Administración, Negocios y Legislación

¿Qué son las 5s + 1?

Introducción

Con el clima económico en constante cambio, muchas organizaciones están ajustando periódicamente sus recursos para alinearse con la estrategia comercial. Esto a menudo resulta en la necesidad de lograr más trabajo con menos recursos. Para seguir teniendo éxito, las empresas deben ser eficientes, reducir el desperdicio y, por lo tanto, reducir los costos. Es así que se deben encontrar formas de hacer lo que estamos haciendo actualmente en menos tiempo y a un costo menor. Una forma de lograr esto es mediante el uso de los Principios 5S. 

Contenidos temáticos

  1. Las 5’s
  2. ¿Cómo se podrían definir las 5’s?
  3. ¿Qué no son las 5s?
  4. Cuestionario para la reflexión. Significado, propósito y contenido de cada una de las 5’s
  5. Las 8 formas de desperdicio
  6. Ayudas de ejecución

Desarrollo del tema

1. Las 5’s

Las 5’s se originaron en Japón como un método de optimización, las 5’s+1 son:

  • SEIRI – ORGANIZACIÓN: Consiste en identificar y separar los materiales necesarios de los innecesarios y en desprenderse de éstos últimos.
  • SEITON – ORDEN: Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.
  • SEISO – LIMPIEZA: Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado de salud.
  • SEIKETSU- CONTROL VISUAL: Consiste en distinguir fácilmente una situación normal de otra anormal, mediante normas sencillas y visibles para todos.
  • HITSUKE- DISCIPLINA Y HÁBITO: Consiste en trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas.

Las tres primeras fases – ORGANIZACIÓN, ORDEN Y LIMPIEZA – son operativas.

La cuarta fase – CONTROL VISUAL – ayuda a mantener el estado alcanzado en las fases anteriores -Organización, Orden y Limpieza – mediante la estandarización de las prácticas.

La quinta y última fase – DISCIPLINA Y HÁBITO – permite adquirir el hábito de su práctica y mejora continua en el trabajo diario.

Las CINCO FASES componen un todo integrado y se abordan de forma sucesiva, una tras otra.

2. ¿Cómo se podrían definir las 5’s?

Como un estado ideal en el que:

  • Los materiales y útiles innecesarios se han eliminado
  • Todo se encuentra ordenado e identificado
  • Se han eliminado las fuentes de suciedad
  • Existe un control visual mediante el cual saltan a la vista las desviaciones o fallos
  • Todo lo anterior se mantiene y mejora continuamente

3. ¿Qué no son las 5s?

Las 5’s no son los ZAFARRANCHOS DE LIMPIEZA que se organizan ante la visita del consejo de Administración, políticos, clientes importantes o auditores.Las 5’s no son UNA CUESTIÓN DE ESTÉTICA sino de funcionalidad y eficacia.

Aportan diversos beneficios:

  • La implantación de las 5S se basa en el trabajo en equipo. Permite involucrar a los trabajadores en el proceso de mejora desde su conocimiento del puesto de trabajo.
  • Los trabajadores se comprometen. Se valoran sus aportaciones y conocimiento. LA MEJORA CONTINUA SE HACE UNA TAREA DE TODOS.
  • Manteniendo y mejorando asiduamente el nivel de 5S conseguimos una MAYOR PRODUCTIVIDAD que se traduce en:
    1. Menos productos defectuosos.
    2. Menos averías.
    3. Menor nivel de existencias o inventarios.
    4. Menos accidentes.
    5.  Menos movimientos y traslados inútiles.
    6. Menor tiempo para el cambio de herramientas.
  • Mediante la Organización, el Orden y la Limpieza logramos un MEJOR LUGAR DE TRABAJO para todos, puesto que conseguimos:
    1. Más espacio.
    2. Orgullo del lugar en el que se trabaja.
    3.  Mejor imagen ante nuestros clientes.
    4. Mayor cooperación y trabajo en equipo.
    5. Mayor compromiso y responsabilidad en las tareas.
    6. Mayor conocimiento del puesto.

4. Cuestionario para la reflexión. Significado, propósito y contenido de cada una de las 5’s

Aunque piense que actualmente su organización, empresa o puesto de trabajo se encuentra en óptimas condiciones con respecto a Organización, Orden y Limpieza, continúe por favor, leyendo.

Le pedimos que adopte un espíritu autocrítico y que reflexione sobre las siguientes preguntas. Con toda seguridad encontrará diversas áreas para la mejora.

Organización

  • ¿Está aprovechado el espacio en su organización o empresa al máximo, de manera eficiente y racional?
  • ¿Todo el mundo tiene el material – documentación y herramientas – necesario para desarrollar su labor?

Organizar es identificar, clasificar, separar y eliminar del puesto de trabajo todos los materiales innecesarios, conservando todos los materiales necesarios que se utilizan.

Orden

  • ¿Encuentra cualquier herramienta o documento en menos de 30 segundos y sin necesidad de desplazarse de su puesto de trabajo o de preguntar a otros?

Ordenar es establecer la manera en que los materiales necesarios deben ubicarse e identificarse para que “cualquiera” pueda encontrarlos, usarlos y reponerlos de forma rápida y fácil.

  • Con una correcta UBICACIÓN se consigue “UN LUGAR PARA CADA COSA Y CADA COSA EN SU LUGAR”.
  • Mediante la IDENTFICACIÓN se establece un lenguaje común: “UN NOMBRE PARA CADA COSA Y CADA COSA CON UN SOLO NOMBRE”.

Limpieza

  • ¿Ha habido en su empresa averías en la maquinaria por falta de limpieza?
  • ¿Se ve obligado a dedicar alguna jornada a limpiar en vez de trabajar normalmente?

Limpiar consiste en mantener limpio el puesto asegurando que todo se encuentra siempre en perfecto estado de uso.

La limpieza implica identificar y eliminar las fuentes de suciedad, los lugares difíciles de limpiar, los apaños y las piezas deterioradas o dañadas, para lo que se deben establecer y aplicar procedimientos de limpieza.

  • La idea es actuar con un enfoque preventivo: NO SE TRATA DE LIMPIAR SINO DE EVITAR QUE SE ENSUCIE.

Control visual

  • ¿Puede alguien ajeno a un departamento o sección de su organización o empresa ver que algo no está ubicado o no funciona correctamente?

Si esta persona detecta una situación incorrecta

  • ¿Tiene las indicaciones necesarias y suficientes para actuar en consecuencia sin depender de otras personas?

El Control Visual consiste en distinguir fácilmente una situación normal de otra que no lo es, mediante una norma visible para todos a través de dispositivos y soportes visuales (manómetros, contadores, marcas que denotan la ausencia de una herramienta o el agotamiento de un material).

Para que el Control Visual sea eficaz requiere que se establezca también cómo actuar en caso de desviación.

El Control Visual ayuda a mantener las tres fases anteriores. Es un control “por excepción”, que permite identificar con rapidez las situaciones o el funcionamiento no normal.

Disciplina y hábito

  • ¿Está su lugar de trabajo mejor organizado, más limpio y ordenado que hace un año?

Disciplina y Hábito consiste en trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas, asumiendo el compromiso de todos para mantener y mejorar el nivel de Organización, Orden y Limpieza en la actividad diaria.

En el contexto de las 5’s el término “DISCIPLINA” no implica una obligación impuesta por otros. DISCIPLINA ES ACTUAR DE ACUERDO A LO QUE SE HAYA ACORDADO ENTRE TODOS POR PROPIA CONVICCIÓN.

El HÁBITO se crea mediante la actuación repetida siguiendo las normas. La práctica constante, refuerza los hábitos correctos.

Si no hay disciplina y no se adquieren los hábitos correctos, por no seguir las normas y procedimientos diseñados en cada fase, todo el trabajo y esfuerzo personal realizado durante la implantación de las cuatro primeras S habrá servido de muy poco.

  • ¿Puede alguien ajeno a un departamento o sección de su organización o empresa ver que algo no está ubicado o no funciona correctamente?

Si esta persona detecta una situación incorrecta

  • ¿Tiene las indicaciones necesarias y suficientes para actuar en consecuencia sin depender de otras personas?

5. Las 8 formas de desperdicio

Las 5S son herramientas efectivas para reducir el desperdicio, mejorar la calidad, aumentar la eficiencia, promover la seguridad y fomentar la mejora continua. Al aplicar los métodos 5S, siempre debe recordar las diversas formas que pueden tomar los desechos:

  1. Sobreproducción: Producir más producto del requerido o producir piezas más rápido de lo que los procesos posteriores pueden utilizar. Esfuércese por producir la cantidad adecuada en el momento adecuado.
  2. Inventario excesivo: Esto puede ser un resultado directo de la sobreproducción o podría deberse a malas prácticas de compra. Un inventario excesivo o innecesario puede propagar otras formas de desperdicio.
  3. Procesamiento inapropiado o sin valor agregado: El desperdicio se produce mediante el uso de la herramienta incorrecta, realizando operaciones innecesarias o no utilizando los procesos o herramientas más eficientes para el trabajo. Tenga cuidado con la frase “porque siempre lo hemos hecho de esta manera”. El proceso correcto y las herramientas correctas pueden reducir el desperdicio en su proceso.
  4. Esperando: Se pierde tiempo y recursos al esperar piezas, suministros o información.
  5. Transporte: Los viajes o movimientos excesivos de materiales son desechos. La planificación adecuada y el diseño del proceso pueden ayudar a reducir o eliminar el exceso de transporte. El uso del mapeo de flujo de valor puede ayudar al equipo a visualizar exactamente cuánto viaja el material.
  6. Movimiento innecesario: Cualquier movimiento o movimiento realizado por el operador que no agrega valor es un desperdicio. Durante su ejercicio 5S, examine los movimientos necesarios para realizar la tarea. Organice la estación de trabajo para que todas las herramientas y suministros se encuentren fácilmente y estén al alcance de la mano. En algunos casos, volver a secuenciar ciertos pasos del proceso puede reducir el movimiento excesivo y redundante o el movimiento del operador. Al reducir o eliminar el desperdicio del exceso de movimiento, también está creando una estación de trabajo más ergonómica. Siempre considere la seguridad primero.
  7. Defectos: Esta forma de desperdicio es una de las peores de todas. La producción de piezas o conjuntos no conformes aumenta el desperdicio, reduce la eficiencia del proceso, desperdicia el tiempo de la máquina, el proceso o el ensamblaje y provoca el desgaste de la herramienta sin valor agregado. Los defectos también pueden generar desperdicio adicional en forma de tiempo de espera cuando las operaciones posteriores se quedan sin piezas utilizables.
  8. Creatividad de empleados sin explotar (potencial): Muchas empresas se están dando cuenta de que su mejor activo son sus empleados. Las empresas deben crear una atmósfera donde se fomenten las ideas. Algunas de las organizaciones más exitosas han creado una cultura donde las ideas de los empleados son realmente escuchadas y evaluadas. Cuando se implementan sus buenas ideas, el empleado es reconocido y recompensado. Nunca se sabe de dónde vendrá la próxima gran idea.

6. Ayudas de ejecución

Una vez seleccionado lo necesario, se puede clasificar por frecuencia de uso:

Otro elemento a considerar es la clasificación de los objetos:

Conclusión

Cuando implemente su programa 5S, tenga cuidado con las diversas formas de desperdicio. Tome medidas para eliminar el desperdicio en sus procesos. Involucre a los miembros del equipo y aliéntelos a proporcionar ideas para otras mejoras. Cuando los equipos trabajan juntos para reconocer, abordar y eliminar el desperdicio y mejorar su lugar de trabajo, se apropian del proceso. Es más probable que detecten cualquier no conformidad en el futuro. Los principios 5S se convertirán gradualmente en un hábito. Entonces comenzarás a fomentar una cultura de mejora continua.