIMEWASTER
ANÁLISIS TIMEWASTER 12
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD CONFUNDIDAS

ANÁLISIS DE TIMEWASTER
ANÁLISIS DE TIMEWASTER 13
INHABILIDAD DE DECIR «NO»

ANÁLISIS DE TIMEWASTER
ANÁLISIS DE TIMEWASTER 14
FALTA DE AUTODISCIPLINA

¿A dónde debe ir su tiempo? plan de acción de ahorro de tiempo

Revisa tus principales pérdidas de tiempo y selecciona las cinco mejores soluciones para ti. Después de pasar el tiempo identificándolos, querrá implementar las soluciones lo antes posible. Entonces, en este momento, identifique esos pasos que puedas tomar hoy (¿o esta semana?) que te permitirá relacionarlos con tu trabajo. Por ejemplo, si una de sus ideas clave es «indisponibilidad planificada» o un «Hora tranquila» libre de interrupciones, puede decidir la mejor hora del día, o podría celebrar una reunión para informar a sus compañeros de trabajo sobre su decisión.
Tómese el tiempo para seguir estos cuatro pasos:

1. Escribe las 5 mejores ideas para ahorrar tiempo que hayas aprendido en las líneas en blanco que se proporcionan en la página siguiente y colócalas en orden de prioridad (A, B, C, D, E) a medida que avanza.
2. Para cada una de tus cinco ideas, escribe cinco pasos de acción específicos que puedes tomar en la próxima semana para obtener el máximo beneficio de ellos.
3. Después de haber enumerado 5 pasos de acción para cada idea, tendrás 25 elementos. Establece prioridades en cada set de ideas.

Asegúrate de trabajar en las 5 ideas. Cuando surjan oportunidades, implementa las otras ideas que has enumerado.

HOJA DE TRABAJO DEL PLAN DE ACCIÓN DE AHORRO DE TIEMPO

HOJA DE TRABAJO DE PLANIFICACIÓN DE ACCIONES
Objetivo de mejora:

4. ¿Cómo puedes usar tu tiempo mejor?

Puntos clave para considerar ahora

• Enumerar objetivos y establecer prioridades
• Haz una lista diaria de «tareas pendientes»
• Pregunta: ¿Cuál es el mejor uso del tiempo en este momento?
• Maneja cada papel solo una vez
• Comienza con las tareas más urgentes o importantes.
• Hazlo ahora

10 Tips para trabajar inteligentemente y no duro, obtener el control del tiempo y su vida

1. Consolidar tareas similares

Agrupar o consolidar tareas similares. Este paso no solo minimizará las interrupciones, pero también economizará en la utilización de recursos y esfuerzos. Por ejemplo, en lugar de hacer llamadas durante todo el día, agrupe y haga llamadas salientes en horarios específicos cada día. A las personas que llaman con frecuencia también se les puede decir que es el mejor momento para alcanzarlo es durante ciertas horas. De este modo, puede sensibilizar a las personas que llaman y ayudarlos desarrollar el hábito de llamarte cuando puedas ser más efectivo para ellos.

2. Aborde los trabajos difíciles primero

Existe una tendencia a trabajar en tareas menores primero con la idea de trabajar hasta Proyectos más grandes. Sin embargo, lo que sucede a menudo es que los trabajos difíciles simplemente no lo hagan porque se dedica demasiado tiempo a realizar tareas sin importancia. Por cuando llegas a los trabajos difíciles, estás demasiado cansado para trabajar en ellos. La solución es revertir el proceso. Comience su día con el trabajo importante cuando su nivel de energía es alto y descienda por su lista de prioridades. Si el tiempo es disponible al final del día, se pueden completar los elementos de prioridad de bajo nivel.

3. Delegar y desarrollar a otros

Si crees que la única forma de hacer algo bien es hacerlo tú mismo, entonces probablemente esté abrumado por el trabajo mientras su personal disfruta menos agobiados programas de trabajo. Trate de romper el hábito de «hágalo yo mismo». Delegar trabajo siempre posible. Delegar no significa «descargar» una tarea en otra persona, sino más bien conlleva la responsabilidad de asegurarse de que el individuo tenga la habilidades y conocimientos necesarios para hacer el trabajo. El tiempo dedicado a la formación y motivar a las personas para que realicen tareas que generalmente realiza reducirá su tiempo cargas en el futuro y enriquecer los trabajos de los demás.

4. No seas un perfeccionista

Hay una diferencia entre luchar por la excelencia y luchar por la perfección. El primero es alcanzable, gratificante y saludable. Luchando por la perfección que es inalcanzable es frustrante. Revisión constante de cartas y papeles para trivial las razones no solo desperdician tiempo, sino que también afectan las relaciones.

Algunos podrían beneficiarse de una nueva mirada a la Declaración de Independencia original. El escritor cometió varios errores y omisiones. Se insertaron cartas y obras. entre líneas. La perfección no es el estándar de excelencia para un documento o carta que se revisará brevemente en ruta a otra persona, archivador o papelera.

5. Tomar descansos

Trabajar durante largos períodos de tiempo sin tomar un descanso no es un uso efectivo del tiempo. La energía disminuye, el aburrimiento se acumula, el estrés y la tensión se acumulan, y la atención flaquea. Cambiar por unos minutos de una tarea mental a algo físico (pararse o caminar por la oficina, o cambiar de posición) puede proporcionar. Necesitaba estimulación y alivio. El descanso no es una pérdida de tiempo. Mejora la salud y eficiencia.

6. Evite el síndrome de escritorio desordenado

Si su escritorio está lleno de papel y pierde tiempo buscando artículos enterrados, limpie su escritorio de todo, excepto el trabajo que tiene la intención de hacer durante el día y mantenlo visible. Lo más probable es que haga ese trabajo.

7. Comience inmediatamente con tareas importantes

Posponer las cosas hasta mañana es fácil. De hecho, la gente generalmente hace las cosas disfrutan primero y postergan las tareas que no les gustan. La autodisciplina es necesitaba superar la dilación. Evite no hacer un trabajo porque parece abrumador. Intenta dividir la tarea en trozos pequeños que sean más palatable para digerir. Siguiendo esta técnica de «queso suizo», pronto Descubrir que hacer agujeros en el proyecto lo hace menos abrumador. Inconcluso. El trabajo es más motivador que el trabajo no iniciado. Al haber comenzado un trabajo, usted ha invertido su tiempo y es más probable que complete la tarea.

8. Reduce el tiempo de reunión

Muchas reuniones no deberían tener lugar. A veces la única razón para un semanario la reunión de personal se debe a que ha pasado una semana desde la última. Tales reuniones interrumpir tu trabajo. Reduzca el número de reuniones y siga una agenda sobre los que tienes, ahorrando tiempo. Si las reuniones necesarias son demasiado largas, programe la próxima reunión para toparse con la hora del almuerzo o la hora de dejar de fumar. La mayoría de la gente querrá irse. Además, una reunión standup ayuda a garantizar una reunión corta.

9. Tómese el tiempo para planificar

¿Alguna vez has escuchado a alguien decir: «No tengo tiempo para planificar»? Si usted tiene, entonces probablemente observaste que estas personas estaban muy ocupadas, pero no muy eficaz. Una paradoja del tiempo es que, al tomarse el tiempo para planificar, termina ahorrando hora. En lugar de pasar el día «lucha contra incendios», desarrolle un cronograma para hacer cosas que deben hacerse en el tiempo disponible.

10. Aprende a decir «no»

Alguien siempre está pidiendo una parte de tu tiempo. En lugar de ser honesto y diciendo «no» a la solicitud, la tendencia es cubrirse y terminar aceptando una responsabilidad que no quieres ni tienes tiempo para realizar. Decir «no» requiere algo de coraje y tacto, pero estarás orgulloso de ti mismo cuando aprendas a decir «No.» De todas las técnicas de ahorro de tiempo jamás desarrolladas, la más efectiva es el uso frecuente de la palabra NO. Disminución, con tacto, firmeza, lógica a demandas que no contribuyas a tu efectividad. Recuerda que muchas personas que se preocupan demasiado para ofender a otros terminan trabajando de acuerdo con las prioridades de los demás.

Conclusión

La buena gestión del tiempo requiere un cambio importante en el enfoque de las actividades a los resultados: estar ocupado no es lo mismo que ser efectivo. La “gestión del tiempo” se refiere a la forma en que se organiza y planifica cuánto tiempo dedicas a tus actividades específicas.

Puede parecer contrario a la intuición dedicar un tiempo a aprender sobre la gestión del tiempo, en lugar de usarlo para continuar con tu trabajo, pero los beneficios son enormes:

• Mayor productividad y eficiencia.
• Una mejor reputación profesional.
• Menos estrés.
• Mayores oportunidades de avance.
• Mayores oportunidades para alcanzar objetivos importantes de vida y carrera.

No administrar tu tiempo de manera efectiva puede tener algunas consecuencias muy indeseables como son:

• Plazos vencidos.
• Flujo de trabajo ineficiente.
• Mala calidad del trabajo.
• Una mala reputación profesional y una carrera estancada.
• Mayores niveles de estrés.

No olvides que el tiempo pasado nunca regresa. Hacer lo correcto en el momento adecuado es un arte y viene con planificación y comprensión. La gestión del tiempo no es más que hacer el mejor uso posible del tiempo.