Contenidos temáticos

1. Introducción
2. Para empezar a escribir un mensaje
3. Qué habilidades desarrollar
4. La corrección de los textos

Desarrollo del tema

1. Introducción

Bryan A. Garner, lexicógrafo y abogado, explica por qué es importante dominar la escritura empresarial y cómo cultivarla. Con una prosa clara y sencilla, así como con ejemplos explícitos, describe los pasos a seguir para redactar los documentos más comunes en el trabajo empresarial. Garner también ofrece una serie de consejos para ordenar ideas, encontrar un tono adecuado para atraer la atención del lector y lograr mensajes concisos y efectivos. getAbstract sugiere la lectura de este libro a empleados y jefes que quieran mejorar sus habilidades de escritura con un método práctico y sencillo.

En este resumen usted aprenderá

• Cómo escribir en el mundo empresarial;
• Por qué es importante escribir de forma clara y directa y
• Cuáles son las herramientas y habilidades para escribir eficazmente en el trabajo.
• Por qué es importante escribir bien en el trabajo

La redacción en el ámbito empresarial es importante porque gran parte del éxito que usted consiga dependerá de lo que escriba y del efecto que sus textos logren en el lector. Sus colegas se forman una opinión de usted a partir de sus escritos, asimismo redactar bien permite que una idea sobresalga y se realice. Una escritura clara y concisa es indispensable para hacer negocios. Escribir correctamente no es innato, sino una habilidad que, como todas, puede trabajarse al desarrollar ciertas cualidades y ejercicios.

2. Para empezar a escribir un mensaje

Antes de escribir, es necesario saber cuál es el propósito del mensaje, es decir, qué se quiere conseguir con él y a quién va dirigido. Estos elementos son la clave para saber qué decir y cómo. Formule de forma convincente y clara el asunto. Posteriormente, confirme que cada frase escrita contribuya a lograr el objetivo concreto.

Es imprescindible que usted conozca a su destinatario para lograr que entienda sus ideas. Tome en cuenta que el lector tiene un tiempo limitado, demuestre rápidamente que su mensaje es importante para él; éste deberá ser directo, claro y conciso. Emplee un tono cortés y adecuado para cada receptor. Para saber qué elementos son necesarios y suficientes para la comprensión del mensaje, imagine que escribe para un lector inteligente que no es especialista en el tema.

Escribir en cuatro fases

Escribir es el resultado de la suma de varias tareas. Según la poeta y profesora Betty Sue Flowers, para empezar y desarrollar el proceso de escritura es útil dividir el trabajo en cuatro partes como si el escritor interpretara personajes diferentes:

• El Loco. Pregúntese cuál es su objetivo, qué quiere conseguir y quién es el lector. En esta etapa recopile ideas, temas, busque información y materiales. Lleve un registro detallado de los datos, hechos y opiniones, así como de las fuentes; para ello, una hoja de cálculo es una buena opción.
• El Arquitecto. Ordene las ideas y la información, organícelas en un esquema básico. El objetivo es redactar tres frases básicas que expresen sus ideas en oraciones completas. Luego, colóquelas en un orden lógico. El esquema de tres partes servirá de guía.
• El Carpintero. Una vez reunidas y organizadas las ideas, con ayuda del esquema redacte un primer borrador; escriba lo más rápido posible sin detenerse a corregir. Desarrolle cada sección en un tiempo determinado; si alguna se le dificulta, pase a otra y regrese a la anterior más tarde.
• El Juez. Revise y corrija el borrador las veces que sea necesario. Confirme que la estructura sea la adecuada y que las ideas principales destacan. Pula el texto. Asegure que el mensaje sea veraz, diplomático, que presente argumentos pertinentes y sustentados.

Su escritura será más eficiente si sigue las cuatro tareas en orden. Considere que puede regresar a los pasos anteriores siempre que sea necesario. Si es útil para la comprensión del texto, incluya un gráfico, un esquema o algún material visual que transmita información esencial, pero no use este recurso en exceso.

3. Qué habilidades desarrollar

Ser claro es esencial. El objetivo es que el mensaje no dé lugar a malas interpretaciones o confusiones. Para saber qué tan claro es el mensaje, analícelo desde “el punto de vista del destinatario” y pregunte a un compañero si al leerlo puede identificar fácilmente las ideas principales. Exprese sus ideas en frases breves y sencillas, que no tengan más de 20 palabras. Para facilitar la comprensión del mensaje, exponga información concreta, como hechos y evidencias sustentadas. Escribir cartas es un ejercicio que le puede ayudar a mejorar estas habilidades de redacción.

Resumir con exactitud es una herramienta muy útil. Para que el lector comprenda mejor el mensaje, coloque la información fundamental al inicio de un documento. Resuma la información de tal forma que las frases respondan a las preguntas qué, quién, cómo, cuándo, dónde y por qué. Exponga únicamente la información que el lector necesite para comprender el asunto del mensaje, “ni más ni menos”.

No malgaste palabras, es decir, no use más de las necesarias. Siempre elija escribir una idea con la menor cantidad de palabras posible. Sintetice las frases cuidando que suenen naturales. Sustituya palabras terminadas en –ión por verbos de acción, por ejemplo, en lugar de “hacer una evaluación” escriba “evaluó”; en vez de escribir frases con ser y estar, emplee verbos más directos, como “trabajaba” por “estaba trabajando”. Cuide de no escribir expresiones redundantes.

Use un lenguaje llano, es decir, sencillo como el del habla cotidiana. Evite adornarlo con vocabulario empresarial, ya que las expresiones ostentosas pueden obstaculizar la comunicación.

Redacte frases directas para aumentar la legibilidad de su texto. Contar los hechos en orden cronológico también es bueno para la escritura empresarial, pues ayuda a mantener eficazmente el interés de los lectores. Antes de escribir ordene los hechos; posteriormente, al redactar, incluya solo aquellos que sean relevantes y significativos.

Emplee los conectores lógicos adecuados. Un texto bien escrito fluye y mantiene una correcta concatenación de enunciados y párrafos. Para lograr cohesión y continuidad en un texto, conozca y elija los nexos adecuados, pues estos enlazan una idea con otra.

Los conectores pueden indicar:

• Tiempo. Entonces, más tarde, al principio, luego, a continuación, después, ahora.
• Lugar. Ahí, enfrente, en el centro, detrás, a la derecha.
• Concesión. Aunque, por supuesto, no cabe duda, no obstante, aun así.
• Ejemplo. Por ejemplo, tal como.
• Razón. Porque, por consiguiente, por lo tanto, debido a.
• Contraste. Pero, sin embargo, en cambio, aun así, por otro lado.
• Conclusión. Finalmente, en conclusión, en resumen, así pues, en consecuencia.
• Añaden una idea. Además, también, asimismo, de hecho, no solo… sino también.
• Enfatizan. Sobre todo, principalmente, en efecto, al fin y al cabo.

Otra manera de facilitar la lectura es añadir subtítulos en el texto. Estos ayudan a localizar fácilmente la información y conducen al lector de una sección a otra. Deben ser descriptivos y concisos.

Tome en cuenta algunas reglas gramaticales esenciales

Conocer y usar algunas reglas gramaticales básicas demuestra el dominio de la lengua. Algunas sugerencias para evitar errores son: en verbos conjugados como trabajaste, bailaste, comiste, no aumente unas al final; no conjugue el verbo haber, lo correcto es que permanezca invariable, por ejemplo: había muchos niños. No use gerundio para expresar que un hecho sucede después de otro, el gerundio solo expresa simultaneidad, como: estudió escuchando música. Ponga atención en el uso de porque, por qué y porqué, así como de sino y si no.

No se coloca coma entre el sujeto y el predicado. No se escribe punto en títulos o subtítulos, ni después de signos de exclamación o interrogación. El punto se coloca fuera de las comillas y los paréntesis.

No escriba frases redundantes, como “bajar abajo” o “repetir de nuevo”. Y no use en exceso perífrasis (como: “dar comienzo, en el día de hoy”), si hay formas más sencillas de expresar una idea. Use correctamente las preposiciones que o de que, después de un verbo. Prefiera usar palabras en español antes que extranjerismos innecesarios.

El dominio del idioma es una habilidad que se puede mejorar. Para ello, lea textos de calidad, solicite a alguien experimentado que corrija sus escritos y consulte manuales de gramática.

4. La corrección de los textos

Procure que sus borradores sean leídos y corregidos por otras personas, las críticas ayudan a mejorarlos. Solicitar cotidianamente a compañeros y colegas que lean sus textos y sugieran correcciones trae dos beneficios: los documentos se perfeccionan y ellos se convierten en mejores escritores y correctores. Es importante que esa dinámica se dé en un ambiente abierto y de respeto. Antes de enviar cualquier documento, verifique que la gramática y la ortografía sean correctas.

Otras sugerencias para mantener la atención del lector

Para que el lector lea el mensaje hasta el final, es vital no aburrirlo. No es conveniente usar demasiado la primera persona, es decir, “yo”. Use con mayor frecuencia los pronombres nosotros, tú y usted, ya que mantienen la conversación con el lector. Para evitar frases confusas, prefiera la voz activa a la voz pasiva, siempre en función de que el texto sea claro y suene natural. Varíe la estructura y el tamaño de sus frases; intercale oraciones largas y cortas, simples y subordinadas. No utilice demasiadas siglas, pues dificulta la lectura.

Encontrar un tono apropiado es importante para que los documentos de trabajo sean exitosos. Si el tono es adecuado las personas responderán el mensaje y querrán colaborar. El objetivo es lograr un tono relajado pero profesional, como si fuera una conversación con el destinatario. Para ello, siempre llame a las personas por su nombre, use pronombres personales y evite escribir palabras sofisticadas en lugar de las normales. No sea sarcástico, en todo momento adopte una prosa amistosa.

Tipos de textos que se usan en el mundo empresarial

Para escribir adecuadamente los textos que más se emplean en el trabajo empresarial, siga los siguientes consejos:

• Correos electrónicos. Sea directo desde las primeras líneas, con un tono amable y educado. Especifique puntualmente las fechas y detalles para que el destinatario pueda realizar lo que se le solicita. Puede hacer cumplidos a su lector, pero sin ser adulador. Copie solo a los destinatarios realmente interesados en el contenido del correo. Escriba mensajes breves, que no ocupen más de una pantalla. El asunto debe ser corto, pero con información específica. Use las reglas de puntuación y de mayúsculas. Firme con su cargo e información de contacto.
• Cartas de negocios. Utilice un lenguaje directo, sencillo y personal, evite las frases hechas y rebuscadas. Enfoque la atención en el lector y motívelo, con razones importantes, a que actúe. Si debe responder a una negativa, intercale un tono positivo. Si ha cometido errores, acéptelos con responsabilidad.
• Memorandos e informes. Sirven para actualizar a alguien sobre un asunto o solicitar que lleve a cabo una acción, por ello inmediatamente deje claro qué debe saber o hacer el lector. Asegúrese de conocer y comprender el tema. Escriba un título claro y conciso que explique exactamente el contenido del documento. Resuma el asunto al principio, considere a los lectores inmediatos, pero también a quienes analizarán el texto en el futuro. Exponga el problema de forma concisa, explique qué solución propone y por qué es más viable que otras.
• Evaluaciones de desempeño. Para realizarlas será útil haber tomado notas con antelación sobre el desempeño de los trabajadores y contar con un vocabulario amplio para valorarlo. Los aspectos que debe tomar en cuenta son: eficiencia, relaciones humanas, actitud, fiabilidad, comunicación y conocimientos. Respalde sus impresiones sobre los empleados con ejemplos puntuales de su desempeño.

Al seguir estos consejos, usted reunirá la confianza y las herramientas para cultivar la habilidad de escribir. Podrá vencer el “bloqueo del escritor”, logrará conectar rápidamente con el lector y logrará sus objetivos. Sin duda, dominar la escritura empresarial le traerá éxito en su desempeño profesional.

Recurso didáctico de apoyo

1. Cómo escribir un correo electrónico formal