Administración, Negocios y Legislación

Pasos para realizar una planificación estratégica

Contenidos temáticos

  1. ¿Qué es la planificación estratégica?
  2. Proceso de planificación estratégica
  3. Duración del proceso de planificación
  4. ¿Se necesita un proceso de planificación estratégica?
  5. Pasos para realizar una planificación estratégica

Desarrollo del tema

1. ¿Qué es la planificación estratégica?

Una estrategia es un enfoque global y un plan. Por eso la planificación estratégica es la planificación global que permite la buena administración de un proceso. Además, te saca de las actividades del día a día de tu organización o proyecto y te proporciona un esquema de lo que estás haciendo y dónde vas a llegar. La planificación estratégica te da claridad sobre lo que quieres lograr y cómo lo vas a conseguir.

La planificación estratégica te permite responder a las siguientes preguntas:

  • ¿Quiénes somos?
  • ¿Qué capacidad tenemos y qué podemos hacer?
  • ¿Qué problemas estamos tratando?
  • ¿Qué influencia queremos causar?
  • ¿Qué asuntos críticos tenemos que responder?
  • ¿Dónde debemos situar nuestros recursos y cuáles son nuestras prioridades?

Una vez que se han contestado estas preguntas, es posible contestar a lo siguiente:

  • ¿Cuál debería ser nuestro objetivo inmediato?.
  • ¿Cómo tenemos que organizarnos para conseguir nuestro objetivo?.
  • ¿Quién hace el qué y cuándo?.

Un plan estratégico no es rígido. Sin embargo, te da los parámetros en los que trabajar. Por eso, es importante:
Basar el proceso de planificación estratégica en un entendimiento real del medio externo.

Utiliza el trabajo que has hecho para aumentar tu entendimiento del medio externo y tu propia capacidad, fuerzas y debilidades.

2. Proceso de planificación estratégica

El proceso de planificación estratégica no es algo que pueda pasar según vaya surgiendo en una reunión de planificación casual o durante una reunión del personal. Requiere una planificación cuidadosa para establecerla de modo que el proceso sea riguroso y exhaustivo.

Cuando se desarrolla o revisa un plan estratégico, se establecen los parámetros para el trabajo de la organización, normalmente para dos o tres años o más. Así tiene sentido invertir algo de tiempo y energía para el proceso de planificación estratégica.

3. Duración del proceso de planificación

Las preguntas son:

  • ¿Cuándo necesitas realizar un proceso de planificación estratégica?
  • ¿Con qué frecuencia se necesita llevar este proceso a cabo?
  • ¿En qué punto del ciclo de la organización o proyecto necesitas hacer el proceso?
  • ¿Cuánto tiempo duraría?

Algunas sugerencias:

  • Se necesita un proceso de planificación estratégica cuando se requiere desarrollar, aclarar o consolidar el marco estratégico en el que trabaja tu organización o proyecto. En la siguiente página encontrarás un cuestionario que te ayudará a decidir si tu organización o proyecto necesita organizar un proceso de planificación estratégica.
  • No hagas un proceso de planificación estratégica más de una vez cada dos años a no ser que el contexto interno o externo haya cambiado drásticamente. Normalmente, una vez cada tres años es suficiente. Esto no significa que no revises el proceso más a menudo, por ejemplo, una vez al año. Una revisión estratégica es rápida se necesita un día o menos para considerar el marco estratégico en relación con lo que está pasando interna o externamente a modo de revisión real.
  • Hay varios momentos en el ciclo de la vida de un proyecto u organización en el que tiene sentido realizar un proceso de planificación estratégica. Así por ejemplo, necesitas uno cuando inicias un nuevo proyecto u organización. Si acabas de realizar una evaluación mayor de la organización o trabajo y esto te ha conducido a otros retos, entonces tienes que crear inmediatamente un proceso de planificación estratégica.
  • Cuando llegues al final de la fase principal, conviene revisar el progreso y prepararse para la próxima fase a través de un proceso de planificación estratégica.
  • Se necesitan más de tres días para llevar a cabo un proceso de planificación estratégica riguroso. Si no estás familiarizado con este tipo de procesos, necesitarás al menos cuatro o cinco días.

4. ¿Se necesita un proceso de planificación estratégica?

El equipo de administración de la organización o proyecto debería trabajar con la ayuda de este cuestionario. Si un informe tiene dos partes y declararías una parte como «definitiva» pero la otra no, entonces inclínate por la respuesta más débil. Así por ejemplo, en el primer informe puedes contestar que «definitivamente» tu organización tiene una visión clara pero no es seguro si hay consenso sobre la visión. Tu respuesta sería entonces «no es seguro».

Marca tu proyecto u organización de la siguiente forma:

1 = Definitivamente
2 = Quizás / No es seguro
3 = Definitivamente no

Si el total es 20 o más, entonces la organización o proyecto está preparado para un proceso de planificación estratégica. Si es 15 o entre 15 y 20 la organización probablemente se beneficiaría si se realizara un proceso de planificación estratégica. Si está por debajo de 15 no corre prisa pero deberías por lo menos hacer una planificación estratégica tres años después del último proceso de planificación estratégica.

5. Pasos para realizar una planificación estratégica

1. Determine dónde estás. Esto es más difícil de lo que parece. Algunas personas se ven a sí mismas cómo QUIEREN verse a sí mismas, no como realmente son percibidas encuentran. Muchas pequeñas empresas quedan atrapadas en esta misma trampa.

Para obtener una imagen precisa de dónde está su negocio, realice auditorías externas e internas para obtener una comprensión clara del mercado, el entorno competitivo y las competencias de su organización (sus competencias reales, no percibidas).

2. Identifica lo que es importante. Concéntrate a donde quieres llevar a la organización con el paso del tiempo. Esto establece la dirección de la empresa a largo plazo y define claramente la misión (mercados, clientes, productos, etc.) y la visión (conceptualización de lo que el futuro de su organización debería o podría ser).

A partir de este análisis, puedes determinar los problemas prioritarios, aquellos problemas tan importantes para el bienestar general de la empresa que requieren la atención total e inmediata de todo el equipo de administración. El plan estratégico debe centrarse en estos temas.

3. Define lo que debes lograr. Define los objetivos esperados que indiquen claramente lo que la organización debe lograr para abordar los problemas prioritarios.

4. Determina quién es responsable. Así es como vas a llegar a donde quieres ir. Las estrategias, los planes de acción y los presupuestos son todos pasos en el proceso que comunican eficazmente cómo se asignará tiempo, capital humano y dinero para abordar los problemas prioritarios y alcanzar los objetivos definidos.

5. Revisión. Revisión. Revisión. No ha terminado. Nunca se acaba. Para garantizar que el plan funcione según lo diseñado, debes realizar revisiones formales programadas con regularidad y refinar según sea necesario. Se sugiere al menos una vez por trimestre.

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