Administración, Negocios y Legislación

Organización de la agenda de trabajo, eventos y locales

Introducción

Si comienzas en el mundo del manejo de agendas y planificación de eventos, puede sentir que se trata de una tarea muy difícil. Pues no lo es, sin embargo la gestión de estos elementos es un trabajo duro. Se deberán seguir algunas consideraciones para la gestión del tiempo, usar plantillas, organizadores listas de verificación, planes de acción, entre otros para dominar estas actividades y entregar excelentes resultados.

Contenidos temáticos

  1. Gestión de la agenda del jefe
  2. Planificación diaria, mensual y anual
  3. Organización de eventos
  4. Consideraciones geográficas
  5. Dimensión
  6. Espacio interior
  7. Espacio exterior
  8. Procurar el local ideal
  9. El contacto – visita al local
  10. Decoración de las salas

Desarrollo del tema

1. Gestión de la agenda del jefe

La agenda es confidencial, ya que contiene la vida laboral de su titular. En la agenda hay que colocar adecuadamente la información y tenemos que consultarla para recordar la información.

Existen varios tipos de agenda:

  • Agenda normal o estándar: Sencilla con todo lo imprescindible.
  • Agenda personal: Planificaciones diversas, las diferentes partes de la agenda están diferenciadas por separadores de colores.
  • Agenda electrónica: Son prácticas por la gran cantidad de información que almacenan en el mínimo espacio.
  • Agenda de ordenador: Están en el ordenador (Outlook)

Partes mínimas de una agenda

  • Listín telefónico y de direcciones
  • Calendarios: Año actual, anterior y posterior
  • Planning: Suele ser mensual
  • Dietario: Apuntado normalmente por horas

Agendas que usa la secretaria

  • Agenda de la secretaria: En ella se planificarán las tareas, día y hora de realización y entrega.
  • Agenda del jefe: En esta se anotaran todas aquellas actividades que competen al jefe.

Las actividades de la agenda del jefe se deben distinguir en tres ámbitos:

  • Familiar: No se debe invadir, si es necesario hay que consultarlo con él, tienen que ser casos excepcionales.
  • Ocio: No se debe interrumpir, él necesita estos momentos para poder rendir mejor. En caso necesario se debe consultar con él.
  • Tiempo empresarial: Es necesario conocer las costumbres del jefe.

No se necesita permiso para la gestión de este tiempo. Hay que tener en cuenta la duración de las tareas y dejar margen. Debemos considerar el ritmo biológico, y no programar tareas complicadas al principio o final de la jornada. Siempre que no se use tiene que estar bajo llave.

2. Planificación diaria, mensual y anual

Antes de registrar las tareas en la agenda hay que hacer un borrador, las normas que tendremos en cuenta para la planificación son:

  • El objetivo tiene que ser concreto y asequible.
  • Tiene que tener un plazo temporal. No se deben planificar tareas más allá de un trimestre. El tiempo ideal son 15 días.
  • Se debe conocer el propio ritmo biológico y laboral.

Después de concretar el borrador de las tareas hay que elaborar un planning siguiendo lo siguiente:

  • No dedicar más de 2 horas seguidas en una misma tarea.
  • La tarea se entregará a las 12 del día de entrega.
  • Las tareas más difíciles se harán en horas Hill.
  • Los lunes y los viernes no programar tareas difíciles.
  • Los días festivos no se programan.
  • No se puede cargar una jornada con más de 5 tareas de máxima dificultad.

3. Organización de eventos

Los eventos no son, en su mayoría, debidamente planeados. Un sondeo realizado por Spectrum Communications, una empresa organizadora de eventos, sobre el mercado de conferencias, indica que las empresas, casi siempre fallan al preparar, ellas propias, sus reuniones.

Se verificó que el tiempo para planearlas y organizar es frecuentemente insuficiente, así, como el tiempo de preparación y ensayo de los presentadores.

Por otro lado, los objetivos ni son, en la mayoría de las veces, identificados.

Un evento bien preparado es medio camino andado para garantizar que en él se pueda venir a desarrollar un buen trabajo, o sea, alcanzar los objetivos propuestos para los varios temas de la agenda o programa.

El primer paso para la organización de cualquier evento es responder a las cinco cuestiones básicas que están subyacentes a cualquier organización. Todo el plan del acontecimiento, su estilo, tipo, duración, contenido y posible valor asienta en las respuestas las cinco cuestiones fundamentales.

1. ¿Por qué la necesidad de realizar un evento?
2. ¿Que se pretende alcanzar?
3. ¿Quién debe asistir?
4. ¿Cuando se debe realizar el evento?
5. ¿Donde se debe realizar?

Tipo de eventos y su organización

Eventos informativos

  • Asamblea: Grupo numeroso de personas que tienen que tomar decisiones. En asociaciones la asamblea es la reunión de todos los miembros. El presidente desempeña una función importante, vela por la buena marcha y determina si las cosas se salen o no del orden del día.
  • Conferencia: Exposición oral de 1 o varias personas, puede seguirse de un coloquio, el objetivo es proporcionar información o transmitir conocimiento.
  • Jornadas: Conjunto de reuniones de estudio o trabajo con número elevado de personas, se realizan en más de 1 día, su principal objetivo es impartir conocimiento.
  • Simposio: Exposición oral por parte de varios expertos sobre un tema. La duración de la intervención es de 10 o 20 min.
  1. Organización y planificación.
  2. Fijar: Lugar del evento, Fecha, Elección de conferenciantes y ponentes.
  3. Determinar responsables del trabajo de organización y conducción del evento.
  4. Determinar con antelación listado de personas e instituciones a quienes se cursará invitación.
  5. Determinar gastos de organización y analizar planes de financiación.
  6. Determinar horario del evento, debe ser razonable y realista.
  7. Elaboración del programa de desarrollo del evento. Debe estar hecho 2 o 3 meses antes de la fecha.

Eventos promocionales

Ferias y exposiciones: Eventos protagonizados por empresas o asociaciones como medio publicitario o para conseguir aumento de las ventas, pueden ser:

  • Permanentes: se instalan en la propia sede.
  • Temporales: con algún acontecimiento.

Organización y planificación

En algunas empresas ésta organización la asume el departamento de relaciones publicas. Para preparar el stand hay que considerar:

  • Visitar y determinar el lugar de exposición.
  • Entrar en contacto con los organizadores.
  • Contactar con áreas de contratación necesarias para preparar el stand.
  • Preparar lista del material necesario.
  • Contactar con transportistas (Logística).
  • Diseñar plan de marketing.
  • Vigilar montaje e instalaciones técnicas.
  • Diseñar calendario de actos.

Inauguraciones y aniversarios: una inauguración es la apertura de una nueva sede, conlleva una progresión de la empresa. Un aniversario es un acto convocado por la empresa para resaltar éxitos logrados.

  • Organización y planificación
  • Elegir fecha.
  • Elección de invitados.
  • Elaborar y mandar invitaciones, para su elaboración hay que tener en cuenta el destinatario.
  • Contratar los medios de transporte.
  • Elaborar un folleto informativo sobre el aniversario, se deberá elaborar con antelación suficiente.
  •  Otros detalles como el acondicionamiento de las salas, preparación de regalos, recuerdos o insignias o adoptar las suficientes medidas de seguridad.

Visitas a fábricas o empresas: sirven para fomentar los lazos de unión entre empresas.

  1. Organización y planificación
  2. Conocer con exactitud los departamentos o zonas que se van a visitar.
  3. Los grupos de visita no deben superar las 10.
  4. No es recomendable más de 1 hora.
  5. Después de visita ofrecer un pequeño refrigerio.

Eventos varios

  • Comunicación con la prensa: la comunicación con la prensa se puede hacer mediante Rueda de Prensa o bien por Conferencia de prensa.
  • Rueda de prensa: modalidad de entrevista, personaje de actualidad se somete a las preguntas de varios periodistas.
  • Conferencia de prensa: conjunto de periodistas reunidos con un personaje que expone un tema y se somete a las preguntas sobre el tema.
  1. Organización y planificación
  2. Elegir fecha precisa.
  3. Escoger local adecuado.
  4. Elaborar, con antelación, listado con el nombre de los medios de comunicación y los posibles asistentes.
  5. El día de la conferencia se tendrá en cuenta:
    • Preparar mesa presidencial con carteles identificativos
    • Cuidar fondo de mesa presidencia con la prensa gráfica
    • Ofrecer bebida apropiada para la hora y algo de picar
    • Comprobar micrófonos
    • Entregar a periodistas dossier gratuito con la temática.
  • Comidas de empresa: la organización de una comida en el ámbito de la empresa puede ser por dos circunstancias.
  • Comidas de trabajo: Es un fenómeno nuevo a causa de la actividad frenética.
  • Otras comidas: Si se es encargado de organizar una comida hay que tener en cuenta:
    • Visitar el lugar y elegir fecha
    • Envío de invitaciones
    • Colocación adecuada de los comensales

Recursos en los eventos corporativos

Recursos técnicos

El avance de la técnica ha facilitado la actividad en las reuniones y eventos corporativos. Los recursos audiovisuales más frecuentes son:

Retroproyector: Fácil de usar, necesita un conjunto de transparencias para proyectar, permite la superposición de imágenes, para su uso tenemos que tener en cuenta lo siguiente:

  • Tener transparencias preparadas.
  • No debe estar encendido mucho tiempo, las bombillas se funden, hay que tener bombillas de repuesto.
  • La proyección puede hacerse con luz local.
  • Necesita corriente para que funcione, prever presencia de enchufe.

Proyector de diapositivas: es de gran utilidad para presentar fotografías, hay que tener las diapositivas colocadas antes de empezar el evento, es necesaria toma de corriente y una pantalla blanca, se debe dejar el lugar a oscuras. Hay que comprobar la toma de corriente, que funcione correctamente y la bombilla, es conveniente tener una de repuesto.

Vídeo:

  • Muy usado ideal para reuniones con poca gente.
  • Poca luz, esto puede dificultar la toma de notas
  • Asegurar conocimiento del manejo
  • Tener el material preparado

Rotafolio:

  • Se trata de un portafolios que se sujeta sobre un caballete.
  • Eventos con pocas personas
  • Se puede escribir sobre el usando varios colores

Pizarra: Es un método de fácil uso, permite ir dando informaciones parciales al auditorio, se debe evitar dar la espalda a los asistentes.

Cinta magnetofónica: Permite la reproducción de sonidos, a menudo se combina con el retroproyector.

Recursos económicos

La preparación de un evento corporativo requieres mucho cuidado, algunos conllevan un enorme presupuesto, hay que hacer una estimación real de los gastos para ver las posibilidades.

Algunos eventos pueden sufragarse con cuotas que pagan los mismos participantes.

Los organizadores tendrán que tener un control exhaustivo de los gastos y los ingresos.

Otros recursos

Junto con los recursos señalados pueden ser necesarios otros medios:

  • En ocasiones algunas reuniones se necesitan fotocopias, estas tienen que estar bien hechas, que se lean bien y que no tengan borrones, estas fotocopias tienen que estar en el momento necesario, bien antes de la reunión, bien un tiempo antes para enviarla a quien necesite estudiarlas, es muy importante que no falten ejemplares.
  • Todo evento necesita un conjunto de recursos humanos, y este tiene que estar coordinado para la preparación del evento.
  • Elegir un local adecuado para cada tipo de reunión.

La documentación en los eventos

En la organización de eventos la documentación escrita es esencial, tanto en sus inicios como para su desarrollo incluso para la conclusión del acto.

Convocatoria de evento

Un acto empresarial se puede enfocar de distintas maneras, no se convoca igual una reunión que una conferencia, aunque si que es necesario comunicar los actos por escrito. Los documentos más habituales son:

El saludo: documento externo con el que se comunica alguna información breve.

Se caracteriza por:

  • Transmite una información breve
  • Se redacta usando tercera persona
  •  Documento muy formal
  • Se escribe en papel tamaño cuartilla
  • No se firma

El programa: Documento que se usa para convocar a un evento de cierta duración, tiene que contener la siguiente información:

  • El tema que se tratará en el evento
  • Los ponentes que asistirán para cada tema
  • Identificación de los organizadores
  • Lugar de celebración
  • Fecha de comienzo y finalización
  • Horario de inicio de evento y de cada acto
  • Condiciones que hay que tener para inscribirse
  • Plazo de inscripción
  • Teléfono o domicilio para inscripción
  • Cuota que hay que pagar, en su caso

La credencial: documento escrito que se suele usar en multitud de efectos para acreditar a un sujeto como participante de un acto. Toda credencial identifica la entidad organizadora y a la persona que participa.

Informe de un evento: documento que recoge las conclusiones a las que llega una persona o un grupo, sus características son:

  • Documento formal
  • Lenguaje técnico
  • Se completa con documentación adjunta
  • Los datos no tienen que ser erróneos, puede ser un gran problema para la empresa.

Tiene que tener las siguientes partes:

  • Título
  • Introducción sobre el tema tratado
  • Antecedentes sobre hechos tratados
  • Datos técnicos sobre el objeto de estudio
  • Las conclusiones
  • Dictamen o decisión, siempre que fuera preciso

La certificación del evento: En ocasiones los participantes quieren que se les certifique la asistencia. Un certificado acredita la presencia de una persona en un acto, también acredita al organizador, las horas de duración y, si se trata de cursos, el aprovechamiento o no que realiza la persona del encuentro.

La imagen de la empresa

La apariencia y la imagen son muy importantes y tiene que estar cuidadas. Una buena imagen constará al menos de los siguientes elementos:

  • Una higiene corporal extremadamente cuidada. No se puede pecar por exceso o por defecto.
  • Una vestimenta adecuada a nuestra silueta, pero también el lugar de trabajo y la circunstancia.
  • Hay que cuidar los complementos cuidadosamente, en las mujeres el bolso, debe conjuntar con los zapatos, los hombres no deben llevar joyas, solo alianza, reloj, gemelos y un pasador de corbata.
  • Un comportamiento adecuado, amable y correcto pero sin resultar artificial o fingido.

Organización de viajes

Las empresas tienen diferentes motivos por los que pueden viajar sus directivos, en lo que se denomina viaje de empresa, pueden ser varios:

  • Cerrar contratos que aseguren y parcelen segmentos de mercado
  • Publicidad y promoción de los productos y la imagen de la empresa, con conferencias, stands, etc.
  • Otros objetivos beneficiosos para la empresa.

Los viajes que realiza el empresario no son de ocio o de placer, han de llevar una agenda completa, bien organizadas las reuniones y no dejar a la improvisación posibles problemas contractuales que puedan surgir. Aquí es donde se notan la eficiencia y la eficacia de la secretaria que planifica los viajes, organiza la estancia y distribuye en la agenda las tareas que realizará el directivo en el lugar elegido.

Los servicios y productos de las agencias de viajes

Cuando el director tiene que hacer una visita a otra empresa tenemos que tener en cuenta:

  • Como acudir, medios de transporte
  • Como es la ciudad
  • Duración de la estancia, alojamiento, lugares de ocio
  • Conocimiento del idioma

Todo esto lo podemos solucionar gracias a una agencia de viajes.

Concepto de Agencia de Viajes: Empresas constituidas en forma de sociedad mercantil, Anónima o limitada que en posesión del titulo-licencia correspondiente, se dedican profesional y comercialmente en exclusividad al ejercicio de actividades de mediación y/o organización de servicios turísticos.

Los servicios de las agencias de viajes

Los servicios que ofrecen las agencias de viajes básicamente son:

  • Venta de billetes
  • Reserva de plazas para cualquier medio de transporte
  • Reserva de alojamiento
  • Organización de servicios turísticos integrados
  •  Información turística y difusión de material de propaganda.
  • Cambio de divisas y venta y cambio de cheques de viaje.
  • Expedición y transferencia de equipajes.
  • Formalización de pólizas de seguros turísticos, de pérdidas o deterioro de equipajes y otras que cubran los riesgos derivados de los viajes.
  • Alquiler de vehículos con o sin conductor.
  • Reserva, adquisición y venta de billetes o entradas para todo tipo de espectáculos, museos.
  • Alquiler de útiles y equipos destinados a la practica de turismo deportivo.
  • Fletar aviones, barcos, buses, trenes y otros medios de transporte para la realización de servicios turísticos propios de su actividad.
  • Prestación de cualquier otro servicio turístico que complemente los enumerados.

Servicios turísticos que realizan las agencias de viajes:

  1. Trabajo de asesoramiento o información
  2. Trabajos realizados por cuenta propia o ajena que satisfacen demandas de los clientes sobre transporte y/o ocio.
  3. Mediación para contratar residencia en destino.
  4. Mediación para cubrir cualquier otra necesidad individualizada del cliente en destino.

Productos turísticos que venden las agencias de viajes:

  • Conjunto de servicios turísticos que compone un todo unitario, estos pueden ser paquetes turísticos o viajes combinados.
  • Paquete turístico: Conjunto de servicios turísticos (manutención, transporte, alojamiento, …) ofertado o proyectado a solicitud del cliente a un precio global preestablecido.
  • Viaje combinado: Combinación de por lo menos dos elementos vendidos o ofrecidos a un precio global.

Clasificación de las agencias de viajes

Existen múltiples clases de agencias, se clasifican en tres grupos:

  • Mayoristas: Proyectan, elaboran y organizan toda clase de servicios y paquetes turísticos para ofrecer a minoristas, no pudiendo ofrecerlos al consumidor directamente.
  • Minoristas: Son las que bien comercializan los productos de los mayoristas o proyectan y/o venden toda clase de servicios o paquetes.
  • Mayoristas-minoristas: Combinan las actividades de los anteriores.

Las reservas y su gestión

Prevención o prudencia de contratar en el presente los servicios, que ofrecen las agencias de viaje para disfrutarlos en un tiempo futuro.

La reserva surge como una iniciativa que ofrece soluciones a las consecuencias de la improvisación.

Las ventajas que se pueden destacar son:

– Para la empresa vendedora de servicios:

  • Poder planificar ritmo de ventas y distribuir los costes.

– Para los clientes demandadores de servicios:

  • Tener la seguridad de poder disfrutar de los servicios en el momento que lo desean.
  • Confianza de no encontrarse con sorpresas desagradables, billetes agotados, alojamiento completo …

Medios de comunicación en la gestión de reservas

En la gestión de reservas se pueden usar los modernos medios de comunicación, aunque es necesaria una información previa, es imposible reservar aquello que se desconoce.

Publicidad e información de los servicios turísticos: el sector turístico es muy competitivo y es necesario:

  • Detectar necesidades reales de los clientes
  • Crear nuevos productos, ofertas, promociones
  • Estimular necesidades de los clientes
  • Informar y orientar personalmente sobre los servicios
  • Proporcionar todo tipo de servicios complementarios

El índice de contenidos que presentan los folletos es:

  1. Portada de presentación con logotipo de la empresa y señalando las fechas de la temporada. En las Pág. Interiores se desarrollan los contenidos y muestran los servicios.
  2. Hacen una presentación, exponiendo cualidades y ventajas por las que se debe contratar con la agencia.
  3. Siglas para entender abreviaturas. Cada folleto pone las suyas. Se cita un ejemplo aunque en otros folletos pueden no coincidir: H = Alojamiento; AD = Alojamiento + desayuno; AL = Almuerzo; MP = Media pensión; PC = Pensión completa.
  4. Extensa relación de itinerarios y residencias en destino: horarios, rutas, medios de transporte, alojamientos, servicios complementarios, tarifas vigentes, ilustraciones.
  5. Normalmente finaliza con un extracto de las condiciones generales.
  6. La contraportada se usa para indicar teléfonos de las delegaciones que tiene la agencia.

Tarifas: conceptos y tipos

Tarifa es el precio de un servicio público fijado por la Administración. En el caso de compañías privadas, a veces, las tarifas se encuadran dentro de unos límites, una banda estrecha que permite el juego de competencia.

En el caso del transporte durante el trayecto, la tarifa cubre los servicios mínimos que estarán publicados en el billete, de los que se destacan:

  1. El transporte del viajero
  2. El seguro de accidentes
  3. Derecho al equipaje personal

4. Consideraciones geográficas

La elección del recinto es una de las fases primordiales en la organización de cualquier evento.Si las primeras impresiones de los participantes son negativas, entonces es probable que el acontecimiento sea un fracaso.

Si el local que sea no es adecuado, la comida de mala calidad y los servicios deficientes, los participantes se quedarán tan preocupados con eso que ni el mejor orador conseguirá cautivarlos.

Antes de recurrir a las paginas amarillas o telefonear al hotel más próximo es necesario hacer una lista detallada con los pendientes necesarios para la reunión: su tipo y estilo, objetivos, dimensión, material necesario, etc. adecuadamente la información y tenemos que consultarla para recordar la información.

Zona

En primer lugar, es importante decidir la zona donde se quiere ir. ¿Deseamos un escenario rural o cosmopolita? ¿El tipo de reunión exige un ambiente más tranquilo? ¿De donde provienen de la mayoría de los delegados?

Finalmente, estas y muchas otras cuestiones tienen que ser consideradas al momento de escoger el local para nuestra reunión.

Muchos programas promovidos por empresas son realizados en escenarios rurales donde los participantes pueden disfrutar de la atmósfera de informalidad y tranquilidad, probablemente en marcado contraste con sus locales habituales de trabajo. Tal cambio de ambiente les hace más fácil poner de lado problemas laborales y concentrarse en el programa.

Clima

Sin embargo, es preciso tener cuidado con el clima de ciertas regiones: no es, de todo, aconsejable realizar una reunión en climas extremos.

Accesibilidades

El más importante de los factores es la accesibilidad del local. Deben ser escogidos locales más o menos aptos para los asistentes y locales con buenas vías de acceso. No es aconsejable escoger locales en grandes ciudades donde se pone el problema del tráfico. Esta elección puede acarrear problemas en lo que respeta al transporte.

Capacidad hotelera

Factor determinante en la elección del local es la capacidad hotelera. A veces, se hace difícil, sobre todo cuando se trata de reuniones con gran número de participantes, alojar todos en una zona próxima del lugar del evento.

Un mínimo de exigencia consiste en instalar por lo menos a las figuras principales y su comitiva en lugares cercanos, remitiendo las restantes delegaciones y los representantes de los medios para hoteles más alejados.

5. Dimensión

Esta es la primera cuestión la que se debe responder al elaborar una lista de especificaciones pormenorizada.No se trata sólo del número de delegados que esperamos y encontrar una casa de campo suficientemente grande en términos de capacidad de lugares sentados y número de cuartos.

Es necesario evaluar cuántas personas irán: delegados, oradores, personal administrativo y responsable por exposiciones.

Después de estipulada, en términos generales, la dimensión necesaria del local, existen determinados parámetros que tienen que ser considerados en lo que se refiere al espacio interior y exterior del local.

6. Espacio interior

Número y formato de las salas

El número de salas necesarias y el formato de las mismas es una consideración importante en la elección del local.

El número de salas necesarias se origina con el programa: número de sesiones formales, la existencia o no de reuniones paralelas, necesidad de un espacio para exposiciones y comidas.

La disposición de los lugares en la sala es también de suma importancia, en la medida en que puede interferir con la capacidad de la sala.

Existen varias opciones para la disposición de las salas:

Sala de aula

Requiere mucho espacio, pero permite a los delegados esparcir papeles y tomar apuntes. No es adecuada para grandes reuniones.

Sala consejo de administración

Ideal para reuniones que envuelvan discusiones y toma de decisiones. Adecuada a grupos de cerca de 30 personas.

Sala en forma de ‘U’

Indicada para pequeñas reuniones de formación que envuelvan discusión entre los delegados, o donde sea necesaria una atmósfera más restricta.

Anfiteatro

Es más adecuado cuando el número de delegados es elevado. Como condición ideal los lugares deben estar fijados en filas o en plan inclinado.

La disposición escogida será, hasta cierto punto, dictada por el número de delegados y por el tipo de acontecimiento.

Se debe pensar en las necesidades tanto del delegado como del orador antes de optar por una determinada posición.

Es importante acordarse que mediante la disposición escogida, la capacidad de la sala varía.

Las salas más angostas se hacen claustrofóbicas, ese tipo de atmósfera destruye la privacidad de la reunión.

Por el contrario, una sala demasiado larga significa que la asistencia se queda muy esparcida, de modo que el orador no consigue dirigirse a ella sin mover la cabeza de un lado para el otro.

Las alturas del techo deben ser adecuadas; abajo de cerca de cuatro metros es muy bajo y techos muy altos pueden estropear la privacidad de los acontecimientos de menor dimensión.

Áreas de recepción, muestras y exposiciones

Muchas conferencias y reuniones envuelven exposiciones, de equipamiento, fotografías, mapas, etc. Este requisito es un factor importante en la elección del local.

Fue estimado que sólo un 20% del espacio total es utilizado para el proceso formal de la conferencia, el restante es necesario para la recepción, coffee breaks, exposiciones, salas de grupos de trabajo, comidas, entre otras.

Será muy aborrecido para toda la gente si no hubiera espacio suficiente para estas actividades.

Salas para grupos de trabajo

Numerosos acontecimientos exigen, por veces, la realización de sesiones separadas de grupos de trabajo. Los delegados pueden querer discutir en grupos separados aspectos específicos de un determinado problema.

Serán necesarias salas para grupos diversos o anfiteatros más pequeños para este tipo de sub-sesiones separadas.

Evidentemente, que también en este caso la dimensión de la sala debe ser planeada con base en la cantidad de personas que irán a utilizar estas salas.

Audiovisuales

Cuando se van a utilizar apoyos audiovisuales más o menos sofisticados, la sala donde la reunión va a transcurrir debe satisfacer un número de criterios que deben ser tenidos en cuenta al seleccionar el local.

Son pocos los locales concebidos y equipados para la utilización de todos los apoyos audiovisuales modernos y hasta algunos mejores tienen rigurosas limitaciones. Muchas instalaciones de gran capacidad no poseen condiciones para la utilización de audiovisuales.

La sala debe:

  • Ser suficientemente grande para el mayor número de espectadores previstos. Sin embargo, la necesidad de proporcionar a toda la asistencia una buena área de visión reduce, generalmente la capacidad real de la sala.
  • Tener la posibilidad de ser oscurecida: esto presenta serios problemas en muchos locales. Quiebra-luces y cortinas raramente consiguen hacer una sala suficientemente oscura, especialmente en días de sol.

Son necesarias cortinas gruesas confeccionadas para el efecto y, si estas que no estuvieran disponibles, deben ser tomadas providencias para un oscurecimiento temporal.

  • Proporcionar la iluminación necesaria: es necesario un bajo nivel de iluminación durante la proyección para permitir tomar apuntes. El ideal sería haber dispositivos para controlar la intensidad de la luz, pero si estos que no existieran debe ser posible utilizar una proporción de luces normales fijas.
  • Proporcionar controlo adecuado de las luces: las luces de la sala deben ser, de preferencia, controladas de un punto cerca del proyector o de la tribuna del orador. Como alternativa deben ser tomadas providencias para que alguien apague las luces.
  • Proporcionar buena ventilación: la ventilación debe ser independiente de los dispositivos que borran las luces de la sala. Sé es permitido fumar, es necesario el suministro de aire fresco en abundancia.
  • Buena acústica: en la mayoría de las salas es satisfactoria. Por otro lado, es también importante verificar el aislamiento de la sala, no es muy agradable oír todos los ruidos que vengan del exterior, principalmente si la sala situarse cerca de una carretera o de un exterior bullicioso.
  • Un techo suficientemente alto: debe ser posible elevar el área de modo la que todos los miembros de la asistencia puedan ver. Uno piso inclinado o con escalones es el ideal.

Servicios de secretariado

  • Los organizadores de conferencias, oradores y delegados necesitan todos ellos de un apoyo de secretariado en el decurso de las sesiones.
  • Los oradores pueden querer alterar sus presentaciones a la última hora, los delegados pueden tener cartas urgentes a enviar y servicios de dactilografía y de fotocopias suelen ser muy solicitados.
  • Es, por veces, necesario pedir a los responsables de las instalaciones que procuren estos servicios.
  • No todos los locales los poseen, lo que puede llevar a la necesidad de la contratación de personal y equipamiento de oficina para ese fin específico.

Aunque digan que pueden suministrar servicios de secretariado, vale la pena verificar hasta que punto eso satisface.

Alojamiento, comida y actividades recreativas

En el caso de conferencias residenciales, este es un punto muy importante en la planificación del acontecimiento.
Como ya se quedó antes dicho, la capacidad hotelera del área es importante.

En una conferencia que envuelva muchos participantes es necesario tener en atención que los delegados tendrán que ser distribuidos por varios hoteles, lo que obliga el organizador a conocer todo el servicio hotelero de la zona y certificarse de que satisfacen los requisitos mínimos de confort, servicio y eficiencia.

7. Espacio exterior

En primer lugar, el espacio escogido debe ser el más agradable posible, de preferencia junto a espacios verdes y jardines.

Creando una atmósfera leve y relajada, los delegados sentirán más ánimo y más bien dispuestos para enfrentar el trabajo.

Por otro lado, el local debe ser sosegado, lejos de grandes vías de comunicación ruidosas y turbulentas. El centro de las grandes ciudades es de evitar.

Sin embargo, el factor más importante a considerar en el espacio exterior es el espacio para aparcamiento.

Esta es una parte importante, pero, en la mayoría veces olvidada. Existen, frecuentemente, buenos locales que son, sin embargo, de difícil acceso y, peor aún, no tienen aparcamiento privativo ni parques por cerca.

8. Procurar el local ideal

Existen varios tipos de locales, cada uno con sus ventajas y desventajas.

Espacios de la organización

Antes de que embarquemos en una investigación larga, costosa y morosa para encontrar el hotel o el centro de conferencias “ideal”, valdrá la pena mirada para la propia organización que promueve el acontecimiento.

Si sea posible la organización de la conferencia o reunión en el espacio de la propia organización serán ahorrados esfuerzos, y, evidentemente, mucho dinero.

Hoteles

  • Algunos son muy buenos, otros muy malos, otros sólo aceptables. El mayor problema de los hoteles es que son concebidos y gestionados de modo solo para servir a los visitantes comida, bebidas y alojamiento.
  • Muchos hoteles auto-se denominan centros de conferencias porque tienen algunas salas de conferencias pero estas no ofrecen las mínimas condiciones. Muchas veces, el organizador se encuentra con una sala que no tiene la configuración y la dimensión adecuadas, faltándole un espacio adyacente necesario para exposiciones, comidas, recepciones y afines; puede acontecer también que este espacio quede situado al lado de una cocina ruidosa.
  • Sin embargo, también acontece haber hoteles ideales con excelentes y modernas instalaciones para conferencias, el equipamiento necesario y personal que comprende las necesidades de cualquier organizador para estos acontecimientos. En ese caso, lo mejor es que apresuremos la reserva para que no llegáramos demasiada tarde.

Universidades

Las Universidades poseen algunos de los mejores anfiteatros. Muchos son modernos y están equipados con apoyos audiovisuales.

Algunos tienen capacidad para una docena de personas, otros, para centenares y habrá aún mayores. Estos anfiteatros son excelentes para la realización de conferencias porque están debidamente equipados, disponen de lugares fijos y otras potencialidades y, además de eso, el ambiente de una Universidad es ideal para una conferencia.

Centros de Conferencia

  1. Existe, en el extranjero, un número creciente de locales construidos expresamente para la realización de conferencias.
  2. Estos centros, generalmente, no disponen de lugares para alojamiento; sin embargo, se sitúan en zonas estratégicas, relativamente cerca de buenos hoteles.

9. El contacto – visita al local

La visita al local debe, de preferencia coincidir con una conferencia para verificar la eficiencia de los servicios en funcionamiento.

Sin embargo, es esencial verificar, también, la sala de conferencias y otras instalaciones necesarias cuando no están utilizadas de modo que permita tomar medidas pormenorizadas y efectuar una inspección completa.

El paso siguiente es visitar los mejores locales de la lista antes de tomar cualquier decisión.

De preferencia se debe visitar el local de incógnito, de otra forma, el personal sólo mostrará el mejor de las instalaciones para dar una buena imagen.

Las primeras impresiones son siempre las más verdaderas. Si un local suscita, a la primera vista, una imagen de desorganización e ineficacia, lo mejor es tachar ese local de la lista.

El ruido es el constante enemigo del organizador de conferencias. El ruido del tráfico raramente se consigue aislar por completo, ni aún con los mejores vidrios dobles.

Otro factor importante en este ámbito es que nos certifiquemos que el personal del local tenga los niveles de exigencia necesarios para hacer un servicio eficiente pero silencioso.

El personal tiene que comprender que las necesidades puntuales de un organizador de conferencias y de sus delegados son muy diferentes de las necesidades de aquellos que participan en un banquete.

Es importante también, que podamos contar siempre con un director superior o, en alternativa, tiene que haber una persona con autoridad inter-departamental responsable y siempre lista a apoyar el organizador.

10. Decoración de las salas

La mayoría de las salas de reuniones, debido a su polivalencia, son privadas de cualquier tipo de decoración, haciéndose feas y desnudas.

Es usual colocar un arreglo céntrico en la mesa de presidencia, sin embargo, pequeños arreglos esparcidos por la sala pueden hacer el ambiente mucho más leve.

A veces, los arreglos florales están de acuerdo con los logotipos de la empresa patrocinadora, es decir, los colores escogidos para los arreglos pueden ser los colores dominantes del logotipo.

Logotipo de la empresa patrocinadora, de cierta forma, hace también parte de la decoración de la sala. Podrá ser insertado en el panel con dimensiones varias, de acuerdo con los espacios, puede consistir sólo en una imagen colocada en una pared.

La inserción en el panel posee ventajas por permitir una mejor distribución con otros elementos decorativos y simbólicos, como es el caso de las banderas.

El logotipo deberá estar presente en todos los locales susceptibles de que sean fotografiados y filmados por los medios.

Asociado al logotipo puede estar las señalizaciones. Esta se destina a indicar los trayectos a recorrer por los participantes en la reunión y a identificar los diversos espacios (sala de reuniones, sala de exposiciones, local de las comidas…).

Con efecto, una buena señalización permitirá que el movimiento de los participantes en la reunión se procese de una manera fluida, sin dudas ni atropellos.

Muchas veces es difícil encontrar la sala de conferencias cuando se llega por primera vez. Si se trata de un hotel, la sala queda, muchas veces, localizada en las partes traseras o en otro piso y la señalización es frecuentemente inadecuada.

Conclusión

Incorporar una agenda a las dinámicas del trabajo, asegura que las actividades y eventos estén organizados y sean relativamente más sencillo gestionarlos. Además la organización de eventos es una tarea que comienza en la idea conceptual del evento y no termina hasta que ocurre el evento y, a veces, incluso después. Espero que la presente entrega te sea de utilidad para mejorar tus competencias para el trabajo y así mejorar tu empleabilidad.

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