Introducción

Microsoft Access es un sistema de administración de bases de datos (DBMS). Es miembro del conjunto de aplicaciones de Microsoft Office, tiene la apariencia de otros productos en lo que respecta a su diseño y aspectos de navegación. Access es una herramienta muy versátil que ofrece numerosas funciones para administrar datos de manera eficiente. En esta entrada se mostrará cómo usar el programa y de esta forma estar en condiciones de implementar algunas soluciones para el manejo de información a través de bases de datos.

Contenidos temáticos

1. Introducción
2. Introducción a los objetos
3. Conociendo Access
4. Gestión de bases de datos y objetos
5. Trabajando con formularios
6. Ordenar y filtrar registros

Desarrollo del tema

1. Introducción

Microsoft Access es un programa de creación y gestión de bases de datos. Para comprender Access, primero debes comprender las bases de datos.

¿Que es una base de datos?

Una base de datos es una colección de datos que se almacena en un sistema informático. Las bases de datos permiten a sus usuarios ingresar, acceder y analizar sus datos de manera rápida y fácil. Son una herramienta tan útil que los ves todo el tiempo. ¿Alguna vez esperaste mientras la recepcionista de un médico ingresaba tu información personal en una computadora, o viste a un empleado de la tienda usar una computadora para ver si un artículo estaba en stock? Si es así, entonces has visto una base de datos en acción.

La forma más fácil de entender una base de datos es pensar en ella como una colección de listas. Piensa en una de las bases de datos que mencionamos anteriormente: la base de datos de información del paciente en el consultorio de un médico. ¿Qué listas están contenidas en una base de datos como esta? Para empezar, hay una lista de nombres de pacientes. Luego hay una lista de citas pasadas, una lista con el historial médico de cada paciente, una lista de información de contacto, etc.

Si deseas hornear, por ejemplo, puede decidir mantener una base de datos que contenga los tipos de galletas que sabes cómo hacer y los amigos a los que les darás estas galletas. Esta es una de las bases de datos más simples imaginables. Contiene dos listas: una lista de tus amigos y una lista de galletas.

Sin embargo, si fueras un panadero profesional, tendrías muchas más listas para seguir: una lista de clientes, productos vendidos, precios, pedidos, etc. Cuantas más listas agregue, más compleja será la base de datos.

En Access, las listas son un poco más complejas que las que escribimos en papel. Access almacena las listas de datos en tablas, que permiten almacenar información aún más detallada. Por ejemplo en la siguiente la lista de personas en la base de datos del panadero se ha ampliado para incluir otra información relevante sobre los amigos del panadero.

¿Por qué usar una base de datos?

Si una base de datos es esencialmente una colección de listas almacenadas en tablas y pueden crearse tablas en Excel, ¿por qué necesitas una base de datos real en primer lugar? Si bien Excel es excelente para almacenar y organizar números, Access es mucho más fuerte en el manejo de datos no numéricos, como nombres y descripciones. Los datos no numéricos juegan un papel importante en casi cualquier base de datos, y es importante poder clasificarlos y analizarlos.

Lo que realmente diferencia a las bases de datos de cualquier otra forma de almacenar datos es la conectividad. Llamamos a una base de datos como las que trabajará en Access una base de datos relacional. Una base de datos relacional puede comprender cómo las listas y los objetos dentro de ellas se relacionan entre sí. Para explorar esta idea, regresemos a la base de datos simple con dos listas: los nombres de sus amigos y los tipos de galletas que sabe cómo hacer. Decide crear una tercera lista para realizar un seguimiento de los lotes de galletas que haces y para quién son. Debido a que solo estás haciendo galletas de las que conoces la receta y solo se las darás a tus amigos, esta nueva lista obtendrá toda la información de las listas que hiciste anteriormente.

¿Ves cómo la tercera lista usa palabras que aparecieron en las dos primeras listas? Una base de datos es capaz de comprender que las galletas de papá y avena en la lista de lotes son las mismas que las galletas de papá y avena en las dos primeras listas. Esta relación parece obvia, y una persona la entendería de inmediato; sin embargo, un libro de Excel no lo haría.

2. Introducción a los objetos

Las bases de datos en Access se componen de cuatro objetos: tablas, consultas, formularios e informes. Juntos, estos objetos le permiten ingresar, almacenar, analizar y compilar datos como se quiera.

Tablas

En este punto, ya debes comprender que una base de datos es una recopilación de datos organizados en varias listas conectadas. En Access, todos los datos se almacenan en tablas, lo que significa que las tablas son el corazón de cualquier base de datos.

También es posible que ya sepas que las tablas están organizadas en columnas verticales y filas horizontales.

En Access, las filas y columnas se denominan registros y campos. Un campo es más que solo una columna; Es una forma de organizar la información por el tipo de datos que es. Cada pieza de información dentro de un campo es del mismo tipo. Por ejemplo, cada entrada en un campo llamado Nombre sería un nombre, y cada entrada en el campo llamado Número de teléfono sería una número telefónico.

Del mismo modo, un registro es más que solo una fila; Es una unidad de información. Cada celda en una fila dada es parte del registro de esa fila.

Observa cómo cada registro abarca varios campos. Aunque la información en cada registro está organizada en campos, pertenece a la otra información en ese registro. ¿Ves el número a la izquierda de cada fila? Es el número de identificación que identifica cada registro. El número de identificación de un registro se refiere a cada información contenida en esa fila.

Las tablas son buenas para almacenar información estrechamente relacionada. Supongamos que posees una panadería y tienes una base de datos que incluye una tabla con los nombres y la información de los clientes, como sus números de teléfono, domicilios y direcciones de correo electrónico. Debido a que estos datos son todos detalles sobre sus clientes, los incluiría a todos en la misma tabla. Cada cliente estaría representado por un registro único, y cada tipo de información sobre estos clientes se almacenaría en su propio campo. Si decidiera agregar más información, por ejemplo, el cumpleaños de un cliente, simplemente crearía un nuevo campo dentro de la misma tabla.

Formularios, consultas e informes

Aunque las tablas almacenan todos los datos, los otros tres objetos (formularios, consultas e informes) te brindan formas de trabajar con ellos. Cada uno de estos objetos interactúa con los registros almacenados en las tablas de tu base de datos.

Formularios

Los formularios se utilizan para ingresar, modificar y ver registros. Es probable que haya tenido que completar formularios en muchas ocasiones, como cuando visita el consultorio de un médico, solicita un trabajo o se inscribe en la escuela. La razón por la que los formularios se usan con tanta frecuencia es que son una manera fácil de guiar a las personas a ingresar datos correctamente. Cuando ingresa información en un formulario en Access, los datos van exactamente donde el diseñador de la base de datos quiere que vayan: en una o más tablas relacionadas.

Los formularios facilitan la entrada de datos. Trabajar con tablas extensas puede ser confuso, y cuando tiene tablas conectadas puede necesitar trabajar con más de una a la vez para ingresar un conjunto de datos. Sin embargo, con los formularios es posible ingresar datos en varias tablas a la vez, todo en un solo lugar. Los diseñadores de bases de datos pueden incluso establecer restricciones en componentes de formulario individuales para garantizar que todos los datos necesarios se ingresen en el formato correcto. En general, los formularios ayudan a mantener los datos consistentes y organizados, lo cual es esencial para una base de datos precisa y poderosa.

Consultas

Las consultas son una forma de buscar y compilar datos de una o más tablas. Ejecutar una consulta es como hacer una pregunta detallada de la base de datos. Cuando creas una consulta en Access, está definiendo condiciones de búsqueda específicas para encontrar exactamente los datos que deseas.

Las consultas son mucho más poderosas que las búsquedas simples que puede realizar dentro de una tabla. Si bien una búsqueda podría ayudarlo a encontrar el nombre de un cliente en tu empresa, puedes realizar una consulta para encontrar el nombre y el número de teléfono de cada cliente que realizó una compra la semana pasada. Una consulta bien diseñada puede proporcionar información que tal vez no pueda encontrar simplemente mirando los datos en sus tablas.

Informes

Los informes te ofrecen la posibilidad de presentar los datos en forma impresa. Si alguna vez recibiste una copia impresa por computadora de un horario de clases o una factura impresa de una compra, has visto un informe de la base de datos. Los informes son útiles porque te permiten presentar componentes de tu base de datos en un formato fácil de leer. Incluso puedes personalizar la apariencia de un informe para que seas visualmente atractivo. Access te ofrece la posibilidad de crear un informe desde cualquier tabla o consulta.

Poniéndolo todo junto

Incluso si tienes una buena idea de cómo se puede usar cada objeto, inicialmente puede ser difícil de entender cómo funcionan todos juntos. Es útil recordar que todos trabajan con los mismos datos. Cada dato que utiliza una consulta, formulario o informe se almacena en una de las tablas de la base de datos.

Los formularios te permiten agregar datos a las tablas y ver datos que ya existen. Los informes presentan datos de tablas y también de consultas, que luego buscan y analizan datos dentro de estas mismas tablas.

Estas relaciones parecen complicadas, pero de hecho funcionan juntas tan bien y naturalmente que a menudo ni siquiera nos damos cuenta cuando usamos objetos de bases de datos conectadas.

3. Conociendo Access

Access usa la cinta de opciones para organizar los comandos. Si eres nuevo en Access o tienes más experiencia con versiones anteriores, primero debes tomarse un tiempo para familiarizarse con la interfaz de Access.

1. La cinta de opciones contiene todos los comandos que necesitará para realizar tareas comunes en Access. Tiene múltiples pestañas, cada una con varios grupos de comandos.
2. La barra de herramientas de acceso rápido te permite acceder a comandos comunes sin importar qué pestaña esté seleccionada. Puedes personalizar los comandos según tu preferencia.
3. El cuadro funciona como una barra de búsqueda para ayudarte a encontrar rápidamente las herramientas o comandos que desea usar.
4. Cuenta de Microsoft, desde aquí, puedes acceder a la información de tu cuenta de Microsoft, ver tu perfil y cambiar de cuenta.
5. El panel de navegación muestra todos los objetos contenidos en tu base de datos. Los objetos están agrupados por tipo. Da doble clic en un objeto para abrirle.
6. Barra de pestaña de documentos, todos los objetos abiertos se muestran en pestañas en la barra de pestañas del documento. Para ver un objeto, haga clic en su pestaña.
7. La barra de navegación de registros te permite navegar registros uno a la vez. Da clic en las flechas para navegar por los registros. Puedes saltar a un registro específico escribiendo su número de identificación en el cuadro.
8. Puedes usar el cuadro de búsqueda de registros para buscar cualquier término en el objeto actual. El primer resultado se seleccionará automáticamente. Para navegar a través de resultados adicionales, presiona la tecla Intro en tu teclado.

Trabajando en su entorno de acceso

Access utiliza características como la cinta de opciones y la barra de herramientas de acceso rápido, donde encontrará comandos para realizar tareas comunes en Access, así como la vista Backstage .

Cinta de opciones

Access utiliza un sistema de cinta con pestañas en lugar de los menús tradicionales. La cinta de opciones contiene varias pestañas, cada una con varios grupos de comandos . Por ejemplo, el grupo Portapapeles en la pestaña Inicio contiene los comandos Cortar, Copiar y Pegar.

Algunos grupos también tienen una pequeña flecha en la esquina inferior derecha en la que puede hacer clic para obtener aún más opciones.

Para minimizar y maximizar la cinta de opciones:

La cinta de opciones está diseñada para responder a su tarea actual; sin embargo, puede optar por minimizar la cinta de opciones si descubre que ocupa demasiado espacio en la pantalla.

1. La cinta se minimizará haciendo clic en pestaña para que vuelva a aparecer la cinta de opciones. Desaparecerá nuevamente cuando no esté en uso.
2. Para maximizar la cinta de opciones, haz clic en una pestaña, luego haga clic en el icono de anclar en la esquina inferior derecha. La cinta aparecerá en todo momento.
   

La barra de herramientas de acceso rápido

Se ubica sobre la cinta de opciones, te permite acceder a comandos comunes sin importar en qué pestaña te encuentre. Por defecto, muestra los comandos Guardar, Deshacer y Rehacer. Si lo deseas, puedes personalizar por la adición de comandos adicionales.

Ten en cuenta que el comando Guardar solo guarda el objeto abierto actual. Además, el comando Deshacer no deshará ciertas acciones, como agregar un registro. Presta mucha atención a su información cuando uses el comando Deshacer para asegurarte de que tengas el efecto deseado.

Vista entre Archivos

Ofrece varias opciones para guardar, abrir e imprimir las base de datos.

Para acceder a la vista Archivos:

1. Haga clic en la pestaña Archivo en la cinta de opciones.

   
2. Aparecerá la vista detrás del escenario.

Haz clic en los botones en el interactivo a continuación para obtener más información sobre el uso de la vista Archivo.

El panel de navegación

El panel de navegación es una lista que contiene cada objeto en su base de datos. Para facilitar la visualización, los objetos se organizan en grupos por tipo. Puede abrir, renombrar y eliminar objetos utilizando el panel de navegación.

Para minimizar y maximizar el panel de navegación:

El panel de navegación está diseñado para ayudarte a administrar todos tus objetos; sin embargo, si sientes que ocupa demasiado espacio en la pantalla, puede minimizarlo.

1. Para minimizar el panel de navegación, haga clic en la flecha doble en la esquina superior derecha.

   
2. El panel de navegación se minimizará. Haga clic en la flecha doble nuevamente para maximizarla.

Si deseas que el panel de navegación sea más pequeño sin minimizarlo por completo, se puede cambiar su tamaño. Simplemente da clic y arrastra el borde derecho del panel de navegación. Cuando tenga el tamaño deseado, suelte el mouse.

Ordenar objetos en el panel de navegación

De forma predeterminada, los objetos se ordenan por tipo, con tablas en un grupo, formularios en otro, etc. Sin embargo, si lo deseas, puedes ordenar los objetos en el panel de navegación en grupos de su elección. Hay cuatro opciones de clasificación:

• Personalizado te permite crear un grupo personalizado para ordenar objetos. Después de aplicar la ordenación, simplemente arrastre los objetos deseados al nuevo grupo.
• Tipo de objeto agrupa objetos por tipo. Esta es la configuración predeterminada.
• Las tablas y vistas relacionadas agrupan formularios, consultas e informes con las tablas a las que hacen referencia.
• Fecha de creación o Fecha de modificación clasifica los objetos en función de cuándo fueron creados o editados por última vez.

Para ordenar objetos en el panel de navegación:

1. Da clic en la flecha desplegable a la derecha de Todos los objetos de acceso, luego selecciona el orden deseado en el menú desplegable.

   
2. Los objetos en el panel de navegación se ordenarán para reflejar su elección.

Para personalizar aún más la apariencia del panel de navegación, puedes minimizar los grupos de objetos que no se desea ver. Simplemente haciendo clic en la flecha doble hacia arriba junto al nombre del grupo. Para mostrar un grupo, haga clic en la flecha doble hacia abajo.

Bases de datos con formularios de navegación

Algunas bases de datos incluyen un formulario de navegación que se abre automáticamente cuando se abre la base de datos. Los formularios de navegación están diseñados para ser un reemplazo fácil de usar del panel de navegación. Contienen pestañas que te permiten ver y trabajar con formularios, consultas e informes comunes. Tener los objetos de uso frecuente disponibles en un solo lugar te permite acceder a ellos de forma rápida y sencilla.

Para abrir un objeto desde un formulario de navegación, se da clic en su pestaña. El objeto se mostrará dentro del formulario de navegación. Una vez que un objeto está abierto, puedes trabajar con él como lo harías normalmente.

En general, los formularios de navegación incluyen solo los objetos con los que un usuario típico necesitarás trabajar con bastante regularidad, por lo que el formulario de navegación puede no incluir todos los formularios, consultas o informes. Esto facilita la navegación por la base de datos. Al ocultar tablas y formularios, consultas e informes raramente utilizados, también reduce la posibilidad de que la base de datos sea dañada por los usuarios que editan o eliminan accidentalmente los datos necesarios.

Por esta razón, es importante preguntarle al diseñador o administrador de la base de datos antes de trabajar con objetos que no están disponibles en el formulario de navegación. Una vez que tengas la aprobación, simplemente puedes maximizar el panel de navegación y abrir los objetos desde allí.

4. Gestión de bases de datos y objetos

Cada base de datos de Access consta de múltiples objetos que te permiten interactuar con datos. Las bases de datos pueden incluir formularios para ingresar datos, consultas para buscar dentro de ellos, informes para analizarlos y tablas para almacenarlos. Cada vez que trabajas con una base de datos, estás trabajando con muchos de estos objetos a la vez. Afortunadamente, Access hace que administrar estos objetos sea bastante simple.

Para abrir una base de datos existente:

Antes de ingresar datos o modificar objetos, deberás abrir una base de datos.

1. Selecciona la pestaña Archivo para ir a la vista archivos.

   
2. Haz clic en Abrir.

   
3. Haz clic en Examinar.
    

   

4. Aparecerá el cuadro de diálogo. Localiza y selecciona la base de datos, luego haga clic en Abrir.

   
5. Uno o más mensajes de advertencia pueden aparecer cuando abres una base de datos. Si la base de datos contiene funciones personalizadas, puede aparecer una barra amarilla con una advertencia de seguridad debajo de la cinta de opciones. Si confía en la fuente de la base de datos, da clic en Habilitar contenido para que la base de datos se muestre correctamente.

6. Después de habilitar todo el contenido en la base de datos, es posible que veas un mensaje que te pregunta si desea convertir la base de datos en un documento confiable. Haga clic en Sí, lo anterior aplicando cuando deseas que todo el contenido se habilite automáticamente cada vez que abra la base de datos.

También se te puede solicitar que inicie sesión en la base de datos. Seleccione el nombre de la lista de inicio de sesión. Si el nombre no aparece, da clic en Agregar usuario para ingresar la información.

Para cerrar una base de datos:

1. Seleccione la pestaña Archivo para ir a la vista Archivo.
2. Seleccione Cerrar.

   
3. Si tiene objetos no guardados, aparecerá un cuadro de diálogo para cada uno que le preguntará si deseas guardarlo. Seleccione Sí para guardar el objeto, No para cerrarlo sin guardar o Cancelar para dejar abierta su base de datos.

Trabajando con objetos

Es útil pensar en la base de datos como una carpeta o carpeta grande en la que se almacenan los datos. Los datos en sí están contenidos en los objetos de la base de datos. Access trata cada uno de estos objetos como documentos separados, lo que significa que tendrás que abrirlos y guardarlos individualmente para poder trabajar con ellos.

Es posible que hayas notado que esta lección no contiene instrucciones para guardar una base de datos. Esto se debe a que no puedes guardar una base de datos completa a la vez. En su lugar, debe guardar individualmente los objetos contenidos en la base de datos.

Para abrir un objeto:

1. En el panel de navegación, busca y da doble clic en el objeto deseado.

1. El objeto aparecerá como una pestaña en la barra de pestañas del documento.

Guardar objetos:

Deberás guardar los cambios que realices en cada objeto antes de cerrar la base de datos. Sin embargo, también se te pedirá que guardes cualquier trabajo no guardado cuando intente cerrar la base de datos. Para guardar un nuevo objeto:

1. Seleccione el objeto que desea guardar haciendo clic en su pestaña en la barra de pestañas del documento.
2. Haga clic en el comando Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido o presione Ctrl + S en su teclado.

3. La primera vez que guarde un objeto, se le pedirá que lo nombre. Ingrese el nombre del objeto deseado, luego haga clic en Aceptar.

4. El objeto se guardará. Haga clic en el comando Guardar nuevamente para guardar cualquier cambio en el objeto.

Para cerrar un objeto:

1. Selecciona el objeto que deseas cerrar, luego haz clic en la X a la derecha de la barra de pestañas del documento.

   
2. Si hay cambios no guardados en el objeto, se te pedirá que lo guardes. Selecciona Sí para guardar, No para cerrarlo sin guardar los cambios y Cancelar para dejar el objeto abierto.

Para renombrar un objeto:

1. Si el objeto que deseas renombrar está abierto, ciérralo.
2. En el panel de navegación, da clic con el botón derecho en el objeto deseado, luego seleccione Cambiar nombre.

   
3. Escriba el nuevo nombre del objeto, luego presione Entrar en su teclado.

   

5. Trabajando con formularios

Si bien siempre puedes ingresar datos directamente en las tablas de la base de datos, puede que le resulte más fácil usar formularios. Los formularios aseguran que estás ingresando los datos correctos en la ubicación y el formato correctos. Esto puede ayudar a mantener su base de datos precisa y consistente.

¿Por qué usar formularios?

Muchos de nosotros llenamos formularios con tanta frecuencia que apenas nos damos cuenta cuando nos piden que los usemos. Los formularios son muy populares porque son útiles para la persona que solicita la información y para la persona que la proporciona. Son una forma de requerir información en un formato específico, lo que significa que la persona que llena el formulario sabe exactamente qué información incluir y dónde colocarla.

Cuando ingresas información en un formulario en Access, los datos van exactamente al lugar donde se supone que deben ir: en una o más tablas relacionadas. Si bien ingresar datos en tablas simples es bastante sencillo, la entrada de datos se vuelve más complicada a medida que comienza a llenar tablas con registros de otras partes de la base de datos. Por ejemplo, la tabla de pedidos en la base de datos de una panadería podría enlazar con información sobre clientes, productos y precios extraídos de tablas relacionadas. Por ejemplo, en la tabla Pedidos debajo del campo ID de cliente está vinculado a la tabla Clientes.

De hecho, para ver el pedido completo, también deberías consultar la tabla de Elementos de pedido, donde se registran los elementos del menú que componen cada pedido.

Los registros en estas tablas incluyen números de identificación de registros de otras tablas. No se puede aprender mucho simplemente mirando estos registros porque los números de identificación no le dicen mucho sobre los datos con los que se relacionan. Además, debido a que se tiene que mirar dos tablas solo para ver un pedido, podrías tener dificultades incluso para encontrar los datos correctos. Es fácil ver cómo ver o ingresar varios registros de esta manera podría convertirse en una tarea difícil y tediosa.

6. Ordenar y filtrar registros

Access te brinda la capacidad de trabajar con enormes cantidades de datos, lo que significa que puede ser difícil aprender algo sobre la base de datos con solo mirarla. La clasificación y el filtrado son dos herramientas que te permiten personalizar la forma en que organizas y visualizas los datos, lo que hace que sea más conveniente trabajar con ellos.

Acerca de la clasificación y el filtrado

Esencialmente, la clasificación y el filtrado son herramientas que te permiten organizar los datos. Cuando ordenas los datos, los estás ordenando. El filtrado de datos te permite ocultar datos sin importancia y centrarte solo en los datos que te interesan.

Ordenar registros

Cuando ordenas los registros, los colocas en un orden lógico, con datos similares agrupados. Como resultado, los datos ordenados suelen ser más fáciles de leer y comprender que los datos no clasificados. De manera predeterminada, Access ordena los registros por sus números de identificación. Sin embargo, hay muchas otras formas en que se pueden ordenar los registros. Por ejemplo, la información en una base de datos que pertenece a una panadería podría clasificarse de varias maneras:

• Los pedidos se pueden ordenar por fecha de pedido o por el apellido de los clientes que hicieron los pedidos.
• Los clientes pueden ser ordenados por nombre o por la ciudad o el código postal donde viven.
• Los productos pueden clasificarse por nombre, categoría (como pasteles, tortas y pastelitos) o precio.

Puedes ordenar tanto el texto como los números de dos maneras: en orden ascendente y descendente.

1. Ascendente medios subiendo, por lo que una clasificación ascendente se encargará números del más pequeño al más grande y el texto de la A a la Z.
2. Descendente medios de ir hacia abajo , o más grande al más pequeño de los números y de Z a A para el texto. El tipo de número de ID predeterminado que aparece en sus tablas es un orden ascendente, por lo que los números de ID más bajos aparecen primero.

Para ordenar registros:

1. Selecciona un campo que deseas ordenar. En este ejemplo, clasificaremos por los apellidos de los clientes.

2. Da clic en la pestaña Inicio en la cinta de opciones y busca el grupo Ordenar y filtrar.

3. Ordena el campo seleccionando el comando Ascendente o Descendente.

4. La tabla ahora se ordenará por el campo seleccionado.

6. Para guardar el nuevo orden, da clic en el comando Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido.

Después de guardar la clasificación, los registros permanecerán ordenados de esta manera hasta que realices otra clasificación o elimines la actual. Para eliminar una clasificación, da clic en el comando Eliminar clasificación.

Filtrar registros

Los filtros te permiten ver solo los datos que deseas ver. Cuando creas un filtro, estableces criterios para los datos que deseas mostrar. Luego, el filtro busca en todos los registros de la tabla, encuentra los que cumplen con los criterios de búsqueda y oculta temporalmente los que no.

Los filtros son útiles porque te permiten concentrarte en registros específicos sin distraerte con los datos que no te interesan. Por ejemplo, si tuvieras una base de datos que incluyera información de clientes y pedidos, podrías crear un filtro para mostrar solo los clientes que viven dentro de una determinada ciudad o solo pedidos que contengan un determinado producto. Ver estos datos con un filtro sería mucho más conveniente que buscarlos en una tabla grande.

Para crear un filtro simple:

1. Da clic en la flecha desplegable junto al campo que desea filtrar. Filtraremos por ciudad porque queremos ver una lista de clientes que viven en una ciudad determinada.

2. Aparecerá un menú desplegable con una lista de verificación. Solo los elementos marcados se incluirán en los resultados filtrados. Al hacer clic en Seleccionar todo, se seleccionará o anulará la selección de todo a la vez. En nuestro ejemplo, deseleccionaremos todo excepto Guanajuato.

3. Haz clic en Aceptar. Se aplicará el filtro. Nuestra tabla de clientes ahora muestra solo clientes que viven en Guanajuato.

Crear un filtro a partir de una selección

Filtrar por selección te permite seleccionar datos específicos de la tabla y buscar datos que sean similares o diferentes. Por ejemplo, si estabas trabajando con la base de datos de una panadería y querías buscar todos los productos con nombres que contengan la palabra chocolate, podrías seleccionar esa palabra en un nombre de producto y crear un filtro con esa selección. Crear un filtro con una selección puede ser más conveniente que configurar un filtro simple si el campo con el que está trabajando contiene muchos elementos. Puede elegir entre las siguientes opciones:

• Contiene incluye solo registros con celdas que contienen los datos seleccionados.
• No contiene incluye todos los registros, excepto aquellos con celdas que contienen los datos seleccionados.
• Termina con, incluye solo registros cuyos datos para el campo seleccionado terminan con el término de búsqueda.
• No termina con incluye todos los registros, excepto aquellos cuyos datos para el campo seleccionado finalizan con el término de búsqueda.

Para crear un filtro a partir de una selección:

1. Seleccione la celda o los datos con los que desea crear un filtro. Queremos ver una lista de todos nuestros productos que contienen la palabra chocolate en sus nombres, por lo que seleccionaremos la palabra Chocolate en el campo Nombre del producto.

2. Selecciona la pestaña Inicio en la cinta de opciones, ubica el grupo Ordenar y filtrar y da clic en la flecha desplegable Selección.

3. Selecciona el tipo de filtro que deseas aplicar. Seleccionaremos Contiene «Chocolate» porque queremos ver registros que contengan la palabra Chocolate en cualquier parte del campo.

4. Se aplicará el filtro. Nuestra tabla ahora muestra solo productos con la palabra Chocolate en sus nombres.

Crear un filtro a partir de un término de búsqueda

También puedes crear un filtro ingresando un término de búsqueda y especificando la forma en que Access debe hacer coincidir los datos con ese término. Crear un filtro a partir de un término de búsqueda es similar a crear un filtro a partir de una selección.

Filtrar texto por un término de búsqueda

Al filtrar texto al ingresar un término de búsqueda, puedes usar algunas de las mismas opciones que usas al filtrar por una selección, incluyendo Contiene, No contiene, Termina con y No termina con. También puedes elegir entre las siguientes opciones:

• Igual, que incluye solo registros con datos que son idénticos a los datos seleccionados
• No es igual, que incluye todos los registros excepto los datos que son idénticos a la selección
• Comienza con, que incluye solo registros cuyos datos para el campo seleccionado comienzan con el término de búsqueda
• No comienza con, que incluye todos los registros excepto aquellos cuyos datos para el campo seleccionado comienzan con el término de búsqueda

Para filtrar texto por un término de búsqueda

1. Da clic en la flecha desplegable junto al campo que desea filtrar. Queremos filtrar los registros en nuestra tabla de pedidos para mostrar solo aquellos que contienen notas con cierta información, por lo que haremos clic en la flecha en el campo Notas.

2. En el menú desplegable, desplaza el mouse sobre los Filtros de texto. En la lista que aparece, selecciona la forma en que deseas que el filtro coincida con el término que ingresaste. En este ejemplo, queremos ver solo los registros cuyas notas indican que el pedido que se realizó para la fiesta. Seleccionaremos Contiene para poder buscar registros que contengan la palabra fiesta.

3. El filtro personalizado aparecerá el cuadro de diálogo. Escribe la palabra que deseas usar en su filtro.

4. Haz clic en Aceptar. Se aplicará el filtro.

Conclusión

Hoy en día el uso base de datos es un sistema de archivos electrónicos, permite almacenar grandes cantidades de información de manera organizada y estructurada. Esto impacta la eficiencia en el procesamiento de la información ya que es posible acceder rápidamente a la misma, eliminar la información repetida, la información es fiable y coherente y mejora la seguridad de la información, ya que es controlada por los administradores de bases de datos. La gran mayoría de organizaciones requieren de bases de datos electrónicas para optimizar sus procesos, de ahí la importancia de saber construirlas y administrarlas, con Microsoft Access podemos dar esos primeros pasos.

Examen de comprensión lectora