Administración, Negocios y Legislación

Administración de proyectos

Contenidos temáticos

  1. Ideas claves de la administración de proyectos
  2. Ciclo de vida de un proyecto
  3. Metodología para definir actividades de diferente nivel
  4. Estructura desagregada del trabajo
  5. Paquetes de trabajo
  6. Diagrama de redes
  7. Diagramas de gantt
  8. Redes pert y cpm
  9. Ruta crítica en una red
  10. Puesta en práctica del proyecto

Desarrollo del tema

1. Ideas claves de la administración de proyectos

¿Qué es un proyecto? 

Es una organización temporal que tiene un comienzo y un fin bien definidos. El objetivo de todo proyecto es entregar un resultado al cliente que lo satisfaga.

¿Cómo diferenciarlo de una tarea cotidiana?

La duración de un proyecto es generalmente mayor a 2 días. Consta de un conjunto de tareas o actividades, en las cuales se pueden identificar tareas realizadas cotidianamente. Por lo mencionado anteriormente, un proyecto no es la elaboración de memorándum o circulares, por lo cual debemos unificar el criterio para la concepción de proyecto internamente.

¿Qué es la administración de proyectos?

Es una operativa llevada a cabo para obtener las metas establecidas dentro de los objetivos de costo, programa y calidad fijados con anticipación. Reúne y aprovecha al máximo los recursos necesarios para completarlo con éxito. Estos recursos incluyen la habilidad, talento y esfuerzo cooperativo de un grupo de personas; instalaciones, herramientas y equipos; información, sistemas, técnicas y dinero. Se encuentra sobre un proyecto que tiene un período de duración limitada y la utilización de los recursos es de manera parcial.

Administración de proyectos

¿Cuáles son los parámetros de un proyecto?

Se debe concentrar en tres parámetros básicos:

  1. Calidad
  2. Costo
  3. Tiempo

Un proyecto bien manejado es aquel que se termina con el nivel de calidad especificado, en o antes el plazo fijado y dentro del presupuesto asignado.

2. Ciclo de vida de un proyecto

Los proyectos son finitos: tienen un comienzo y final bien definidos, y en ocasiones parecen tener vida propia. En consecuencia, es lícito pensar que un proyecto tiene un ciclo de vida natural que consta de cuatro fases: concepción, formación, operación y terminación.

CONCEPCION: Durante la fase de concepción se estudia la idea de realizar un proyecto. Si es beneficioso y factible, la idea se transforma en una propuesta de proyecto, y luego se toma la decisión de “realizarlo” o “no realizarlo”.
En la propuesta deben incluirse los beneficios esperados, los estimados de los recursos requeridos (personas, capital, equipo, etc.) y la duración del proyecto. Cuando se aprueba la propuesta, el proyecto pasa a la fase formativa.

FORMACION: Durante la fase formativa del proyecto se definen con claridad los objetivos, se selecciona el tipo de organización y se asigna al administrador del proyecto. Luego, se transforma la propuesta en un plan de proyecto maestro y se elaboran en detalle programas, requerimientos de recursos y presupuestos. La planeación del proyecto se realiza con el fin de prever los problemas y asegurar que se cuente con los recursos apropiados en el momento adecuado. Esto significa que todos los interesados en el proyecto deben participar en la etapa de planeación , la cual puede exigir tiempo, ser difícil y costosa, en especial si no se explican con claridad los detalles de las tareas que deben ejecutarse.

OPERACION: En la fase operativa ya debe estar conformado el equipo de proyecto. En este momento comienza el trabajo en el proyecto. Realizar el proceso de seguimiento al progreso del proyecto, actualizar los planes de proyecto y vigilar de cerca el equipo son responsabilidades administrativas clave en esta etapa. Ocuparse de cambios propuestos en el trabajo por hacer o en los objetivos del proyecto es, quizá, la tarea más desafiante de todas.

TERMINACION: En la fase de terminación ya se debe haber completado el trabajo en el proyecto (o suspendido prematuramente). Durante esta fase se analizan los éxitos y fracasos del proyecto (incluida su estructura organizativa), se prepara un informe detallado para los equipos de proyectos futuros y se les asignan nuevas tareas a los miembros del equipo.

Aunque los proyectos tienden a ser únicos en uno u otro aspecto, un minucioso examen posterior puede ayudar a los administradores a evitar los errores del pasado y aprovechar las formas organizativas mejoradas, las técnicas de planeación y control, y los diversos estilos de administración ayudan a que las empresas diseñen y administren los equipos con mayor efectividad en el futuro.

3. Metodología para definir actividades de diferente nivel

Una vez definido el objetivo como el producto esperado, se continúa con la generación de actividades y subactividades. Para esto se propone la siguiente metodología que de manera fácil y sencilla muestra los pasos para generar las actividades necesarias para realizar el proyecto.

Se deben mencionar las actividades de primer nivel necesarias para el logro del objetivo planteado. Las actividades deben examinarse bajo los siguientes criterios:

  1. ¿Existe alguna actividad contenida en otra?
  2. ¿Son actividades del mismo nivel jerárquico?
  3. ¿Es cada actividad necesaria para el logro del objetivo?
  4. ¿El conjunto de actividades son suficientes para el logro del objetivo?

Es importante que el grupo de actividades definan el “cómo” del objetivo del proyecto. Las actividades de primer nivel pueden estar formadas por actividades de segundo nivel y estas por un tercer nivel, hasta donde sea necesario. Lo importante es mantener una estructura lógica del pensamiento al definir nuestras actividades a realizar. La programación de las actividades el proyecto puede realizarse mediante el Diagrama de Gantt, que es un conjunto de barras horizontales que muestra la relación del tiempo y las actividades, mostrando el flujo de las mismas y su avance respecto al tiempo. Otra herramienta importante en la Administración de proyectos es el Diagrama Pert (program Evaluation and Review Technique) dicho diagrama muestra la ruta crítica del proyecto, que es el camino más largo del proyecto, el cual se debe dar seguimiento en cuanto a su realización, es decir, no se debe descuidar la realización de esta ruta. Por último, la planeación del costo tiene como finalidad adaptarse a un presupuesto determinado, supervisando los gastos de un proyecto mientras encuentra el progreso y evitar gastos excesivos.

Definir actividades en los proyectos

Los principales componentes del costo son:

  • LABOR: Salarios pagados al personal trabajando directamente en el proyecto.
  • GASTOS GLOBALES: Costo de los impuestos sobre las nóminas y beneficios suplementarios para todos lo que trabajan directamente en el proyecto por el tiempo invertido.
  • MATERIALES: Costo de los renglones comprados para un proyecto.
  • ALQUILER DE EQUIPOS: Costo de alquiler de equipos usados en el proyecto.
  • GASTOS ADMINISTRATIVOS Y GENERALES: Costo de la administración y equipo de respaldo.
  • GANANCIA: Son las recompensas para la organización al haber entregado un proyecto con éxito.

4. Estructura desagregada del trabajo

Una estructura de desglose del trabajo separa el proyecto en un conjunto de componentes principales que a su vez se aíslan en componentes cada vez más pequeños.

Una EDT centrada en el proceso agrupa las tareas por tipo, no por segmento de proyecto. Dado el alcance del proyecto, no es probable que se trabaje con simultaneidad en todos los segmentos del proyecto. Así mismo, es difícil descubrir que falta alguna actividad. Si se omite alguna actividad, pueden subestimarse los recursos que se necesitan (y, por consiguiente, los costos) o, lo que es peor, puede ocurrir una distorsión en la secuencia de las actividades y, eventualmente, puede fijarse mal la fecha de terminación del proyecto.

Nota: Una EDT centrada en el proceso proporciona poca o ninguna ayuda en la planeación y administración de las actividades que deban ejecutarse. Aquí sólo se analizará como ejemplo equivocado de desglose del proyecto.

Como se indicó antes, la EDT y la lista de actividades que se derivan de ella se desarrollan para determinado nivel de administración, no necesariamente para el proyecto completo. Los administradores subordinados deben unir sus productos y actividades para obtener productos de mayor calidad; esto es esencial para la coordinación y la integración. Así cada nivel de administración que obtenga éxito tendrá EDT y redes integradas con aquellos que estén por encima o por debajo en la jerarquía administrativa.

5. Paquetes de trabajo

Un paquete de trabajo es el conjunto de actividades asignadas a un grupo determinado de personas. Los paquetes de trabajo no sólo describen el trabajo por hacer, sino que también incluyen la duración estimada de las tareas y los recursos (personas, equipos y fondos) necesarios para realizar el trabajo en el tiempo previsto.

Con frecuencia las personas asignadas a la actividad o la persona encargada de ella deben realizar los estimados de tiempo. No puede sobreestimarse la importancia de establecer estimados de tiempo apropiados; la deficiente estimación de tiempo es la causa más frecuente de la postergación de la programación.

En el paquete de trabajo también pueden incluirse plazos o actividades por desarrollar, la persona encargada del trabajo y alguna otra información.

6. Diagrama de redes

Cuando el proyecto se ha divido en un conjunto de actividades y se han creado los paquetes de trabajo, los planeadores del proyecto desarrollan un programa preliminar. Para poder desarrollarlo, es necesario establecer las relaciones de precedencia entre las actividades del proyecto.

Estas relaciones indican qué actividades deben completarse antes de comenzar otras, y cuáles deben ejecutarse al mismo tiempo.

Elaborar un diagrama de red del proyecto puede ayudar a que los administradores del proyecto separen y comprendan estas relaciones. Los diagramas de red constan de una serie de círculos o nodos conectados por flechas. En la sección A del cuadro numero 5 aparece un diagrama de red de actividades en nodo (DAN) que muestra las actividades más importantes del proyecto del libro mayor principal.

En un diagrama de red de actividad en nodo cada actividad se representa mediante un círculo o un nodo. Las flechas entre los nodos indican el orden en que deben ejecutarse las actividades.

Ejemplo de un diagrama de red
Figura 1: Ejemplo de un diagrama de red.
Fuente: ekon.es/blog/diagrama-red-gestion-proyectos/

7. Diagramas de gantt

El diagrama de Gantt es un diagrama de barras horizontales en el cual la lista de actividades va debajo del eje vertical y las fechas se colocan a lo largo del eje horizontal.

En el eje Horizontal corresponde al calendario, o escala de tiempo definido en términos de la unidad más adecuada al trabajo que se va a ejecutar: hora, día, semana, mes, etc. En el eje Vertical se colocan las actividades que constituyen el trabajo a ejecutar. A cada actividad se hace corresponder una línea horizontal cuya longitud es proporcional a su duración en la cual la medición efectúa con relación a la escala definida en el eje horizontal.

Las actividades que comienzan más temprano se localizan en la parte superior del diagrama, y las que comienzan después se colocan de modo progresivo, empezando por la que empiece primero, en el eje vertical. De este modo, el diagrama parece la vista lateral de una corriente que fluye de una montaña, lo cual explica por qué los diagramas de Gantt también se conocen como diagramas en “cascada”. Además, el flujo desde la parte superior izquierda hacia la parte inferior derecha puede dar la idea de secuencia al colocar el número o la letra de la actividad precedente inmediata a la izquierda del extremo de la barra que representa la actividad.

Los diagramas de Gantt son herramientas prácticas muy utilizadas en la administración de proyectos porque no sólo son económicas y fáciles de aplicar, sino que también presentan gran cantidad de información, donde el administrador puede descubrir de inmediato cuáles actividades van adelantadas en la programación y cuáles están atrasadas.

En general, cuanto más grande sea el proyecto, más difícil será desarrollar y mantener actualizados los diagramas de Gantt. Sin embargo, en los grandes proyectos, pueden ser útiles para representar las diversas tareas en que se descompone la actividad o dar una idea amplia del proyecto. Otra desventaja más grave es que no indican cuáles actividades pueden retardarse o dilatarse sin que se afecte la duración del proyecto.

Ejemplo de un diagrama de gantt
Figura 2: Ejemplo de un diagrama de gantt.

8. Redes pert y cpm

Las herramientas de programación basadas en las redes, como PERT y CPM, pueden emplearse en reemplazo de los diagramas de Gantt o junto con éstos.

En 1958, la oficina de proyectos especiales de la armada de Estados Unidos, junto con Booz, Allen y Hamilton, desarrolló la PERT (técnica de revisión y evaluación de programas) para planear y controlar el programa de misiles Polaris. En la década de los años cincuenta, duPont y Remington Rand desarrollaron el CPM (método de ruta crítica) para ayudar en la construcción y mantenimiento de plantas químicas.

En la actualidad, el CPM y la PERT se emplean indistintamente y se parecen mucho entre sí. Los diagramas de red PERT y CPM son mejores instrumentos que los de Gantt para ilustrar la secuencia de actividades que deben ejecutarse. Éstos indican cuáles actividades pueden ejecutarse con simultaneidad y cuáles no. Otra información que puede deducirse de estas herramientas de programación basadas en las redes es la siguiente:

  • La fecha estimada de terminación del proyecto.
  • Actividades que son críticas (que retrasarán el proyecto completo si no se cumplen en la fecha indicada).
  • Actividades que no son críticas. Estas actividades pueden retrasarse (si existen razones) sin que afecten la terminación del proyecto.
  • Saber si el proyecto está al día, retrasada o adelantado.
  • Saber si el capital invertido hasta la fecha es igual, mayor o menor que la suma presupuestada.
  • Saber si existen suficientes recursos disponibles para terminar a tiempo el proyecto.
  • Conocer la manera más adecuada para reducir la duración estimada del proyecto.
  • Los seis pasos siguientes son comunes a la PERT y el CPM:
  • Definir el proyecto y todas las actividades o tareas importantes.
  • Determinar las relaciones entre las actividades. Decidir qué actividades deben preceder a otras y cuáles deben seguir a otras.
  • Esbozar una red que conecte todas las actividades.
  • Asignar tiempo y/o costos estimados a cada actividad.
  • Calcular el tiempo requerido para completar las actividades en cada trayecto de la red.
  • Emplear la red para que sirva de soporte al plan, el programa, el monitoreo y el control del proyecto.
Figura 3: Ejemplo de un diagrama de pert.
Figura 3: Ejemplo de un diagrama de pert.

En la actualidad la única diferencia entre PERT y CPM se relaciona con la duración estimada de cada actividad: CPM emplea un estimado de tiempo de un solo punto de duración de la actividad, mientras que PERT utiliza tres (muy probable, probable, lo menos probable).

Aunque la PERT y el CPM pueden ser herramientas valiosas en la planeación y el control de proyectos, no son adecuadas para todo tipo de proyecto. El proyecto debe consistir en una serie de actividades bien definidas, cada una de las cuales puede comenzar y detenerse independientemente de las otras. Deben conocerse las relaciones de precedencia que existen entre estas actividades y para cada actividad deben estar disponibles los estimados de tiempo real.

Una de las críticas más frecuentes hechas a la PERT y el CPM se debe al énfasis que ponen en las rutas críticas. En la práctica, actividades que no están en una ruta crítica con frecuencia obligan a que se dilate el proyecto completo. Como ya se dijo, los administradores deben seguir de cerca tanto las rutas críticas como las no críticas.

También se ha criticado el empleo de tres estimados de tiempo y la distribución beta. Si con frecuencia es complicado que las personas estimen el tiempo exacto para cada actividad del proyecto, mucho más será estimar tres. Incluso si los tres estimados son razonablemente exactos, el tiempo esperado es sólo una aproximación y está sujeto a errores del orden del 5 al 10%. Si los errores de esta magnitud son importantes para el proyecto, pueden emplearse fórmulas que reducen el error estadístico.

9. Ruta crítica en una red

La ruta crítica es la trayectoria que necesita el mayor tiempo para recorrer la red. El tiempo de holgura de las actividades que se encuentran en la ruta crítica es cero.

Relación que existe entre un diagrama de flujo o proceso y un diagrama de red

Los diagramas de flujo del proceso representan el trabajo realizado para elaborar un producto y la secuencia como se ejecuta, los ayudan a que las personas comprendan y mejoren los procesos mediante la combinaciónsimplificaciónreordenamiento o eliminación de tareas. Las actividades que no añaden valor se pueden detectar con facilidad. Por ejemplo, un equipo de la planta de GE en Evendale, Ohio, desarrolló varios diagramas de proceso para mostrar como puede mejorarse la fabricación de un eje de un motor para avión. Las líneas originales del diagrama reflejaban que al principio la planta hacia énfasis en los trabajadores y la eficiencia de la maquina.

El equipo descubrió que muchas de las prácticas existentes restaban la eficiencia de los recursos combinadas de la planta y, en consecuencia, sugirieron líneas modificadas para el diagrama. El mejoramiento del flujo originó un ahorro de tiempo de 50%, una reducción de USD $4 millones en los inventarios y un mejoramiento radical de la rotación de los mismos.

Tanto los diagrama de red (en cualquiera de las representaciones) y los diagramas de procesos, están relacionados debido que vinculan las actividades y los eventos de un proyecto entre sí para reflejar las interdependencias entre las mismas. Una actividad o evento puede presentar interdependencias con actividades o eventos sucesores, predecesores, o en paralelo.

10. Puesta en práctica del proyecto

Lo más importante en este aspecto es el seguimiento del proyecto, para lo cual se sugiere: Establecer el estándar, es decir, consultar constantemente las especificaciones del proyecto que fueron determinadas en el parámetro de la calidad.

Ya que si el proyecto se desvía de sus especificaciones originales, no habrá garantía alguna de que el éxito previsto en los estudios de viabilidad llegue a convertirse en realidad; el producto esperado no cumplirá con el estándar de ejecución.

Para un mejor control de las especificaciones se sugiere la utilización de una hoja de verificación, que consiste en una matriz, en la cual, del lado derecho se enumeran las especificaciones para cada actividad del proyecto y en la parte superior se menciona el grado de satisfacción logrado en cada especificación.

Esto es una medida cualitativa y de autoevaluación que sirve como retroalimentación de la realización del proyecto, de esta manera se supervisa la ejecución del proyecto.

Acciones correctivas

A medida que el proyecto va desarrollándose y se está supervisando, habrá veces que lo realizado no estará de acuerdo con los planes, esto significa que habrá que adoptar una acción correctiva. Cuando la calidad no está de acuerdo con lo deseado lo recomendable es volverlo a hacer, pero habrá de analizarlo detalladamente.

Recurso didáctico de apoyo