Administración, Negocios y Legislación

Elementos y características del archivo para el secretariado

Introducción

Mantener un archivo organizado se traduce en menos tiempo perdido buscando lo que quieres. El objetivo de este entrada es simplemente ayudarlo a hacerlo de manera consistente para que pueda usar su tiempo de forma óptima en la oficina. Una ventaja adicional (que, en muchos aspectos, es igual de importante) son los sentimientos de calma y control que  se ganan con su decisión de aprender a organizar los archivos de la oficina.

Contenidos temáticos

  1. Elementos del archivo
  2. Guías clasificatorias
  3. Sistema de clasificación de archivo
  4. Nociones básicas del documento de archivo
  5. Apertura de un expediente de archivo
  6. Registro y descripción del expediente de archivo
  7. Control de documentos confidenciales

Desarrollo del tema

1. Elementos del archivo

El local: El espacio destinado al archivo deberá ser funcional, amplio con una iluminación y ventilación adecuada para evitar el deterioro de los documentos.

El archivista: Para el manejo correcto y la acertada clasificación de los papeles es conveniente que el archivo sea manejado por un archivista, persona debidamente capacitada para ello.

El archivero: Son muebles diseñados especialmente para guardar los documentos. Los hay en diferentes presentaciones (gavetas anaqueles) y materiales (madera o metal). Los de gavetas varían en tamaño, las hay desde una hasta cinco o seis gavetas. Estas se recorren sobre rieles que facilitan su deslizamiento.

Los anaqueles resultan más prácticos por la facilidad para manejar las carpetas archivadas y por el poco espacio que ocupan.

En los archiveros, se agrupan los papeles ya clasificados y ordenados en carpetas o folders; estos tienen una pestaña hacia arriba en donde se anotan los datos de identificación de cada uno.

Las gavetas tienen al frente un portamarbete en donde se anotan los datos que nos permitirán saber lo que en ellas se guarda.

2. Guías clasificatorias

Para evitar el extravío de los papeles antes de ser trasladados y guardados en el archivo, se utilizan guías clasificadoras que nos permitan ordenar un gran volumen de correspondencia en forma rápida y segura, intercalando los documentos alfabéticamente y numéricamente.

Carpetas

Comúnmente llamados Fólders están elaborados de cartulina y las hay en dos tamaños: Carta y Oficio. Cuando se ordenan documentos y correspondencia de un mismo asunto decimos que estamos formando un expediente.

Guías

Son del tamaño de una carpeta o fólder y están elaboradas en cartón grueso o plástico duro con una pestaña para anotar la clase de material archivado detrás de ellas. Se sostienen en las gavetas para evitar confundirse con las carpetas.

Ficheros

Son cajas de madera o acrílico, de diferentes medidas, que nos permiten localizar, por medio de tarjetas, cualquier documento archivado en las gavetas. Este procedimiento ofrece rapidez y precisión.

Las tarjetas utilizándolas son de cartulina de tamaño estándar, en ellas se anota el mimo nombre que se le asigno a la carpeta.

Si el nombre viene acompañado del de la empresa, se anotara este en otra tarjeta para tener dos opciones en la localización de este expediente.

 

Kardex

Este sistema de archivo es ideal para departamentos en los que se requiere tener información al día como almacén, personal o contabilidad.

Son charolas desplazables con tarjetas en donde se anotan fechas, nombres de clientes, movimientos y existencias de mercancías, cuentas, etc.

Este procedimiento permite registrar y obtener cualquier información en forma rápida.

3. Sistema de clasificación de archivo

En una empresa, los archivos se clasifican según la información y la frecuencia con la que se consultan los documentos. Así, existen archivos, semiactivos e inactivos.

Los archivos activos representan un material de información indispensable en la actividad diaria se una empresa ya que su consulta es constante.

Para los archivos semiactivos se establece un tiempo prudente, de acuerdo a las necesidades de la empresa, para la conservación de documentos; esto es con la finalidad de dejar espacio a otros documentos ya que de lo contrario, el de las gavetas sería insuficiente.

En los archivos inactivos se guardan los documentos que son consultados ocasionalmente. Por ejemplo, los datos de establecimiento de la empresa nóminas, estados contables, etc. Todos estos documentos nunca deben ser destruidos.

Dentro de un sistema de archivo, toso documento lleva una continuidad: se clasifica, registra y archiva.

  • Clasificar: Es reunir todos los documentos de una misma clase o de un mismo asunto.
  • Registrar: Es anotar en tarjetas o libretas los datos de los documentos clasificados anteriormente.
  • Archivar: Es guardar ordenadamente en el archivo los documentos previamente clasificados, registrados y colocados en carpetas.

Los sistemas de archivo más usuales son: el Alfabético. Cronológico, geográfico. Por asuntos.

Existen otros, como el numérico y el decimal, que por su complejidad y extensión, no se estudiarán en este curso.

Sistema alfabético
El uso de este sistema es el más frecuente y fácil de entender; se puede llevar a cabo sin dificultad. Como su nombre lo indica es ordenar alfabéticamente los nombres. Estos los dividiremos en personas físicas y personas morales.

Personas físicas

1.- Colocaremos el apellido paterno, materno y el nombre o inicial del mismo:

Alma Jacobo Fuentes

Jacobo Fuentes, Alma

Paula S. Martínez

Martínez, Paula S.

2.- En apellidos compuestos, éstos se tomarán como una sola palabra:

Gabriela A. de la Rivera

De la Rivera, Gabriela A.

Facundo Araujo – Simpson

Araujo – Simpson Facundo

3.- Cuando nos encontremos personas con igual apellido, el orden alfabético nos lo dará el primer nombre:

Juan Sánchez Fernández

Sánchez Fernández, Jaun

Laura Sánchez Fernández

Sánchez Fernández, Laura

4.- En los apellidos y nombres iguales, el orden alfabético se determinará por el apellido materno o, en su caso, los nombres.

Fernanda P. Torres Gómez

Torrez Gómez, Fernanda P.

Fernanda P Torres Martínez

Torres Gómez, Fernanda P.

Fernanda M. Torres Gómez

Torres Gómez, Fernanda M.

5.- En el caso de que la mujer lleve el apellido de casada:

Julia Macías de Rico

Rico, Julia Macías de

Juanela Muñiz de del León

Del León, Juanela Muñiz de

6.- Cuando las personas tienen titulo o grado, éste se colocará al final del nombre:

Doctor Guillermo Rico Mancera

Rico Mancera, Guillermo, Dr.

General armando López Alvarado

López Alvarado, Armando, Gral

7.- Cuando nos encontremos con nombres extranjeros, los ordenaremos de la siguiente manera:

Greicy Neal Garlinton

Garlinton, Greicy Neal

Personas morales

1.- Los nombres se escribirán tal como aparecen en el orden en que están escritos:

Radio Reloj

Radio Reloj

Editorial Nacional, S A de C. V

Editorial Nacional, S. A de C. V

2.- Cuando en una razón social se incluyan artículos o preposiciones iniciales, éstos se escribirán pero no se tomarán en cuenta para la alfabetización:

El viejo Mundo

(El) Viejo Mundo

El maíz, Tortillería

(El) maíz, Tortillería

La Lupita, Nevería

(La) Lupita, Nevería

3.- Cuando se trate de siglas, se alfabetizarán de acuerdo con la inicial del primer nombre:

ANDA

Asociación Nacional de Actores

IMSS

Instituto Mexicano del Seguro Social

PEMEX

Petróleos Mexicanos

Sistema geográfico

En este sistema la clasificación es muy sencilla ya que se realiza con base en un ordenamiento alfabético de regiones, territorios, estados, provincias, etc.

Los documentos se ordenan siguiendo un orden decreciente de importancia con respecto al lugar:

1. Estado
2. Ciudad
3. Provincia
4. Municipio

Sistema cronológico

Este sistema se lleva tomando en consideración la fecha de expedición de los documentos.

En el caso de papeles con la misma fecha, será necesario recurrir a la ayuda del sistema alfabético. Los documentos se ordenan tomando en cuenta primero el año, después el mes y por último, el día.

Sistema de archivo por asuntos

La clasificación que se hace por este sistema es tomando en cuenta el asunto tratado en los documentos y no tomando en consideración el nombre de la empresa remitente.

Microfilmación

El objeto de este proceso es el producir películas y microfichas de todos los documentos de un archivo, de manera de conservar permanentemente las imágenes contenidas en los rollos de microfilmación.

Para ello, cada empresa utilizara sistemas apropiados a sus necesidades, con el objeto de proporcionar seguridad y acceso inmediato a la información microfilmada.

En cuanto a un archivo inactivo, es ventajoso este sistema porque permite la destrucción de cantidades considerables de documentos, con el objeto de economizar espacios; además la microfilmación de documentos importantes tiene la ventaja de que se guardan en cajas de seguridad.

4. Nociones básicas del documento de archivo

Principios de los archivos

Los documentos de archivo se basan en dos principios fundamentales:

  • El principio de procedencia: Consiste en mantener agrupados los documentos de cualquier naturaleza recibidos y/o generados por una unidad responsable, área u oficina o de una persona moral o física determinados, sin mezclarlos con otros. La procedencia proporciona la base para la recuperación de información contenida en los archivos.
  • El principio de orden original: Se refiere al orden en el cual los documentos fueron creados, organizados y mantenidos por la oficina de origen.

Su organización obedecerá a un proceso natural conforme se inicia un asunto o trámite continuado durante su desarrollo y hasta su conclusión.

Las características de un documento de archivo hacen que este sea diferente a cualquier otro tipo de documento (libro, periódico, revista)

  • Los documentos de archivo que tienen un carácter seriado, ya que cada documento se produce uno a uno y al paso del tiempo constituyen series (documentos sobre un asunto o temas tales como juntas, acuerdos, etc.).
  • Los documentos de archivo se generan dentro del proceso natural de una actividad y surgen como producto o reflejo de las tareas de su productor; es decir, no son ajenos a el. Así los documentos del área de recursos humanos que se generan o reciben no tienen que ver con los generados o recibidos por recursos financieros.
  • La información que contiene el documento de archivo es única, cuando no existen documentos de archivo iguales. Pueden existir expedientes con trámites similares pero siempre diferenciados por la persona moral o física de quien se trate el asunto o por tema y época del mismo.
  • Un documento de archivo es estático cuando es definitivo y no puede ser cambiado o corregido. Es el caso de los borradores o notas, estos se consideran documentos de archivo como tales y se respetan dentro del expediente como parte del desarrollo de una acción o trámite.
  • El documento de archivo tiene autoridad cuando proporcionan la evidencia “oficial” de la actividad que registran por lo cual deben ser confiables.

Su confiabilidad estará vinculada a su creación, al generador y a la autoridad que tiene para producirlo. También las firmas, encabezamientos y sellos son indicadores de la naturaleza oficial de los documentos de archivo.

  • Como principio general las piezas aisladas (documentos sueltos) no tienen sentido, o tienen muy poco; la razón del documento de archivo se da por su pertenencia a un conjunto –la unidad documental o expediente, serie o sección- y por las relaciones que entre los documentos se establece.

Con base en lo anterior, sólo se considerarán documentos de archivo:

Aquellos que tienen un carácter seriado, se generan dentro del proceso natural de una actividad o función, son únicos, tienen autoridad, son estáticos y se interrelacionan entre si.

Por otra parte, los documentos de archivo deben reflejar correcta y claramente las acciones sobre las funciones que tienen delegadas sus creadores o generadores, a fin de garantizar:

  • La correcta toma de decisiones
  • La rendición de cuentas
  • La transparencia de acciones
  • El acceso a la información

Por ello, los documentos de archivo deben ser auténticos para probar:

  • Que cumplen con el propósito para el cual fueron creados
  • Que son originados o enviados por la persona que realmente los creó y turnó.
  • Que fueron creados y enviados en el tiempo indicado

Así, un documento de archivo es confiable cuando su contenido refleja en forma clara y completa las acciones por la que fue elaborado, conforme a las funciones asignadas.

Un documento es íntegro por estar completo y sin alteraciones; y también a disposición del usuario, con fácil localización, recuperación, presentación o interpretación.

El documento de archivo y el documento de apoyo informativo

Dentro de las oficinas existen además de los documentos de archivo, los documentos de apoyo informativo ambos son útiles aunque son diferentes en cuanto a su tratamiento y manejo. A continuación se presenta las diferencias entre los documentos de archivo y los de apoyo informativo.

Documento de archivo

Documento que sin importar su forma o medio ha sido creado, recibido, manejado y usado por un individuo u organizador en cumplimiento de obligaciones legales y el ejercicio de su actividad.

– Son documentos creados o recibidos por una institución o individuos en el curso de trámites administrativos o ejecutivos.
– Son producidos en forma natural en función de una actividad administrativa.
– Constituye el único testimonio y garantía documental del acto administrativo, por tanto, se trata de documentación única
– Están estructurados en conjunto de documentos organizados que se interrelacionan
– Son o pueden ser patrimonio documental
– Cumplida su vigencia administrativa, contable o legal y su uso en oficinas pasan al Archivo de Concentración para su conservación precautoria.
– Posteriormente, pasan al Archivo Histórico para su conservación permanente, o se tramita su baja por carecer de valor evidencial o testimonial.

Documento de apoyo informativo

Se trata de documentación constituida por ejemplares de origen y características diversas cuya utilidad en las unidades responsables reside en la información que contienen para apoyar en las tareas asignadas.

– Generalmente son ejemplares múltiples que proporcionan información. No son originales: se trata de ediciones o reprografías o acumulación de copias y fotocopias que sirven de control.
– Se trata de un conjunto fícticio o integrado artificialmente por unidades temáticas
– Por lo general no se consideran patrimonio documental se destruyen y sólo se conservan aquellos por su valor de información
– No pasan al archivo de concentración
– Carecen de vigencias o valores documentales

De acuerdo a lo anterior, no se consideran documentos de archivo, los documentos de apoyo informativo, así como aquellas carpetas que se integran por documentos sueltos de control interno temporal tales como:

  1. Los controles de correspondencia de entrada y salida, a excepción de los minutarios que integran los documentos, correspondencia y oficios firmados por el mismo funcionario.
  2. Las carpetas que contienen documentos sin interrelación alguna.
  3. Las carpetas donde se integran copias de documentos que ya se encuentran en un expediente de archivo, como aquellos que reúnen copias de talonarios, de faxes de vales de almacén, de fotocopias o tarjetas utilizadas para registrar entrada y salida del personal, entre otros.
  4. Las carpetas con copias o fotocopias de diversos temas.
  5. Las carpetas a las que se les da el nombre de una unidad responsable, servicio determinado o dependencia pero con contenido diverso y variado sin relación entre si.
  6. Las carpetas con información incompletas y sin orden alguno.
  7. Revistas, periódicos, Diario Oficial de la Federación, publicaciones u otros tipo de documento que no formen parte del documento de archivo, es decir, cuando se trate de conjuntos de documentos similares o semejantes que no reflejan una acción o trámite.

5. Apertura de un expediente de archivo

Un expediente de archivo se abrirá cuando:

  • No existan antecedentes del asunto en los archivos del área o en la unidad de documentación en trámite o archivo central.
  • Cuando se trate de un asunto o materia nuevos.

Nota. Cabe destacar que los soportes de los escritos que se integran a un documento de archivo deben necesariamente tener relación con el tema o asunto, por lo tanto los disquetes, fotografías, revistas, mapas o publicaciones que no estén relacionados con un asunto o materia se considerarán documentos de apoyo administrativo.

Preguntas a contestar antes de abrir un expediente de archivo:

  • ¿El asunto del documento compete a un programa, proyecto, función o acción del área?

Ejem: programas o proyectos de trabajo, informes, documentos técnicos tales como guías, instructivos, manuales (comprende al documento así como a la dependencia y a otros documentos generados en el curso de desarrollo)

  • ¿El asunto demanda un trámite o una acción conforme a las atribuciones del área?

Ejem: solicitudes de autorización administrativa, juicios, responsabilidades.

  • ¿El documento refleja acciones o trámites sobre administración y finanzas de la organización?

Ejem: licitaciones, cuentas por liquidar, anteproyecto y proyectos de presupuesto, auditorias, solicitadles de recursos.

Si alguna de las respuestas es afirmativa, entonces se abrirá un expediente de archivo.

6. Registro y descripción del expediente de archivo

El propósito de registrar un expediente es el de asentar que este forma parte de los archivos de la institución con información confiable y relevante para sustentarlas tareas de la organización.

El registro y descripción de un expediente de archivo en soportes tradicionales comprende:

  • Describir en la carátula del mismo la mayor información posible para su mejor manejo, así como para el desarrollo de una base de datos o inventario que facilite su control y accesos.
  • El registró y descripción de un expediente servirá para homologar sistemas de acceso y recuperación y facilitará el control y ubicación dentro de la unidad administrativa en particular.
  • La descripción de documentos de archivo en soportes tradicionales como el papel se elaborará a nivel de expediente de archivo y no de cada documento que este contiene. En su caso, los archivos electrónicos en su momento, se registrarán y describirán a nivel de documento y expediente.

7. Control de documentos confidenciales

Gran número de los abusos a la privacidad resultan a causa de errores y descuidos por parte de los individuos que manejan la información. Algunos son el resultado de una seguridad inadecuada.

Los documentos confidenciales de la organización como fórmulas, costos, precios, etc., deben ser conservados en bajo llave en archivadores, armarios o cajas de seguridad.

He aquí algunas ideas que deben tenerse en cuenta para proteger documentos confidenciales.

  • Rotule como “Confidencial” todo documento que contenga información secreta. Limite el acceso de empleados a la información confidencial, permitiendo la consulta de los mismos sólo a aquellos que realmente los necesiten.
  • Los documentos confidenciales deben numerarse consecutivamente y mantenerse archivados en ese orden.
  • Destruya todo documento confidencial antes de echarlo a la basura, para evitar que puedan caer en manos ajenas.

Conclusión

Organizar archivos puede ser una tarea difícil, especialmente si se tienen grandes cantidades de archivos y documentos, pero no necesita ser un proceso doloroso. Planificar con anticipación y decidir sobre el sistema de archivos puede ayudar a organizar los archivos de forma eficiente y garantizar que se encontrará documentos importantes de manera eficiente. Una vez que tenga sus archivos en buen estado, debe apegarse a un sistema consistente para mantener sus archivos de esa manera.

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