Contenidos temáticos

1. Los gerentes necesitan capacitación
2. Conceptos clave para el éxito
3. Entienda su verdadero trabajo
4. Administrar el ambiente de trabajo
5. Enriquecer los puestos
6. Administrar la motivación
7. Administrar un departamento
8. Toma de decisiones
9. Contratar a sus empleados
10. Administración individual
11. Evaluaciones de desempeño
12. La relación con su jefe
13. El gerente exitoso

Desarrollo del tema

1. Los gerentes necesitan capacitación

Según las investigaciones partiendo de un 100% de gerentes, señalan que un 40% de los gerentes primerizos no pueden hacer su trabajo. La mayor parte del 60% restante carece de las habilidades gerenciales básicas. Solo pocos gerentes novicios administran bien.

Esta carencia de conocimientos para realizar bien su gerencia se convierte en un problema corporativo de varias maneras como la reducción de la productividad, provoca costosas renovaciones de personal ya que la mayoría de los empleados que renuncian a la empresa es por el motivo de que les desagrada su gerente. La mayoría de los gerentes principiantes aprende a hacer su trabajo gracias a sus antiguos gerentes, quienes tampoco saben lo que hacen. Las malas prácticas persisten y se arraigan. En general, se asciende a los empleados excelentes como recompensa por su buen servicio, pero no tienen habilidades gerenciales.

Ser un experto en un campo técnico o profesional no lo convierte en un buen gerente,pero puede ayudar a obtener un ascenso. ¿Qué pasaría si lo nombraran piloto oficial de su empresa? Usted diría: “No sé volar un avión. ¡Necesito capacitación!” Pilotear parte de una compañía que se mueve rápidamente también requiere entrenamiento, aunque a menudo se asciende a personas que ni siquiera tienen una idea general de los usos aceptados en la industria ni de las mejores prácticas.

2. Conceptos clave para el éxito

Los gerentes deben entender el principio de Pareto, o regla 80/20: aproximadamente 20% de las causas explican aproximadamente 80% de los resultados. Aunque en cierto sentido parece contradecir el sentido común, la mayoría de los resultados son producto de una pequeña minoría de aportaciones. Los ejecutivos de la Teoría X son microgerentes autocráticos y otorgan poca autonomía a sus empleados. Los de la Teoría Y los tratan como adultos responsables. Los gerentes deben estimularles la motivación, premiarles los logros y hacer que su trabajo sea significativo y desafiante.

3. Entienda su verdadero trabajo

Como gerente, su trabajo no es hacer el trabajo; es delegarlo. La renuencia o incapacidad para delegar es la causa principal del fracaso gerencial. Como supervisor – con responsabilidades de presupuesto y contratación – debe asegurarse de que sus empleados hagan un buen trabajo.

Usted es el eje alrededor del cual giran su departamento y sus empleados, es un “radio” vital. Al delegar, explique su intención y procedimientos. Aclare qué resultados busca. No microgestione. Asesore a sus empleados para que se esfuercen. Si ellos tienen éxito, usted también.

4. Administrar el ambiente de trabajo

Un ambiente de trabajo sano motiva a los empleados. Estudios muestran que 70% de quienes renuncian se van debido a las malas relaciones con sus supervisores. Contrate gente que haga un buen trabajo y se lleve bien con sus colegas. Exprese su aprecio diariamente y haga todo lo que esté a su alcance para asegurar salarios justos.

5. Enriquecer los puestos

Para ayudar a que sus empleados se sientan positivos y motivados, enriquezca sus puestos, es decir, rediséñelos. Incremente el alcance, haga que sea más completo y de mayor responsabilidad. Deles autonomía a los empleados para que tomen decisiones acerca de cómo hacer su trabajo. Considere cómo estas partes interconectadas afectan el puesto que planea enriquecer. Es posible que sus empleados necesiten entrenamiento para actualizar sus habilidades a fin de cumplir adecuadamente con un puesto que se ha enriquecido.

6. Administrar la motivación

Para motivar a los empleados, asegúrese de que puedan lograr algo significativo, aun si esos logros son pequeños. Los ascensos, así como la capacitación y la educación adicionales, motivan incluso a los mejores trabajadores. Asegúrese de que puede justificar toda capacitación o educación que autorice para un subordinado en particular.

7. Administrar un departamento

Administrar su departamento implica tomar cuatro tipos de acciones:

1. Planear. Priorice sus tareas importantes; establezca metas y los medios para conseguirlas; presupueste y haga pronósticos.
2. Organizar. Identifique la función laboral de cada empleado y los recursos que necesita.
3. Influir. Motive y dirija a sus empleados sin darles órdenes.
4. Controlar. Dar seguimiento a la manera en que se está desarrollando el trabajo requiere planeación, realimentación, informes cuantitativos y juntas de actualización.

La administración exitosa requiere una comunicación efectiva de dos vías entre gerente y empleados. Ambas partes tienen que escucharse cuidadosamente y tener en cuenta el punto de vista del otro.

8. Toma de decisiones

Resista el impulso de tomar decisiones rápidamente. Aun cuando tenga la última palabra, involucre a todos los que serán afectados por el resultado:

• Reúna los datos necesarios para tomar una decisión informada.
• Anime a los empleados involucrados a participar en la toma de decisiones.
• Algunas decisiones importan mucho, otras no tanto, considere todos los gastos que se vinculan: seguro, mantenimiento y personal operativo.

9. Contratar a sus empleados

Las decisiones de contratación son sus decisiones gerenciales más importantes. Su departamento reflejará la calidad de sus contrataciones. La gente no es su principal activo. La gente correcta sí. Busque a personas con experiencia y con actitudes positivas, pericia, logros impresionantes y recomendaciones sólidas. Cree y actualice una lista de candidatos de calidad.

Debe incluir a empleados que ya están en su compañía, ya que conocen su cultura y entienden sus funciones. Inicie siempre el contacto a través de su departamento de recursos humanos y trabaje estrechamente con él.

10. Administración individual

Prepare una descripción de puesto para cada empleado de su departamento.

Para ser adecuada debe incluir un catálogo de responsabilidades, las cualificaciones ideales, una lista de verificación de los talentos y las habilidades técnicas requeridas y las capacidades interpersonales y de comunicación. Elabore tablas de responsabilidades para cada trabajador. Disponga dos columnas: en la primera detalle las responsabilidades del puesto, en la segunda muestre las medidas cuantitativas y cronogramas que indican el éxito o fracaso en el desempeño. Estas tablas le ayudan a usted y sus empleados a dar seguimiento de las metas, asignar tareas, equilibrar las cargas de trabajo, enriquecer puestos, mantener el flujo adecuado de trabajo y manejar las evaluaciones anuales de desempeño.

11. Evaluaciones de desempeño

La mayoría detesta la evaluación anual del desempeño; evocan la gerencia de comando y control de la Teoría X. La típica evaluación anual de desempeño es un asunto unilateral: el gerente detalla las fortalezas y debilidades personales y profesionales de un empleado. Haga que cada evaluación de desempeño sea lo menos dolorosa posible, e incluso que sea productiva.

Pídales que llenen la información necesaria, revisen la tabla de responsabilidades y detallen los logros más satisfactorios. Con evaluaciones mensuales provisionales, las anuales serán menos traumáticas.

12. La relación con su jefe

La felicidad en el trabajo depende en grado notable de lo bien que se lleve con su jefe. Asegúrese de desarrollar y mantener una relación positiva. Recuerde lo que desea de sus empleados y ofrézcale ese desempeño a su jefe, junto con su lealtad. Mantenga a su jefe totalmente informado.

Averigüe qué necesita saber y con qué frecuencia necesita darle esa información. Resuelva las diferencias en privado; en público siempre demuéstre apoyo.

13. El gerente exitoso

Imagine que su supervisor, sus empleados o los ejecutivos del departamento de recursos humanos le piden que explique su filosofía de administración; quieren saber cómo prefiere trabajar. Demuestre su conocimiento al ofrecer las mejores respuestas posibles:

1. Su departamento de recursos humanos. Su objetivo es desarrollar una relación laboral fuerte con este departamento en todo lo que se refiere a los empleados y otros asuntos relacionados.
2. Sus empleados. Dígale a su personal que cree que todos ellos quieren aprovechar su talento individual al máximo. Prometa delegar trabajo importante y desafiante y tener reuniones de personal mensuales para mantener a todos informados sobre lo que sucede en la compañía. Explique abiertamente su intención de resolver desacuerdos en privado y priorizar una comunicación sana de dos vías. Explique que desea trabajar estrechamente con cada uno para desarrollar las responsabilidades laborales individuales que satisfagan su necesidad de autonomía. Pídales que informen los problemas para resolverlos conjuntamente.
3. Su supervisor. Asegúrese de que su jefe sepa que usted desea que trabajen bien juntos. Asegúrele que su departamento cumplirá sus objetivos. Haga su trabajo de forma que se refleje bien en la compañía. Esfuércese por mantenerse dentro del presupuesto, informar progresos y problemas, y demostrar su apoyo.

Recurso didáctico de apoyo

• Cualidades de un gerente exitoso