Objetivos didácticos

Al final de esta lección el estudiante podrá:

• Articular las formas en que la gestión del tiempo difiere de la escuela preparatoria a la universidad.
• Describir las razones y los efectos de la procrastinación y proporcionar estrategias para superarla.
• Describir formas de evaluar sus propias habilidades de gestión del tiempo.
• Discutir la importancia y el proceso de priorización.
• Articular la importancia del establecimiento de objetivos y la motivación.
• Detallar estrategias y tácticas específicas para administrar su tiempo.

Introducción

¿Cómo te sientes acerca de tus habilidades de gestión del tiempo? ¿Regularmente pospongo la realización de tareas que no me interesan o parecen desafiantes?, ¿Utilizo estrategias específicas de gestión del tiempo para completar las tareas?, ¿Me resulta difícil priorizar tareas porque no estoy seguro de lo que es realmente importante? ¿Estoy satisfecho con mi capacidad para administrar mi tiempo?. Estas preguntas te ayudarán a determinar cómo se relacionan contigo los conceptos de la lección en este momento. A medida que se te presentan nuevos conceptos y prácticas, puede ser informativo reflexionar sobre cómo cambia tu comprensión con el tiempo. Revisa estas preguntas al final para ver si sus sentimientos han cambiado.

Contenidos temáticos

1. Los beneficios de la gestión del tiempo
2. Gestión del tiempo en la universidad
3. Procrastinación: el enemigo interior
4. ¿Cómo administrar el tiempo?
5. Priorización: Autogestión de lo que haces y cuándo lo haces
6. Establecimiento de metas y motivación
7. Estrategias mejoradas para la gestión del tiempo y las tareas

Desarrollo del tema

1. Los beneficios de la gestión del tiempo

“La mala gestión del tiempo puede poner en marcha una serie de eventos que pueden poner en grave peligro el éxito de un estudiante”.

Una situación muy desafortunada pero demasiado común en la educación superior es el peligro que enfrentan los estudiantes debido a la mala gestión del tiempo. Muchos administradores universitarios que trabajan directamente con los estudiantes saben que un solo percance o un caso de mala administración del tiempo pueden desencadenar una serie de eventos que pueden poner en grave peligro el éxito de un estudiante. En algunos de los casos más extremos, el estudiante puede incluso no graduarse debido a ello.

Para comprender mejor cómo un caso de mala gestión del tiempo puede desencadenar una situación en cascada con resultados desastrosos, imagine que un estudiante tiene una tarea pendiente en una clase de negocios. Sabe que debería estar trabajando en ello, pero no está del todo de humor. En cambio, se convence a sí misma de que debería pensar un poco más en lo que necesita para completar la tarea y decide hacerlo mientras mira las redes sociales o tal vez juega un par de rondas más en su teléfono. Al poco tiempo, de repente se da cuenta de que se ha distraído y la noche se ha ido. Le queda poco tiempo para trabajar en su tarea. Se queda despierta más tarde de lo habitual tratando de completar la tarea, pero no puede terminarla. Agotada, decide que la trabajará por la mañana durante la hora que había planeado estudiar para su examen de matemáticas.

En este punto de nuestra historia, una noche de procrastinación no solo resultó en una tarea de clase de negocios mal hecha, sino que ahora tomará un examen de matemáticas para el que no ha estudiado. Tomará la prueba cansada por haberse quedado despierta hasta muy tarde la noche anterior. Su falta de gestión del tiempo ahora ha planteado problemas potenciales en dos cursos. Imagine que cada uno de estos problemas también causa problemas adicionales, como obtener puntajes bajos tanto en la tarea como en el cuestionario. Ahora tendrá que esforzarse más en ambos cursos para mejorar sus calificaciones. Cualquier otro problema que tenga con asignaciones futuras en cualquiera de los cursos podría causar un efecto dominó de circunstancias que comienza a abrumarla.

En nuestra situación imaginada, puedes ver cómo los eventos que se ponen en marcha por un poco de postergación pueden salirse rápidamente de control. Probablemente puedas pensar en experiencias similares en tu propia vida, cuando un poco de mala gestión del tiempo desencadenó una cadena de eventos que amenazaron con causar grandes problemas.

El alto costo de la mala gestión del tiempo

No es solo su desempeño académico el que puede verse afectado por eventos en cascada que tienen un efecto dominó en tu camino hacia la universidad. Y abandonar la escuela no es tu único peligro. Hay otras consecuencias que afectan el costo financiero para ti como estudiante si tu falta de habilidades para administrar el tiempo hacen que te retrase cuando termines la universidad.

Basado en una investigación independiente, un artículo del Washington Post detalla el impacto financiero que puede tener en un estudiante retrasar la graduación dos semestres. (Pasar unos años más en la universidad puede costarte más de lo que piensas, Danielle Douglas-Gabriel, 21 de junio de 2016)

De acuerdo con el artículo, hay un costo significativo asociado con el retraso de la graduación de la universidad por solo un año (abandonar y volver a tomar cursos, tomar menos de una carga completa de créditos, etc.). No solo pagarás la matrícula adicional, los libros de texto y otras tarifas asociadas con ir a la escuela, sino que si estás usando préstamos estudiantiles, también acumularás intereses sobre esos préstamos.

Vale la pena señalar que cualquier situación que provoque un retraso en la graduación tiene el potencial de aumentar el costo de la universidad. Esto también incluye asistir a la escuela a tiempo parcial. Si bien en algunos casos las responsabilidades pueden hacer que sea imposible ir a la escuela a tiempo completo, desde una perspectiva financiera, debe hacer todo lo posible para graduarse lo antes posible.

Si bien puede que no sea posible evitar los desafíos de la vida mientras está en la universidad, puede hacer mucho para evitar el caos y la reacción en cadena de eventos desafortunados que pueden causar. Esto se puede lograr mediante la priorización cuidadosa y los esfuerzos de gestión del tiempo.

2. Gestión del tiempo en la universidad

Preguntas a considerar:

• ¿La gestión del tiempo en la universidad es diferente a lo que estoy acostumbrado?
• ¿Qué tan diferente es el trabajo escolar de la universidad del trabajo de la preparatoria?

Es posible que descubras que la gestión del tiempo en la universidad es muy diferente a cualquier cosa que hayas experimentado anteriormente. Durante los últimos 12 años, casi todo tu tiempo escolar estuvo a cargo de los educadores y tus padres. Lo que hiciste y cuándo lo hiciste fue controlado por otros. En muchos casos, incluso el tiempo después de la escuela estaba establecido por actividades programadas (como el atletismo) y por tareas nocturnas que debían entregarse al día siguiente.

En el lugar de trabajo, la situación no es muy diferente, con las actividades y el tiempo dedicado a las tareas supervisadas por la empresa y su dirección. Esto es una parte tan importante del entorno de trabajo que muchas empresas investigan cuánto tiempo debe tomar cada tarea y responsabilizan a los empleados por el tiempo dedicado a estas funciones laborales. De hecho, tener estas habilidades te ayudará a sobresalir en el trabajo y en las entrevistas de trabajo.

En la universidad, hay una diferencia significativa porque una gran parte de la gestión del tiempo depende de ti. Si bien es cierto que hay fechas límite para las tareas y actividades organizadas en el salón de clases, el aprendizaje a nivel universitario requiere más que simplemente completar el trabajo. Implica la toma de decisiones y la capacidad de evaluar la información. Esto se logra mejor cuando tu eres un socio activo en tus propias actividades de aprendizaje.

Como ejemplo de cómo funciona esto, piensa en una tarea universitaria que implica hacer una presentación en el salón de clases. Para completar la tarea, se te da tiempo para investigar y reflexionar sobre la información encontrada. Como parte de la tarea, debes llegar a tus propias conclusiones y determinar qué información que has encontrado es la más adecuada para la presentación. Si bien la fecha de la presentación real y su duración generalmente los determina el instructor, la cantidad de tiempo que dedicas a recopilar información, las fuentes que usas y cómo las usas quedan a tu discreción.

Tienes mucho tiempo para administrar

Para el aprendizaje de nivel universitario, este enfoque es lo suficientemente importante como para pasar mucho más tiempo en actividades de aprendizaje fuera del aula que en el aula. De hecho, el tiempo estimado que debes dedicar será de al menos dos horas de aprendizaje externo por cada hora de conferencia. Algunas semanas pueden ser más intensas, dependiendo del momento del semestre y de los cursos que estés tomando. Si esas horas se multiplican por varios cursos en una misma sesión, se puede ver como hay una cantidad importante de tiempo que gestionar. Desafortunadamente, muchos estudiantes no siempre toman esto en consideración y pasan mucho menos tiempo del necesario para tener éxito. Los resultados de una mala gestión del tiempo suelen ser un shock para ellos.

“En la universidad, como participante activo de tu propia educación, lo que haces y cuándo lo haces lo determinas en gran medida tú”.

La naturaleza de lo que tienes que hacer ha cambiado

Volviendo a nuestro ejemplo de la tarea de presentación en el aula, puedes ver que los tipos de actividades de aprendizaje en la universidad pueden ser muy diferentes de lo que ha experimentado anteriormente. Si bien puede haber tareas similares en la preparatoria, como presentaciones o trabajos escritos, el nivel de expectativa con respecto a la extensión y profundidad es significativamente diferente en la universidad. Este punto queda muy claro cuando se comparan los datos sobre los requisitos del trabajo de la preparatoria con el tipo de trabajo que los estudiantes realizan en la universidad.

Una estadística muy fuerte que subraya esto proviene de un estudio realizado por el Centro de Investigación Pew. Descubrieron que el 82 por ciento de los adolescentes informan que sus tareas de escritura típicas de la preparatoria eran solo de un párrafo a una página de longitud. 2(Writing Technology and Teens, 2004, Pew Research Center) Esto contrasta marcadamente con una serie de fuentes que dicen que las tareas de escritura en los cursos universitarios de nivel inferior suelen tener de 5 a 7 páginas, mientras que las tareas de escritura en los cursos de nivel superior aumente a 15–20 páginas.

También es interesante notar que la cantidad de escritura realizada por un estudiante universitario puede variar según su programa de estudio. La siguiente tabla indica la cantidad promedio estimada de escritura asignada en varias disciplinas. Para estimar la cantidad de páginas de escritura asignada, la cantidad promedio de asignaciones de escritura de una longitud de página determinada se multiplicó por una cantidad aproximada de páginas para el tipo de asignación.

Las asignaciones de escritura varían en longitud

La tarea en preparatoria a menudo consiste en hojas de trabajo o tareas basadas en la lectura o en las actividades del salón de clases. En otras palabras, todos los estudiantes están haciendo las mismas tareas, relativamente al mismo tiempo, con poca autonomía sobre su propia educación.

Usando el ejemplo anterior de la tarea de presentación, no solo lo que hagas será de mayor escala, sino que la profundidad de la comprensión y el conocimiento que pondrá será significativamente mayor de lo que pudiste haber encontrado en tareas anteriores. Esto se debe a que se requieren mayores expectativas de los graduados universitarios en el lugar de trabajo. Casi cualquier profesión que requiera un título universitario conlleva un nivel de responsabilidad que exige un pensamiento de alto nivel y, por lo tanto, un aprendizaje superior. Un ejemplo citado a menudo de esto es el profesional de la salud. Los requisitos de aprendizaje para esa profesión son estrictos porque dependemos de esos graduados para nuestra salud y, en algunos casos, nuestras vidas. Si bien no todas las profesiones pueden requerir el mismo nivel de estudio necesario para la atención médica.

3. Procrastinación: el enemigo interior

Preguntas a considerar:

• ¿Por qué procrastinamos?
• ¿Cuáles son los efectos de la procrastinación?
• ¿Cómo podemos evitar la procrastinación?

En pocas palabras, la procrastinación es el acto de retrasar alguna tarea que debe completarse. Es algo que todos hacemos en mayor o menor grado. Para la mayoría de las personas, un pequeño aplazamiento no es motivo de gran preocupación. Pero hay situaciones en las que la procrastinación puede convertirse en un problema grave con mucho riesgo. Estos incluyen: cuando se convierte en un hábito crónico, cuando hay una cantidad de tareas para completar y poco tiempo, o cuando la tarea que se evita es muy importante.

Debido a que todos procrastinamos de vez en cuando, por lo general no le damos mucha importancia, y mucho menos pensamos en sus causas o efectos. Irónicamente, muchas de las razones psicológicas por las que evitamos una determinada tarea también nos impiden utilizar el pensamiento crítico para comprender por qué la procrastinación puede ser extremadamente perjudicial y, en algunos casos, difícil de superar.

Para tener éxito en la gestión del tiempo, debes comprender algunos de los obstáculos que pueden interponerse en tu camino. La dilación es a menudo uno de los más grandes. Lo que sigue es una descripción general de la procrastinación con algunas sugerencias sobre cómo evitarla.

Las razones detrás de la procrastinación

Hay varias razones por las que procrastinamos, y algunas de ellas pueden ser sorprendentes. Superficialmente, a menudo nos decimos a nosotros mismos que es porque la tarea es algo que no queremos hacer, o ponemos excusas de que hay otras cosas más importantes que hacer primero. En algunos casos, esto puede ser cierto, pero puede haber otros contribuyentes a la procrastinación que tienen sus raíces en nuestro bienestar físico o en nuestras propias motivaciones psicológicas.

Falta de energía

A veces simplemente no nos sentimos a la altura de una determinada tarea. Puede deberse a una incomodidad, una enfermedad o simplemente falta de energía. Si este es el caso, es importante identificar la causa y remediar la situación. Podría ser algo tan simple como la falta de sueño o una dieta inadecuada. De todos modos, si la falta de energía hace que procrastines continuamente hasta el punto en que comienzas a sentirte estresado por no hacer las cosas, definitivamente debes evaluar la situación y abordarla.

Falta de concentración

Al igual que tener poca energía física, la falta de concentración mental puede ser una causa de postergación. Esto puede deberse a fatiga mental, desorganización o dejarse distraer por otras cosas. Una vez más, al igual que la baja energía física, esto es algo que puede tener efectos de mayor alcance en su vida que van más allá del acto de simplemente evitar una tarea. Si es algo que es recurrente, debes evaluar adecuadamente la situación.

Miedo al fracaso

Muchas personas no son conscientes de esta causa de la procrastinación, especialmente si son la persona que evita las tareas debido a ella. Para decirlo en palabras simples, es un poco de engaño que nos jugamos a nosotros mismos al evitar una situación que nos hace sentir incómodos psicológicamente. Aunque no seas consciente de ello, la persona que se enfrenta a la tarea tiene miedo de no poder hacerla o de no poder hacerla bien. Si fallan en la tarea, los hará parecer incompetentes ante los demás o incluso ante ellos mismos. Donde entra el autoengaño es evitando la tarea. En la mente de la persona, pueden racionalizar que la razón por la que fallaron en la tarea fue porque se quedaron sin tiempo para completarla, no porque fueran incapaces de hacerlo en primer lugar.

Es importante tener en cuenta que el miedo al fracaso puede no tener nada que ver con la capacidad real de la persona que lo sufre. Podrían ser bastante capaces de hacer la tarea y desempeñarse bien, pero es el miedo lo que los detiene.

Los efectos de la procrastinación

Además de las causas de la procrastinación, también debes considerar qué efectos puede tener. Nuevamente, muchos de estos efectos son obvios y comúnmente entendidos, pero algunos pueden no ser tan obvios y pueden causar otros problemas.

Pérdida de tiempo

La pérdida de tiempo como efecto de la procrastinación es la más fácil de identificar ya que el acto de evitar una tarea se reduce a no usar el tiempo sabiamente. Se puede pensar en la procrastinación como el uso del tiempo que tiene para completar una tarea de manera que no cumpla con lo que debe hacerse.

Pérdida de objetivos

Otro de los efectos potencialmente adversos más obvios de la procrastinación es la pérdida de objetivos. Completar una tarea conduce a lograr una meta. Estos pueden ser grandes o pequeños (por ejemplo, desde hacer bien una tarea hasta ser contratado para un buen trabajo). Sin objetivos, es posible que haga más que retrasar el trabajo en una tarea: es posible que no la complete en absoluto. El riesgo de pérdida de objetivos es algo que impacta mucho.

Pérdida de autoestima

A menudo, cuando posponemos las cosas, nos frustramos y nos decepcionamos de nosotros mismos por no completar tareas importantes. Si esto continúa sucediendo, podemos comenzar a desarrollar una baja opinión de nosotros mismos y de nuestras propias habilidades. Comenzamos a sufrir de baja autoestima e incluso podemos comenzar a sentir que algo anda mal con nosotros. Esto puede conducir a otros factores mentales cada vez más negativos, como la ira y la depresión. Como puedes ver, es importante para nuestro propio bienestar evitar este tipo de efecto de procrastinación.

Estrés

La procrastinación causa estrés y ansiedad, lo que puede parecer extraño ya que el acto de procrastinar a menudo se trata de evitar una tarea que creemos que será estresante en sí misma. Cualquiera que haya notado esa sensación molesta cuando sabe que hay algo más que debería estar haciendo está familiarizado con esto.

Por otro lado, algunos estudiantes ven ese tipo de estrés como un impulso de urgencia mental. Posponen una tarea hasta que sienten esa oleada de motivación. Si bien esto puede haber funcionado en el pasado, rápidamente aprenden que postergar cuando se trata del trabajo universitario casi siempre incluye una subestimación de las tareas que se deben completar, a veces con resultados desastrosos.

Estrategias para mentalizarnos y manejar la procrastinación

Ahora que comprendes algunos de los principales problemas que puede producir la procrastinación, veamos métodos para manejar la procrastinación y ayudarlo a completar las tareas, sin importar cuán desagradables crea que podrían ser.

Organizarse

Gran parte de esta lección está dedicado a definir y explicar la naturaleza de la gestión del tiempo. La forma más efectiva de combatir la procrastinación es utilizar estrategias de gestión del tiempo y de proyectos, como cronogramas, establecimiento de metas y otras técnicas para realizar las tareas de manera oportuna.

Dejar de lado las distracciones

Varios de los métodos discutidos en esta lección se ocupan específicamente de las distracciones. Las distracciones matan el tiempo y son la forma principal en que las personas posponen las cosas. Es demasiado fácil simplemente jugar un videojuego un rato más, revisar las redes sociales o terminar de ver una película cuando estamos evitando una tarea. Dejar de lado las distracciones es una de las funciones principales de establecer prioridades.

Recompénsate

Recompensarte por completar tareas o alcanzar metas es una buena manera de evitar la procrastinación. Un ejemplo de esto sería recompensarse con el tiempo para ver una película que disfrutaría después de haber terminado las cosas que necesita hacer, en lugar de usar la película para evitar hacer las cosas.

Sea responsable: dígaselo a alguien más

Una fuerte herramienta de motivación es hacernos responsables diciéndole a otra persona que vamos a hacer algo y cuándo lo vamos a hacer. Puede parecer que esto no sería muy efectivo, pero a nivel psicológico nos sentimos más obligados a hacer algo si le decimos a otra persona. Puede estar relacionado con nuestra necesidad de aprobación por parte de los demás, o simplemente puede servir para establecer un nivel de compromiso. De cualquier manera, puede ayudarnos a concentrarnos en la tarea y evitar la procrastinación, especialmente si tomamos nuestra responsabilidad ante otra persona lo suficientemente en serio como para justificar contactar a esa persona y disculparnos por no hacer lo que dijimos que íbamos a hacer.

4. ¿Cómo administrar el tiempo?

Preguntas a considerar:

• ¿Cómo puedo usar estimaciones de tiempo en tareas para mejorar la gestión del tiempo?
• ¿Qué comportamientos pueden ayudar o dificultar cuando se trata de administrar el tiempo?

En la siguiente sección, aprenderá a administrar el tiempo y priorizar tareas. Esta no es solo una habilidad valiosa para seguir una educación, sino que puede convertirse en una habilidad que lo seguirá por el resto de su vida, especialmente si su carrera lo lleva a un rol de liderazgo.

Cómo administrar el tiempo

La forma más sencilla de administrar tu tiempo es planificar con precisión cuánto tiempo te llevará realizar cada tarea y luego reservar esa cantidad de tiempo. Cómo divides el tiempo depende de ti. Si te va a tomar cinco horas estudiar para un examen final, puedes planear repartirlo en cinco días, con una hora cada noche, o puedes planear dos horas una noche y tres horas la siguiente. Lo que no querrías hacer es planear estudiar solo unas pocas horas la noche antes del examen y descubrir que te quedaste muy corto en el tiempo que estimaste que necesitarías. Si eso sucediera, se habría quedado sin tiempo antes de terminar, sin forma de volver atrás y cambiar su decisión. En este tipo de situación, incluso podría tener la tentación de «pasar toda la noche», que es una frase que se ha utilizado entre los estudiantes universitarios durante décadas. En esencia, significa pasar toda la noche sin dormir y usar ese tiempo para terminar una tarea. Si bien este método de tratar de compensar la mala planificación es lo suficientemente común como para tener un nombre, rara vez produce el mejor trabajo.

De todas las partes de la gestión del tiempo, predecir con precisión cuánto tiempo llevará una tarea suele ser la más difícil y la más difícil de alcanzar. Parte del problema proviene del hecho de que la mayoría de nosotros no somos cronometradores muy precisos, especialmente cuando estamos ocupados aplicándonos a una tarea. El otro problema que hace que sea tan difícil estimar con precisión el tiempo de una tarea es que nuestras estimaciones también deben tener en cuenta cosas como interrupciones o problemas imprevistos que causan retrasos.

Cuando se trata de actividades académicas, muchas tareas pueden depender de la finalización de otras cosas primero, o el tiempo que lleva una tarea puede variar de una instancia a otra, lo que se suma a la complejidad y dificultad de estimar cuánto tiempo y esfuerzo. son requeridos.

Por ejemplo, si un docente asignó tres capítulos de lectura, realmente no tendría idea de cuánto tiempo podría tomar leer cada capítulo hasta que los mirara. El primer capítulo puede tener 30 páginas, mientras que el segundo tiene 45. El tercer capítulo puede tener solo 20 páginas, pero está compuesto principalmente de cuadros y gráficos para que los compares. Por el número de páginas, podría parecer que el tercer capítulo tomaría la menor cantidad de tiempo, pero en realidad estudiar tablas y gráficos para recopilar información puede llevar más tiempo que la lectura normal.?

Para complicar aún más las cosas, cuando se trata de estimar el tiempo dedicado a una tarea para algo tan común como la lectura, no todas las lecturas requieren la misma cantidad de tiempo. La ficción, por ejemplo, suele ser una lectura más rápida que un manual técnico. Pero algo como la novela Finnegan’s Wake de James Joyce se considera tan difícil que la mayoría de los lectores nunca la terminan.

Conociéndote a ti mismo

Si bien puedes encontrar todo tipo de estimaciones en línea sobre cuánto tiempo puede llevar una determinada tarea, es importante saber que estos son solo promedios. Las personas leen a diferentes velocidades, las personas escriben a diferentes velocidades y esos números incluso cambian para cada individuo dependiendo del entorno.

Si estás tratando de leer en un entorno que tiene distracciones (p. ej., conversaciones, llamadas telefónicas, etc.), leer 10 páginas puede llevarte mucho más tiempo que si estás leyendo en un área tranquila. Del mismo modo, puedes estar leyendo en un ambiente tranquilo (p. ej., en la cama después de que todos en la casa se hayan ido a dormir), pero si estás cansado, tu atención y retención pueden no ser lo que sería si estuvieras descansado.

En esencia, la única forma en que podrá administrar su tiempo con precisión es conocerse a sí mismo y saber cuánto tiempo le lleva hacer cada tarea. Pero, ¿por dónde empezar?

A continuación, encontrarás una tabla de actividades académicas universitarias comunes. Esta lista se compiló a partir de una gran cantidad de fuentes diferentes, incluidas universidades, editoriales y educadores profesionales, para ayudar a los estudiantes a estimar su propio tiempo en las tareas. El propósito de esta tabla es brindarte un lugar para comenzar tus estimaciones e ilustrar cómo los diferentes factores pueden afectar el tiempo real invertido.

Notarás que al lado de cada tarea hay una columna para la unidad , seguida del tiempo promedio en la tarea y una columna para notas. La unidad es lo que se mide (p. ej., páginas leídas, páginas escritas, etc.), y el tiempo en la tarea es el tiempo promedio que les toma a los estudiantes realizar estas tareas. Es importante prestar atención a la columna de notas, porque allí encontrarás factores que influyen en el tiempo de la tarea. Estos factores pueden cambiar drásticamente la cantidad de tiempo que toma la actividad.

Tiempo en la tarea

Nuevamente, estos son promedios, y no significa nada si tus tiempos son un poco más lentos o un poco más rápidos. No hay una «cantidad de tiempo adecuada», solo el tiempo que te lleva hacer algo para que puedas planificar y administrar tu tiempo con precisión.

También hay otro elemento a buscar en la tabla. Estas son diferenciaciones en las actividades similares que también afectarán el tiempo que pasas. Un buen ejemplo de esto se puede encontrar en las primeras cuatro filas. Cada una de estas actividades involucra la lectura, pero puedes ver que dependiendo del material que se lea y su complejidad, el tiempo dedicado puede variar mucho. Estas diferencias en el tiempo no solo dan cuenta de los diferentes tipos de materiales que puedes leer, sino que también tienen en cuenta el tiempo necesario para pensar en lo que estás leyendo, verdaderamente entender y comprender lo que está diciendo.

Preguntas a considerar:

• ¿Por qué es importante la priorización?
• ¿Cuáles son los pasos involucrados en la priorización?
• ¿Cómo trato una situación en la que las prioridades de los demás no son las mismas que las mías?
• ¿Qué hago cuando las prioridades entran en conflicto?
• ¿Cuáles son las mejores maneras de asegurarme de completar las tareas?

5. Priorización: Autogestión de lo que haces y cuándo lo haces

Otro componente clave en la gestión del tiempo es el de la priorización. La priorización se puede considerar como ordenar tareas y asignarles tiempo en función de sus necesidades o valores identificados.

La siguiente sección brinda información no solo para ayudar a priorizar tareas y acciones en función de la necesidad y el valor, sino también sobre cómo comprender mejor los factores que contribuyen a la priorización.

Cómo priorizar

El enemigo de una buena priorización es el pánico, o al menos tomar decisiones basadas en reacciones estrictamente emocionales. Puede ser demasiado fácil responder de inmediato a un problema tan pronto como aparece sin pensar en las consecuencias de su reacción y cómo podría afectar otras prioridades. Es muy natural que queramos eliminar una situación estresante tan pronto como podamos. Queremos que las emociones adversas salgan del camino lo más rápido posible. Pero cuando se trata de hacer malabarismos con múltiples problemas o tareas para completar, priorizarlos primero puede significar la diferencia entre completar todo satisfactoriamente y no completar nada en absoluto.

Asegúrese de comprender los requisitos de cada tarea

Una de las mejores formas de tomar buenas decisiones sobre la priorización de tareas es comprender los requisitos de cada una. Si tiene varias tareas para completar y supone que una de esas tareas solo tomará una hora, puede posponerla hasta que terminen las demás. Su suposición podría ser desastrosa si encuentra, una vez que comienza la tarea, que hay varios componentes adicionales que no tuvo en cuenta y el tiempo para completar será cuatro veces más largo de lo que estimó. O bien, una de las asignaciones puede depender de los resultados de otra, como participar en un estudio y luego escribir un informe sobre los resultados. Si no es consciente de que una tarea depende de la finalización de la otra antes de comenzar, sin darse cuenta podría hacer las tareas fuera de orden y tener que comenzar de nuevo.

Tomar decisiones sobre la importancia, el impacto en otras prioridades y la urgencia

Una vez que esté al tanto de los requisitos para cada tarea, puede decidir sus prioridades en función de la importancia de la tarea y qué cosas deben terminarse en qué orden.

Para resumir: los componentes clave para la priorización son asegurarse de comprender cada tarea y tomar decisiones basadas en la importancia, el impacto y la urgencia.

¿Quién está conduciendo sus tareas?

Otra cosa a tener en cuenta al abordar la gestión del tiempo es que, si bien puede tener una mayor autonomía en la gestión de su propio tiempo, muchas de sus tareas están siendo impulsadas por una serie de personas diferentes. Estas personas no solo desconocen las otras cosas que debe hacer, sino que a menudo tienen objetivos que están en conflicto con sus otras tareas. Esto significa que diferentes instructores, su gerente en el trabajo o incluso sus amigos pueden estar tratando de hacer valer sus necesidades en sus prioridades. Un ejemplo de esto podría ser un jefe al que le gustaría que usted trabajara algunas horas extra, pero planeaba usar ese tiempo para investigar para un artículo.

Al igual que evaluar los requisitos y necesidades para cada prioridad, hacer lo mismo con la forma en que otros pueden influir en su tiempo disponible puede ser una parte importante de la gestión del tiempo. En algunos casos, mantener a otros informados sobre sus prioridades puede ayudar a evitar posibles conflictos (p. ej., informar a su jefe que necesitará tiempo para estudiar cierta noche, informar a sus amigos que planea hacer un proyecto de diario el sábado pero puede hacer algo el domingo, etc.).

Será importante que seas consciente de cómo otros pueden impulsar tus prioridades y que escuches tu propio buen juicio. En esencia, la administración del tiempo en la universidad se trata tanto de administrar todos los elementos de su vida como de administrar el tiempo para la clase y para completar las tareas.

Tomar la decisión difícil cuando se necesita

Ocasionalmente, independientemente de cuánto hayas planeado o qué tan bien hayas administrado tu tiempo, surgen eventos en los que se vuelve casi imposible lograr todo lo que necesitas en el tiempo requerido. Si bien esto es muy desafortunado, simplemente no se puede evitar. Como dice el refrán, “las cosas pasan”.

Encontrarse en este tipo de situación es cuando la priorización se vuelve más importante. Es posible que te encuentres en la incómoda posición de solo poder completar una tarea u otra en el tiempo dado. Cuando esto ocurre con las tareas de la universidad, el dilema puede ser extremadamente estresante, pero es importante no sentirse abrumado por la ansiedad de la situación para que pueda tomar una decisión cuidadosamente calculada en función del valor y el impacto de su elección.

“¿Qué haces cuando te enfrentas a conflictos de prioridad?”

Como ilustración, imagina una situación en la que crees que solo puedes completar una de dos tareas que son importantes y urgentes, y debes elegir cuál terminarás y cuál no. Aquí es cuando se vuelve crítico comprender todos los factores involucrados. Si bien puede parecer que la tarea que vale más puntos para su calificación es la forma en que eliges, en realidad hay una serie de otros atributos que pueden influir en tu decisión para aprovechar al máximo una mala situación. Por ejemplo, una de las tareas pueden valer solo una cantidad mínima de puntos para tu calificación total, pero puede ser fundamental para el resto del curso. No terminarlo, o terminarlo tarde, también puedes poner en peligro otras asignaciones futuras.

Si te encuentras en una situación similar, el primer paso es tratar de encontrar una manera de terminar todo, independientemente de los desafíos. Si eso simplemente no puede suceder, el siguiente paso inmediato sería comunicarse con tus instructores para informarles sobre la situación. Es posible que puedan ayudarlo a decidir un curso de acción, o pueden tener opciones en las que no había pensado. Solo entonces puede tomar decisiones sobre priorizar en una situación difícil.

La clave aquí es asegurarte de que conoces y comprendes todas las ramificaciones para ayudare a tomar la mejor decisión cuando la situación lo obliga a tomar una decisión difícil entre las prioridades.

Completando las tareas

Otra parte importante de la administración del tiempo es desarrollar enfoques que te ayudarán a completar las tareas de una manera que sea eficiente y funcione para ti. La mayor parte de esto se reduce a un poco de planificación y a estar lo más informado posible sobre los detalles de cada tarea.

Saber lo que necesitas hacer

Como se discutió en partes anteriores de esta lección, muchas actividades de aprendizaje tienen múltiples componentes y, a veces, deben ocurrir en un orden específico. Además, algunos elementos pueden depender no solo del orden en que se completan, sino también de cómo se completan. Para ilustrar esto, analizaremos una tarea que generalmente se considera simple: asistir a una sesión de clase. En este análisis, veremos no solo lo que debe lograrse para aprovechar al máximo la experiencia, sino también cómo cada elemento depende de los demás y debe realizarse en un orden específico. El siguiente gráfico muestra la interrelación entre las diferentes actividades, muchas de las cuales inicialmente pueden no parecer lo suficientemente significativas como para merecer una mención, pero resulta obvio que otros elementos dependen de ellas cuando se enumeran de esta manera.

Como puedes ver en el gráfico anterior, incluso una tarea tan simple como «ir a clase» se puede dividir en varios elementos diferentes que dependen en gran medida de otras tareas. Un ejemplo de esto es prepararse para la lectura de la clase leyendo los materiales con anticipación para que la lectura y cualquier concepto complejo sean más fáciles de seguir. Si lo hiciste al revés, podrías perder la oportunidad de hacer preguntas o recibir aclaraciones sobre la información presentada durante la conferencia.

Comprender lo que debes hacer y cuándo debes hacerlo se puede aplicar a cualquier tarea, sin importar cuán simple o compleja sea. Saber lo que necesitas hacer y planificarlo puede contribuir en gran medida al éxito y evitar sorpresas desagradables.

Saber cómo lo harás

Una vez que tengas una comprensión clara de lo que debes hacer para completar una tarea (o los componentes de una tarea), el siguiente paso es crear un plan para completar todo.

Esto puede no ser tan fácil o tan simple como declarar que terminará la primera parte, luego pasará a la segunda parte, y así sucesivamente. Cada componente puede necesitar diferentes recursos o habilidades para completarse, y le conviene identificarlos con anticipación e incluirlos como parte de su plan.

Una buena analogía para este tipo de planificación es pensar en ello de la misma manera que se prepararía para un viaje largo. Con un viaje largo, probablemente no saldrías por la puerta principal y luego decidirías cómo llegar a donde vas. Hay demasiadas otras decisiones que tomar y tareas que completar en torno a cada elección. Si decidiera que viajaría en avión, necesitaría comprar boletos y programar su viaje según los horarios de los vuelos. Si decide ir en automóvil, necesitará dinero para gasolina y posiblemente un mapa o un dispositivo GPS. ¿Qué pasa con la ropa? La ropa que necesitará depende de cuánto tiempo estará fuera y de cómo será el clima. Si está lo suficientemente lejos como para necesitar hablar otro idioma,

Lo que sigue es una lista de planificación que puede ayudarte a pensar y prepararse para las tareas que está a punto de comenzar.

¿Qué recursos necesitarás?

La primera parte de esta lista puede parecer tan obvia que debería pasarse por alto, pero es, con mucho, una de las más críticas y una de las que más se pasa por alto. ¿Alguna vez planeó un viaje pero olvidó su par de zapatos más cómodos o se olvidó de reservar una habitación de hotel? Si un recurso que falta es importante, todo el proyecto puede detenerse por completo. Incluso si el recurso que falta es un componente menor, aún puede alterar drásticamente el resultado final.

Las actividades de aprendizaje son muy parecidas en este sentido, y también es importante tener en cuenta que los recursos pueden no estar limitados a objetos físicos como papel o tinta. La información también puede ser un recurso crítico. De hecho, uno de los aspectos que los nuevos estudiantes universitarios pasan por alto con mayor frecuencia en la planificación es la cantidad de investigación, lectura e información que necesitarán para completar las tareas.

Por ejemplo, si tuvieras una tarea en la que se suponía que debía comparar y contrastar una novela con una película adaptada de esa novela, sería importante tener acceso tanto a la película como al libro como recursos. Tus planes para completar el trabajo podrían desmoronarse rápidamente si te enteras de que la noche que planeaste ver la película, ya no estaba disponible.

¿Qué habilidades necesitarás?

Una mala planificación o una mala suposición en esta área pueden ser desastrosas, especialmente si alguna parte de la tarea tiene una curva de aprendizaje pronunciada. No importa qué tan bien planeaste las otras partes del proyecto, si se necesita alguna habilidad que no tiene y no tiene idea de cuánto tiempo llevará aprender, puede ser una mala situación.

Imagina un escenario en el que uno de tus proyectos de clase es crear un póster. Tienes la intención de utilizar algún tipo de software de imágenes para producir gráficos y cuadros de aspecto profesional para el cartel, pero nunca antes ha utilizado el software de esa manera. Parece bastante fácil, pero una vez que comienza, descubres que los gráficos se siguen imprimiendo con la resolución incorrecta. Busca una solución en línea, pero lo único que puede encontrar requiere que los vuelva a crear en una configuración diferente. Desafortunadamente, esa parte del proyecto ahora tomará el doble de tiempo.

Puede ser extremadamente difícil recuperarse de una situación como esa, y se podría haber evitado si se hubiera tomado el tiempo de aprender cómo hacerlo correctamente antes de comenzar o al menos al incluir en su agenda algo de tiempo para aprender y practicar.

Establecer plazos

Por supuesto, la mejor manera de abordar la gestión del tiempo es establecer plazos realistas que tengan en cuenta qué elementos dependen de qué otros y el orden en que deben completarse. Darte dos días para escribir una obra de ficción de 20 páginas no es muy realista cuando incluso muchos autores profesionales promedian solo 6 páginas por día. Tus intenciones pueden estar bien fundadas, pero tu uso de plazos poco realistas no tendrá mucho éxito.

Establecer plazos apropiados y cumplirlos es muy importante, tanto que varias secciones en el resto de este tema se refieren a prácticas efectivas de plazos.

Se Flexible

Es irónico que el elemento de esta lista que viene justo después de un fuerte estímulo para establecer plazos y cumplirlos sea la sugerencia de ser flexible. La razón por la que ser flexible ha hecho esta lista es porque incluso los planes mejor trazados y los esfuerzos de gestión del tiempo más precisos pueden dar un giro inesperado. La idea detrás de ser flexible es reajustar tus planes y plazos cuando sucede algo que desbarate las cosas. Lo peor que podría hacer en tal situación es entrar en pánico o simplemente dejar de trabajar porque el próximo paso en tu cuidadosa planificación se ha convertido repentinamente en un obstáculo. El momento en que ve que algo en tu plan puede convertirse en un problema es cuando debes comenzar a reajustar tu plan.

Ajustar un plan a lo largo del camino es increíblemente común. De hecho, muchos gerentes de proyectos profesionales han aprendido que parece que siempre sucede algo o siempre hay algún retraso, y han desarrollado un enfoque para lidiar con la inevitable necesidad de cierta flexibilidad. En esencia, se podría decir que incluso están planificando problemas, errores o retrasos desde el principio y, a menudo, agregarán un poco de tiempo adicional para cada tarea para ayudar a garantizar que un problema no descarrile todo el proyecto o que la finalización del proyecto no pierde la fecha de vencimiento final.

“Mientras trabaja en las tareas, asegúrese de estar siempre monitoreando y adaptándose para asegurarse de completarlas”.

La importancia de dónde haces tu trabajo

Una gran parte de garantizar que pueda completar las tareas a tiempo consiste en establecer las condiciones que le permitirán hacer bien el trabajo. Mucho de esto tiene que ver con el entorno en el que harás tu trabajo. Esto no solo incluye el espacio físico como un área de trabajo, sino otras condiciones como estar libre de distracciones y su bienestar físico y actitud mental.

El espacio correcto

Las cosas simples, como dónde está configurado para hacer tu trabajo, no solo pueden ayudar a tu eficiencia, sino que también pueden afectar qué tan bien puedes trabajar o incluso si puedes completar el trabajo. Un ejemplo de esto podría ser escribir en una computadora portátil. Si bien puede parecer más cómodo recostarte en un sofá y escribir un documento largo, sentarte en un escritorio o mesa en realidad aumenta la velocidad de escritura y reduce la cantidad de errores. Incluso el tipo de mouse que usas puede afectar la forma en que trabaja, y usar uno con el que te sienta cómodo puede marcar una gran diferencia.

Hay una serie de otros factores que también pueden entrar en juego. ¿Tienes suficiente espacio? ¿Está desordenado el espacio o tiene espacio para guardar materiales de referencia y otras cosas que pueda necesitar al alcance de la mano? ¿Hay otras formas en las que podrías trabajar que podrían ser aún más eficientes? Por ejemplo, comprar un segundo monitor económico, incluso de segunda mano, podría ser la clave para disminuir la cantidad de tiempo que pasa cuando puedes mostrar más de un documento a la vez.

La clave es encontrar lo que funciona para ti y tratar tu espacio de trabajo como otro recurso importante necesario para terminar la tarea.

Libre de distracciones

Pocas cosas son más frustrantes que tratar de trabajar mientras hay distracciones a tu alrededor. Si otras personas te interrumpen continuamente o hay cosas que siguen distrayendo tu atención de la tarea que tienes entre manos, todo lleva más tiempo y eres más propenso a cometer errores.

Muchas personas dicen que funcionan mejor con distracciones (prefieren dejar la televisión o la radio encendidas), pero la verdad es que un entorno con demasiadas interrupciones rara vez es útil cuando se requiere concentración. Antes de decidir que la televisión o los compañeros de habitación parlanchines no lo molestan cuando trabaja, tome una cuenta honesta del trabajo que produce con interrupciones en comparación con el trabajo que hace sin él.

Si encuentras que tu trabajo es mejor sin distracciones, es una buena idea crear un entorno que reduzca las interrupciones. Esto puede significar que tienes que ir a una habitación privada, usar auriculares o ir a algún lugar como una biblioteca para trabajar. De todos modos, la importancia de un entorno libre de distracciones no se puede enfatizar lo suficiente.

Trabajando en el momento adecuado

La mayoría de las personas están sujetas a sus propios ritmos, ciclos y preferencias a lo largo del día. Algunos están alertas y llenos de energía por las mañanas, mientras que otros se consideran «noctámbulos» y prefieren trabajar después de que todos los demás se hayan ido a dormir. Puede ser importante estar al tanto de sus propios ciclos y usarlos a su favor. Rara vez alguien hace su mejor trabajo cuando está exhausto, ya sea física o mentalmente. Así como puede ser difícil trabajar cuando está físicamente enfermo, también puede ser un obstáculo para tratar de aprender o hacer trabajo mental cuando está cansado o emocionalmente molesto.

Tu entorno de trabajo definitivamente incluye tu propio estado de ánimo y bienestar físico. Ambos tienen una influencia significativa en tu capacidad de aprendizaje y producción. Debido a esto, no solo es importante ser consciente de tu propia condición y preferencias de trabajo, sino también tratar de crear condiciones que te ayuden en estas áreas. Un enfoque es reservar un tiempo específico para hacer ciertos tipos de trabajo. Es posible que descubras que te concentras mejor después de haber comido una comida. Si ese es el caso, acostúmbrate a hacer la tarea todas las noches después de la cena. O puedes disfrutar leyendo más después de que estés listo para acostarte, por lo que haces tus tareas de lectura justo antes de irte a dormir por la noche. Algunas personas descubren que son más creativas durante un momento determinado del día o que te sienten más cómodas escribiendo con una iluminación sutil.

6. Establecimiento de metas y motivación

Preguntas a considerar:

• ¿Cómo establezco metas motivacionales?
• ¿Qué son los objetivos SMART?
• ¿Cuál es la importancia de un plan de acción?
• ¿Cómo sigo mi plan?

La motivación a menudo significa la diferencia entre el éxito y el fracaso. Eso se aplica a la escuela, a tareas específicas y a la vida en general. Una de las formas más efectivas de mantenerse motivado es establecer metas.

Las metas pueden ser grandes o pequeñas. Una meta puede variar desde voy a escribir una página extra esta noche , voy a trabajar para obtener una A en este curso , hasta voy a graduarme entre los mejores de mi clase para poder comenzar mi carrera. con una muy buena posición. Lo mejor de las metas es que pueden incluir e influir en una serie de otras cosas que funcionan para lograr un panorama mucho más amplio. Por ejemplo, si tu meta es obtener una A en cierto curso, toda la lectura, el estudio y cada tarea que hagas para ese curso contribuirá a la meta más grande. Tienes motivación para hacer cada una de esas cosas y para hacerlas bien.

Establecer objetivos es algo de lo que se habla con frecuencia, pero a menudo se trata como algo abstracto. Al igual que la gestión del tiempo, el establecimiento de objetivos se realiza mejor con una cuidadosa reflexión y planificación. La siguiente sección explicará cómo puede aplicar técnicas probadas para establecer metas y cuáles pueden ser los beneficios de cada una.

Establece metas que te motiven

Lo primero que debes saber sobre el establecimiento de objetivos es que un objetivo es un resultado final específico que desea. Si el objetivo no es algo que realmente te interese, hay poca motivación para lograrlo. Piensa en cuando eras mucho más joven y un adulto bien intencionado te fijó una meta, algo que realmente no te atraía en absoluto. ¿Qué tan motivado estabas para lograr la meta? Lo más probable es que si tuviste éxito en alcanzar la meta, fue porque estabas motivado por ganarte la aprobación de alguien o recibir una posible recompensa, o porque estabas preocupado por evitar algo adverso que podría suceder si no hacías lo que habías hecho te dijeron desde una perspectiva honesta en esa situación, tu objetivo real se basaba en otra cosa, no en el cumplimiento de la meta que se te había fijado. Para aprovechar al máximo los objetivos que te propongas, eso no quiere decir que no debas establecer metas que estén respaldadas por otras motivaciones (por ejemplo, si terminaste de estudiar el viernes, puedes salir el sábado), pero la idea es ser intelectualmente honesto con tus metas.

Establecer objetivos INTELIGENTES

Los objetivos también deben ser SMART. En este caso, la palabra inteligente no es solo una descripción inteligente del tipo de objetivo, sino que también es un acrónimo que significa Específico, Medible, Alcanzable, Relevante y Con límite de tiempo. La razón por la que todos estos son rasgos deseables para sus objetivos es porque no solo lo ayudan a planificar cómo alcanzar el objetivo, sino que también pueden contribuir a sus procesos de toma de decisiones durante la etapa de planificación.

¿Qué significa crear metas SMART?

• Específico: para que un objetivo sea específico, debe estar lo suficientemente definido como para determinar realmente el objetivo. La meta de conseguir un buen trabajo cuando me gradúe es demasiado general. No define lo que es un buen trabajo. De hecho, ni siquiera incluye necesariamente un trabajo en la profesión elegida. Un objetivo más específico sería algo así como ser contratado como enfermero en un lugar de trabajo donde sea agradable trabajar y que tenga posibilidades de promoción.
• Medible: el concepto de medible es uno que a menudo se pasa por alto al establecer metas. Lo que esto significa es que el objetivo debe tener resultados claramente definidos que sean lo suficientemente detallados para medir y que puedan usarse para planificar cómo logrará el objetivo. Por ejemplo, establecer la meta de tener un buen desempeño en la escuela es un poco indefinido, pero establecer la meta de graduarte con un GPA superior a 3.0 es medible y algo con lo que se puede trabajar. Si tu objetivo es medible, puedes saber de antemano cuántos puntos tendrás que ganar en una tarea específica para permanecer en ese rango o cuántos puntos necesitarás recuperar en la siguiente tarea si no lo hace tan bien como lo planeaste.
• Alcanzables: las metas alcanzables o alcanzables significa que son razonables y están dentro de tu capacidad para lograrlas. Si bien la meta de ganar un millón de dólares extra para el final de la semana es algo que sería bueno lograr, las probabilidades de que puedas lograrlo en una sola semana no son muy realistas.
• Relevante: Para el establecimiento de metas, relevante significa que se aplica a la situación. En relación con la universidad, la meta de conseguir un caballo para montar no es muy relevante, pero conseguir un transporte confiable es algo que contribuiría a tu éxito en la escuela.
• Con límite de tiempo: con límite de tiempo significa establecer un marco de tiempo específico para lograr el objetivo. Tendré mi trabajo escrito para el miércoles, tiene un límite de tiempo. Sabes cuando tienes que cumplir el objetivo. Escribiré mi artículo pronto no lo ayuda a planificar cómo y cuándo logrará la meta.

En la siguiente tabla puedes ver algunos ejemplos de objetivos que siguen y no siguen el sistema SMART. A medida que lea cada uno, piense qué elementos los hacen INTELIGENTES o cómo podría cambiar los que no lo son.

Hacer un plan de acción

Como cualquier otra cosa, hacer un plan de acción paso a paso de cómo logrará tus objetivos es la mejor manera de asegurarse de que los alcances. No importa si es una meta más pequeña con resultados inmediatos (por ejemplo, terminar toda la tarea para el viernes) o algo más grande que lleva varios años lograr (graduarse con mi título en la cantidad de tiempo adecuada).

Las técnicas de planificación que utilizas para la gestión del tiempo y el logro de objetivos pueden ser similares. De hecho, el establecimiento preciso de objetivos es una parte muy importante de la gestión del tiempo si tratas la finalización de cada tarea como un objetivo.

Lo que sigue es un ejemplo de un plan de acción simple que enumera los pasos para escribir un artículo breve. Puedes usar algo como esto o modificarlo de una manera que se adapte mejor a tus propias preferencias.

Plan de ACCION

Otro enfoque útil para el establecimiento de objetivos es crear objetivos SMART y luego escribirlos. Para la mayoría de las personas hay un mayor nivel de compromiso cuando escribimos algo. Si tienes tus objetivos escritos, puedes referirte a cada componente del acrónimo SMART y asegurarte de que está en camino de lograrlo.

¡Quedarte con eso!

Como con cualquier otra cosa, la clave para alcanzar las metas es perseverar, mantenerte motivado y superar cualquier obstáculo en el camino. A continuación encontrarás siete métodos que utilizan las personas de gran éxito para lograrlo.

1. Aumentar la responsabilidad personal. Adoptar la mentalidad de que tú eres el único responsable de tus objetivos. Es posible que aparezcan obstáculos y obstáculos en el camino, pero tú eres responsable de sortearlos y superarlos. ¡Toma el control del viaje! Los problemas no son problemas de otras personas. Son para que tú resuelva.
2. Recompénsate por completar la tarea. Todos estamos motivados por las recompensas. Usa esto para tu beneficio y obtén recompensas por un trabajo bien hecho.
3. Asegúrate de que sean tus objetivos. Nuevamente, tu nivel de motivación no es tan alto si el resultado final no es algo que desea lograr.
4. Visualiza los resultados. Tener en cuenta los beneficios y visualizar los resultados finales de cada objetivo es extremadamente efectivo para mantener la motivación.
5. Divide el objetivo en tareas manejables. Como con cualquier tarea, lograr el todo es más fácil cuando cada parte se aborda individualmente.
6. Aprovecha la energía de otras personas. Rodéate de otras personas que estén motivadas. Como humanos, somos criaturas sociales, lo que significa que nuestros estados de ánimo y emociones pueden verse influenciados por otros. Si estás rodeado de otras personas positivas que trabajan para lograr sus propios objetivos, su energía puede volverse contagiosa.
7. Recuerda por qué establecer la meta: este último elemento es de suma importancia, especialmente para las metas a largo plazo. A veces es demasiado fácil dejarse llevar por la monotonía de una tarea difícil y olvidar por qué estás haciendo algo en primer lugar. Recordarte a ti mismo el objetivo final ayuda a reforzar todo lo que haces que funciona para lograr tu objetivo.

7. Estrategias mejoradas para la gestión del tiempo y las tareas

Preguntas a considerar:

• ¿Qué estrategia me ayuda a priorizar mis tareas principales?
• ¿Cómo hago el mejor uso de mi tiempo al priorizar?
• ¿Cómo me aseguro de abordar las tareas desagradables en lugar de posponerlas?
• ¿Cuál es la mejor manera de planificar tareas a largo plazo?
• ¿Cómo encuentro tiempo en una agenda apretada?

A lo largo de los años, las personas han desarrollado una serie de estrategias diferentes para administrar el tiempo y las tareas. Algunas de las estrategias han demostrado ser efectivas y útiles, mientras que otras se han considerado no tan útiles.

La buena noticia es que los enfoques que no funcionan muy bien o que realmente no ayudan a administrar el tiempo no se transmiten muy a menudo. Pero otros, aquellos que la gente encuentra de valor, lo hacen. Lo que sigue aquí son tres estrategias únicas que se han convertido en elementos básicos de la gestión del tiempo. Si bien no todos encontrarán que los tres funcionan para ellos en todas las situaciones, suficientes personas los han encontrado beneficiosos para pasarlos junto con recomendaciones altas.

Los tres mejores diarios

La idea detrás del enfoque de los tres principales diarios es que determinar tres cosas que son las más importantes para terminar ese día, y estas se convierten en las tareas que completar. Es una técnica muy simple que es efectiva porque cada día estás terminando tareas y eliminándolas de tu lista. Incluso si te tomaste un día libre a la semana y no completaste ninguna tarea ese día en particular, una estrategia de los tres principales diarios te permitiría terminar 18 tareas en el transcurso de una sola semana. Esa es una buena cantidad de cosas tachadas de tu lista.

Técnica Pomodoro

La Técnica Pomodoro fue desarrollada por Francesco Cirillo. El concepto básico es utilizar un temporizador para establecer intervalos de trabajo seguidos de un breve descanso. Los intervalos suelen tener una duración de unos 25 minutos y se llaman pomodoros, que proviene de la palabra italiana para tomate porque Cirillo usó un cronómetro de cocina con forma de tomate para llevar la cuenta de los intervalos.

En la técnica original hay seis pasos:

1. Decidir la tarea a realizar.
2. Ajustar el temporizador al intervalo deseado.
3. Trabajar en la tarea.
4. Cuando suene el temporizador, poner una marca de verificación en una hoja de papel.
5. Si tienes menos de cuatro marcas de verificación, tómate un breve descanso (de 3 a 5 minutos) y luego ve al paso 1 o 2 (el que corresponda).
6. Después de cuatro pomodoros, toma un descanso más largo (15 a 30 minutos), restablece el recuento de marcas de verificación a cero y luego ve al paso 1 o 2.

Hay varias razones por las que esta técnica se considera efectiva para muchas personas. Uno es el beneficio que se deriva de ciclos rápidos de trabajo y descansos breves. Esto ayuda a reducir la fatiga mental y la falta de productividad causada por ella. Otra es que tiende a animar a los profesionales a dividir las tareas en cosas que se pueden completar en unos 25 minutos, algo que suele ser manejable desde la perspectiva del tiempo disponible. Es mucho más fácil exprimir tres sesiones de 25 minutos de tiempo de trabajo durante el día que reservar un bloque de tiempo de 75 minutos.

Comer la rana

De nuestras tres estrategias rápidas, comer la rana probablemente tenga el nombre más extraño y puede que no suene la más tentadora. El nombre proviene de una cita famosa, atribuida a Mark Twain: “Cómete una rana viva a primera hora de la mañana y no te pasará nada peor en el resto del día”. Eat the Frog es también el título de un libro superventas de Brian Tracy que trata sobre la gestión del tiempo y cómo evitar la procrastinación.

La forma en que esto se aplica a la gestión del tiempo y las tareas se basa en el concepto de que si una persona se ocupa primero de la tarea más grande o más desagradable, todo lo demás será más fácil después de eso.

Aunque dicho de una manera humorística, hay mucho de verdad en esto. Primero, subestimamos en gran medida cuánto puede afectar la preocupación a nuestro desempeño. Si te distrae continuamente la ansiedad por una tarea que temes, puede afectar la tarea en la que estás trabajando en ese momento. En segundo lugar, no solo tendrá una sensación de logro y alivio cuando la tarea que le preocupa esté terminada y fuera del camino, sino que otras tareas parecerán más livianas y no tan difíciles.

Desglose de los pasos y repartirlos en períodos de trabajo más cortos

Arriba, leíste acerca de varias estrategias probadas y probadas para una gestión eficaz del tiempo, enfoques que se han convertido en elementos básicos en el mundo profesional. En esta sección, leerás sobre dos técnicas creativas más que combinan elementos de estos otros métodos para manejar tareas cuando el tiempo es escaso y los largos períodos de tiempo son un lujo que simplemente no tiene.

El concepto detrás de esta estrategia es dividir las tareas en unidades más pequeñas y manejables que no requieren tanto tiempo para completarse. Como ilustración de cómo podría funcionar esto, imagine que se le asigna un documento de dos páginas que debe incluir referencias. Calculas que completar el trabajo —de principio a fin— te llevaría entre cuatro horas y media y cinco horas. Miras tu calendario durante la próxima semana y ves que simplemente no hay bloques abiertos de cinco horas (a menos que decidas dormir solo tres horas una noche). Con razón, decides que ir sin dormir no es una buena opción. Mientras mira su calendario, ve que puede exprimir una hora más o menos todas las noches. En lugar de tratar de escribir todo el documento de una sola vez, lo divide en partes mucho más pequeñas, como se muestra en la siguiente tabla:

Dividir proyectos en tareas de tamaño manejable

Establecer una agenda

Si bien este es un ejemplo simple, puedes ver cómo redistribuiría las tareas para adaptarte a tu tiempo disponible de una manera que harías posible completar el documento. De hecho, si tus limitaciones de tiempo fueran aún más rígidas, sería posible dividir aún más estas tareas divididas. Podrías usar una variación de la Técnica Pomodoro y escribir tres segmentos de 20 minutos cada día en diferentes momentos. La clave es buscar formas de dividir la tarea completa en pasos más pequeños y distribuirlos para que se ajusten a su horario.

Analizar su horario y crear tiempo para trabajar

De todas las estrategias cubiertas en este capítulo, esta puede requerir la mayor disciplina, pero también puede ser la más beneficiosa en la gestión del tiempo. El hecho es que la mayoría de nosotros perdemos tiempo a lo largo del día. Parte de esto se debe a la falta de conciencia, pero también puede ser causado por las limitaciones de nuestros horarios actuales. Un ejemplo de esto es cuando tenemos de 15 a 20 minutos antes de que debamos salir para ir a algún lado. No hacemos nada con ese tiempo porque estamos enfocados en irnos o hacia dónde vamos, y es posible que no estemos lo suficientemente organizados para lograr algo en ese corto período de tiempo. De hecho, gran parte de nuestros días de 24 horas se dedican unos minutos a la espera de que ocurra lo siguiente programado. Estas pequeñas unidades de tiempo suman una buena cantidad cada día.

La intención de esta estrategia es recuperar esos momentos perdidos y usarlos a tu favor. Esto puede requerir una cuidadosa observación y consideración de su parte, pero los resultados de usar esto como un método de administración del tiempo valen más que la pena.

El primer paso es buscar aquellos períodos de tiempo que se desperdician o que se pueden reutilizar. Para identificarlos, deberá prestar atención a lo que hace a lo largo del día y cuánto tiempo pasa haciéndolo. Ya se ha dado el ejemplo de esperar a lo siguiente en tu agenda, pero hay muchos otros. ¿Cuánto tiempo dedica a las actividades después de que realmente las ha terminado, pero aún se demora porque no ha comenzado a hacer otra cosa (por ejemplo, dejar que se reproduzca el próximo episodio mientras mira atracones, lee publicaciones en las redes sociales o espera a que alguien lo haga)? responder, navegar por Internet, etc.)? Es posible que se sorprenda al saber cuánto tiempo utiliza cada día simplemente agregando algunos minutos improductivos aquí y allá.

Si establece un límite en la cantidad de tiempo que dedica a cada actividad, es posible que pueda recuperar el tiempo para hacer otras cosas. Un ejemplo de esto sería limitarte a leer noticias durante 30 minutos. En lugar de leer las cosas principales que le interesan y luego dedicar una cantidad adicional de tiempo a mirar las cosas que solo le interesan casualmente porque eso es lo que está haciendo en este momento, puede detenerse después de un cierto período asignado y usar el tiempo extra que ha ganado en otra cosa.

Después de identificar los períodos de tiempo perdido, el siguiente paso será imaginar cómo podría reestructurar sus actividades para reunir esos minutos adicionales en bloques de tiempo útiles.

Fuente y licenciamiento

• OpenStax (2022). College Success. OpenStax https://openstax.org/details/books/college-success
• De OpenStax bajo licencia Creative Commons Attribution License v4.0