Información y Comunicación (TIC)

Aprendiendo a usar Microsoft Excel

Introducción

La presente entrada está dirigido a quienes empiezan a utilizar Microsoft Excel o empiezan a utilizar la última versión de este programa, de igual manera para quienes ya saben manejarlo y desean reforzar sus conocimientos. Se explica paso por paso, mediante capturas de pantalla algunas de las herramientas, fórmulas y funciones, que te ayudarán a conocer mejor la interfaz.

Contenidos temáticos

  1. Introducción
  2. La cinta de opciones
  3. Primeros pasos
  4. Modificar las hojas de cálculo
  5. Formato a las hojas de cálculo
  6. Las fórmulas de excel
  7. Gráficos en excel
  8. Modificación avanzada de las hojas de cálculo
  9. La finalización de una hoja de cálculo

Desarrollo del tema

1. Introducción

¿Qué es una hoja de cálculo?

Una hoja de cálculo es una aplicación diseñada para manipular datos y números. Su desarrollo está basado en el concepto de hoja tabular y se utiliza para resolver cálculos matemáticos en distintas disciplinas.

Con una hoja de cálculo podemos, calcular, ordenar, combinar, separar, hacer referencias, etc. Además, en la hoja de cálculo se pueden hacer cambios fácilmente a las características, ubicación, orientación, etc. de los datos que se están manipulando.

Excel es una de las hojas de cálculo con mayor éxito en el mercado por su facilidad de manejo para cualquier tipo de usuario.

Microsoft Excel 

Microsoft Excel, en adelante Excel, es una poderosa hoja de cálculo, que entre sus principales funciones incorpora el manejo de:

  • Fórmulas y funciones
  • Bases de datos
  • Macros con MS Visual Basic para aplicaciones
  • Autoformato a tablas
  • Gráficos
  • Imágenes

Como cualquier otra aplicación que corre bajo el ambiente Windows o Mac, Excel maneja ventanas en un ambiente gráfico. Posee la característica de ser WYSIWYG (What You SeeIs What You Get; Lo que se ve es lo que se obtiene). Es decir, lo que vea en su monitor es lo que va a obtener en su impresión.

2. La cinta de opciones

La comprensión de la cinta es una gran manera de ayudar a comprender los cambios entre Microsoft de 2010 y la versión actual.

La cinta contiene toda la información en las versiones anteriores de Microsoft Office de una forma corriente de la línea más visual a través de una serie de fichas que incluyen una inmensa variedad de funciones del programa.

Ficha Inicio


Esta es la ficha más utilizado, sino que incorpora todo el texto y características de formato de celda, como los cambios de fuente y párrafo.

La ficha Inicio también incluye los elementos básicos de formato de hoja de cálculo, tales como ajustar el texto, las celdas para su combinación y estilo de celda.

Ficha Insertar


Esta ficha le permite insertar una variedad de artículos en un documento, imágenes, imágenes prediseñadas y encabezados y pies de página.

Ficha Disposición de página


Esta ficha tiene comandos para ajustar la página, como márgenes, la orientación y los temas.

Ficha Fórmulas


Esta ficha tiene comandos para utilizar al crear fórmulas. Esta ficha tiene una inmensa biblioteca de funciones que pueden ayudar a la hora de crear cualquier fórmula o función en la hoja de cálculo.

Ficha Datos


Esta ficha le permite modificar las hojas de trabajo con grandes cantidades de datos de clasificación y filtrado, así como el análisis y la agrupación de datos.

Ficha de Revisar


Esta ficha le permite corregir la ortografía y la gramática de los temas, así como establecer las protecciones de seguridad. También proporciona el control de cambios y notas función que proporciona la capacidad de tomar notas y documentar los cambios de alguien.

Ficha Ver


Esta ficha le permite cambiar la vista del documento incluidos los paneles de congelación o la separación, ver las líneas de división y ocultar las celdas.

3. Primeros pasos

Usted puede tener un acceso directo a Excel en el escritorio, si es así, haga doble clic en el icono y Excel se abrirá. Si no, sigue estos pasos:

  1. Haga clic en el botón Inicio
  2. Destacar los programas
  3. Resalte Microsoft Office
  4. Haga clic en Microsoft Excel

Crear un nuevo libro

1. Haga clic en la pestaña Archivo y luego haga clic en Nuevo.
2. En plantillas disponibles, haga doble clic en Libro en blanco o haga clic en Crear.

Encontrar y aplicar plantillas

Excel le permite aplicar las plantillas incorporadas y la búsqueda de una variedad de plantillas en Office.com. Para buscar una plantilla en Excel, haga lo siguiente:

1. En la ficha Archivo, haga clic en Nuevo.
2. En plantillas disponibles, realice una de las siguientes:

a. Para volver a utilizar una plantilla que ha utilizado recientemente, haga clic en Plantillas recientes, haga clic en la plantilla que desee y haga clic en Crear.
b. Para utilizar su propia plantilla que ya tiene instalado, haga clic en Mis plantillas, seleccione la plantilla que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
c. Para buscar una plantilla en Office.com, en Plantillas de Office.com, haga clic en una categoría de plantilla, seleccione la plantilla que desee y haga clic en Descargar para descargar la plantilla de Office.com para su equipo.

3. Una vez que haga clic en la plantilla que te guste se abrirá en la pantalla como un documento nuevo.

Introducir datos en una hoja de cálculo

  1. Haga clic en la celda donde desee introducir datos.
  2. Escriba los datos en la celda.
  3. Pulse Intro o Tab para pasar a la celda de al lado.

Seleccionar celdas o rangos

A fin de completar los procesos más avanzados de Excel que necesita para ser capaz de resaltar o seleccionar celdas, filas y columnas. Hay una variedad de forma de hacer esto, consulte la tabla siguiente para conocer las opciones.

Al seleccionar
Hacer esto
Una sola celda Haga clic en la celda, o pulse las teclas de flecha para ir a la celda.
Un rango de celdas Haga clic en la primera celda del rango y arrastre a la última celda, o mantenga pulsada la tecla Mayús mientras presiona las teclas de flecha para extender la selección.
Una amplia gama de celdas Haga clic en la primera celda del rango y mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para hacer visible la última celda.
Todas las celdas de una hoja de trabajo

Haga clic en el botón Seleccionar todo o presione CTRL + A.

Celdas no adyacentes o rangos de celdas Seleccione la primera celda o rango de celdas, y mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona las demás celdas o rangos.NOTA: No se puede cancelar la selección de una celda o rango de celdas en una selección no adyacente sin cancelar toda la selección.
Toda una fila o columna

Haga clic en la fila o columna.Fila encabezado de la columna título.

Filas o columnas adyacentes Arrastre por encima de la fila o columna. O seleccione la primera fila o columna, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona la última fila o columna.
Filas o columnas no adyacentes Haga clic en la columna o fila de encabezado de la primera fila o columna en la selección, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los encabezados de columna o fila de otras filas o columnas que desea añadir a la selección.
Celdas de la última celda utilizada de la hoja de trabajo (esquina inferior derecha) Seleccione la primera celda y presione CTRL + SHIFT + FIN para extender la selección de las celdas a la última celda utilizada de la hoja de trabajo (esquina inferior derecha).
Celdas al comienzo de la hoja de trabajo Seleccione la primera celda y presione CTRL + SHIFT + INICIO para extender la selección de las células al comienzo de la hoja de trabajo.

NOTA: Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja de trabajo. Esto no es aplicable a las celdas con fórmulas.

4. Modificar las hojas de cálculo

Con el fin de crear un documento comprensible y profesional tendrá que hacer ajustes en las celdas, filas, columnas y texto. Utilice los siguientes procesos para ayudar a la hora de crear una hoja de cálculo.

Cortar, Copiar y pegar datos

Usted puede utilizar el Cortar, Copiar y Pegar de Excel para mover o copiar celdas completas o su contenido.

NOTA: Excel muestra un borde móvil animado alrededor de las celdas que se han cortado o copiado. Para cancelar un borde móvil, presione ESC.

Mover / Copiar celdas

Al mover o copiar una celda, Excel se mueve o copia toda la celda, incluidas las fórmulas y sus valores resultantes, formatos de celda, y los comentarios.

1. Seleccione las celdas que desea mover o copiar.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga lo siguiente:

a. Para mover celdas, haga clic en Cortar .
b. Para copiar celdas, haga clic en Copiar .

3. Haga clic en el centro de la celda que desea pegar la información también.
4. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar .

NOTA: Excel reemplaza los datos existentes en el área de pegado al cortar y pegar celdas para moverlos. Cuando se copian celdas, las referencias de celda se ajustan automáticamente. Si la copia o área seleccionada incluye celdas ocultas pasta, Excel también copia las celdas ocultas. Puede que tenga que mostrar temporalmente las celdas que no desea incluir al copiar información.

Mover / Copiar celdas con el ratón

  1. Seleccione las celdas o rango de celdas que desea mover o copiar.
  2. Para mover una celda o rango de celdas, seleccione el borde de la selección. Cuando el puntero se convierte en un puntero de desplazamiento, arrastre la celda o rango de celdas a otro lugar.

Ancho de columna y alto de fila

En una hoja de cálculo, puede especificar un ancho de columna de 0 a 255 y una altura de la fila de 0 a 409.

Este valor representa el número de caracteres que se pueden mostrar en una celda que está formateado con el tipo de letra estándar. El ancho de columna por defecto es de 8,43 caracteres y el alto de fila predeterminado es de 12,75 puntos. Si la columna / fila tiene un ancho de 0, se oculta.

Conjunto de columnas / Ancho de filas / Alto

  1. Seleccione la columna (s) o fila (s) que desea cambiar.
  2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato.
  3. En Tamaño de celda, haga clic en Ancho de columna o alto de fila.
  4. Un ancho de columna o cuadro Alto de fila aparecerá.
  5. En el ancho de columna o cuadro Alto de fila, escriba el valor que quiere que su columna o fila.

Ajuste automático de la columna / Contenido de fila

1. Haga clic en el botón Seleccionar todo.
2. Haga doble clic en cualquier borde entre dos filas / columnas títulos.
3. Todas las columnas / filas en la hoja de cálculo completa se cambiado al nuevo tamaño.

NOTA: A veces, una celda podría mostrar #####. Esto puede ocurrir cuando la celda contiene un número o una fecha que excede el ancho de la celda por lo que no puede mostrar todos los caracteres que el formato requiere. Para ver todo el contenido de la celda con el formato actual, debe aumentar el ancho de la columna.

Conjunto de columnas / Ancho de filas / Alto con el ratón

Para cambiar el ancho de una columna / fila:

  1. Lugar en el que el cursor en la línea entre dos filas o columnas.
  2. Un símbolo que parece una t minúscula con flechas en la línea horizontal aparecerá.
  3. Arrastre el límite en el lado derecho del encabezado de la columna / fila hasta que la columna / fila es el ancho que desee.

Para cambiar el ancho de varias columnas / filas:

  1. Seleccione las columnas / filas que desea cambiar.
  2. Arrastre un límite a la derecha de una columna seleccionada / fila de encabezado.
  3.  Todas las columnas seleccionadas / filas se convertirá en un tamaño diferente.

Para cambiar el ancho de filas / columnas para ajustar el contenido en las celdas:

  1. Seleccione la columna (s) o fila (s) que desea cambiar.
  2. Haga doble clic en el borde a la derecha de una columna seleccionada / fila de encabezado.
  3. La columna / fila automáticamente cambia el tamaño de la longitud / altura del texto más alto /.

Combinar o dividir celdas

Cuando se combinan dos o más celdas adyacentes horizontal o vertical, las celdas se vuelven una celda más grande que se muestra en varias columnas o filas. Al combinar varias celdas, el contenido de una sola celda aparece en la celda combinada.

Combinar y centrar celdas

  1. Seleccione dos o más celdas adyacentes que desee combinar.
  2. En la ficha Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en Combinar y centrar.
  3. Las celdas se fusionarán en una fila o columna, y el contenido de la celda se centrará en la celda combinada.

Combinar celdas


Para combinar las celdas sólo, haga clic en la flecha situada junto a Combinar y centrar, a continuación, haga clic en Combinar otro lado o en Combinar celdas.

Dividir celdas

1. Seleccione la celda combinada se quiere dividir.
2. Para dividir la celda combinada, haga clic en Combinar y centrar . Las celdas se dividirán y el contenido de la celda combinada aparecerá en la celda superior izquierda del rango de celdas divididas.

Llenar automáticamente los datos

Para llenar rápidamente en varios tipos de series de datos, puede seleccionar las celdas y arrastrar el controlador de relleno . Para utilizar el controlador de relleno, seleccione las celdas que desea utilizar como base para el llenado de las celdas adicionales, a continuación, arrastre el controlador de relleno a través de o hacia abajo las celdas que desea rellenar.

  1. Seleccione la celda que contiene la fórmula que desea ser llevados a otras celdas.
  2. Para mover el cursor al pequeño cuadrado negro en la esquina inferior derecha de la celda seleccionada, también conocido como el controlador de relleno. El puntero cambiará a una cruz de color negro pequeño .
  3. Haga clic y mantenga el puntero del ratón y arrastre el controlador de relleno sobre las celdas, en sentido horizontal hacia la derecha o verticalmente hacia abajo, que desea rellenar.
  4. Las celdas que quiere rellenar tendrá un borde gris mirando a su alrededor. Una vez que llene todas las celdas deje de lado el ratón y las celdas se rellenarán.

5. Formato a las hojas de cálculo

Para mejorar aún más la hoja de cálculo puede dar formato a una serie de elementos tales como texto, números, colores y estilos de tabla. Hojas de cálculo puede convertirse en documentos profesionales utilizados en reuniones de empresa o incluso publicaciones.

Ajuste del texto

Puede mostrar varias líneas de texto dentro de una celda ajustando el texto. El ajuste de texto en una celda no afecta a otras células.

  1. Haga clic en la celda en la que desea ajustar el texto.
  2. En la ficha Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en Ajustar texto.
  3. El texto en su celda será cubierto.

NOTA: Si el texto es una palabra larga,  no se ajustará (la palabra no se puede dividir), en su lugar, se puede ensanchar la columna o reducir el tamaño de la fuente para ver todo el texto.

Si todo el texto no es visible después de ajustar el texto, es posible que tengas que ajustar la altura de la fila.

En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y, a continuación, en Tamaño de celda, haga clic en Autoajustar a la fila.

Números formato

En Excel, el formato de una celda es independiente de los datos que se almacena en la celda.

Esta muestra puede tener un efecto significativo cuando los datos son numéricos. Por ejemplo, números de las celdas por defecto como números redondos, fecha y hora no aparecen como se esperaba.

Después de escribir los números en una celda, puede cambiar el formato en el que se muestran para asegurar los números en la hoja de cálculo se muestran como usted pretende.


1. Haga clic en la celda (s) que contiene los números que desea aplicar el formato.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Número, haga clic en la flecha situada junto al cuadro de Formato de número y haga clic en el formato que desee.

Si usted no puede dar formato a números en los detalles que le gustaría puede hacer clic en los formatos de más números en la parte inferior  de Formato de número de lista:

En la lista Categoría, haga clic en el formato que desea utilizar, y luego ajustar los parámetros de lado derecho del cuadro de diálogo en el cuadro de Formato de celdas  Por ejemplo, si usted está utilizando el formato de moneda, puede seleccionar una moneda diferente o símbolo, mostrar más o menos decimales, o cambiar la manera negativa los números.

Bordes de la celda

Mediante el uso de estilos predefinidos, puede agregar rápidamente un borde alrededor de las celdas o rangos de celdas. Si los bordes de celdas predefinidos no se ajustan a sus necesidades, puede crear un borde personalizado.

NOTA: Los bordes de la celda que se aplican aparecen en las páginas impresas. Si usted no utiliza los bordes de celda, la hoja de cuadrícula para todas las celdas será visible en las páginas impresas, mostrando las líneas de cuadrícula.

Bordes a celda

En una hoja, seleccione la celda o rango de celdas que desea añadir un borde, cambiar el estilo de borde, o quitar un borde.

  1. Vaya a la pestaña Inicio, en el grupo Fuente.
  2. Haga clic en la flecha situada junto a los bordes .
  3. Haga clic en el estilo de borde que desea.
  4. Los bordes se aplicarán a la celda o rango de celdas.

NOTA: Para aplicar un estilo de borde personalizado, haga clic en Más bordes. En el cuadro de diálogo Formato de celdas, en la ficha Borde, en línea y el color, haga clic en el estilo de línea y el color que desee.

Quitar bordes de celda

  1. Vaya a la pestaña Inicio, en el grupo Fuente.
  2. Haga clic en la flecha situada junto a los bordes.
  3. Haga clic en Sin borde.

NOTAS: El botón Bordes muestra el estilo de borde usado más recientemente. Puede hacer clic en el botón de Bordes (no la flecha) para aplicar ese estilo.

Estilos de celda

Se puede crear un estilo de celda que incluye un borde personalizado, colores y el formato de contabilidad.

1. En la ficha Inicio, en el grupo de los estilos haga clic en Estilos de celda.
2. Seleccione la opción de estilo de celda diferente que desea aplicar a la hoja de cálculo.

NOTA: Si desea aplicar un relleno de celdas y un borde de celda, seleccione la celda de color de relleno de la primera asegurar que ambos son aplicados.

Celda y el color del texto

También puede modificar una variedad de celdas y los colores del texto de forma manual.

Relleno de la celda

  1. Seleccione las celdas que desea aplicar o quitar un color de relleno
  2. Vaya a la pestaña Inicio, en el grupo Fuente y seleccione una de las siguientes opciones:

a. Para rellenar las celdas con un color sólido, haga clic en la flecha Color de Relleno  y después, en Colores del tema o colores estándar, haga clic en el color que desee.

b. Para rellenar las celdas con un color personalizado, haga clic en la flecha para Color de relleno , haga clic en Más colores y luego en el cuadro de diálogo Colores, seleccione el color que desee.
c. Para aplicar el color seleccionado más recientemente, haga clic en Color de relleno .

NOTA: Excel guarda los 10 colores personalizados seleccionados más recientes. Para aplicar rápidamente uno de estos colores, haga clic en la flecha junto a Color de relleno, y luego haga clic en el color que desee en Colores recientes.

Remover la Celda

  1. Seleccione las celdas que contienen un color de relleno o de relleno.
  2. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en la flecha Color de Relleno y luego haga clic en Sin relleno.

El texto en color

  1. Seleccione la celda, rango de celdas, texto o caracteres que desea dar formato con un color de texto diferente.
  2. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente y seleccione una de las siguientes opciones:

a. Para aplicar el color del texto seleccionado más recientemente, haga clic en Color de fuente .
b. Para cambiar el color del texto, haga clic en la flecha junto a Color de fuente , y luego con el Colores de Tema o Colores estándar, haga clic en el color que desea utilizar.

Negrita, subrayado y cursiva del texto

  1. Seleccione la celda, el rango de celdas o texto.
  2. Vaya a la pestaña Inicio, en el grupo Fuente.
  3. Haga clic en el Negrita (N) cursiva (K) o Subrayado (S) comandos.
  4. El comando seleccionado se aplicará.

Personalizar etiqueta de la hoja

  1. En la barra de ficha Hoja, haga clic en la ficha de la hoja que desea personalizar.
  2. Haga clic en Cambiar nombre para cambiar el nombre de la hoja o color  para seleccionar un color de la etiqueta.
  3. Escriba el nombre o seleccionar un color que desea para su hoja de cálculo.
  4. La información se añadirá a la pestaña en la parte inferior de la hoja de cálculo.

6. Las fórmulas de Excel

Las fórmulas son ecuaciones que realizan cálculos sobre los valores de la hoja. Una fórmula siempre comienza con un signo igual (=). Un ejemplo de uno simple = 5 +2 * 3 que multiplica dos números y después se agrega un número al resultado. Excel sigue el orden normal de las operaciones matemáticas.

En el ejemplo anterior, la operación de multiplicación (2 * 3) se realizó por primera vez, y luego 5 se añade a su resultado.

También puede crear una fórmula utilizando una función que es una fórmula ya escrita que toma un valor, realiza una operación y devuelve un valor. Por ejemplo, las fórmulas = SUMA (A1: A2) y SUM (A1, A2) usan la función SUMA para sumar los valores de las celdas A1 y A2.

Dependiendo del tipo de fórmula que usted cree, una fórmula puede contener alguno o todos de los siguientes elementos:

  1. Funciones Una función, como PI () o SUM (), comienza con un signo igual (=).
  2. Las referencias de celda puede referirse a los datos en celdas de la hoja mediante la inclusión de referencias de celdas en la fórmula. Por ejemplo, la referencia de la celda A2 devuelve el valor de esa unidad, o utiliza ese valor en el cálculo.
  3. Constantes. También puede introducir constantes, como los números (como 2) o valores de texto, directamente en una fórmula.
  4. Operadores Los operadores son los símbolos que se utilizan para especificar el tipo de cálculo que desea que la fórmula para llevar a cabo.

Crear una fórmula sencilla

  1. Haga clic en la celda en la que desea introducir la fórmula.
  2. Escriba = (signo igual).
  3. Introducir la fórmula, escriba las constantes y los operadores que desea utilizar en el cálculo.
  4. Presione ENTRAR.
Ejemplo de fórmula Se realiza esto
= 5 +2 Suma 5 y 2
= 5- 2 Resta 2 de 5
= 5/2 Divide 5 por 2
= 5 * 2 Multiplica 5 veces 2
= 5 ^ 2 Eleva 5 a la 2 ª potencia

Crear una fórmula con referencias de celdas

La primera referencia de celda es B3, el color es el azul, y el rango de celda tiene un borde azul con esquinas cuadradas. La segunda referencia de celda es C3, el color es verde, y el rango de celda tiene un borde verde con esquinas cuadradas. Para crear la fórmula:

  1. Haga clic en la celda en la que desea introducir la fórmula.
  2. En la barra de fórmulas, en la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza,  escriba = (signo igual).
  3. Haga clic en la celda  que quiere en la fórmula.
  4. Introduzca un operador como +, o *.
  5. Haga clic en la celda de al lado que desee en la fórmula. Repita los pasos 3 a 5 hasta que la fórmula está completa
  6. Presiona la tecla ENTER en el teclado.
Ejemplo de fórmula Se realiza esto
= A1 + A2 Suma los valores de las celdas A1 y A2
= A1- A2 Resta  el valor de la celda A2 a partir del valor en A1
= A1/A2 Divide el valor en la celda A1 por el valor de A2
= A1 * A2 Multiplica el valor de la celda A1 veces el valor de A2
= A1 ^ A2 Eleva el valor de la celda A1 al valor exponencial especificado en A2

Crear una fórmula con la función

  1. Haga clic en la celda en la que quieren introducir la fórmula.
  2. Haga clic en Insertar función  en la barra de fórmulas, Excel inserta el signo de igual (=).
  3. Seleccione la función que desea utilizar.

NOTA: Si no estás seguro de qué función utilizar, escriba una pregunta que describa lo que usted quiere hacer en el cuadro Buscar una función (por ejemplo, “sumar números” devuelve la función SUMA), o elegir de entre las categorías del cuadro O seleccionar una categoría.

4. Introduzca los argumentos.
5. Después de completar la fórmula, presione ENTER.

Use Auto Suma

En resumen los valores de forma rápida, también puede utilizar Autosuma.

1. Seleccione la celda donde desea que su solución de fórmulas a aparecer.
2. Vaya a la pestaña Inicio, en el grupo Edición,
3. Haga clic en Autosuma, sume los números o haga clic en la flecha situada junto a Autosuma para seleccionar una función que se desea aplicar.

Eliminar una fórmula

Cuando se elimina una fórmula, los valores resultantes de la fórmula también se elimina. Sin embargo, usted puede en lugar de eliminar la única fórmula y deje el valor resultante de la fórmula que aparece en la celda. Para eliminar fórmulas, junto con sus valores resultantes, haga lo siguiente:

  1. Seleccione la celda o rango de celdas que contiene la fórmula.
  2. Presione la tecla SUPR.

Para eliminar fórmulas sin eliminar sus valores resultantes, haga lo siguiente:

  1. Seleccione la celda o rango de celdas que contiene la fórmula.
  2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar .
  3. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha debajo de Pegar y, a continuación, haga clic en Pegar valores.

Evitar los errores comunes con fórmulas

La siguiente tabla resume algunos de los errores más comunes que usted puede hacer al entrar en una fórmula y la manera de corregir los errores:

Asegurarse de que Más información
Coincidir todos los paréntesis de apertura y cierre Asegúrese de que todos los paréntesis son parte de una pareja. Cuando se crea una fórmula, Excel muestra entre paréntesis en color a medida que se introducen.
Usar dos puntos para indicar un rango Cuando se hace referencia a un rango de celdas, utilice dos puntos (:) para separar la referencia a la primera celda del rango y la referencia a la última celda del rango. Por ejemplo, A1: A5.
Introduzca todos los argumentos necesarios Algunas funciones tienen argumentos necesarios. Además, asegúrese de que usted no ha entrado en demasiados argumentos.
Nido de no más de 64 funciones Puede escribir o anidar, no más de 64 niveles de funciones dentro de una función.
Incluya los nombres de otras hojas entre comillas simples Si la fórmula hace referencia a valores o celdas de otras hojas o libros, y el nombre del otro libro u hoja de cálculo contiene un carácter no alfabético, debe incluir su nombre entre comillas simples (‘).
Introduzca los números sin formato No formatear números que se introducen en las fórmulas. Por ejemplo, incluso si el valor que desea ingresar es de $ 1.000, escriba 1000 en la fórmula.

7. Gráficos en Excel

Excel no proporciona el Asistente para gráficos. En su lugar, puede crear un cuadro básico, haga clic en el tipo de gráfico que desea en la ficha Insertar en el grupo Gráficos.

Los gráficos se utilizan para mostrar la serie de datos numéricos en un formato gráfico para que sea más fácil de entender grandes cantidades de datos y la relación entre las diferentes series de datos.

Para crear un gráfico en Excel, se inicia mediante la introducción de los datos numéricos del gráfico en una hoja de trabajo. A continuación, puede trazar los datos en un gráfico seleccionando el tipo de gráfico que desea utilizar en la ficha Insertar, en el grupo Gráficos.

– Datos de la hoja
– Gráfico creado a partir de datos de la hoja

Conocer a los elementos de un gráfico

Un gráfico tiene muchos elementos. Algunos de estos elementos se muestran por defecto, otros se pueden agregar según sea necesario. Puede cambiar la visualización de los elementos del gráfico moviendo a otros lugares en el gráfico, a cambio de tamaño, o por el cambio de formato.

También puede eliminar elementos de un gráfico que no se desea mostrar.

  1. El área de gráfico es el gráfico de todo y de todos sus elementos
  2. El área de trazado es el área de la carta limitada por los ejes.
  3.  Los puntos de datos son los valores individuales trazados en un gráfico representado con barras, columnas, líneas, o pasteles.
  4. El horizontal (categorías) y vertical (valor) a lo largo del eje de los datos que se representa en en el gráfico.
  5. La leyenda identifica los diseños o colores asignados a las series de datos o las categorías en el gráfico.
  6. título de la gráfica y el eje es un texto descriptivo para el eje o un gráfico.
  7. Una etiqueta de datos proporciona información adicional acerca de un marcador de datos que puede utilizar para identificar los detalles de un punto de datos en una serie de datos.

Crear un gráfico

1. En la hoja de trabajo, organiza los datos que desea representar en un gráfico. Los datos pueden ser dispuestos en filas o columnas – Excel determina automáticamente la mejor manera de graficar los datos en el gráfico.
2. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea utilizar para el gráfico.

NOTA: Si las celdas que desea representar en un gráfico no están en un rango continuo, puede seleccionar celdas no adyacentes o rangos, siempre y cuando la selección forma un rectángulo. También puede ocultar las filas o columnas que no desea trazar en el gráfico.

3. Vaya a la pestaña Insertar, en las listas.
4. Haga clic en el tipo de gráfico y haga clic en un subtipo de gráfico en el menú desplegable que aparecerá.
5. Haga clic en cualquier parte del gráfico incrustado para activarlo. Al hacer clic en el gráfico, Herramientas de gráficos se muestra que incluye el diseño, presentación y formato de las fichas.
6. El gráfico será automáticamente incrustado en la hoja de trabajo. Un nombre de gráfico automáticamente se le asignará.

Cambiar diseño de gráficos

  1. Haga clic en cualquier lugar del gráfico.
  2. Ir a las Herramientas de gráficos, el grupo de diseño.
  3. En los diseños gráficos, haga clic en el diseño del gráfico que desea utilizar. Para ver todos los diseños disponibles, haga clic en más.

Cambiar el estilo gráfico

  1. Haga clic en cualquier lugar del gráfico.
  2. En la ficha Diseño, en el grupo Estilos, haga clic en el estilo de gráfico que desea utilizar. Para ver todos los estilos de gráficos predefinidos, haga clic en Más.

Gráfico o  Títulos de eje

Para hacer un gráfico fácil de entender, puede agregar títulos, como el gráfico y títulos de eje. Para añadir un título de gráfico:

  1. Haga clic en cualquier lugar del gráfico.
  2. En la ficha Diseño, en el grupo Etiquetas, haga clic en Título del gráfico.
  3. Haga clic en el título de superposición Centrado o arriba del gráfico.
  4. En el cuadro de texto Título que aparece en el gráfico, escriba el texto que desee.
  5. Para quitar un título de gráfico, haga clic en Título del gráfico y haga clic en Ninguno.

NOTA: También puede utilizar los botones de formato de la cinta (ficha Inicio, grupo Fuente). Para dar formato a todo el título, puede hacer clic derecho, clic en Formato del título del gráfico y, a continuación, seleccione las opciones de formato que desee.

Para agregar títulos de los ejes:

  1. Haga clic en cualquier lugar del gráfico.
  2. En la ficha Diseño, en el grupo Etiquetas, haga clic en Títulos de los ejes.
  3. Realice una o más de los siguientes:

a. Para añadir un título a una horizontal primaria (categoría) del eje, haga clic en Título de eje horizontal primario y haga clic en la opción que desee.
b. Para añadir un título a una primaria vertical (valores) del eje, haga clic en Título de eje vertical primario, a continuación, haga clic en la opción que desee.
4. En el cuadro de texto Título del eje que aparece en el gráfico, escriba el texto que desee.
5. Para quitar un título de eje, haga clic en Título del eje, haga clic en el tipo de título del eje para eliminar, a continuación, haga clic en Ninguno.

Etiquetas de datos

1. En un gráfico, siga uno de los siguientes:
a. Haga clic en el área de la gráfica para agregar una etiqueta de datos a todos los puntos de datos de todos los datos de series
b. Haga clic en la serie de datos para agregar una etiqueta de datos a todos los puntos de la serie
c. Haga clic en un punto de datos específico para agregar una etiqueta de datos a una base de datos única
2. En la ficha Diseño, en el grupo Etiquetas, haga clic en Etiquetas de datos, y luego haga clic en la opción de visualización que desee.
3. Los cuadros de texto que aparecen en el área de su carta sobre la base de su selección.
4. Haga clic en el cuadro de texto para modificar el texto.
5. Para quitar las etiquetas de datos, haga clic en Etiquetas de datos y haga clic en Ninguno.

NOTA: Dependiendo del tipo de gráfico que utiliza, las diferentes opciones de etiqueta de datos estará disponible.

Leyenda

Cuando se crea un gráfico, aparece la leyenda, pero se puede ocultar la leyenda o cambiar su ubicación después de crear el gráfico.

  1. Haga clic en el gráfico en la que desea mostrar u ocultar una leyenda.
  2. En la ficha Diseño, en el grupo Etiquetas, haga clic en Leyenda.
  3. Realice una de las siguientes:

a. Para ocultar la leyenda, haga clic en Ninguno.
b. Para mostrar una leyenda, haga clic en la opción de visualización que desee.
c. Para opciones adicionales, haga clic en Más opciones de leyenda, y luego seleccione la opción de visualización que desee.

NOTA: Para quitar rápidamente una leyenda o una entrada de leyenda de un gráfico, puede seleccionarla y, a continuación, presione SUPR. También puede hacer clic en la leyenda o una entrada de leyenda, a continuación, haga clic en Eliminar.

Mover o cambiar el tamaño Gráfico

Puede mover un gráfico a cualquier lugar en una hoja de cálculo o una hoja de cálculo nueva o existente.

También puede cambiar el tamaño del gráfico para un mejor ajuste. Para mover un gráfico, arrástrelo a la ubicación que desee.

Para cambiar el tamaño de un gráfico, haga clic en uno de los bordes y arrastre hacia el centro.

8. Modificación avanzada de las hojas de cálculo

Una vez que haya creado una hoja de cálculo básica hay muchas cosas que usted puede hacer para trabajar con los datos más fáciles. Algunos de estos elementos se esconden.

También puede ordenar y filtrar los datos, estas características son muy útiles cuando se trabaja con una gran cantidad de datos.

Ocultar o mostrar filas y columnas

Puede ocultar una fila o columna usando el comando Ocultar o cuando cambia su altura de la fila o el ancho de columna en 0 (cero). Puede visualizar de nuevo utilizando el comando Mostrar. Puede mostrar filas y columnas, o bien puede mostrar todas las filas y columnas ocultas al mismo tiempo.

La primera fila o columna de la hoja de trabajo es difícil de mostrar, pero se puede hacer.

Ocultar filas o columnas

  1. Seleccione las filas o columnas que desea ocultar.
  2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato.
  3. En Visibilidad, elija Ocultar y mostrar, a continuación, haga clic en Ocultar, Ocultar filas o columnas.

NOTA: También puede hacer clic en una fila o columna (o una selección de varias filas o columnas), a continuación, haga clic en Ocultar.

Mostrar filas o columnas

  1. Seleccione las filas, columnas o toda la hoja para mostrar.
  2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato.
  3. En Visibilidad, elija Ocultar y mostrar, a continuación, haga clic en Mostrar, Mostrar filas o columnas.

Sugerencia: También puede hacer clic en la selección de filas y columnas visibles alrededor de las filas y columnas ocultas, a continuación, haga clic en Mostrar

Congelación / Dividir filas y columnas

Para mantener un área de una hoja de trabajo visibles mientras se desplaza a otra área de la hoja, se puede bloquear filas o columnas específicas en un área de paneles de congelación.

Congelación vs división

Al congelar los paneles, Excel guarda filas o columnas visibles al desplazarse en la hoja de trabajo. Por ejemplo, si la primera fila de la hoja de cálculo contiene las etiquetas, es posible congelar la fila para asegurarse de que las etiquetas de columna permanecen visibles mientras se desplaza hacia abajo en la hoja de cálculo.

Una línea sólida indica que la fila está congelada para mantener las etiquetas de columna en su lugar cuando se desplaza.

Al dividir paneles, Excel crea dos o cuatro áreas de hoja de cálculo separada que puede desplazarse en el interior, mientras que las filas o columnas de la zona para no desplazar siguen siendo visibles.

Esta hoja de trabajo se ha dividido en cuatro áreas. Tenga en cuenta que cada área contiene una vista separada de los mismos datos. Los Paneles de división son  útiles cuando se desea ver las distintas partes de una gran hoja de cálculo al mismo tiempo.

NOTA: No se puede dividir paneles y los paneles de congelar al mismo tiempo.

Inmovilizar paneles

  1. En la hoja, seleccione la fila o columna que desea mantener visible cuando se desplaza.
  2. En la ficha Ver, en el grupo Ventana, haga clic en la flecha debajo de Inmovilizar paneles.
  3. A continuación, realice una de las siguientes:

Para bloquear una fila, haga clic en Inmovilizar fila superior.

Para bloquear una única columna, haga clic en Inmovilizar la primera columna.

Para bloquear más de una fila o columna, o para bloquear tanto filas y columnas, al mismo tiempo, haga clic en Inmovilizar paneles.

NOTA: Se puede congelar filas en la parte superior y las columnas en el lado izquierdo de la hoja de trabajo únicamente. No se puede inmovilizar filas y columnas en el centro de la hoja de trabajo.

Movilizar paneles

1. En la ficha Ver, en el grupo Ventana, haga clic en la flecha debajo de Inmovilizar paneles.
2. Haga clic en Movilizar paneles.

Dividir paneles

1. Para dividir paneles, seleccione el cuadro de división en la parte superior de la barra de desplazamiento vertical o en el derecho final de la barra de desplazamiento horizontal.
2. Cuando el puntero cambia a un puntero de división o, arrastre el cuadro de división hacia abajo o la de izquierda a la posición que desee.
3. Para quitar la división, haga doble clic en cualquier parte de la barra de división que divide los paneles.

Mover o copiar hojas de cálculo

A veces puede ser necesario copiar una hoja completa en lugar de copiar y pegar los datos que puede o no puede pegar correctamente, puede utilizar los siguientes pasos para lograr un mejor resultado.

Mover o copiar hojas de cálculo

1. Seleccione las hojas de trabajo que desea mover o copiar.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y, a continuación, en Organizar hojas, haga clic en Mover o copiar hoja. También puede hacer clic en una pestaña de la hoja seleccionada y, a continuación, haga clic en Mover o copiar.
3. Aparecerá un cuadro de diálogo  Mover o copiar.
4. Para mover una hoja, Haga clic en la hoja que desea insertar, mover o copiar  directamente en frente. Haga clic en Mover para terminar de insertar las hojas después de mover o copiar la última hoja del libro y antes de la inserción.
5. Para copiar las hojas, haga clic en el cuadro de diálogo Mover o Copiar, seleccione Crear una  de copia de verificación.

NOTAS: Cuando se crea una copia de la hoja, la hoja de trabajo se duplica en el libro, y el nombre de la hoja indica que es una copia – por ejemplo, la primera copia que usted haga de Hoja1 se llama Hoja1 (2). Para pasar las hojas del libro actual, puede arrastrar las hojas seleccionadas a lo largo de la fila de fichas de hoja. Para copiar las hojas, mantenga pulsada la tecla Ctrl y, a continuación, arrastre las hojas; suelte el botón del ratón antes de soltar la tecla CTRL.

Mover o copiar a un libro diferente

1. En el libro que contiene las hojas que desea mover o copiar, seleccione las hojas.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y, a continuación, en Organizar las hojas, haga clic en Mover o copiar hoja.
3. En el cuadro de diálogo Mover o copiar, haga clic en el menú desplegable y luego: Haga clic en el libro que desea mover o copiar en las hojas seleccionadas. Haga clic en  mover o copiar de las hojas seleccionadas a un nuevo libro.
6. Para mover una hoja, Haga clic en la hoja que desea insertar, mover o copiar, haga clic en Mover para terminar de insertar las hojas mover o copiar después de la última hoja del libro y antes de la pestaña Inserte la hoja de cálculo.
7. Para copiar las hojas, en el cuadro de diálogo Mover o Copiar, seleccione la opción Crear una copia de verificación.

Ordenar los datos

Clasificación de datos es una parte integral de análisis de datos. Es posible que desee organizar una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de los niveles de inventario de productos de las filas de mayor a menor, o por orden de los colores o los iconos.

Clasificación de datos le ayuda a visualizar y comprender mejor sus datos, organizar y encontrar los datos que desee, y en última instancia, tomar decisiones más eficaces.

Ordenar datos en una sola columna

1. Seleccione una columna de datos en un rango de celdas
2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, realice una de las siguientes:

Para ordenar en orden ascendente o menor a mayor pedido, haga clic en Ordenar de A a la Z.

Para ordenar de mayor a menor o de mayor a menor orden, haga clic en Ordenar de Z a A.

3. Para volver a aplicar una especie después de cambiar los datos, clic en una celda del rango y luego, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Volver a aplicar.

Ordenar datos en varias columnas o filas

Es posible que desee ordenar por más de una columna o fila cuando tiene datos que desea agrupar por el mismo valor en una columna o fila, a continuación, se ordenará otra columna o fila dentro de ese grupo de valores iguales.

1. Seleccione un rango de celdas con dos o más columnas de datos.
2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar.
3. Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar.
4.Seleccione en la  columna Ordenar la primera columna que desea ordenar.
5. En Ordenar seleccione el tipo de ordenación.

Para ordenar por texto, número o fecha y la hora, seleccione Valores.

Para ordenar por formato, seleccione Color de celdaColor de fuente o Icono de celda.
6. En Ordenar, seleccione cómo desea ordenar. Para los valores de texto, seleccione A a Z o de Z a A.

Para los valores numéricos, más pequeños seleccione Grande o de mayor a menor

Para los valores de fecha u hora, seleccione De más antiguos a la más reciente o reciente a más antiguo.

Para ordenar sobre la base de una lista personalizada, seleccione Lista personalizada.

7. Para añadir otra columna a ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a continuación, repita los pasos del cuatro al seis.
8. Para copiar una columna para ordenar, seleccione la entrada y luego haga clic en Copiar nivel.
9. Para eliminar una columna para ordenar, seleccione la entrada y luego haga clic en Eliminar nivel.
10. Para cambiar el orden en que las columnas están ordenadas, seleccione una entrada y luego haga clic en la flecha arriba o abajo para cambiar el orden.
11. Para volver a aplicar una especie después de cambiar los datos, haga clic en una celda del rango o una tabla y luego, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Volver a aplicar.

9. La finalización de una hoja de cálculo

Para completar la hoja de cálculo hay algunos pasos a tomar para asegurar que su documento esté finalizado.

Uso de la “Ortografía”

La función de Excel no tiene la característica de corrección ortográfica mismo como Word y PowerPoint. Para completar una revisión ortográfica y gramatical, es necesario utilizar la ortografía y la gramática:
1. Haga clic en la ficha Revisión.
2. Haga clic en los comandos de ortografía (una marca de verificación azul con ABC por encima de ella).
3. Aparecerá un cuadro de  Ortografía , corregirá la ortografía o la gramática con el botón  ayuda.

Guardar una hoja de cálculo

Para guardar un documento en el formato utilizado por Excel 2010 y Excel 2007, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en la ficha Archivo.
  2. Haga clic en Guardar como.
  3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el documento.
  4. Haga clic en Guardar.

Vista previa de impresión

Vista previa de impresión de forma automática aparece al hacer clic en la ficha Imprimir. Siempre que se realice un cambio en un entorno relacionados con la impresión, la previsualización se actualiza automáticamente.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Imprimir. Para volver al documento, haga clic en la flecha de regresar .
  2. Una vista previa del documento aparece automáticamente.

Para ver cada página, haga clic en las flechas debajo de la previsualización.

Imprimir una hoja de cálculo

Haga clic en la hoja de cálculo o seleccionar las hojas de cálculo que desea imprimir.

  1. Haga clic en Archivo.
  2. Haga clic en Imprimir.
  3. Una vez que esté en la pantalla de impresión se puede seleccionar opciones de impresión:

Para cambiar la impresora, haga clic en el menú desplegable en la impresora, y seleccione la impresora que desee.

Para realizar cambios de configuración de página, incluyendo la página cambiando los márgenes de la orientación, el tamaño del papel, y en la página, seleccione las opciones que desee en la configuración.

Para escalar toda la hoja para que quepa en una sola página impresa, en Configuración, haga clic en la opción que desee en la escala.

Para imprimir la información específica, seleccione Imprimir hojas activas o Imprimir todo el libro.

5. Haga clic en Imprimir.

Conclusión

Las características, especificaciones y límites de Excel han variado en cada versión, exhibiendo cambios en su interfaz operativa y capacidades desde el lanzamiento de la herramienta. Esto también ha hecho que las personas sientan una evolución positiva en la ruta de desarrollo del programa. En algunos sectores productivos y grupos académicos, Excel es considerado un estándar para la sistematización de información, de ahí su importancia de conocerlo y utilizarlo de manera adecuada.