Información y Comunicación (TIC)

Aprendiendo a usar Microsoft PowerPoint

Introducción

En esta entrada se abordan a nivel básico las características de PowerPoint de Microsoft. Se busca desarrollar las competencias y habilidades necesarias para la presentación de información mediante el uso de adecuado de diapositivas electrónicas. Además, se presentan alternativas de diseño de diapositivas. Finalmente, se detallan los procedimientos para incorporar animaciones y transiciones de diapositiva.

Contenidos temáticos

  1. Introducción a PowerPoint
  2. Agregar diapositivas adicionales
  3. El formato de texto
  4. Adición de un tema de diseño
  5. Diapositivas con transiciones
  6. Diapositivas con animaciones
  7. Imprimir Diapositivas
  8. Guardar diapositivas
  9. Características adicionales
  10. Sugerencias para crear una presentación eficaz

Desarrollo del tema

1. Introducción a PowerPoint

PowerPoint es un sistema de Microsoft Office que le permite presentar la información en las reuniones de la oficina, conferencias y seminarios para crear el máximo impacto en una cantidad mínima de tiempo.

Presentaciones de PowerPoint pueden amplificar su mensaje, acelerar la información que se comprende y ayudar con la comprensión para agilizar la toma de decisiones.

Con Microsoft PowerPoint, se puede diseñar presentaciones visualmente impresionantes con texto, gráficos, fotos, vídeos, animación y mucho más.

Una vez que crea la presentación en PowerPoint, puede desarrollarla en persona, presentarla de forma remota mediante Web o compartir los archivos con otras personas.

Nuevo documento de PowerPoint

La primera vez que abra PowerPoint, verá lo que se llama la vista Normal.

1. El panel de diapositivas es el área grande en el centro. Esta es el área en la que se va a trabajar en la creación de las diapositivas.


2. En cada diapositiva, podrás ver varios cuadros con bordes punteados que se llaman marcadores de posición. Aquí es donde usted escribe su texto. Marcadores de posición pueden ser personalizados para diferentes tamaños y pueden contener imágenes, gráficos y otros elementos no textuales.
3. A la izquierda de la pantalla son versiones en miniatura de las diapositivas de la presentación, la diapositiva que está trabajando se resaltará.
4. La parte inferior es el panel de notas, aquí es donde escribe las notas del orador que puede consultar cuando se presente. También puede imprimir las notas del orador a utilizar en la presentación de una presentación de diapositivas.

2. Agregar diapositivas adicionales

Cuando se abre un nuevo documento de PowerPoint sólo verá una diapositiva. Con el fin de agregar más diapositivas que necesita para crear, para hacer esto usted tiene algunas opciones.

1. Al hacer clic en la parte superior del comando Nueva diapositiva en la ficha Inicio es el método más fácil, porque una nueva diapositiva se agrega de inmediato.

PowerPoint insertará automáticamente el título y diapositivas de contenido cuando se utiliza este método para agregar diapositivas.

2. Si hace clic en la parte inferior del comando Nueva diapositiva, aparece una ventana y podrás ver una galería de diseños para que usted pueda elegir el que se insertará después de la diapositiva anterior.

Una vez que haga clic en la opción preferida de diapositivas.

3. El formato de texto

Puede agregar texto a marcadores de texto, cuadros de texto y formas.Muchas de las diapositivas requieren la introducción de texto en los cuadros de marcador de posición.

1. Cuando se escribe un texto PowerPoint colocará automáticamente el texto en listas con viñetas para hacer puntos de menor importancia en los puntos más importantes.

PowerPoint también ajusta automáticamente al reducir el tamaño de fuente y el interlineado para que todo quede en los cuadros de marcador de posición.

El borde punteado abajo representa el marcador de posición.

2. Para cambiar la fuente del texto, el color y el tamaño de su uso en los comandos del grupo Fuente.

3. Para cambiar el formato de párrafo, la sangría de texto e interlineado utilizar los comandos del grupo Párrafo.

Agregar texto que es parte de una forma

Las formas como cuadrados, círculos, globos de llamada y flechas de bloque pueden contener texto. Cuando escribe texto en una forma, el texto se adjunta a la forma y se mueve y gira junto con ella.

Para agregar texto que es parte de una forma, seleccione la forma y luego escriba o pegue el texto.

4. Adición de un tema de diseño

Un tema incluye un diseño de fondo, los colores, tipos de fuentes, tamaños de fuente, y las posiciones de marcador en un solo paquete.

Cada nueva presentación se inicia con el tema por defecto, llamado tema de Office, que es un fondo blanco y texto negro.

Sin embargo, usted puede cambiar el tema a una amplia variedad de opciones.

Para encontrar y aplicar un tema, haga clic en la ficha Diseño en la cinta de opciones.

  1. El grupo Temas ofrece miniaturas de las diferentes opciones de diseño.
  2. Para ver los temas adicionales, haga clic en el botón de la flecha más a la derecha del grupo.
  3. Cuando el punto se termina, una vista previa del tema aparecerá en vista miniatura de la diapositiva.

Para aplicar el tema a las diapositivas, haga clic en el diseño de imagen que te gusta.

NOTA: Un tema se puede seleccionar en cualquier momento durante la creación de diapositivas sin embargo, los temas pueden alterar la posición de los marcadores de posición, por lo que el texto tal vez se ajusta automáticamente para adaptarse adecuadamente el marcador de posición sobre el tema que causa cambios inesperados en el formato a las diapositivas.

5. Diapositivas con transiciones

Las transiciones de diapositivas proporcionan un efecto de animación a cada diapositiva cuando se pasa de una diapositiva a otra durante una presentación de diapositivas.

Hay una variedad de transiciones que se pueden aplicar a cada una o todas las diapositivas incluyendo sonidos.

1. El grupo Transición a esta diapositiva ofrece imágenes en miniatura de las diferentes opciones de transición de diapositivas.

Para ver todas las opciones de transiciones, haga clic en las flechas arriba y abajo o la flecha hacia la derecha de este grupo.

2. Cuando se señala sobre cualquier miniatura de transición, una vista previa del tema va a activarse. Para aplicar la transición a la diapositiva, haga clic en la imagen que te gusta.

3. Para aplicar la misma transición a todas las diapositivas, haga clic en Aplicar a todas las órdenes tras la selección de la transición de su elección.

4. Para aplicar un sonido, haga clic en el menú de sonido flecha hacia abajo. Luego haga clic en el sonido que le gustaría escuchar durante la transición de diapositivas. Haga clic en Aplicar a todas para que la campana se produzca durante cada transición.

5. El grupo Avanzar a la diapositiva, le permite decidir si una transición debe aparecer cuando el ratón se hace clic  o después de un tiempo determinado. Haga clic con el ratón  en las transiciones que se producen sólo cuando se ven obligados. Haga clic en el cuadro Después de la diapositiva a la transición a la hora especificada como 5 segundos o 1 minuto.

6. Por último, cuando todas las transiciones se aplican a una vista previa de la diapositiva actual, haga clic en el comando Vista previa.

6. Diapositivas con animaciones

Las diapositivas con animaciones crean efectos animados de texto y gráficos en una presentación de diapositivas. Hay una gran variedad de animaciones que se pueden aplicar al texto o gráficos en múltiples formas a partir de una sola palabra a todo el texto en una diapositiva.

1. El grupo de animación ofrece una variedad de opciones para aplicar animaciones a texto y gráficos dentro de cada diapositiva.

  • Para ver todas las opciones de animación, haga clic en la fila de arriba, abajo la fila y más flechas a la derecha del grupo de animación.
  • El comando Opciones de efectos ofrece animación adicional opciones para cada animación en el comando del grupo animación.
  • El comando Agregar Animación proporciona una representación visual de todas las opciones de animación para animar texto y gráficos en Entrada, salida y como Énfasis, estos comandos son los mismos que los comandos en el grupo de animación.

2. Cuando se señala sobre cualquier comando de animación, señaladas en un color dorado y una vista previa de la animación aparecerá.

Para aplicar una animación, resaltar el texto o seleccionar un gráfico que le gustaría se utilice en la  animación, haga clic en el comando, el comando seleccionado permanecerá resaltado en un color dorado.

3. El grupo de sincronización le permite modificar la secuencia y el tiempo de las animaciones seleccionadas. Usted puede decidir si una animación debe aparecer cuando haga clic con el ratón  o después de un tiempo determinado. También puede decidir si el texto debe ser animado junto o por separado, así como la reorganización de las animaciones. Utilice el menú Inicio flecha hacia abajo para optar por las animaciones que se producen sólo cuando se hace clic o con otro texto.

Haga clic en el cuadro Duración de texto o gráfico para animar a una hora determinada.

4. El Panel de animación muestra todas las animaciones que ha aplicado a cada diapositiva. También le permite modificar cada animación similar a la del grupo de sincronización y visualización de las animaciones que se aplican a la diapositiva.

5. Por último, cuando todas las animaciones se aplican a una vista previa de la diapositiva actual, haga clic en el comando Vista previa.

Comenzar con la presentación

La mejor manera de ver las diapositivas como un espectáculo, ya sea una vista previa de documentos o la presentación a una audiencia, vaya a la ficha Presentación con diapositivas en la cinta.

1. Para ver una presentación de diapositivas ir al grupo Iniciar presentación con diapositivas. Para empezar en la primera diapositiva, haga clic en el comando Desde principio. Para empezar en la diapositiva actual, haga clic en el comando Desde la diapositiva actual.

2. Su pantalla de la computadora va a desaparecer y una presentación de diapositivas se iniciará en la pantalla de la computadora.

3. Para pasar de una diapositiva a otra puede utilizar la barra de herramientas Presentación con diapositivas, en la parte inferior izquierda de la pantalla. Con las flechas de navegación que aparecen cuando se coloque el cursor en esa área. También puede pasar de una diapositiva a otra haciendo clic en el botón del ratón o usando las flechas derecha e izquierda en el teclado.

4 Para finalizar su presentación de diapositivas, pulse el botón ESC en el teclado. Esto le llevará a la pantalla a medida que la izquierda.

NOTA: Otra manera de previsualizar rápidamente una diapositiva es hacer clic en el botón Presentación con diapositivas en la parte inferior derecha de la ventana de PowerPoint. La presentación comenzará a partir de la diapositiva seleccionada en la ficha Diapositivas .

7. Imprimir Diapositivas

Una nueva característica de PowerPoint 2010 es la ficha Archivo. En esta ficha se incorpora muchas de las características en las versiones 2003 y 2007 de PowerPoint, pero hace mucho más amigable.

Para imprimir las diapositivas, haga clic en la ficha Archivo, a continuación, el comando de impresión o al seleccionar el comando de impresión, se dará cuenta de todas sus opciones de impresión incluyendo una vista previa del documento estará a su alcance.

Seleccione sus opciones de impresión y haga clic en el de comandos de impresión.

PowerPoint ofrece una variedad de opciones de impresión como de forma automática la vista previa del documento y la selección de formatos específicos en los que las diapositivas se imprimirán.

Vista previa de impresión

Cuando se selecciona el comando Imprimir en la ficha Archivo, el documento aparecerá automáticamente en una vista previa de lo que se imprimirá.

Si cambia las opciones de impresión, la vista previa cambiará en consecuencia. Para ver cada página, haga clic en las flechas derecha o izquierda junto al número de página en la caja y la parte central inferior de la pantalla.


Diseño de impresión

Usted es capaz de seleccionar cómo desea que las diapositivas  se impriman mediante la flecha desplegable junto a la página de comando. A continuación, haga clic en el formato de las diapositivas que le gustaría imprimir.

Las diferentes opciones son:

  • Como diapositivas o de página completa – imprimir con cada diapositiva en una página llena
  • Folletos  – imprimir con hasta nueve diapositivas por página
  • Página de notas – impresión de una diapositiva por página incluyendo todas las notas que haya agregado en el Panel de notas, mientras  la creación de su presentación
  • Esquema o Vista – impresión del texto de todas las diapositivas en un formato de esquema. Una vez seleccionado el formato de impresión, una vista previa de las diapositivas aparecerá. Cuando estés listo para imprimir, haga clic en el comando de impresión.

NOTA: Si desea imprimir las diapositivas que incluyen también las líneas de notas de la audiencia tiene que seleccionar Documentos (3 diapositivas por página).

Colores de la diapositiva

Otra opción útil de impresión le permite imprimir las diapositivas en diferentes tonos. Esto puede reducir la cantidad de tinta de color cuando se imprime cada diapositiva de PowerPoint.

  • Haga clic en el comando de color.
  • Seleccionar el color que desea diapositivas a aparecer.
  • Vista previa de las diapositivas y luego haga clic en el comando de impresión.

8. Guardar diapositivas

Para guardar las diapositivas, vaya a la pestaña Archivo y seleccione Guardar o Guardar como.

Guardar como – se usa al guardar cualquier documento por primera vez,y automáticamente le pregunta dónde guardar el documento en su equipo y para cambiar el nombre del documento.

Guardar – guarda automáticamente el documento en una ubicación predeterminada, así como el nombre o la ubicación y el nombre que seleccionó la primera vez que utiliza la función Guardar como.

9. Características adicionales

La información anterior le proporciona una comprensión básica de cómo crear una presentación de PowerPoint. Sin embargo, hay muchas características adicionales PowerPoint ofrece hacer su presentación increíble.

Muchas de estas características también se utilizan en Microsoft Word y Excel, así como otros programas de Microsoft.

Insertar formas

Las formas pueden ser utilizadas en PowerPoint como un gráfico para mejorar la presentación o para insertar un  texto atractivo visual a una diapositiva.

1. Vaya a la pestaña Insertar
2. Haga clic en el comando de formas
3. Encontrará una amplia selección de formas que aparecen en un menú desplegable
4. Haga doble clic en la forma que desee insertar
5. La forma aparecerá en la diapositiva
6. Mueva la forma en cualquier área de la diapositiva, haga clic en el borde de la forma y arrastrándolo.

Ampliar o reducir la forma de tamaño haciendo clic en los círculos que rodean la forma y arrastre.

NOTA: Inserción de un cuadro de texto se hace de la misma manera, excepto cuando se inserta un cursor aparecerá dentro un cuadro para que pueda escribir texto.

Inserción de imágenes

Las Imágenes son otra manera de incluir gráficos en una presentación de PowerPoint. Mucha gente tiene el  gusto por utilizar esta función para incorporar imágenes de su colección personal para distinguir su presentación.

  1. Vaya a la pestaña Insertar.
  2. Haga clic en el comando Imagen.
  3. Aparecerá un cuadro Insertar imagen.
  4. Seleccione la imagen para insertar el uso de las carpetas a la izquierda de la casilla Insertar imagen.
  5. Haga clic en Abrir.
  6. La imagen aparecerá en la diapositiva.
  7.  Mueva la imagen a cualquier área de la diapositiva y dé clic en el borde de la imagen arrastrando hasta ampliar o reducir la imagen haciendo clic en los círculos que rodean la imagen y arrastre.

Modificación de los Gráficos

Cualquier elemento gráfico insertado en la presentación de PowerPoint puede ser modificado mediante el uso de las fichas especializadas que aparecen cuando se trabaja con gráficos. Por ejemplo, la ficha Formato de la imagen le permite cambiar la forma, efectos y colores de la imagen que ha insertado.

Inserción de WordArt

WordArt se pueden utilizar para acentuar las palabras importantes en la presentación como el título.

  1. Vaya a la pestaña Insertar
  2. Haga clic en el comando WordArt
  3. Un menú desplegable de opciones de texto aparecerá
  4. Haga clic en el diseño de texto que prefiera y un cuadro de texto aparecerá en la diapositiva.
  5. Haga clic en el cuadro de texto para modificar el texto
  6. Mueva el WordArt a cualquier área de la diapositiva, haga clic en el borde del texto y arrastrándolo. Ampliar o reducir el tamaño del WordArt haciendo clic en los círculos que rodean el texto y arrastre.

Insertar SmartArt

En SmartArt se puede utilizar un gráfico similar al de la inserción de un diseño de WordArt y la introducción de texto en áreas específicas. Esto puede ser especialmente útil cuando se ilustran las estructuras de jerarquía y de los procesos.

1. Ir a la pestaña Insertar
2. Haga clic en el comando SmartArt
3. Aparecerá un cuadro Elegir un gráfico SmartArt
4. Haga clic en la imagen que prefiera y aparecerá en la diapositiva.
5. Haga clic en las áreas de SmartArt gráfico para introducir texto en el gráfico.

10. Sugerencias para crear una presentación eficaz

Reduzca el número de diapositivas: Para comunicar un mensaje claro y mantener la atención y el interés de la audiencia, reduzca el número de diapositivas de la presentación al mínimo.

Elija un estilo de fuente que la audiencia pueda ver de lejos: Elegir el estilo de fuente adecuado, como Helvetica o Arial, le ayudará a transmitir mejor su mensaje. Evite utilizar fuentes pequeñas, como Arial Narrow, y fuentes que incluyan bordes decorativos, como Times.

Elija un tamaño de fuente que la audiencia pueda ver de lejos: Elegir el tamaño de fuente adecuado le ayudará a transmitir mejor su mensaje.

Las siguientes medidas indican el tamaño de una fuente en la pantalla del equipo y no como se proyectan en una pantalla para la audiencia en el modo de pantalla completa.

Para habilitar el modo de pantalla completa, en la ficha Ver en el grupo Vista de presentación, haga clic en Presentación con diapositivas.

  • Una letra de una pulgada o 2,54 cm se puede leer desde 3 metros.
  • Una letra de dos pulgadas o 5 cm se puede leer desde 6 metros.
  • Una letra de tres pulgadas o 7,5 cm se puede leer desde 9 metros.

Simplifique el texto utilizando viñetas o frases cortas: Utilice viñetas o frases cortas, y procure incluir cada una de ellas en una línea, es decir, sin ajustar el texto. Desea que su público lo escuche mientras realiza su exposición, en lugar de que miren la pantalla.

Algunos proyectores cortan las diapositivas por los bordes por lo que es posible que las frases largas aparezcan cortadas. Puede quitar los artículos como “un” o “el” para reducir el número de palabras por línea.

Utilice elementos decorativos para transmitir mejor su mensaje: Utilice gráficos que le ayuden a exponer la información, pero no agregue demasiados gráficos a una diapositiva porque podría abrumar a la audiencia.

Cree etiquetas para los gráficos y diagramas que sean comprensibles: Utilice sólo el texto que sea necesario para que los elementos de etiqueta de los gráficos o diagramas sean fácilmente comprensibles.

Utilice fondos tenues para las diapositivas y emplee fondos similares en toda la presentación: Elija una plantilla  o un tema  atractivo y coherente que no sea demasiado vistoso. No querrá que el fondo o el diseño desvíen la atención de su mensaje.

Utilice un contraste alto entre el color del fondo y el color del texto: Los temas establecen automáticamente el contraste entre un fondo claro con texto de color oscuro o un fondo oscuro con texto de color claro.

Compruebe la ortografía y la gramática: Para ganarse y mantener el respeto de la audiencia, compruebe siempre la ortografía y la gramática de su presentación.

Conclusión

Microsoft PowerPoint es un programa ampliamente usado en distintos campos como en la enseñanza, negocios, etc. Nos ofrece distintas herramientas que permiten introducir audios en los archivos, hacer animaciones de objetos y textos, e incluso controlar la duración de las diapositivas con los elementos que la conforman. Por lo anterior su correcta utilización puede ayudar para comunicar de manera efectiva una gran diversidad de mensajes.

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