Contenidos temáticos
- ¿Qué es la planificación de acción?
- ¿En qué consisten los planes de acción?
- La producción en la planificación de acción
- Plan de recursos humanos en la planificación de acción
- Duración del plan de acción
- Obtención de recursos en la planificación de acción
- Antes de empezar con la planificación de acción
- Trabajo preliminar durante la planificación de acción
Desarrollo del tema
1. ¿Qué es la planificación de acción?
Es el proceso que guía las actividades diarias de una organización o proyecto y determina sus necesidades, cuándo deben realizarse, quién debe hacerlas y qué recursos o aportaciones se necesitan. Corresponde al proceso de poner en práctica los objetivos estratégicos por eso, también se llama planificación funcional.
Cuando se presenta un plan de acción o un plan funcional como la base para una propuesta de recaudación de fondos o para la petición de un préstamo o para que otros compren, en un proceso o proyecto se suele hablar de «planes de negocios».
2. ¿En qué consisten los planes de acción?
La mayoría de los planes de acción consisten en los siguientes elementos:
- Una declaración de lo que se debe lograr (la producción o los resultados que surgen del proceso de planificación estratégica).
- Una explicación detallada de los pasos a seguir para lograr este objetivo.
- Algún tipo de horario para fijar cuándo se tiene que realizar y cuánto tiempo es necesario (cuándo).
- Una aclaración de quién será el responsable de asegurarse de que se complete correctamente cada paso (quién).
- Una aclaración de las aportaciones/recursos necesarios.
Todo esto se volverá a tratar en Planificación de actividades paso por paso. Si sigues un proceso de planificación de acción, entonces necesitas un plan práctico para poder recurrir y llevar a cabo los pasos necesarios para lograr tus objetivos y contribuir a largo plazo.
3. La producción en la planificación de acción
La producción es aquello que muestra que las actividades se han realizado con éxito. Son los resultados de las actividades. Por ejemplo si un activista organiza una jornada de puertas abiertas para instituciones terciarias en tu zona, entonces la producción sería tener «una jornada de puertas abiertas bien atendido».
La producción es el qué/aquello que resulta de las actividades si un área resultante tiene que lograrse y el plan estratégico tiene que tener éxito. Todas las producciones juntas deben conducir al logro de las áreas resultantes clave como por ejemplo, profesores más cualificados.
Las áreas resultantes clave de tu plan estratégico son los objetivos de tu planificación de acción. Resulta útil resumir la producción esperada en el período que has planeado en un «resumen de producción».
Esto te proporciona una lista de control de progresos rápida, o lo que es lo mismo, un conjunto de indicadores sobre los que evaluar la pregunta: «¿estamos realizando las actividades planificadas y se están produciendo los resultados que anticipamos?». Asimismo, proporciona una buena base para los informes de progreso para los donantes.
4. Plan de recursos humanos en la planificación de acción
Cuando preparas tu plan de acción, puede ser útil desarrollar un plan de recursos humanos. Esto es un resumen de lo que vas a necesitar en términos de recursos humanos para llevar a cabo las actividades.
En este plan puedes incluir:
- Necesidades de personal ya tratadas, personal adicional o apoyo necesario.
- Necesidades de desarrollo de la capacidad para permitir al personal realizar sus actividades.
De nuevo, esto te proporciona un resumen útil y te ayudará a elaborar un marco temporal para las actividades planificadas. Queda claro que si necesitas desarrollar la capacidad o contratar a más personal antes de realizar una actividad, tu organización se verá afectada.
Asimismo, te proporciona un resumen útil de las implicaciones de tu plan de acción en el ámbito de recursos humanos, que te ayudará a poner en práctica tus planes y será un punto de referencia útil para los donantes.
5. Duración del plan de acción
Existen dos aspectos con respecto a la duración en la planificación de acción:
- Cuándo hacerlo
- Cómo planificar el tiempo necesario para realizar las actividades
Necesitas realizar una planificación de acción como una extensión del proceso de planificación estratégica. Pero también necesitas hacerlo de forma regular entre los procesos de planificación estratégica y los resúmenes.
La planificación de acción es algo que haces cuando sabes lo que quieres conseguir y necesitas un plan para explicar detalladamente las actividades necesarias para conseguirlo. Puede que necesites realizar un plan para un taller en particular o planificar el trabajo de un departamento para los próximos tres meses o bien, elaborar un plan de acción global de un proyecto y organización para un año.
Normalmente no es una buena idea realizar una planificación de acción detallada para más de un año. Los cambios en contexto, estrategia o razonamientos deben necesitar cambios a largo plazo.
Cuando se planifica la duración necesaria, la clave normalmente es una secuenciación: hacer las cosas con un orden adecuado y asegurarse de que no te retrasas por algo que deberías haber hecho antes y que está retrasando todo el proceso. Por ejemplo es mejor reservar el aula para realizar un taller antes de enviar las invitaciones y es mejor hacerse con las ilustraciones de una publicación antes de enviarla a la imprenta.
No dejes de consultar con la comunidad hasta después de haber decidido lo que vas a hacer en ella y no empieces a construir un dique antes de tener el informe del ingeniero.
Cuando hayas completado tu proceso de planificación de acción, sería útil hacer un resumen de tu plan de duración como una lista de control para ti y para otros interesados directos como donantes y beneficiarios. Esto te permitirá comprobar rápidamente cuáles son tus períodos más ocupados y prepararte para ellos.
6. Obtención de recursos en la planificación de acción
Los recursos que necesitas para llevar a cabo un plan de acción incluyen:
- Gente
- Tiempo
- Espacio
- Equipo
Esto significa dinero. Tu presupuesto resumirá los recursos financieros que necesitas para realizar tu plan de acción. No puedes preparar un presupuesto hasta que no tengas un plan de acción.
En resumen, la planificación de acción es el proceso en el que planificas lo que pasará en el proyecto u organización en un período determinado de tiempo e indicará los recursos que necesitas.
7. Antes de empezar con la planificación de acción
Antes de empezar con el proceso de planificación de acción, se necesita tener en cuenta algunas cosas. Lo más importante es que tienes que haber trabajado en el proceso de planificación estratégica para que tu planificación de acción no se desarrolle en un vacío, sin un marco. Es suficiente hacer algo por el simple hecho de que parezca una buena idea. Tus acciones deben estar relacionadas con una estrategia clara para ayudar a alcanzar los objetivos a largo plazo.
¿Qué debe estar presente en la planificación de acción?
Puedes realizar la planificación de acción simplemente para llegar a las tareas que se deben hacer pero es conveniente. La planificación de acción debería desarrollarse a partir de la planificación estratégica y estar relacionada con un marco estratégico o contexto.
Cuando se realiza una planificación de acción fuera del marco estratégico se hace un poco al azar puede que hagas algo útil, pero entonces de nuevo no lo haces.
Antes de comenzar con el proceso de planificación de acción, debería estar presente el marco estratégico para el trabajo de tu organización o proyecto.
Esto incluye:
- Una visión clara de la clase de sociedad para la que estás trabajando y un claro entendimiento de los problemas a los que se enfrenta esta sociedad.
- Un conjunto de valores que exprese tus creencias y que forme la base de lo que estás intentado conseguir. Esto te proporciona unas pautas sobre cómo trabajar.
- Una declaración de la misión que afirme lo que hace tu organización o proyecto cómo, en beneficio de quién y cuando corresponda, en colaboración con quién.
- Una meta global que reformule los problemas específicos que intentas tratar como si fuera una situación positiva que estás intentando conseguir.
- Un objetivo o propósito del proyecto inmediato que exprese lo que tú, como organización o proyecto, quieres conseguir a corto plazo como contribución a la meta global.
- Áreas resultantes clave que den forma a la estrategia para conseguir los objetivos inmediatos.
Con todos estos elementos estratégicos, estarás bien establecido para el proceso de planificación de acción y podrás poner en práctica tu estrategia.
¿Quién debería involucrarse en el proceso de planificación de acción?
Para obtener un desglose de quién debería involucrarse en las diferentes etapas del espectro de planificación, dirígete a la herramienta de la descripción general de planificación, ¿quién planifica? Éstas son las dos preguntas clave:
- ¿Quién debería participar en el proceso de planificación de acción?
- ¿Quién debería, si es necesario, facilitarlo?
¿Quién debería asistir en el proceso de planificación de acción?
Una vez que se han decidido las opciones estratégicas y los objetivos (normalmente por el personal profesional y la Junta) y se ha alcanzado un acuerdo sobre cómo organizar el trabajo, se puede realizar la planificación en equipos funcionales. Estos pueden ser departamentos o unidades o proyectos de equipos matriciales (funciones para todas las categorías).
En primer lugar, el personal profesional involucrado debe aclarar las implicaciones de los objetivos inmediatos y las áreas resultantes en las que necesitan contribuir. Así, el equipo de operaciones al completo, incluyendo al personal administrativo debe realizar la planificación de acción.
¿Por qué es importante incluir a todo el personal en esta fase de planificación de acción?
Cuanto más informado esté el personal administrativo sobre las actividades del personal profesional con el que trabajan, mejor trabajo realizarán. Piensa por ejemplo, en el administrador del proyecto que tiene que tratar a menudo con los interesados directos vía telefónica o con las crisis mientras el personal profesional está en el campo de juego. Cuanto más sepa sobre el trabajo, más útil resultará.
En otro nivel para proteger las actividades a realizar se necesita mucho apoyo logístico. Para que el personal administrativo proporcione un apoyo eficiente y eficaz, necesita entender las actividades que realizan y cómo encajan en el cuadro. La puesta en práctica es un esfuerzo conjunto entre el personal administrativo y profesional.
¿Necesitas un facilitador externo para la planificación de acción?
Normalmente es posible realizar tu planificación de acción sin un facilitador externo, a pesar de que no deberías temer pedir aportaciones externas o técnicas si crees que es necesario. Si respondes a las preguntas clave planteadas en el apartado sobre Planificación de actividades paso por paso, probablemente no necesites un facilitador externo.
Sin embargo, si has tenido problemas con la planificación de acción anteriormente, entonces deberías recurrir a alguien para evitar que suceda lo siguiente:
Planificar mucho trabajo en demasiado poco tiempo.
- No planificar las actividades con suficiente detalle.
- No trabajar en líneas de tiempo para asegurarte que la secuenciación y organización tienen sentido.
- No dejar absolutamente claro quién tiene la responsabilidad y autoridad de asegurarse que se cumplan todos los pasos.
- No pensar cuidadosamente las implicaciones de recursos.
Una vez que los equipos/departamentos/unidades/proyectos han realizado su planificación de acción, es posible que los particulares lleven a cabo su propia planificación y además deberían hacerlo con apoyo de la dirección.
8. Trabajo preliminar durante la planificación de acción
Revisión
El trabajo preliminar de revisión que necesita realizarse antes del proceso de planificación de acción se centra específicamente en la eficiencia y la eficacia.
La eficiencia trata de los recursos financieros, humanos, temporales y materiales invertidos en las actividades.
La eficacia corresponde a lo que dices que vas a hacer y lo que has planeado.
Para la preparación de la planificación de acción es útil revisar los datos anteriores sobre eficiencia y eficacia y mirar modos de mejorarlas.
Reconocer los hechos
Asimismo es necesario que un equipo, departamento o proyecto hagan averiguaciones antes de realizar la planificación de acción.
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