Administración, Negocios y Legislación

Escribir y responder la comunicación escrita en el secretariado

Introducción

Los gerentes y ejecutivos que tienen la suerte de tener secretarias, también conocidos como asistentes administrativos en muchas organizaciones, le dirán que su departamento u oficina sería caótico sin ellas. Una buena secretaria es el eje de la rueda de la oficina que ayuda en tener todo en su lugar y avanzado en el camino correcto. Las habilidades de organización, la atención al detalle y el dominio de los equipos informáticos y de oficina son habilidades importantes. Sin embargo, ser capaz de comunicarse por escrito, hablar y situaciones cara a cara es fundamental para ser una secretaria exitoso. 

Contenidos temáticos

  1. La correspondencia
  2. Correspondencia oficial
  3. Descripción de los diferentes documentos
  4. Reglas ortográficas
  5. Legibilidad
  6. Lectura y comprensión de los textos
  7. Estructura de la respuesta a dar al texto escrito

Desarrollo del tema

1. La correspondencia

La creciente utilización del teléfono, del fax o del ordenador determina profundas alteraciones en el proceso de comunicación entre personas o empresas. No obstante, la carta continúa como una de las formas más comunes e importantes de comunicación escrita.

Pero escribir una carta, hoy día, es muy diferente de lo que era hace años: las nuevas tecnologías influenciaron la escritura comercial, determinando su simplificación.

Por ejemplo: las formas de cortesía usadas eran largas y pomposas. Hoy, esas expresiones se cayeron en desuso y fueron sustituidas por fórmulas más simples y breves.

Pero, si la escritura cambió, la carta no dejó de ser un vehículo muy eficiente de comunicación y transmisión de informaciones y continúa como un distintivo de cualquier empresa.

De ahí la importancia de la elección del papel, tiene que ser de buena calidad, o el logotipo, que debe ser sugestivo.

Pero de ahí, también, la importancia de una redacción cuidada y bien presentada, de principio a fin de la carta, de modo que no haya contradicción entre la calidad del embalaje y el sentido del mensaje.

Hay una regla básica de cortesía: toda la carta es suscrita, y tiene respuesta. Y esta debe ser dada en un plazo razonable, aunque se limite a afirmar que la carta fue recibida.

Otra regla de cortesía, en esta materia, refiere a que no se debe nunca abrir o leer una carta delante de otra persona.

A lo hacerlo, estamos de algún modo dando la espalda a esa persona, interrumpiendo la comunicación que se había establecido con ella.

Claro que, en una oficina, cuando llega un fax o un memorando con la indicación de urgencia, puede y debe verificarse su contenido. Es obvio que, tratándose de una carta de presentación o recomendación, traída por la persona que se recibe, es obligatorio abrirla de inmediato y leerla con atención.

Recuerda: No siempre la gran cantidad de comunicación conduce a una mejor comprensión. Es preferible una buena calidad de comunicación de lo que enormes cantidades de comunicados, circulares, órdenes de servicio, informes extensos, etc.

Las grandes cantidades de comunicación sólo llevan la que las personas no lean y no se interesen por la información necesaria.

La correspondencia y su manejo

El envió de correspondencia tiene que ser oportuno y eficaz en toda institución, área especifica de trabajo o personal. En las dependencias dicho envío puede ser de carácter interno o externo.

El envío interno consiste en hacer llegar la documentación emitida por una persona a otras, dentro de la misma institución.

Para el efecto es un mensajero el que desempeña esta labor. Las personas que tienen tales funciones deben conocer la organización del centro de trabajo y los nombres del personal que esta en los principales cargos.

Su función consiste en clasificar la correspondencia a la primera hora y de acuerdo a la prioridad de entrega, con un orden continuo de áreas de trabajo tomando en cuenta los niveles jerárquicos.

Organizando su trabajo repartirá por dependencias tendiendo en cuenta que primero se hará la entrega a la oficina del Director General, Subdirector. Etc

Al hacer la entrega debe: recabar la copia sellada de recibido el escrito, o bien, de la relación que especifique los documentos que han sido entregados.

A continuación debe dar los acuse de recibido a la persona o áreas de trabajo en donde se origino el envió.

Para efecto de entregar correspondencia externa, si los documentos son importantes, puede hacerse siguiendo el mismo procedimiento consignado en la correspondencia interna.

2. Correspondencia oficial

  • Actualmente ya no se utilizan los papeles sellados, las famosas hojas de 25 líneas ya no son utilizadas. En la realidad, cualquier papel de calidad sirve para transmitir el mensaje o solicitud.
  • En la correspondencia oficial, como de hecho en cualquier tipo de correspondencia se debe ser breve y conciso. De esta forma, se muestra inmediatamente, que se sabe lo que se quiere y se ahorra tiempo al lector.
  • En la correspondencia oficial y en la correspondencia comercial, las cartas son generalmente dactilografiadas.
  • También se utiliza, antes de la carta propiamente dicha, escribir algunas palabras como: «Señor Ministro» o «Señor Director-General» o, en el caso de haber relaciones de amistad con el destinatario, «Mi querido Amigo». Al cerrar la carta, es preciso escribir la fórmula de cortesía «Con los mejores deseos», se queda bien añadir, una expresión como «de mucha consideración y aprecio». En el caso de haber relaciones de amistad, puede añadirse «y un abrazo».

En la correspondencia oficial, el lenguaje también sufrió una nítida simplificación. Pero continúa obedeciendo las reglas específicas, más formales que las que rigen la correspondencia comercial:

  • En el caso del Presidente de la República, la correspondencia debe ser dirigida al Jefe de su Gabinete.
  • Un Jefe de Estado sólo se corresponde directamente con otro Jefe de Estado.
  • En los Ministerios, la correspondencia es abierta en la Secretaría General y por ella distribuida por los diversos servicios, incluyendo el gabinete del Ministro.
  • Las fórmulas de cortesía, que casi desaparecieron de la correspondencia comercial con excepción del Excelentísimo Señor que continúan usando en la correspondencia oficial.
  • Otra cuestión, es el idioma que se debe utilizar en la correspondencia oficial con entidades extranjeras. En empresas que se comunican constantemente con el extranjero, la escritura de cartas comerciales en lengua extranjera es habitual. Lo más importante es comunicar con rapidez y eficacia y, por eso, no existe protocolo en esta materia. En el caso de entidades oficiales que contactan con entidades homólogas en el extranjero, en principio, debe enviarse toda la correspondencia en castellano (con o sin traducción), pero puede responderse en la lengua utilizada durante los contactos que se tuvieran establecidos.

3. Descripción de los diferentes documentos

Una vez conocida la estructura de las cartas y oficios, resulta sencillo elaborar los diferentes tipos de documentos ya que solamente se hacen adaptaciones para llenar los requisitos que cada oficina tiene establecidos. Estos van de acuerdo a las necesidades específicas.

Telegrama:

Comunicación rápida. La redacción es inconfundible en su texto por lo concreto que debe ser. La rapidez en su transmisión está exclusivamente a cargo del estado.

Fax:

El fax sirve para enviar mensajes informales y urgentes. Existen formularios para este tipo de correspondencia que poco varían de empresa para empresa. El lenguaje debe simplificarse al máximo para que el mensaje sea claro y conciso.

En principio, no es necesario acusar la recepción, que es hecha automáticamente. Pero el fax no debe ser utilizado para sustituir las cartas.

Si tratarse de una correspondencia formal u oficial puédase, cuanto mucho, enviar por fax una copia de la carta que fue mandada ese día por el correo, indicando eso aún en el impreso de cobertura.

No se debe mandar felicitaciones o agradecimientos por fax. Es preferible hacerlo por el teléfono. Y el mismo se aplica a las invitaciones. Sólo en una emergencia, en el caso de haberse perdido la invitación enviada por el correo, se podrá mandar una copia por fax.

Es excusado acordarse que los faxes no deben contener mensajes confidenciales o íntimos. Nunca se sabe cuantas personas tendrán acceso al número de fax de su interlocutor.

Memorandum:

Es un medio de comunicación que se envía al personal de una misma empresa. En este documento es imprescindible la palabra Memorandum y tiene la finalidad de transmitir órdenes o informaciones; resumen datos para que sean útiles auxiliares en las oficinas.

El oficinista puede mecanografiarlo en su totalidad o es posible llenar las formas impresas que existen para un mayor ahorro de tiempo. Los datos que contienen son: El titulo de memorandum; fecha; las palabras DE y A con espacios suficientes para anotar respectivamente el nombre del remitente y del destinatario; la redacción que es motivo del escrito y firma o iniciales del remitente.

El tamaño de la hoja que se emplea para este documento, generalmente es más pequeño, comparado con el que se emplea en el tamaño carta. Algunas instituciones llegan a emplear en forma amplia, así reciben el nombre de “informes” o “reportes”.

Circular:

Es el escrito clásico para reproducirse en mimeógrafo porque tiene la finalidad de que un mismo asunto se haga del conocimiento a numerosas personas en forma simultánea.

Pude tener la escritura de un oficio con todos sus elementos, lo único que cambia es el nombre y dirección del destinatario; además debe tener la palabra circular.

Informe:

Todas las personas físicas o morales tienen en determinados momentos, la necesidad de rendir. Informe del cumplimiento de algún trámite, comisión u otro tipo de plan laboral.

Es posible que el documento tenga la forma de un oficio con la diferencia de que la palabra informe queda como título, o bien, escrita en el mismo lugar del asunto.

Hay Informes Simples e Informes Compuestos. Los primeros se identifican con la presentación de ideas distribuidas con la sencillez de un oficio; los segundos pueden ser con párrafos clasificados, inserción de texto, tener más de una firma etc.

Convocatoria:

Documento con bastante formalidad que solo debe ser expedido por personas físicas o morales autorizadas a convocar (invitar, llamar, emplazar, reunir) a las agrupaciones.

Importantísimo que aparezca como título el nombre del pliego: Convocatoria. Otro elemento que lo caracteriza es la Orden del día. En esta sección se debe expresar con claridad los puntos a tratar para llegar a una decisión de Acuerdos en la asamblea.

Este tipo de documento es muy empleado en las diferentes sociedades, en agrupaciones sindicales e instituciones gubernamentales. Los que principalmente integran la asamblea son las personas de más alta jerarquía.

Actas:

Existen modalidades entre los documentos llamadas Actas: En forma descriptiva; actas memorandum, como clasificación de acuerdos.

En las asambleas que se efectúan dentro de las distintas agrupaciones, quizá se tomaron acuerdos o no llegaron a ellos. Todo lo sucedido debe quedar escrito en una acta Descriptiva.

Esta es de presentación sencilla, solamente se aprecian los párrafos que explican detalladamente todo lo acontecido.

Es necesario que en el primer párrafo quede anotado: Fecha, lugar y hora es que se efectuó la asamblea. En el último párrafo se apuntara la hora en que finalizo.

Lo común es emplear estos términos: Sin otro asunto a tratar se levanto la sesión a las 15 horas 15 minutos.

Una modalidad son las actas de clasificación de asuntos y sus respectivos acuerdos. Se estructuran en forma similar a los oficios con párrafos clasificados solo que saben tener la palabra acta.

Con esa presentación, el documento tiene la utilidad de un recordatorio; de ahí el nombre: Acta Memorandum con clasificación de asuntos y acuerdos.

En un acta en que se tiene la necesidad de explicar los pros u los contras de lo tratado en las asambleas, tiene que ser más explicativa y se emplean márgenes diferentes para sus conceptos. Así recibe el nombre de Acta con clasificación de Asuntos, Debates y Acuerdos.

Instructivo:

Este documento generalmente se hace en esténcil pues es una especie de aviso para varias personas. Carece de nombre y dirección del destinatario, a cambio, debe tener como primer elemento la palabra Instructivo.

El nombre ya lo dice, es un escrito que enseña algo. La presentación es parecida a los oficios con párrafos clasificados. Estos a su vez pueden estar divididos en incisos o numerados.

Reglamento:

Las instituciones, empresas, industrias, casas comerciales, etc., para su buen funcionamiento debe tener por escrito las normas de conducta que tienen que atacar las personas que laboran en ellas. De hecho son órdenes que tienen que cumplir.

Indispensable que inicie con el título o Reglamento y puede estar complementado con alguna otra descripción. La presentación mecanográfica es más entendible si se hace con márgenes escalonados.

Puede haber numeración o incisos. Es otro de los documentos que con frecuencia se producen en mimeógrafo.

Acuerdo:

Con frecuencia se reúnen personas de cierta autoridad para llegar a resoluciones sobre determinados asuntos. Al terminar de analizar deciden ordenar por escrito lo acordado. Este el documento que recibe el nombre de Acuerdo.

Su estructura es muy parecida al oficio, la diferencia está en el encabezado que deben tener el nombre del documento. Lo que se acuerda en él, necesario es cumplirlo.

Constancia:

En general y con cierta frecuencia las personas físicas tienen necesidad de solicitar que les extiendan un testimonio sobre cierta labor o algún hecho; lo hacen a quienes tienen autoridad o prestigio reconocidos; reciben una Constancia. Así debe indicarse en el titulo o en la redacción.

Certificado:

Documento en el cual tiene que aparecer las palabras Certifica o certificado por tener como función testimoniar hechos de suma o importancia. Es necesario que lo firmen personas plenamente autorizadas.

Telefonema:

Si en las instituciones o empresas no existen formatos de recados telefónicos, lo conveniente es dar seriedad a la comunicación y transmitirla mecanográficamente.

Contiene el título de telefonema; De; Para; el texto explicando en forma breve; fecha; nombre de la persona que transmite y también el del que recibe.

Preposición o propuesta:

Es al escrito con el que se sugieren las ideas e iniciativas. Por este medio se espera una aceptación y así se manifiestan en el pliego llamado Propuesta.

Esta palabra no debe faltar: puede incluirse en la redacción del texto o hacerla resaltar como título de párrafos explicativos. Debe entenderse que no es una orden por estar sujeta a ka autorización.

Dictamen:

Escrito que expresa el análisis de iniciativas, ponencias, etc. En su redacción debe quedar asentado el juicio crítico sobre la convivencia de informas, negar o aceptar situaciones.

Aviso:

Documento que se utiliza para hacer notar hechos si estos son de interés a varias personas; carecerá de nombre y dirección. Importante es que tenga la palabra Aviso en forma resaltada. Escrito que también se reproduce en mimeógrafo.

Edicto:

Documento mediante el cual se hace un mandato, decreto. Es publicado por autoridades competentes y tiene que hacerse del conocimiento a los tribunales. Necesario publicarlo en periódicos por ser notificación, citación o emplazamiento a los interesados.

Demanda Judicial:

Por medio de este escrito se hace la reclamación para el reconocimiento de un derecho, una obligación en el caso de que tanto personas físicas como las morales se nieguen a cumplirlas. Solamente funciona ante un juez de competencia.

Vales:

Para generalizar: se dice que Vale es una constancia representativa de valores. Esto posteriormente pueden ser valores comentarios, documentos o bienes pequeños.

Los datos indispensables son: La palabra Vale seguida de una cantidad expresada en cifra cuando se trata de un adelanto monetario; concepto por el cual se extiende el documento, con redacción breve; fecha completa; nombre y firma.

Recibos:

Son las constancias que se extienden para ser entregadas a cambio de dinero, bienes, servicios, mercancías o documentos.

Los datos necesarios para este escrito son: Fecha aclarando el día, mes y año, así como el nombre de la ciudad en que extiende; nombre completo de la persona a favor de la cual se hace el recibo; la palabra Recibí debe ser la que inicie la redacción; cantidad de dinero por la que se extiende el documento, expresada con número y letra; aclaración del motivo del escrito que no debe ser extensa; nombre y firma de quien lo extendió.

Pagares:

Son títulos de crédito. Con ellos las personas se comprometen a pagar adeudos de dinero en las fechas y condiciones que el propio documento señala.

Pagaré Sencillo es el que tienen el compromiso de una persona; Pagaré Mancomunado o Solidario cuando lo firma para su cumplimiento más de una persona.

Carta Poder:

Existen formas impresas de este documento pueden llenarse con facilidad, también es posible que el mecanógrafo la escriba en su totalidad. En ambos casos tiene que darse la serenidad y responsabilidad que requiere el motivo por el que se extiende.

En forma general se dice: Es una comprobación de la existencia de un contrato, tiene la finalidad de que una persona o empresa represente a otra en la celebración o ejecución de ciertos actos de naturaleza legal o jurídica.

A dicho contrato se le denomina mandato o poder; la persona que autoriza su representación es el Poderdante; la que acepta representar se llama Apoderado. A las dos se les puede decir Mandante y Mandatario.

La Carta Poder puede emplearse en todo acto válido por las leyes ya que no exige la intervención personal del interesado.

Este documento debe celebrarse con la intervención de un Notario Público cuando los negocios o asunto que se noten sean de alto costo; se puede prescindir de la Notaría en caso contrario, siempre y cuando se haga referencia de uno o varios actos concretamente determinados en el texto.

La redacción de la Carta Poder debe incluir: Lugar y Fecha de expedición; nombre del apoderado; la indicación de que se otorga “poder amplio y bastante para…” descripción concreta de que podrán efectuarse en nombre y representación del poderdante; la expresión “Acepto poder”; nombre y firma del apoderado; nombre y firma de dos testigos.

Solicitud de empleo:

Algunas de las empresas, industrias e instituciones cuentan con los formatos de Solicitud de empleo para que sean llenados por el solicitante; sin embargo en ocasiones le piden, para conocer su personalidad, que sea con su propia redacción que presente la solicitud.

En tal caso es conveniente: Anotar el tipo de empleo que requiere; citar los estudios, capacidades y experiencias que se tienen; en el caso de ser profesionistas deben citarse los puestos y lugares en donde haya practicado su profesión “Currículo Vitae”; aludir si por costumbre tiene las condiciones morales de honorabilidad, discreción, esfuerzo, cumplimiento, disciplina, organización, etc.

También deben darse referencias de todas aquellas personas que puedan acreditar lo expuesto, es lo que se nombra como recomendaciones y se entregan anexas.

Las anotaciones de nombre, dirección y teléfono del solicitante no tienen que olvidarse y pueden estar al principio en el extremo superior izquierdo o al final del escrito; en la redacción que no se olviden las frases de cortesía que hagan sentir que se va a guardar el respeto y las consideraciones correspondientes entre empleados y jefes.

No solamente hay solicitudes de empleo, existen las de operaciones bancarias, créditos, pedidos, servicios, etc.

4. Reglas ortográficas

Se escriben con “S” los sustantivos terminados en sión son derivados de los que terminan en so: confuso-confusión, proceso-prisión, extenso-extensión. Los vocablos que empiezan con as, es, is, os, us; aspira, estrella, islote, ostenta, usted. Se exceptúan azteca, izquierdo, aznacho.

También se emplea la “S” en las palabras que empiezan con las silabas abs, cons, des, dis, obs, pers, subs, sus, trans, tras. Ejemplos: abstinencia, constituye, destapa, dispuso, obscuro, persiste, substituye, suspiro, transcribe, traspasa.

Se emplea la “s” en todas aquellas palabras terminadas en ismo, ista, simo y oso, lo mismo que sus plurales y femeninos: alfabetismo, maquinita, trigésimo, curioso. En los gentilicios terminados en es, ense, iense debe emplearse la “S”. Algunos ejemplos: polonés, jalisciense, sonorense.

Cuando las palabras empiezan con psi, pse, es posible que se escriban con la “S”. Psicología o sicologia, pseudos o seudo, etc.

En general los derivados de las palabras que se escriben con “S”: vaso-vasito, paso-pasito, marqués-marquesito, etc.

Se emplea la Z

Antes de las vocales a, o, u para obtener gráficamente el sonido suave de la “C”: zarzuela, zona, zurdo. También en los aumentativos terminados en azo y los diminutivos con el sonido zuelo, ezmo. Ejemplos: bastonazo, plazuela, osezno.

Los derivados patronímicos se escriben con “Z” si terminan en ez. Sancho-Sánchez, Fernando-Fernández, Rodrigo-Rodríguez, Pelayo-Peláez.

Las palabras terminadas en aza y los verbos que terminan en izar: danza, balanza, rivalizar, cotizar.

Las terminaciones de la primera persona del presente indicativo y todo el presente del subjuntivo de los verbos terminados en acer, ocer, uncir con sus derivados y compuestos. Ejemplos: renacer-renazco; conocer, conozco, conozcan, conózcanos; conducir-conduzco, conduzcan, etc.

En algunas palabras en que el uso ha conservado la “z” como zinc, zipizape, zelandés, ázimo, etc.

Se emplea la “x” cuando el sonido esté francamente pronunciado: examen, éxito, óxido, exorbitante; en general cuando se presente el sonido “cs” antes del vocal o de “h”: Exhalar, exasperar, exhausto, exacto, etc.

Antes de las sílabas pla, pli, pre, pri, pro. Ejemplos: explicación, explorar, exprimir, expropiar. Las palabras compuestas de las preposiciones extra o ex con significación- fuera de: extraordinario- Fuera de lo ordinario; expulsar- echar fuera; extemporáneo- fuera de tiempo.

Se usa la preposición latina ex separada de los nombres de dignidades o cargos, para indicar que se ha dejado de ser lo que los cargos significan: expresidente, exalumno. También cuando dicha preposición signifique procedencia: ex abrupto, ex cátedra.

La xc se escribe en los compuestos del prefijo ex y voces que empiecen con “c”: exceder, excursión, excursión.

Se escriben con “g” las palabras que tienen sonido suave y después se encuentran cualquier consonante o las vocales a, o, u. Ejemplos: Gato, gorra, gula, glacial, grito, repugna, dogma. Para que la “g” tenga sonido suave con las vocales e, i, necesariamente deben tener intercalada la u o no suena.

Cuando esta vocal tiene sonido se escribirá con diéresis: Vergüenza, antigüedad, lingüística, argüir.

Se debe escribir la “g” en las palabras que principian con geo y las que tengan la sílaba gen: geografía, geología, origen, margen. Los vocablos terminados en gélico, ginal, gineo, gismo. Ejemplos: Angelical, Higiene, patológico, unigenetico, homogéneo, ingenioso, trigésimo, fotogénico, ferruginoso, neologismo.

También se emplea la “g” en los vocablos terminados en gi, gio, gion, gional, gionario. Ejemplos: religioso, teología, lógico, psicológico. Las palabras terminadas en igenio o igero tienen que emplear la “g” como en oxigeno, aligeras. Los verbos terminados en ger, gir: exigir, proteger, dirigir. Hay excepciones como tejer, crujir, brujir.

Los vocablos derivados de los que se emplean la “g”, la conservan: Legitimo, legislar se derivan de legal; mágico, magia del mago.

Se escriben con “j” las palabras en que esta el sonido fuerte ja, jo, ju: mortaja, joven, dijo, judío, jornada, justicia, etc. Todas las palabras que empiezan con adj, eje, obj: adjetivo, adjunto, ejecución, objetivo.

Los sonidos finales de je, jero, jería. Ejemplos: Menaje, relojero, despojara. Se exceptúan ambages, esfinge, falange, laringe y algunas más.

Todas las formas de los verbos cuyo infinitivo tenga “j”, también deben emplearla. Tejer, tejeremos, conduje, condujo, trajeron, trajiste. Todos los compuestos y derivados de los primitivos se escriben con “j”. De caja se deriva: cajete, cajita, cajón; de rojo rojear, rojizo; de ojo: ojear, ojeriza.

Se emplea la “h” en las palabras que tuvieron en su origen: habitación, herencia, hombres, etc.; las palabras que en general corresponden al castellano viejo, catalán, gallego y latín escritas con “F” inicial: Hacer, hambre, hembra, hierro, hoja, hormiga, etc.

Ampliando esta regla. Las palabras que tengan los diptongos ue, ie, ia, ui, iniciales, se deben escribir con “h”: hueco, hierro, hiato, huída. También emplean esta letra los vocablos que principian con hidr, hipe, hipo, Hosp., horr, hum, holg. Ejemplos: hidrografía, hipérbole, hipoteca, hospital, horrible, humanidad, holgazán. Se exceptúan umbrío, umbilical y Olga.

Las palabras compuestas que inician como hemi (mitad), repta (siete), hecto (ciento), hexa (seis): hemiciclo, heptaedro, hectogramo, hexaedro. Si las palabras no tienen el sentido indicado, no se aplica la regla: eminencia, ectoparásito, examen.

Los verbos y sus diferentes tiempos: haber, hacer, habilitar, habitar, hablar, halagar, hartar, helar, henchir, heredar, herir, hermanar, hervir, hilar, holgar, humear, hurtar.

Los compuestos y derivados de las palabras que tengan “h”, como por ejemplo de hablar: hablador, habladuría, hablista; de halago: halagar, halagador, halagüeño.

Cuando la letra “a” es preposición, no tiene la “h” pero cuando es flexión de los verbos haber y hacer debe llevarla. Ejemplos: voy a la montaña; le pago a destajo; ha sufrido un desengaño; a tiempo me lo dijo; no ha dormido esta noche.

Algunas interacciones se escriben con “h”, otras no; ¡ah! ¡Eh! ¡Bah! ¡Hola! ¡Huy! ¡Ay! ¡ea!

Acento ortográfico

Es una pequeña rayita o tilde que marca la sílaba tónica en los siguientes casos:

Cuando la palabra aguda termina en vocal, n o s como compás, recogió, estación. Cuando la palabra es grave y termina en consonante, menos en n o s: López, azúcar, López, árbol, etc. Hay excepciones como martes, verdugo, marchaban porque los sonidos graves no recalan la voz.

Hay acento cuando la palabra esdrújula o sobreesdrújulas: ráfagas, cálculos, cóselo, guárdatelo. Cuando exista el triptongo se acentuarán la vocal fuerte: averigües, despreciéis. La 2i” seguida de diptongo “s” final debe tener acento: partíais, comíais.

Cuando las vocales i, u fuesen tónicas y se encontrasen con otra vocal: Raúl, país, ataúd, huí. Se hace excepción en los infinitivos de los verbos y la combinación ui que sólo se acentuarán cuando sea esdrújula o aguada: sonreír, desoír, huida, jesuítico, casuísticos.

Cuando la conjunción “o” pueda confundirse con un O. Ejemplos: 5 ó 6, 2 ó 1; pero no en los caos de cinco o seis, dos o uno.

Las palabras latinas o de otras lenguas se acentuarán de acuerdo a las reglas y normas castellanas, excepto los nombres propios: déficit, memorando, Wagner, Valery.

Los plurales de toda palabra conservan los acentos en la misma sílaba que en los singulares, menos regimenes y caracteres.

Decretó la Academia que en lo sucesivo los monosílabos fue, fui, dio, y vio, no se acentuarán.

Acentuación didáctica

Es una modalidad del acento ortográfico que se emplea para distinguir palabras que se escriben con las mismas letras pero tienen un valor o significado gramaticalmente diferente. Hay normas para su empleo.

1.- Los pronombres personales mí, tú, él, lo emplean para distinguirse de los adjetivos posesivos mí, tu y del artículo el, respectivamente.

2.- Los demostrativos éste, ése, aquél con sus respectivos femeninos y plurales se acentuaran cuando sean pronombres, pero no cuando sean adjetivos. Los demostrativos neutros nunca se acentúan.

3.- Las palabras: que, como, cuando, donde, cuanto, cual, quien, cuyo, cuan, solamente se acentuarán cuando sean interrogativas, admirativas o se pronuncien con énfasis.

Son muchas las parejas de vocablos que deberían temer acento diacrítico, pero ni la academia ni el uso autorizan la acentuación de todas.

Las principales vienen siendo:

Más- adverbio de cantidad
Mas- conjunción adversativa

Vé- del verbo ir.
Ve- del verbo ver.

Dí- del verbo decir.
Di- del verbo dar.

Sé- del verbo saber.
Se-pronombre.

Sí-adverbio de afirmación.
Si- nombre condicional.

Té- nombre común.
Te- pronombre personal

Dé- del verbo dar.
De- preposición

Aún- si equivale a todavía
Aun- con otro significado

Sólo- si equivale a solamente
Solo- nombre o adjetivo

Uso correcto de las letras dudosas

La etimología, la costumbre, los vicios y modismos, hacen que deban darse algunas normas sobre el uso de algunas letras que tienen el mismo sonido, sonido semejante o que son mudas. Así se originan las reglas ortográficas que se han mencionado y existen algunas más.

5. Legibilidad

Todos sabemos que es muy frecuente que los técnicos sean atraídos por un tipo de lenguaje tan lleno de tecnicismo y palabras de difícil comprensión, nada accesible al ciudadano común, que acaba generalmente por no ser entendido por nadie, a no ser por los propios técnicos del ramo.

Sirviéndonos de una caricatura, véase el ejemplo de los jóvenes médicos que a las veces hablan así al enfermo que se queja de urna simple dolor de estomago:

«El señor tiene uno síndrome doloroso en la fosa ilíaca lateral derecha y debe permanecer inactivo y en cama.»

Realmente este tipo de lenguaje, para el ciudadano común y que para colmo se siente indispuesto, este lenguaje es suficiente para el confundir aún más…

No sería muy más eficaz que el médico informara el enfermo en estos términos:

«El señor tiene una apendicitis y necesita de quedarse en la cama.»

6. Lectura y comprensión de los textos

Estas actitudes son muchas veces justificadas por el nerviosismo de que veamos un gran volumen de trabajo y que hayamos la tentación fácil de «despachar servicio». Es preferible tardar un poco más a leer los textos, comprenderlos bien, y después entonces ordenar las respuestas.

Lo ideal, es que se disponga de tiempo y resumir el texto que acabamos de leer, una vez que esa es una actividad normal de nuestro día a día. O no es verdad que, empírica y naturalmente, resumimos el episodio de la telenovela que observamos ayer, para que hoy contáramos o que comentemos con el amigo del lado?.

Estas actividades son de hecho normales en nuestro día a día.

Reglas para sintetizar textos:

  • Dividir el texto en partes;
  • Dar un título/resumen cada parte;
  • Anotar las palabras clave;
  • Sintetizar/organizar las ideas clave encontradas.

7. Estructura de la respuesta a dar al texto escrito

Si ya hubiéramos leído dos veces el texto, si ya hubiéramos subrayado las frases clave, si ya hubiéramos anotado en borrador nuestras primeras ideas, entonces ciertamente ya comprendemos el texto y ya estamos listos a responder.

Sin embargo hay aquí otra regla de oro a cumplir:

Estructurar lo que vamos a escribir

Normalmente todos tenemos la necesidad de «introducir» el asunto y por lo tanto la primera reacción, cuando iniciamos un texto respuesta, es a de comenzar a desarrollar, de inmediato, la introducción.

Es más fácil planificar primero el desarrollo, para en el fin pensar cómo introducir el tema.

Cuando elaboremos el desarrollo tenemos que pensar que nuestros destinatarios son:

  • Son personas que tienen poco tiempo para leer textos compactos,
  • Son personas que sólo leen el indispensable;
  • Son personas que, por que no conocieran la legislación que reglamenta el problema, hallan las referencias legislativas innecesarias;
  • Son personas que gustan mucho de la claridad.

Por eso vamos a escribir:

  • Frases cortas
  • Frases completas
  • Frases muy claras

Finalmente no olvidemos la fase de la conclusión. Toda la gente siente la necesidad de hacer la lectura final lo que normalmente se consigue con urna conclusión. Por eso, a finales de su «texto respuesta» concluya siempre.

Y para que tal acontezca también recomendamos 3 reglas simples:

  • La conclusión debe ser el punto de convergencia de las diferentes ideas expuestas;
  • La conclusión debe ser sintética; nada de repeticiones;
  • La conclusión debe culminar con nuestro punto de vista, que deberá igualmente ser bien definido.

Conclusión

Como pudiste observar, la comunicación escrita implica cualquier tipo de interacción que hace uso de la palabra escrita. La comunicación es clave para cualquier esfuerzo que involucre a más de una persona. La comunicación a través de la escritura es esencial en el mundo moderno y lo es cada vez más a medida que participamos en lo que ahora se conoce comúnmente como la era de la información. De hecho, la comunicación escrita es la forma más común de comunicación empresarial.