Introducción
Un sistema de gestión del aprendizaje (del inglés Learning Management System, LMS) no es el remedio para todos los retos de aprendizaje de una organización, sin embargo, puede ser útil, especialmente para las organizaciones que ofrecen programas de formación y educación a empleados, clientes, proveedores, distribuidores, integrantes de asociaciones profesionales, personal militar, estudiantes universitarios, entre otras personas. Si tu organización es una de ellas, probablemente sepas que la gestión de la impartición de programas de aprendizaje presenta muchos retos.
Los eventos de formación, como las clases, los talleres y los seminarios, deben programarse para una hora y un lugar concretos. El evento puede estar en un lugar físico o en una dirección web, como en el caso de un webinar o una clase virtual. Las personas deben poder inscribirse en el evento de formación, y uno o más instructores deben estar asignados para impartir el programa de formación, tomar la asistencia y emitir la calificación por la finalización del curso.
El aprendizaje autogestionado tiene su propio conjunto de retos: el software del curso y otros materiales digitales deben cargarse y publicarse para su acceso en línea, de modo que las personas puedan localizar e iniciar el curso; el avance de las personas debe registrarse automáticamente para que puedan recibir una calificación y los créditos correspondientes; si las personas abandonan el curso antes de terminarlo deben poder reanudarlo en el punto en que lo dejaron. Aunado a esto, algunas experiencias de aprendizaje requieren una mezcla de eventos programados, módulos autogestivos, tareas, encuestas y otros componentes.
Claramente, la necesidad de gestionar y hacer un seguimiento de los programas de formación de todo tipo requiere un software que pueda manejar la tarea con sofisticación y facilidad, y proporcionar la función de aprendizaje y desarrollo (Learning and development, L&D) con la información que necesita para mejorar sus servicios a los estudiantes individuales y a la organización en su conjunto. Un LMS puede contribuir significativamente a este objetivo.
Desarrollo del tema
¿Qué es un LMS?
Un LMS es una aplicación de software multiusuario, a la que usualmente se accede a través de un navegador web. Ayuda a las organizaciones a manejar eventos de formación, cursos autogestivos y programas de aprendizaje mixto. Proporciona una automatización que sustituye el riguroso y costoso trabajo manual, ahorra tiempo y permite organizar el contenido, la información y los estudiantes. Realiza un seguimiento de la actividad y los resultados de la formación y elabora informes al respecto.
Si la palabra clave en el nombre de su organización es educación, formación, aprendizaje, rendimiento o alguna combinación de ellas, probablemente necesitas un LMS. No obstante, hay distintos tipos de ellas. El tipo específico que necesitas depende de lo que busques lograr.
Diferentes tipos de LMS
Es útil dividir los productos LMS en tres categorías principales, que denomino LMS corporativo, LMS académico y LCMS-LMS integrado (la C de LCMS significa content, contenido en español). Aunque los proveedores no suelen utilizar estas etiquetas, pueden ayudarte a entender el negocio de los LMS y a elegir el mejor. Sin embargo, debes tener cuidado de no descartar ninguna de estas categorías por su etiqueta, por ejemplo, muchas empresas utilizan productos LMS académicos en lugar de, o además de, un LMS corporativo. Las etiquetas se refieren más a cómo se utiliza cada tipo de LMS que a quién lo utiliza. En última instancia, una mejor comprensión de estas categorías puede ayudarte a centrarte en el tipo de producto que mejor se adapte a tus necesidades.
LMS corporativo
Consiste en conectar a las personas con los programas de aprendizaje. Tiene un catálogo de todos los cursos que se ofertan y la gente se conecta al LMS corporativo para registrarse y obtener créditos para los cursos.
Los LMS corporativos están principalmente orientados a organizaciones que ofrecen cursos relativamente cortos que pueden ir desde una hora o menos hasta varios días. Suelen contener cursos que los empleados de una empresa pueden necesitar relacionados con las ventas, el servicio al cliente, los productos, las políticas y los procedimientos, las habilidades blandas, la productividad personal, la gestión y el liderazgo, la orientación de los nuevos empleados, el cumplimiento de la normativa y otros temas relevantes.
LMS académico
Es una extensión en línea, o un reemplazo de un salón de clases. Es un sitio web en el que instructores y estudiantes se reúnen y colaboran en línea. Los profesores pueden publicar materiales y tareas. Los estudiantes pueden chatear con el instructor o entre ellos, entregar tareas y hacer exámenes.
Los LMS académicos se dirigen principalmente a instituciones que ofrecen cursos que abarcan periodos trimestrales, cuatrimestrales o semestrales. Hay unas cuantas docenas de LMS académicos disponibles.
LCMS-LMS integrado
Un LCMS-LMS integrado ofrece muchas de las mismas características de implementación de cursos que un LMS corporativo, pero también ofrece características que no se encuentran en un LMS corporativo para el desarrollo, o creación, del contenido. Muchos desarrolladores de cursos utilizan software de herramientas de creación de PC o Mac para crear cursos en línea. Otros utilizan un LCMS para crear no solo cursos en línea, sino también orientaciones didácticas, guías para el instructor y el estudiante, y otros tipos de contenido de aprendizaje.
Algunos de los productos LCMS más robustos se centran estrictamente en el desarrollo de contenidos y no ofrecen ninguna de las capacidades LMS necesarias para entregar el contenido a los estudiantes. Sin embargo, cada vez hay más productos que ofrecen tanto capacidades de creación como de entrega de contenidos. A este tipo de producto híbrido lo llamo LCMS-LMS integrado.
LMS comerciales vs los de código abierto
Además de los tres tipos de productos LMS ya cubiertos, existen productos comerciales y de código abierto. La principal ventaja de un LMS comercial es que cuenta con todo el apoyo del fabricante, de modo que si tienes problemas, cuenta con alguien a quien llamar para pedir ayuda. La principal ventaja de un LMS de código abierto es que no hay costos de licencia. Si tienes un presupuesto ajustado, merece la pena considerarlo seriamente.
La tabla 1 compara los LMS comercial y de código abierto en términos de quién es el propietario del producto, cómo se gestionan las mejoras del producto, cómo se estructuran los costos y cómo se soporta el producto. Si no estás familiarizado con algunos de los términos técnicos.
Tabla 1. Comparativa de LMS comerciales y de código abierto
| Elemento de comparación | Comercial | Código abierto |
|---|---|---|
| Propietario del producto | El fabricante conserva el control exclusivo de las características, la funcionalidad, las versiones y las actualizaciones del producto. | Una comunidad voluntaria de desarrolladores de software colabora en el desarrollo, la prueba y la publicación de nuevas funciones del producto y corrección de errores. |
| Mejoras del producto | Los clientes pueden solicitar nuevas funciones y el fabricante decide si las añade a su hoja de ruta de desarrollo de productos y cuándo lo hace. Normalmente, las funciones solicitadas por varios clientes son las que reciben más atención. Cuando se lanza una nueva versión del producto, todos los clientes del fabricante pueden aprovechar las nuevas funciones. | Las organizaciones que utilizan el producto pueden documentar la necesidad de nuevas funciones y la comunidad se pone de acuerdo sobre cuáles se incorporan al producto. El código fuente del producto está disponible y puede ser modificado por cualquier persona con conocimientos de desarrollo de software; sin embargo, los cambios realizados sin el consentimiento de la comunidad no se incorporan al producto oficial. |
| Costos del producto | Normalmente se cobran cuotas anuales o mensuales por el uso del producto, a menudo con un costo por usuario que puede ser fijo o disminuir con más usuarios.Las tarifas anuales o mensuales de alojamiento, mantenimiento y asistencia pueden cobrarse por separado o estar incluidas en los costos de las licencias. Las tarifas de alojamiento suelen cubrir un entorno de producción al que pueden acceder los usuarios. Se pueden cobrar tarifas adicionales por más entornos, como una instancia de ensayo del LMS, donde los administradores pueden probar nuevas versiones, integraciones y cambios de configuración antes de que se instalen en el entorno de producción. La instalación del producto y la formación de los administradores pueden tener un costo único. Algunos fabricantes también ofrecen servicios profesionales con base en tiempo y materiales o a un precio fijo a los clientes que necesitan ayuda con la migración de datos desde sistemas heredados o integraciones de sistemas. | No hay costos de licencia.Las organizaciones y los particulares pueden descargar libremente el software, pero deben hacer sus propios arreglos para el alojamiento, la instalación y el mantenimiento del producto. |
| Soporte del producto | Los fabricantes suelen ofrecer planes y opciones de soporte, que definen cómo contactar con el personal de soporte, cómo se priorizan y resuelven los tickets de problemas, las horas de funcionamiento, los plazos típicos de respuesta y los procedimientos de escalamiento de problemas.Los fabricantes pueden ofrecer garantías en el servicio de soporte, como el tiempo promedio de respuesta a los informes de fallos y de resolución de los mismos en cada nivel de prioridad. | Las personas integrantes de la comunidad de código abierto a menudo publican blogs y debates en línea para abordar las preguntas y los problemas del producto. Algunos proveedores externos pueden ofrecer servicios comerciales de alojamiento y soporte para productos específicos de código abierto. |
LMS independientes
La mayoría de los LMS se ofrecen como un sistema completo e independiente, es decir, el LMS tiene su propia dirección web e interfaz de usuario. Muchos de estos productos tienen propiedades configurables por el administrador que permiten implementar su propia marca, logotipo y esquema de colores. Se pueden habilitar las funciones que se desee utilizar y desactivar las que no, por ejemplo, si quieres exigir que la gente pague para llevar a cabo tus cursos, puedes activar las funciones de comercio electrónico del producto, sin embargo, si tus cursos están destinados a los empleados, podrías desactivar dicha función.
Estos productos suelen ofrecer capacidades de integración que permiten al LMS compartir la información de las cuentas de los usuarios y los datos de la formación con otros sistemas, como los sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS, siglas del inglés Human Resources Management System) utilizados por las empresas, los sistemas de gestión de miembros (MMS, siglas del inglés Members Management Systems) utilizados por las asociaciones profesionales, y los sistemas de información de estudiantes (SIS, siglas del inglés Students, Information System) utilizados por las instituciones académicas. Esto es importante porque mejora la integridad de sus datos. Si su LMS no comparte los datos de las cuentas de usuario con su HRMS, MMS o SIS, las cuentas de usuario deben crearse desde cero en el LMS. Esto puede dar lugar a discrepancias cuando los datos del perfil de usuario del LMS difieren de los datos de sus otros sistemas, lo que le hace preguntarse cuál es el sistema correcto.
LMS en la nube vs LMS alojado localmente
Es posible elegir un LMS SaaS (Software as a Service) o almacenar los datos en los servidores de tu empresa. Si eliges un sistema SaaS, será el vendedor del LMS quien se encargue de la carga del servidor, los respaldos, y el resto de asuntos relacionados al almacenamiento de los datos de tu formación.
Algunas empresas evitan los LMS basados en la nube por cuestiones legales y de seguridad que implica gestionar los datos fuera de su infraestructura.
Aplicaciones y complementos LMS
Un número creciente de LMS están disponibles como aplicaciones y complementos que añaden funciones de gestión del aprendizaje a su sitio web existente. Si el sitio web de su organización está construido sobre un framework de software popular como WordPress, Salesforce o Microsoft SharePoint, debería considerar una aplicación o un complemento de LMS.
Al igual que los LMS independientes, las aplicaciones y complementos LMS pueden ser comerciales o de código abierto y pueden ofrecer conjuntos de características corporativas, académicas o LCMS-LMS. Por lo general, proporcionan la misma funcionalidad que sus primos independientes.
Debido a que las aplicaciones y los complementos LMS se integran perfectamente en tu sitio web, la experiencia del usuario es más consistente y ágil. Las personas pueden acceder a tus cursos sin tener que salir del sitio para ir a un sistema separado. Esto significa que tus clientes o integrantes de asociaciones profesionales pueden ver y comprar cursos junto a otros productos y servicios; tus empleados pueden acceder a programas de aprendizaje junto a documentos relacionados y otros contenidos; y tus estudiantes académicos pueden acceder a los cursos a través de su portal de estudiantes.
Beneficios de un LMS
Hay diversas ventajas al usar un LMS tanto para las organizaciones como para las y los estudiantes:
| Organizaciones | Estudiantes |
|---|---|
| Reducción de costos en la implementación de programas formativos | Acceso en cualquier momento y lugar a cursos y experiencias de aprendizaje |
| Reducción de los tiempos | Flexibilizar los procesos de enseñanza y aprendizaje |
| A través de la analitica educativa, medir el impacto de los procesos de enseñanza y aprendizaje | Mediante diseños instruccionales innovadores, obtener rutas de aprendizaje personalizadas |
| Automatización de procesos tales como: inducciones, secuencias de aprendizaje, emisión de reconocimientos, medir la percepción de las y los estudiantes mediante encuestas electrónicas, entre otras | La posibilidad de introducirlos de manera óptima a ecosistemas de educación digital |
Estándares LMS
Un estándar es un lenguaje que los cursos para la educación con tecnologías y tu LMS usan para comunicarse entre sí. Seleccionar un estándar unificado, las herramientas de autoría y los LMS permite que la información sea compartida eficazmente. A continuación, se brinda una relación de los principales estándares LMS:
- AICC (Aviation Industry Computer-Based Training Committee) permite a un curso transferir información en formato HTTP.
- SCORM (Sharable Content Object Reference Model) es usado para empaquetar cursos en línea basados en cuestionarios y requieren usar un LMS compatible con SCORM. El contenido de aprendizaje puede interactuar con el LMS para monitorear el progreso del usuario.
- xAPI (Experiencia API, Tin Can) puede ser lanzado desde un dispositivo de almacenamiento local o integrado en un sitio web de WordPress, y permite enviar datos. Además, puede monitorear la mayoría de las actividades de aprendizaje tales como aprendizaje en tiempo real, aprendizaje fuera de línea, aprendizaje experiencial, entre otras.
- сmi5, provee todas las funcionalidades de SCORM y xAPI al mismo tiempo. El contenido cmi5 puede ser visto en dispositivos móviles, incluso fuera de línea. Los datos que este formato te permite monitorear no están limitados, lo cual hace posible estudiar fuera del LMS y monitorear las actividades, así como también aprendizaje social y móvil.
A modo de conclusión
- Un LMS es una aplicación de software multiusuario, a la que se suele acceder a través de un navegador web, ayuda a las organizaciones a gestionar eventos de formación, cursos autogestivos y programas de aprendizaje mixto.
- Las tres categorías principales de un LMS son corporativos, académicos y LCMS-LMS integrados. Cada uno tiene un conjunto de características y un modelo de uso únicos.
- Hay LMS comerciales y de código abierto. Un LMS comercial está totalmente soportado por el fabricante, mientras que un LMS de código abierto no tiene costos de licencia.
- La mayoría de los productos LMS son sistemas independientes. Sin embargo, algunos están empaquetados como aplicaciones o complementos para frameworks de sitios web populares como WordPress, SharePoint y Salesforce.
Fuente de consulta
- Foreman, S. D., & Association for Talent Development. (2018). The LMS Guidebook : Learning Management Systems Demystified. Association For Talent Development.
- What is an LMS? (2018, julio 27). TalentLMS. https://www.talentlms.com/what-is-an-lms
Categorías:Educación, Tecnología educativa
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