Negocios y Administración

Ubicación profesional y orientación en el mercado de trabajo de la secretaria

Introducción

Las secretarias trabajan en un entorno de oficina. Se pueden encontrar en casi todas las industrias. Su horario de trabajo suele ser de 40 horas, 5 días a la semana, aunque algunas secretarias solo pueden ser necesarias a tiempo parcial. Las secretarias pueden apoyar a una persona en la oficina o un grupo de miembros que forman parte del personal ejecutivo. Entrarán en contacto con una variedad de personas y personalidades y, como tales, deben tener excelentes habilidades de comunicación.

Contenidos temáticos

  1. La empresa
  2. El mercado laboral
  3. Inserción laboral y procesos de búsqueda de empleo

Desarrollo del tema

1. La empresa

La empresa es una organización legalmente constituida que puede tener como propietario a una o varias personas naturales y/o jurídicas y con el concurso de recursos humanos, materiales, económicos y financieros.

La importancia de la empresa es vital ya que es un generador de empleo, crea desarrollo urbano, satisface necesidades.

Características

Estas se dan según la magnitud de la empresa, que son:

Pequeña Empresa:

  • El administrador supremo dedica solo parte de su tiempo en cuestiones administrativas, pues lo absorbe una gran cantidad de problemas técnicos de producción, finanzas, ventas personal, etc.
  • No se requiere grandes previsiones o planeaciones.
  • Son mas frecuentes para solucionar los problemas los procedimientos de carácter informal, ya que la escasa complejidad de dichos problemas suplen con ventaja la pobre tecnificación de los procedimientos y tramites administrativos.
  • Es mucho más factible una gran centralización y en cierto sentido puede ser más conveniente por la rapidez y unidad que imprime todos los trámites.

Mediana Empresa:

  • Suele ser una empresa de ritmo en crecimiento.
  • Presenta problemas de la pequeña y grande empresa y más bien carece de los beneficios que son sus características en ellos.
  • Como consecuencia de su crecimiento se ven en la necesidad de ir realizando una mayor descentralización y consiguientemente delegar.
  • La alta gerencia comienza a sentir la necesidad de obtener conocimientos técnicos-administrativos.
  • Paralelamente comienza a sentir la necesidad de hacer planes muchos más amplios y más detallados, requiriendo por lo tanto de cierta ayuda técnica para formular y controlar su ejecución.
  • La gerencia de este tipo de empresa va sintiendo gradualmente como sus decisiones se van vinculando cada vez más a problemas de planeación y control, que a cuestiones de realización inmediata.

Grande empresa:

  • El administrador o los administradores, chocados en la más alta jerarquía, no solo se dedican la mayor parte de su tiempo alas funciones típicamente administrativas sino que requieren un staff más o menos grande de personas que lo ayuden a administrar.
  • Se requiere un grupo muy grande de especialistas por que es imposible que los altos ejecutivos conozcan con profundidad toda la inmensa cantidad de técnicas e instrumentos concretos, detallados y cambiantes que cada día surgen sobre producción, finanzas, ventas, etc.
  • Se impone un mayor grado de descentralización, delegando muchas funciones a jefes y aun a empleados que serán los únicos capacitados dentro de políticas y normas que se les fijan.
  • Son indispensable una previsión y planeación realizadas a más largo plazo, y por lo mismo más técnicas detalladas y formales.
  • Se convierte en problema vital el desarrollo de ejecutivos que no solo tengan conocimientos indispensables para ir ocupando los puestos que quedan en la empresa por ascensos, vacantes o expansiones, sino que reciban un adiestramiento práctico en estos difíciles problemas y desarrollen en ellos mismos las cualidades necesarias.

Fines de la empresa

El fin inmediato es la producción de bienes o servicios para un mercado.

  • La empresa privada busca la obtención de un beneficio económico mediante la satisfacción de alguna necesidad de oren general o social.
  • La empresa pública tiene como fin satisfacer una necesidad de carácter general o social sin obtener lucro.

Funciones de la empresa

Las funciones que generalmente se realizan son las siguientes:

  • Comercialización: Encierra básicamente dos actividades compras y ventas.
  • Financiera: Es la administración y control de capitales.
  • Productiva: Esta función las realizan todas las empresas de transformación o industriales.
  • Administrativa: Conduce a la eficacia de la gestión empresarial e institucional.
  • Social: Orientada hacia el medio donde se desenvuelve la empresa y su funcionamiento no debe atentar contra el bienestar social, moral y las buenas costumbres.

Elementos de la empresa
Son los recursos fundamentales que se necesitan para su empleo y uso por la administración en la dirección, gestión y ejecución de todas las actividades que se realizan para la consecución de los objetivos.
Los elementos son os siguientes:

Recursos humanos. En las distintas áreas ha directores, funcionarios, empleados y obreros clasificados en diferentes categorías y niveles jerárquicos.

  • Directores y presidente de directorio ( se encuentran ubicados en los órganos del gobierno) 1er nivel
  • Personal jerárquico ( gerente general o administrador general ) 2do nivel
  • Gerente de áreas o sub-gerentes 3cer nivel
  • Producción fabrica o ingenio (logística, finanzas, operaciones, ingeniería, campo)
  • Jefes de división 4to nivel
  • Jefes de departamento 5to nivel
  • Jefes de sección 6to nivel
  • Jefes de oficina 7mo nivel

Recursos materiales. Se encuentran constituidos por:

  • Materia prima e insumos, productos en proceso.
  • Muebles y enseres, materiales y útiles de escritorio.
  • Vehículos, maquinaria y equipos, accesorios y repuestos.
  • Herramientas de trabajo ligero y pesado
  • Productos terminados
  • Residuos y deshechos que sirven para intervenir en la elaboración de otros productos.
  • El aire, el viento y la energía solar.

Recursos financieros. Se encuentra constituido por:

  • Capital personal o social
  • Ingresos por ventas
  • Avances en cuenta corriente, sobregiro bancario, pagares, letras en descuentos, prestamos diversos
  • Utilidad para reinversion
  • Donaciones en especies o en dinero para mejorar su situación económica y financiera
  • Bonos, descuentos, valores y letras hipotecarias.

Sistema de Organización
Son los diferentes tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en un organismo social dependiendo del giro o magnitud de la empresa, recursos, objetivos, producción, etc.

Organización Lineal o Militar.
Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando, el jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subordinados, quienes a su vez reportarán a un sólo jefe.

Ventajas:

  • Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de las mismas.
  • No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.
  • Es claro y sencillo.
  • Útil en pequeñas empresas.
  • La disciplina es fácil de mantener.

Desventajas:

  • Es rígida e inflexible.
  • La organización depende de hombres clave, lo que origina trastornos.
  • No fomenta la especialización.
  • Los ejecutivos están saturados de trabajo, lo que ocasiona que no se dediquen a sus labores directivas, sino, simplemente de operación.

Organización Funcional o de Taylor
Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor número posible de funciones.

Ventajas:

  • Mayor especialización.
  • Se obtiene la más alta eficiencia de la persona.
  • La división del trabajo es planeada y no incidental.
  • El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.
  • Disminuye la presión sobre un sólo jefe por el número de especialistas con que cuenta la organización.

Desventajas:

  • Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente la disciplina y moral de los trabajadores por contradicción aparente o real de las órdenes.
  • Se viola el principio de la unida de mando, lo que origina confusión y conflictos.
  • La no clara definición de la autoridad da lugar a rozamientos entre jefes.

Organización Líneo – Funcional
En ésta se combinan los tipos de organización lineal y funcional, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, conservándose de la funcional la especialización de cada actividad en una función, y de la lineal la autoridad y responsabilidad que se transmite a través de un sólo jefe por cada función en especial.

Organización staff
Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder de imponer decisiones, surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, proporciona información experta y de asesoría.

Ventajas:

  • Logra que los conocimientos expertos influya sobre la manera de resolver los problemas de dirección.
  • Hace posible el principio de la responsabilidad y de la autoridad indivisible, y al mismo tiempo permite la especialización del staff.

Desventajas:

  • Si los deberes y responsabilidades de la asesoría no se delimitan claramente por medio de cuadros y manuales, puede producir una confusión considerable en toda organización.
  • Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones o por falta de un respaldo inteligente en la aplicación de sus recomendaciones.
  • Pueden existir rozamientos con los departamentos de la organización lineal.

Organización por Comités
Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen para discutirlos y tomar una decisión en conjunto.

Clasificación:

  • Directivo; Representa a los accionistas de una empresa.
  • Ejecutivo; Es nombrado por el comité directivo para que se ejecuten los acuerdos que ellos toman.
  • Vigilancia; Personal de confianza que se encarga de inspeccionar las labores de los empleados de la empresa.
  • Consultivo; Integrado por especialistas que por sus conocimientos emiten dictámenes sobre asuntos que les son consultados.

Ventajas:

  • Las soluciones son más objetivas, ya que representan la conjunción de varios criterios.
  • Se comparte la responsabilidad entre todos los que integran el comité, no recayendo aquella sobre una sola persona.
  • Permite que las ideas se fundamenten y se critiquen.
  • Se aprovecha al máximo los conocimientos especializados.

Desventajas:

  • Las decisiones son lentas, ya que las deliberaciones son tardías.
  • Una vez constituido el comité, es difícil disolverlo.
  • En ocasiones los gerentes se desligan de su responsabilidad y se valen del comité para que se haga responsable de sus propias actuaciones.

Organización Matricial
Consiste en combinar la departamentalización por productos con la de funciones, se distingue de otros tipos de organización porque se abandona el principio de la unidad de mando o de dos jefes.

Ventajas:

  • Coordina la satisfacción de actividades, tanto para mejorar el producto como para satisfacer el programa y el presupuesto requeridos por el gerente del departamento.
  • Propicia una comunicación interdepartamental sobre las funciones y los productos.
  • Permite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra cuando sea necesario.
  • Favorece un intercambio de experiencia entre especialistas para lograr una mejor calidad técnica.

Desventajas:

  • Existe confusión acerca de quien depende de quien, lo cual puede originar fuga de responsabilidades y falta de delimitación de autoridad.
  • Da lugar a una lucha por el poder, tanto del gerente funcional como del gerente de producto.
  • Funciona a través de muchas reuniones, lo que supone pérdidas de tiempo.
  • El personal puede sentir que su jefe inmediato no aprecia directamente su experiencia y capacidad.
  • Se puede presentar resistencia al cambio por parte del personal.

2. El mercado laboral

En el mercado laboral existen tres tipos de población:

  • Población activa: Son los que están trabajando y también los que están buscando empleo, que tienen edad para trabajar (entre 16 y 65 años) y quieren hacerlo.
  • Población ocupada: Es la población mayor de 16 años que tiene trabajo por cuenta ajena o propia.
  • Población desempleada: Población en paro. Hay dos tipos de paro, el estimado y el registrado.

Siendo la población activa, la suma de la población ocupada y la desocupada.

Tendencias del mercado de trabajo

Trébol de Handy

Handy afirma que el mundo del trabajo se divide en tres partes como anillos concéntricos:

  • El anillo interior: Compuesto por directivos, técnicos y personal fijo imprescindible para desarrollar la actividad.
  • El anillo central: Lo componen los profesionales independientes y trabajadores autónomos que venden sus servicios a una o varias compañías según se necesiten.
  • El anillo exterior: Lo forman los trabajadores que desempeñan tareas de escasa cualificación y que son sustituíbles fácilmente.

Teletrabajo

Las empresas utilizan a personas que trabajan desde su domicilio conectadas mediante medios informáticos, telefónicos, mensajería, etc.

Este sistema tiene la ventaja de economizar los costos de oficinas, fábricas o talleres; mientras que para los trabajadores les permite compaginar su trabajo con otras tareas (deberes familiares por ejemplo). El principal inconveniente es la dificultad de control, tanto de la actividad del trabajador como de sus condiciones de empleo.

Outsourcing

También conocido como externalización de funciones. La mayor parte de las grandes compañías se han desprendido de trabajadores que realizaban funciones como el transporte, asesoría, informática, marketing, logística, recursos humanos, etc.

Funciones que se encargan a otras empresas con el objetivo de reducir costos fijos. Así, los locales pueden ser más pequeños y sólo se pagan estos servicios cuando se necesitan.

Fuentes de trabajo asalariado

Bolsas de empleo de los ministerios del trabajo

Son organismos públicos que se encargan de organizar la colocación de trabajadores como un servicio nacional, público y gratuito. Para conseguir este objetivo:

  • Pone en contacto a demandantes de empleo con oferentes del mismo.
  • Interviene en la formación de los desempleados.
  • Gestiona y controla las prestaciones de desempleo y las subvenciones y ayudas.
  • Suele autorizar la existencia de agencias privadas de colocación.
  • Establece convenios de colaboración con las agencia privadas de colocación.
  • Interviene en cualquier acción que conduzca al pleno empleo.

Agencias privadas de colocación

Las personas que buscan trabajo y no perciben prestación por desempleo, pueden solicitar a una agencia de colocación autorizada sus servicios mediante el pago de una cantidad de dinero que sólo cubra los gastos derivados de dicha gestión.

Empresas de trabajo temporal

Nacen con la finalidad de contratar trabajadores y cederlos temporalmente a otras entidades denominadas usuarias.

Los contratos entre las Empresas de trabajo temporal y los empleados pueden adoptar diferentes formas, excepto el contrato para la formación.

Auto-oferta

Existen distintos medios de fomentar contactos y relaciones que faciliten la obtención de un trabajo, entre las que destacan las siguientes modalidades:

  • Solicitud directa o auto candidatura: Consiste en ofrecerse directamente a las empresas aunque éstas no hayan solicitado personal. Se selecciona un amplio grupo de empresas en las que el candidato pueda trabajar por su actividad y experiencia. Se elabora un currículum y una carta de presentación específica para cada empresa.
  • Anuncio propio: Consiste en insertar la demanda de empleo en algún medio de comunicación (prensa, revistas, tele empleo, Internet, etc.). Son más efectivos los anuncios en revistas técnicas y prensa especializada.
  • Fomento de los contactos: Las amistades y contactos personales siguen siendo una de las fuentes de empleo más importantes. El empleador confía más en la persona recomendada por algún conocido que en la selección que pueda hacer un desconocido por muy profesional que éste sea.

Oferta de empleo público

El sector público proporciona gran cantidad de puestos de trabajo. Estos puestos tienen unas ventajas con respecto al sector privado, entre las que destacan la seguridad del empleo; como inconvenientes, nos encontramos con un sistema de promoción rígido, restricciones a la negociación colectiva, dificultades para pleitear con la administración y las incompatibilidades para la realización de otro trabajo.

Formas de acceso

Siempre de acuerdo con los principios de meritos y capacidad, pueden ser:

  • Oposición: Pruebas de capacidad conforme a una base establecida en las convocatorias, que pueden ser eliminatorias, al final del proceso obtendrán las plazas los aprobados, por orden de puntuación.
  • Concurso: Es un sistema en el que sólo se valoran los méritos de los candidatos de acuerdo con un baremo preestablecido en la convocatoria. Las plazas se conceden a quienes tengan mayor puntuación
  • Concurso-Oposición: Sistema mixto en el que existen unas pruebas que pueden ser eliminatorias y una fase de concurso en la que se valoran los méritos.

Las Administraciones Públicas tienen diferentes tipos de personal:

  • Funcionarios de carrera: Desempeñan servicios permanentes y figuran en las plantillas de los organismos donde prestan sus servicios.
  • Funcionarios interinos: Ocupan plazas de plantilla mientras éstas no se cubran con funcionarios de carrera, por razones de urgencia o necesidad. No se necesita aprobar una oposición para acceder a estos puestos.
  • Personal laboral: Normalmente, realizan funciones auxiliares o trabajos para los que no se ha creado un cuerpo específico de funcionarios. Se rige por el Estatuto de los Trabajadores.

3. Inserción laboral y procesos de búsqueda de empleo

Para obtener una ocupación que responda a nuestras expectativas, debemos planificar las estrategias adecuadas para conseguirla. Los pasos a seguir se pueden sintetizar en:

  1. Fijar los objetivos a alcanzar.
  2. Ser conscientes de que buscar un empleo requiere una actitud activa.

Para conseguir este objetivo, tenemos que conocer nuestro potencial laboral (ser conscientes de lo que sabemos y podemos hacer, nuestras capacidades e intereses)

La psicología y el trabajo

El conocimiento del temperamento, inteligencia, carácter y personalidad de una persona ayuda a predecir su comportamiento laboral en el futuro. Las pruebas de selección de personal estudian estas características de los candidatos:

  1. EL TEMPERAMENTO: Es la forma espontánea en que cada individuo reacciona frente a los estímulos del medio donde se desenvuelve, conforme a su constitución.
  2. EL CARÁCTER: Es el temperamento modificado por la inteligencia y la voluntad.
  3. LA PERSONALIDAD: Es la síntesis de todos los factores que influyen en la psicología de un individuo: el carácter, los valores, las costumbres, facultades, grado de adaptación social, etc.
  4. LA INTELIGENCIA: Que incluye los siguientes componentes:
  • Aptitud verbal: Facilidad de palabra.
  • Aptitud numérica: Capacidad de realizar operaciones aritméticas simples.
  • Aptitud de visualización: Realización de tareas que implican relaciones espaciales ( de lugar)
  • Aptitud de memoria: Reproducción memorística de datos aprendidos recientemente.
  • Fluidez mental: Requiere dar respuestas rápidas a situaciones imprevistas.
  • Rapidez de percepción: Necesaria en la identificación de diferencias en patrones visuales (diferenciar, reconocer).
  • Aptitud inductiva: Descubrimiento y aplicación de alguna regla que esté operando en una situación.
  • Aptitud deductiva: Capacidad para razonar.

Para medir la inteligencia, se utiliza el cociente intelectual (números enteros) o coeficiente intelectual (porcentajes). Existen varias acepciones, entre las que cabe destacar:

Edad mental

Stanford – Binet: C.I =______________ x 100

Edad cronológica

Wechsler: Si el número de respuestas correctas coincide con la media del grupo de referencia, el cociente será 100, y mayor que 100 si no coincide.

La inteligencia emocional incluye los siguientes componentes:

  • Conocimiento de las propias emociones
  • Capacidad de controlar las emociones
  • Capacidad de motivarse a uno mismo (autoestima o autoconocimiento)
  • Reconocimiento de las emociones ajenas (ponerse en lugar de otros)
  • Control de las relaciones (capacidad para relacionarse con los demás)

Wechsler: Si el número de respuestas correctas coincide con la media del grupo de referencia, el cociente será 100, y mayor o menor que 100 si no coincide.

La “inteligencia emocional” incluye los siguientes componentes:

  • Conocimiento de sus propias emociones
  • Capacidad de controlar sus emociones
  • Capacidad de motivarse a uno mismo ( autoestima o autoconocimiento)
  • Reconocimiento de las emociones ajenas (ponerse en el lugar de otros)
  • Control de las relaciones (capacidad para relacionarse con los demás)

Conclusión

Las secretarias tienen que ocuparse de una amplia gama de tareas variadas, por lo que deben ser versátiles y desarrollar un amplio conjunto de habilidades para tener éxito. Es posible que una secretaria tenga que aprender taquigrafía para tomar apuntes de la reunión rápidamente, al mismo tiempo que necesita habilidades de hoja de cálculo para realizar tareas presupuestarias de manera efectiva.

Si bien a menudo hay un alcance limitado para la progresión directa dentro de las compañías más pequeñas, las personas que muestran una disposición a desarrollar sus habilidades y niveles de experiencia pueden avanzar a compañías más grandes o pasar a una posición más especializada; como un ejecutivo de cuentas.

Los gerentes a menudo contratan a los mejores secretarios como asistentes personales, lo que puede generar salarios muy generosos en los niveles superiores.

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