Contenidos temáticos
- Paso 1: Asumir la responsabilidad personalmente
- Paso 2: Confeccione su proyecto
- Paso 3: Válgase del equipo para crear una propuesta
- Paso 4: Busque retroalimentación
- Paso 5: Inicie el proyecto
- Paso 6: Actividades posteriores al lanzamiento
- Paso 7: Aprenda a pedir
- Paso 8: Genere entusiasmo
- Paso 9: Desarrollar las habilidades políticas
- Paso 10: Resolver problemas creativamente
- Paso 11: Sea una porrista corporativa
- Paso 12: Revise y aprenda
Desarrollo del tema
Paso 1: Asumir la responsabilidad personalmente
Levántese y mírese al espejo. Busque en su propio reflejo los errores, problemas y descuidos que hayan surgido en la oficina. Pregúntese: ¿Qué he hecho y cómo puedo mejorar mi trabajo para seguir adelante? Este momento frente al espejo representa una ventana de oportunidades.
Los gerentes eficientes asumen la responsabilidad y cuentan con una clara visión de su quehacer y de lo que está implicado en cada tarea. Escriba un informe detallado sobre su último desafío gerencial.
Defina sus objetivos iniciales y cuáles serán los problemas a encarar y la gente involucrada. Explore su propio papel en el proyecto. Entiéndalo a cabalidad. Ahora está listo para asumir la próxima tarea de envergadura.
Paso 2: Confeccione su proyecto
Identifique todos los elementos involucrados. Un proyecto bien definido constituye una base sólida. Todos los proyectos funcionan con agendas explícitas e implícitas.
Los elementos explícitos son:
- Objetivos
- Límites de tiempo
- Estructura
Los elementos implícitos son:
- Políticas corporativas
- Responsabilidad
- Tono del proyecto.
Paso 3: Válgase del equipo para crear una propuesta
La propuesta de trabajo debería ser una estructura flexible que exprese claramente los objetivos, medios, responsabilidades y límites del proyecto. También se deben incluir riesgos potenciales y recursos necesarios.
A medida que hace este borrador, manténgase atento a los posibles problemas políticos o psicológicos. Mantenga una actitud abierta y escuche a los miembros del equipo que le ofrezcan otras soluciones o puntos de vista. Haga un resumen del proyecto en el que se destaquen los elementos más importantes.
Paso 4: Busque retroalimentación
Ponga su proyecto a prueba con varios miembros de la organización. Haga una lista de los miembros del personal que necesitará en cada una de las etapas del proyecto. Incluya los gerentes que serán responsables de administrar los recursos.
Pídales su opinión. Escuche los consejos de proveedores y clientes. Trate de provocar sugerencias y comentarios honestos. Válgase del correo electrónico y de otros recursos para poner el plan a prueba. Recolecte y resuma las reacciones.
El objetivo de este proceso es destacar los puntos de encuentro e identificar los posibles problemas. Incluya la retroalimentación en el borrador. Con este proceso obtendrá apoyo para su proyecto y logrará mejorar sus estrategias.
Paso 5: Inicie el proyecto
Promueva actividades que generen entusiasmo y refuercen el compromiso del equipo. Un evento exitoso debe contar con la gente correcta y con una agenda bien pensada. Incluya un elemento divertido.
Utilice una sala de reuniones cómoda, en la que se pueda desarrollar el proyecto. Procure que la agenda continúe su curso. Prohíba teléfonos móviles, computadoras innecesarias y otros tipos de comunicaciones inalámbricas.
Las interrupciones le robarán vitalidad a la reunión.
Paso 6: Actividades posteriores al lanzamiento
Mantenga el entusiasmo asignando tareas especiales a los miembros del equipo. Envíe instrucciones por escrito, que incluyan: objetivos, límites de tiempo, comparaciones y criterios para evaluar el progreso obtenido.
Las tareas y disposiciones deben ser formuladas a partir de la experiencia de los integrantes del equipo. Reserve tiempo para entrenamiento y orientación. Cree sistemas que le permitan analizar la información y hacer informes sobre los avances logrados.
Asuma el control a través del escrutinio de logros parciales, gastos y resultados. Mantenga a su equipo informado mediante reportes periódicos.
Paso 7: Aprenda a pedir
Ahora busque los recursos y el respaldo que necesita. El arte de pedir incluye varios elementos:
- definición,
- presentación,
- personalización,
- preparación y
- cierre.
Haga sus peticiones con claridad y candor, y a través del medio más conveniente, bien sea por correo electrónico, teléfono o en persona. Exprésese de un modo que genere confianza. Personalice sus peticiones dependiendo del interlocutor.
Anticipe posibles problemas, escenarios y desafíos. Incluya una lista de pasos. Asegúrese de que todo el mundo entienda los problemas, estrategias y soluciones.
Paso 8: Genere entusiasmo
Mantenga su energía concentrada en el proyecto. Evite las trampas en las que suelen caer los supervisores: el jefe controlador o el gerente indiferente. Cualquiera de estos extremos causará estragos en el proyecto.
Un jefe obsesionado con el control puede agotar la moral y la energía del equipo, y acabar así con el proyecto. En cambio, un gerente demasiado liberal puede generar confusión e inactividad.
Para crear entusiasmo, es preciso propiciar una atmósfera de tolerancia mediante reuniones, informes, sesiones con el equipo y visitas.
Paso 9: Desarrollar las habilidades políticas
Cultive la cooperación explicándole al equipo que el interés individual está ligado a la misión del proyecto. Este no es un juego de suma cero. Usted no es un abogado argumentando frente a un jurado.
Olvídese de los dramas de la corte de justicia o de presentaciones confrontacionales. Por el contrario, genere un espíritu de cooperación mediante la creación de una atmósfera en la que todos ganen.
Un buen plan de comunicaciones le permitirá sobreponerse a las dificultades políticas. Concéntrese siempre en las personas a las que se dirigirá. Háblales sobre los objetivos y explíqueles la importancia del proyecto.
Comience por explicar cuáles serán las ganancias que obtendrá cada departamento si e proyecto tiene éxito. La falta de comunicación creará un vacío. Llénalo usted antes de que se llene de resentimiento, obstrucción e inactividad.
Prepare estrategias para lidiar con colegas problemáticos. Trate de implementar un plan para los empleados deficientes. Si el plan no produce mejoras, negocie con los empleados para que sean transferidos o se vayan. Para evitar problemas legales, solicite ayuda del departamento de recursos humanos.
Cuando estamos en presencia de colegas problemáticos, lo mejor es negociar. Sea objetivo, manténgase apegado a asuntos concretos y evite culpar a los demás. Respalde su punto de vista con información.
Si las negociaciones fracasan, pídale a la alta gerencia que medie entre las partes. Si la mediación no funciona, asuma un nuevo proyecto.
Paso 10: Resolver problemas creativamente
Utilice su creatividad para resolver problemas inesperados. Existen dos escenarios propicios para los problemas:
- El plan original tiene faltas graves.
- Los pasos individuales van bien, pero el proyecto en general va mal.
Sin embargo, las crisis constituyen una buena experiencia. Los problemas extremos suponen esfuerzos excepcionales. La gente suele motivarse mucho cuando está bajo sitio. Los problemas burocráticos son dejados de lado.
Analice cada crisis y determine qué actividades deben ser consideradas de ahora en adelante como procedimientos normales. Asimismo, propicie reuniones en las que sea posible proponer nuevos procedimiento y políticas. Esto generará, además, una atmósfera de creatividad, energía y rendimiento.
Paso 11: Sea una porrista corporativa
Las reuniones corporativas son importantes en todas las fases del proyecto, sobre todo para generar entusiasmo durante largos períodos.
Cuando llegue al final, concluya el proyecto con el mismo entusiasmo del comienzo. Convierta la clausura del proyecto en un evento. Premie y gratifique a los miembros del equipo
Paso 12: Revise y aprenda
Revise la información, los procedimientos y los logros obtenidos con todo el equipo. Resalte las “lecciones” de cada etapa para que otros puedan aprender de la experiencia. Explore junto al equipo las siguientes preguntas:
- ¿Conseguimos los objetivos?
- ¿Qué pasos fueron exitosos y qué pasos fracasaron?
- ¿Cómo podemos mejorar el proceso para la próxima vez?
Luego, examine las comunicaciones, el liderazgo y las estrategias. Aproveche esto para mantenerse en sintonía con los objetivos a largo plazo.
Las compañías suelen ahogarse en demasiados objetivos. Defina bien cada objetivo mediante los 12 pasos.
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