Administración, Negocios y Legislación

Gestión del tiempo

Introducción

Con la necesidad de servicios legales aumentando, el personal y los recursos convirtiéndose aún más limitados, los trabajadores de servicios legales se enfrentan continuamente a tener que organizar su tiempo de manera eficiente para producir el máximo beneficio para su programa y sus clientes. Esta no es una tarea fácil; se requieren personas que planeen con anticipación, juzgar las prioridades contra las metas personales y del programa, y determinar los métodos más efectivos y eficientes para alcanzar los objetivos.

Estar abrumado por tal trabajo generalmente crea una sensación de impotencia, las personas que se sienten así a menudo dicen: “Hay tanto que hacer yo no puedo hacer nada”. Los principios involucrados en la educación de gestión del tiempo consisten en intentar reducir esta reacción y allanar el camino para que las personas tomen el control de su tiempo y sus vidas.

Para cumplir con nuestros objetivos y el buen manejo de nuestro tiempo es necesario:

  1. Analizar los problemas que afectan su uso del tiempo.
  2. Identificar los problemas de tiempo significativos que impactan su trabajo.
  3. Desarrollar estrategias prácticas para resolver estos problemas.
  4. Utilizar los principios de gestión del tiempo seleccionados para mejorar su eficacia.
  5. Establecer metas que reflejen decisiones personales y / u organizacionales sobre los beneficios que se derivarán de la acción futura.
  6. Establecer prioridades de manera más efectiva.

Puedes reconocer fácilmente la necesidad de futuro acción, pero este manual solo puede ayudarte a comprender y utilizar sugerencias sobre cómo usar su tiempo de manera más eficiente. Cuando implementas con estos principios de gestión del tiempo, experimentará una mejora de su experiencia laboral, y debería notar un aumento correspondiente en la reunión los objetivos de tu programa.

Con demasiada frecuencia, las personas intentan hacer cambios en sus hábitos de trabajo sin primero analizarlo por qué están haciendo los cambios o sin determinar el fundamento sobre el cual están desarrollando los cambios.

Una estrategia de uso del tiempo surge de las ideas que puedes obtener al responder tres preguntas importantes:

  1. ¿A dónde va mi tiempo?
  2. ¿A dónde debería ir mi tiempo?
  3. ¿Cómo puedo usar mejor mi tiempo?

Las dos primeras preguntas y los datos que esas preguntas están diseñados para obtener sirven como base para responder en última instancia a la tercera pregunta: ¿Cómo puedo usar mi mejor tiempo?

Al contestar sistemáticamente cada una de estas preguntas e identificar algunas de las Si tiene problemas para responder, podrá administrar su tiempo y trabajar de manera más efectiva.

Contenidos temáticos

  1. El tiempo como recurso crítico; uso más eficaz
  2. Herramientas útiles en la gestión del tiempo
  3. Perdedores de tiempo
  4. ¿Cómo puedes usar tu tiempo mejor?

Desarrollo del tema

1. El tiempo como recurso crítico; uso más eficaz

El uso más efectivo del tiempo depende de su decisión de cómo administrar el tiempo: en lugar de dejar que te administre. Esta perspectiva es el primer paso para ganar control de tu tiempo. Al tratar de administrar su tiempo, puede descubrir que la forma en que manejar las crisis crea algunos de sus problemas de gestión del tiempo.

Debes darte cuenta de que tiene más oportunidades de influir en el uso del tiempo en tu organización de lo que antes creía posible. Necesitas comenzar desarrollando una estrategia de gestión del tiempo para aprovechar esta oportunidad. Al idear esta estrategia, ten en cuenta dos pensamientos:

  • Toma tiempo aprender a usar el tiempo; y
  • Los principios del uso del tiempo son meramente pautas.

Con frecuencia, encontrarás que necesita un sentido bastante “poco común” para idear estrategias y planes que se ajustan específicamente a tus necesidades y las de tu organización. Se necesita imaginación y sensibilidad en esta área.

A continuación, realiza el siguiente quiz para conocer más sobre como administras tu tiempo:

Prueba de gestión del tiempo

Contestar SI o NO

  1. ¿Tienes, por escrito, un conjunto claramente definido de objetivos de por vida?
  2. ¿Tienes un conjunto similar de metas a corto plazo para los próximos 6 meses?
  3. ¿Has hecho algo hoy para acercarte a tus metas de por vida?
  4. ¿Has hecho algo hoy para acercarte a tu meta a corto plazo?
  5. ¿Tienes una idea clara de lo que quieres lograr la próxima semana?
  6. ¿Intentas hacer la mayoría de las tareas importantes durante tu horario de máxima audiencia? (el momento en que es más productivo durante el día)
  7. ¿Estableces prioridades de acuerdo con la importancia, pero no con la urgencia?
  8. ¿Haces un uso constructivo del tiempo de viaje (suponiendo que pueda)?
  9. ¿Te concentra en objetivos en lugar de procedimientos, juzgándose a sí mismo por los logros en lugar de la actividad?
  10. ¿Delegas tanto trabajo como sea posible?
  11. ¿Delegas trabajos desafiantes y rutinarios?
  12. ¿Delegas autoridad junto con responsabilidad?
  13. ¿Ha tomado medidas para evitar la información innecesaria y los documentos de llegar a su escritorio y entrometerse en su tiempo?
  14. En las reuniones, ¿intentas cristalizar cuáles son los problemas y resumir las decisiones tomadas y responsabilidades asignadas?
  15. ¿Tratas de manejar los asuntos por teléfono o en persona cada vez que tienes una elección, utilizando comunicaciones escritas (y correo electrónico) solo cuando sea claramente necesario?
  16. ¿Te obligas a tomar decisiones menores rápidamente?
  17. ¿Estableces fechas límite para usted y para los demás?
  18. ¿Te tomas tiempo para planificar? ¿Usa periódicamente un registro de tiempo?
  19. ¿Utilizas efectivamente la ayuda de otro personal para obtener un mejor control de su hora?
  20. ¿Estás realmente en control de tu tiempo? ¿Usualmente decides tus acciones, en lugar de tener circunstancias u otros deciden?

Si respondiste “No” a cualquier pregunta, puedes beneficiarte del uso de los principios de gestión del tiempo. Revisa tus acciones y determina qué puedes hacer para corregir la deficiencia.

2. Herramientas útiles en la gestión del tiempo

  • Registro diario

Duración: al menos una semana. El período de tiempo recomendado que debe mantener un registro de tiempo es un mínimo de una semana.

Aunque puede sentir cierta resistencia o incertidumbre, no es un desperdicio de hora. Su probable conclusión inicial: la semana fue un “período más atípico” es universal. No hay período “típico”.

Instrucciones para completar el registro diario de tiempo:

1. Ingrese la fecha y enumere sus objetivos diarios. Estos deben enumerarse en orden de prioridad. Siempre que sea posible, enumere los objetivos en términos de resultados, no de actividad. Ten en cuenta cuatro criterios u objetivos al establecerlos:

a) En términos mensurables (sabré si los logré)
b) Alcanzable (para evitar la frustración incorporada)
c) Exigir (para asegurar la sensación de logro), y
d) Flexible (en caso de que no tenga cambio de control).

2. Establecer plazos para cada objetivo. Determina a qué hora del día harás y habrás completado cada objetivo. Esto sirve como un recordatorio durante todo el día y proporciona una fuerza importante para superar la dilación, la indecisión y las distracciones.

3. Registre todas las acciones significativas en términos de resultados durante cada período de 15 minutos.

4. Prioriza cada acción. En la segunda columna, anote cada prioridad como se indica. Pensar de “importante” como sugerir solo consecuencias a largo plazo y de “urgente” como sugiriendo solo consecuencias inmediatas.

5. Comenta sobre cada acción. Incluir referencia a su disposición, es posible delegación (identifique y establezca una fecha límite para completar la delegación u otros pasos para mejorar la utilización del tiempo. Al igual que con el Paso 3, este paso debe tomarse ya que la acción es grabado.

6. Preguntas que deben responderse inmediatamente después de completar el registro de tiempo:

A. ¿El establecimiento de objetivos y plazos diarios mejoró su efectividad?

  1. ¿Por qué? Por qué no?
  2. ¿Los objetivos y plazos eran exigentes pero realistas? Si no, ¿por qué? (exceso de confianza, intentar demasiado, estimaciones de tiempo poco realistas, crisis propenso a distracciones?)
  3. ¿Cuál de tus objetivos diarios contribuyó directamente a tu largo alcance?
  4. ¿Qué objetivos podrían haberse delegado?

B. ¿A qué hora comenzaste con tu objetivo número 1?

  1. ¿Podrías haber comenzado antes?
  2. ¿Te distrajo algo de completarlo? ¿Qué? ¿Por qué? Podrías evitar la distracción?
  3. ¿Se recuperó de inmediato y regresó de inmediato a su tarea?

C. ¿En qué medida lograste cada objetivo?

A continuación, te muestro un ejemplo:

Objetivo
Cumplido
Motivo de no compeltar
1.
2.
3.
4.
5.

D. ¿Cuál fue su período más largo de tiempo totalmente ininterrumpido (excluyendo reuniones y el almuerzo)?

  1. ¿Qué período del día fue más productivo? ¿Por qué?
  2. ¿Cuál fue el menos productivo? ¿Por qué?
  3. ¿Es probable que sea un patrón normal? Sí No _____
  4. En caso afirmativo, ¿cómo podría programar o regular sus actividades para aprovecharlo?
  5. ¿Cómo podría hacer que otros períodos del día sean tan productivos?

E. ¿Quién / Cuál fue su interrupción más frecuente?

  1. ¿Cuáles son las causas?
  2. ¿Cómo se pueden controlar, minimizar o eliminar?

F. En orden de importancia, enumere todos los tipos de interrupciones, por ejemplo, teléfono, visitas directas, reuniones no programadas, crisis inesperadas, correos, autointerrupciones, distracciones visuales, ruido, etc. Para cada uno enumere dos o tres pasos que podría tomar para controlarlos.

G. Enumere las 5 actividades que requieren más tiempo y que podrían haber sido manejadas por alguien más o no hecho en absoluto. ¿Cómo manejarás esto la próxima vez?

H. ¿Tiende a registrar “actividades” o “resultados”?

I. ¿Apareció una tendencia de autocorrección al registrar sus acciones?

J. De las soluciones sugeridas anteriormente, ¿cuáles implementará de inmediato?

___________________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________________

HOJA DE ANÁLISIS DE REGISTRO DE TIEMPO

REGISTRO DIARIO:FECHA:
OBJETIVO: 
1)
2)
3)
4)
5)
6)

Tiempo

Acción

Prioridad

1 = Imp y Urg
2 = Imp-No Urg
3 = Imp-No Imp
4 = rutina

Comentario / Disposición /

Resultados:

Delegar a ____________________
Tren ___________________ a encargarse de:

– La próxima vez pida su recomendación.
– La próxima vez diga “No.”

Consolidar / Eliminar / Cortar tiempo Otro

1:00

1:30

2:00

2:30

3:00

3:30

4:00

4:30

5:00

Noche

  1. ¿Estableces metas / actividades diarias?
  2. ¿En qué categorías o actividades principales participa?
  3. ¿Tenía un objetivo prioritario número 1?
  4. ¿A qué hora empezaste este objetivo?
  5. ¿Podrías haber comenzado antes?
  6. ¿Cuál fue el período ininterrumpido más largo de su día?
  7. ¿En qué período del día fuiste más productivo? ¿Menos productivo?
  8. ¿Cuál fue la fuente más común de interrupción? ¿Cuáles fueron las causas de
    estas interrupciones?
  9. ¿En qué artículos pasaste demasiado tiempo? ¿Muy poco tiempo?
  10. ¿Qué artículos podría haber manejado alguien más?
  11. ¿Registraste actividades o resultados?
  12. ¿En qué elementos cree que podría lograr sus ahorros de tiempo más significativos?

3. Perdedores de tiempo

Es importante analizar cuáles son los agentes de tiempo que originan una pérdida de tiempo. Perder el tiempo en el trabajo puede significar navegar por la red, chatear inactivo, usar Twitter y gastar demasiado tiempo con el correo electrónico De estos, Internet es probablemente el peor culpable. Por lo tanto, lo primero y más importante: frenar los desperdicios en tiempo real.

Sin embargo, los Timewasters que siguen son aquellos que interfieren con el día laboral del trabajador que está tratando seriamente de concentrarse, ser productivo y ser eficiente. Las pérdidas de tiempo como estas pueden ser furtivas. De hecho, puedes ignorar algunos de ellos.

Echa un vistazo a los 14 de los Timewasters que siguen. Identifica los que se aplican a ti y toma medidas para remediar la situación. Te volverás más productivo y eficiente: y tendrás menos estrés en el trabajo. Se honesto en tu análisis de aquellos en los que necesitas trabajar.

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ANÁLISIS DE TIMEWASTER 1
INTERRUPCIONES TELEFONICAS

CAUSAS

SOLUCIONES

INTERNAS

Sin darse cuenta de la seriedad.Tómate el tiempo de registro de llamadas telefónicas.
Evaluar origen, extensión y causas.
No hay plan de manejo.Desarrollar un plan para seleccionar / delegar.
Disfruta socializando.Hazlo en otro lado. Apégate a las prioridades.
Ego. Sensación de importancia.No sobreestimes la importancia de
Su disponibilidad para los demás.
Deseo de estar disponible.Distinguir entre estar disponible para
negocios y socialización.
No hay planes de indisponibilidad.Hora tranquila; poner en pantalla; establecer períodos para atender llamadas / revisar el correo electrónico.
Deseo de mantenerse informado.Mantenga su horario / planes.
Reconoce que los miembros de tu equipo
naturalmente quiero mantenerte informado de todo lo que están haciendo, en lugar de
Simplemente lo esencial.
Deseo de involucrarseReconocer el peligro de demasiada participación. Divórciate de la rutina asuntos y llamadas.
Tomando y haciendo sus propias llamadas.Delegar
Falta de delegaciónDelega más. Preguntas directas a
personas responsables
No hay llamadas de planificación.Enumere los temas que se discutirán. Plan.
Personal demasiado dependiente.No tomes sus decisiones. Animar
iniciativa. Permitir errores.
Falta de autodisciplina.Desarrollar plan, implementar, monitorear
Progreso. Asignar responsabilidad a
secretaria o asistente, a quien entrenas.
Incapacidad para terminar la conversación.Aprende y practica técnicas:
Límite de tiempo preestablecido (“Sí, Tom, puedo hablar a ti unos minutos “.)
Fin de la sombra (“Kim, antes de que nosotros
mano arriba … “)
Sea sincero (“Lo siento, Pat, me tengo que ir”).
Estimación de tiempo poco realista para la llamada.Entrenar secretaria para interrumpir con
recordatorio de artículo urgente que exige
atención. O use un temporizador de huevo de 3 minutos delante de tu teléfono Darse cuenta de cómo una llamada puede tardar mucho más de lo necesario.
Miedo a ofenderNo seas demasiado sensible. Concentrarse en
tus prioridades
EXTERNAS
Cribado ineficaz.Analice el problema y desarrolle un
plan. Discutir con el personal para evitar
sorprender y ofender y asegurar su
comprensión. Implementación y soporte.
No secretariaSi necesita una secretaria a tiempo completo o parcial, Haz un estudio para demostrar la necesidad. Desarrollar técnicas para tener mensajes. tomado en ciertos momentos. Planea alrededor de la tecnología disponible que tienes
Llamadas mal dirigidas.Lista de personas y números disponibles para
usted y el personal Utiliza la tecnología disponible para evitar números incorrectos.
Responsabilidades confusasAclarar. Entrena y trabaja con tu personal.

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ANÁLISIS DE TIMEWASTER 2
VISITANTES DE CAÍDA

CAUSAS

SOLUCIONES

INTERNAS

Sin darse cuenta de la seriedad.Tómese el tiempo de registro de visitas (comerciales y personales; programada y no programada). Evaluar extensión y causas.
No hay plan de manejo.Desarrollar un plan para la pantalla. Organizar citas.
Ego. Sensación de importancia.Reconocer. No sobreestimes la importancia
de su disponibilidad para otros. Planifica visitas en Café y almuerzo.
Disfruta socializando.Hazlo en otros horarios (café, almuerzo). Atenerse a prioridades
Deseo de estar disponible.Distinguir entre disponible para negocios y
socializando
No hay planes de indisponibilidad.“Puerta abierta” modificada; tener una “hora tranquila”; utilizar detección efectiva
Deseo de mantenerse informado.Hazlo de forma planificada y más segura.
Miedo a ofender.Planifique varios diálogos para explicar su falta de
hora de visitar.
Falta de delegación.Delega más. Consultas directas a personas
responsable.
Incapacidad para terminar las visitas.Ve a sus oficinas. Reunirse fuera de su oficina.
Levántate y sigue de pie. Tiempo preestablecido. Límite de visita. Fin del presagio (“¿Hay ¿algo más antes de que tenga que irme? ”) El secretario le recuerda asuntos urgentes. Ser sincero. (“Lo siento, tengo que volver a algo urgente ahora. “) Levántate y camina hacia puerta.
Esperar que el personal verifique con usted en excesoEspere información de ellos con respecto solo
usted excesivamente desviaciones del plan.
Incapacidad para terminar las visitas.Ir a su oficina en su lugar. Reunirse fuera de su
oficina. Fin del presagio (“¿Hay algo?
más antes de que tenga que irme? “) El personal interrumpe para recordarle un asunto urgente. O ser sincero (“Lo siento, pero realmente debo volver a otro ahora importa. ”) Levántate y camina hacia la puerta.
Estimaciones de tiempo poco realistas.Tómese el registro de tiempo de todas las visitas en 1-2 días. Reconocer la dificultad de estimar el tiempo. requisitos en socializar.
EXTERNAS
Política de puerta abierta.Hay que reconocer que “la política de puertas abiertas no significa físicamente abierto, pero más bien abierto a aquellos que necesita ayuda. Modifique su puerta abierta por cerrándolo regularmente por períodos de concentración.
Cribado ineficaz.Capacitar al personal para evaluar a todos los visitantes sin ofensivo Ubicar el escritorio del personal en un lugar estratégico. posición para facilitar la detección.
Sin personalSi cree que necesita personal a tiempo completo o parcial, haga un estudio para demostrar necesidad. Use un registro de tiempo para esta. O deberías concentrarte en desarrollar algunas de las otras técnicas anteriores.
Visitantes mal dirigidosRecepcionista de trenes. Aconsejar a otros y discutir el problema.
Responsabilidades confusasAclarar las responsabilidades de todos. Publicar y circular.

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ANÁLISIS DEL TEMPORIZADOR 3
REUNIONES

CAUSAS

SOLUCIONES

ANTES DE

Falta de propósito.Ninguna reunión sin un propósito, por escrito si es posible.
Falta de agenda.No hay reunión sin una agenda. Escrito
agenda para la reunión programada; correo electrónico o verbalizar la agenda si la reunión no está programada para asegúrese de que la gente venga preparada.
Gente equivocada, demasiados o pocos.Solo aquellos necesarios deben estar presentes.
Tiempo inadecuado.Asegure el tiempo oportuno.
Lugar equivocado.Seleccionar ubicación consistente con los objetivos evitando interrupciones, teniendo equipo físico si es necesario, minimizando los viajes para personas.
Sin planificaciónPermitir y programar una planificación adecuada para una reunión más efectiva.
Demasiadas reunionesPruebe la necesidad de una reunión “regular”. De vez en cuando no aguante, vea lo que sucede. O reducir el tiempo permitido a la mitad para reuniones que duran mucho tiempo.
Aviso inadecuadoProporcionar notificación escrita / correo electrónico con todos los elementos esenciales. incluyendo la contribución esperada a la reunión y materiales necesarios para la preparación.
Muy pocas reunionesEvaluar la necesidad de participación, información y coordinación. Programar en consecuencia.
No comenzar a tiempo.Comience a tiempo. Al retrasar las llegadas tardías, ¡El líder penaliza a los que llegan a tiempo!
DURANTE
Socializando.Ponerse a trabajar. Socializar más tarde. Pedir
personas para apagar los teléfonos celulares.
Permitiendo interrupciones.Establezca una política y hágales saber a todos. Cuando es posible, no permitir interrupciones excepto Necesidad clara. Retener mensajes para entrega en pausa para el café y almuerzo.
Vagando de la agenda.Esperar y exigir el cumplimiento de la agenda.
Resista las tácticas de la “agenda oculta”.
Error al establecer la hora de finalización.Limite el tiempo de la reunión y cada elemento de la agenda. Coloque el tiempo de discusión de acuerdo con la importancia del tema.
Mantener a la gente demasiado tiempoHaga que la gente se vaya después de la contribución esperada se hace si ya no se necesitan.
IndecisiónMantenga el objetivo en mente y avance hacia él.
Decidir sin la información adecuada.Resuma las conclusiones para garantizar el acuerdo y recuerde a los participantes las tareas.
No terminar la reunión a tiempoTermina a tiempo. De lo contrario, nadie puede planificar el tiempo inmediatamente siguiente.
Fracaso en resumir conclusionesResumir conclusiones para asegurar un acuerdo y recordar a los participantes la asignación. Seguir con correo electrónico / otro recordatorio.

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ANÁLISIS DEL TEMPORIZADOR 4
GESTIÓN DE CRISIS

CAUSAS

SOLUCIONES

INTERNAS

Sin darse cuenta de la importancia.Tómese el tiempo de registro de crisis. Analizar fuente,
causas, seriedad, factores controlables.
Falta de planificación.Clasificar las crisis y las causas. Acceso
probabilidad de ocurrencia. Desarrollar un plan para contingencias para garantizar un manejo de mayor efectividad.
Falta de anticipación.¡Esperar lo inesperado! (Recuerda: si
cualquier cosa puede salir mal, lo hará). Anticipado la acción es generalmente mucho más efectiva que Acción correctiva.
Sobre planificación.Intentando demasiado, así que planifica menos. Dejar 20% del día no planificado, lo que permite tiempo para manejar crisis.
ExagerandoNo todos los problemas son crisis. Limite su
respuesta a) ignorando problemas que pueden ser ignorado b) delegar todos los restantes
que otros pueden manejar; c) manejar solo el
problemas que solo tú puedes manejar.
Lucha contra incendiosHay que reconocer que es más importante prevenir nuevos incendios de desarrollo que gastar todo tu tiempo apagando fuegos viejos. Preventivo la acción es preferible al remedio.
Dilación.Reconocer el peligro inherente en posponer la llave acciones que conducen a presiones de plazos y, a menudo a juicio deteriorado bajo estrés.
Pasar por alto las posibles consecuencias negativas de una decisión.Analiza lo que podría salir mal. Establecer un plan de contingencia.
EXTERNAS
Estimaciones de tiempo poco realistas.Reconoce que todo lleva más tiempo que
Crees. Analice las subestimaciones características, luego agregue el cojín apropiado a todas las estimaciones críticas, p. 20%
Cambio de prioridades.Cambiar prioridades significa abandonar tareas moral inacabada y dañina si se hace
excesivamente. Calcular el costo, discutir con el jefe, y hacer sugerencias para reducir la frecuencia de interruptores.
Error humano / falla del equipo.Prever. Organizar recursos (humanos y
otros) para un ajuste rápido a compensado
más efectivamente Tener un plan organizado para falla del teléfono / computadora / copiadora que incluye una lista de contactos de personas para tratarlo.
Informe lento de malas noticias.Desarrollar la filosofía de aceptar errores por
personal: es parte del proceso de aprendizaje.
Haga hincapié en el personal que informa rápidamente de malos las noticias pueden evitar las crisis.
Pasar por alto las posibles consecuencias negativas de una decisión.Analiza lo que podría salir mal. Establecer un plan de contingencia.

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ANÁLISIS DE TIMEWASTER 5
FALTA DE OBJETIVOS, PRIORIDADES, PLAN DIARIO

CAUSAS

SOLUCIONES

INTERNAS

Sin darse cuenta de la importancia¡Reconoce la importancia!
Falta de sistema.Desarrolle estos: Hoja del plan, Objetivos diarios, Prioridades y plazos.
Falta tiempo para planificar.Tomar tiempo. Poner primero lo primero. Reconocer que la planificación lleva tiempo inicialmente, pero ahorra 3-4 veces más tiempo al final, y conduce a Mejores resultados.
Orientado a la crisis.Esto supone que las crisis son inevitables. No
cierto. La mayoría de las crisis son relativamente predecibles. Permita más tiempo de planificación y planifique con anticipación contingencias
Exitoso con eso. ??Reconocer que el éxito puede ser a pesar de, no por tus acciones. Los resultados planificados son previsiblemente más exitosos que resultados al azar.
Falta de autodisciplina.Imponga plazos a usted mismo. Prueba objetivos, prioridades y plan diario por un mes. Conseguir ayuda del personal. Monitorear el progreso. Evaluar.
Acción orientada.Si prefieres moverte que pensar,
reconocer que la mayoría de los problemas resultan de acción sin pensamiento. Los que saben que tener éxito una vez. Los que saben porque tener éxito una y otra vez. Entonces, toma tiempo, pero piénsalo. Entonces actúa.
Miedo al compromiso.Reconocer que mientras los objetivos significan compromiso, también significan saber cuándo Has tenido éxito.
Problemas para establecer prioridades.Aprender. Uno de los directivos más productivos. Tareas.
Pensar que el plan no funcionará.Las emergencias pueden interrumpir. El daño es menor si el día planificado significaba la mayoría de las tareas vitales realizadas.

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ANÁLISIS DE TIMEWASTER 6
Escritorio desordenado, desorganización personal

CAUSAS

SOLUCIONES

INTERNAS

Sin darse cuenta de la importancia.Reconocer escritorio desbordante como un importante interruptor y perdedor de documentos (recuperación de hora). Use el registro de tiempo para evaluar el tiempo de recuperación.
Falta de sistema.Plan de hoja para grabar cosas que desea
recuerde para que los documentos puedan archivarse.
Ego.Reconozca que un área de trabajo desordenada también puede
simbolizan desorganización, indecisión, incapacidad para cumplir con los plazos, etc., en lugar de ser un símbolo de ocupación e indispensabilidad.
Miedo a la pérdida de control.Reconocer que la hoja del plan y otros
las hojas de trabajo proporcionarán un mejor control que mantener todos los archivos en un escritorio desordenado. Utilizando
algo así como la planificación de Microsoft Outlook puede También ayuda.
Miedo a olvidar.Lo mismo que arriba.
Falta de delegar.No haga nada que pueda delegar. Tu no
solo sobrecargarse con el trabajo de otras personas, pero también les niega la experiencia.
Permitiendo interrupciones.Pantalla. Reserve “bancos de tiempo” para los planes indisponibilidad para completar su trabajo.
Dejar tareas sin terminar.Permitir desvíos de tareas y no ir volver a terminar destruye la efectividad y corta drásticamente los resultados reales. Tarea práctica finalización, requieren trabajo de personal completado, resistir interrupciones y terminar la tarea antes de poner abajo.
Dilación / indecisión.Enfréntese primero a las tareas más difíciles o de mayor prioridad. Auto-imponer plazos y luego recompensar usted mismo. 80% de las tareas llegan a su escritorio
Se puede manejar de una vez. Hazlo ahora. Mantener el papel en movimiento, y manipúlelo solo una vez.
Lector lentoCriba y selecciona con discriminación. Tomar un curso de lectura rápida.
Falta de objetivos / prioridades.Probablemente también te falta un plan diario. Reconocer que una mala planificación provoca cambios de prioridades, dejando algunas tareas sin terminar y decisiones no hecho. ¡Planifica tu trabajo! Trabaja tu plan.
Mala programación de tareas.Programe por prioridad y use tiempo realista
estimados.
EXTERNOS
Secretaria ineficaz.Entrenar y autorizar a la secretaria para mantener su escritorio despejado. La recuperación de información es suya. Los archivos de etiquetas no deben ser
retiradas del escritorio. Mantenga los archivos al mínimo. También tenga una secretaria capacitada para recuperar archivos de computadora.
Fallo en la pantalla.El secretario filtra el correo basura y lo refiere
solicitudes que otros pueden manejar, luego escribe respuestas para su firma o distribución a través del correo electrónico.
No secretariaMinimice el papeleo, ya sea en papel o
computadora. Responde en el original. Simplificar el Sistema de archivo de documentos / documentos informáticos.
Mantenga solo lo esencial.
Falto de personal.Identifica el problema. Estudia para demostrar que El personal adicional dará sus frutos.
Bloqueo de papel, notas, etc.Sobrecomunicación con correos electrónicos, documentos, memos, etc. provoca el desorden de escritorio y ordenadores. Minimiza las comunicaciones, haciendo hincapié en la brevedad, tanto escrita como verbal
comunicaciones

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ANÁLISIS DE TIMEWASTER 7
DELEGACIÓN INEFECTIVA

CAUSAS

SOLUCIONES

INTERNAS

InseguridadMiedo al fracaso. Reconocer. Acepta riesgos e inherentes. Permitir errores Aprende de ellos.
Falta de confianza en el personal.Capacite al personal, desarrolle y luego confíe en ellos.
Demasiado involucrado en los detalles y la rutina.No haga nada que pueda delegar. Divorcio
usted mismo desde el detalle.
Delegar sin autoridad.Siempre delegue autoridad proporcional a lo largo con responsabilidad
Dando instrucciones poco claras.Asegure claro, completo, inequívoco
instrucciones. Pídale al personal que repita para asegurar él / ella entiende.
Envidia de la capacidad del empleado.Reírse de sí mismo. Luego dar crédito completo donde se debe. Desarrolla tu propio reemplazo.
Puede funcionar mejor y más rápido.Estándares más bajos a lo que es no “aceptable”, Su propio nivel de rendimiento. Evitar perfeccionismo
Más feliz que administrar.Reconocer que el personal necesita experiencia. Trabajar en sus habilidades de gestión. La comodidad vendrá con control, y se hace más trabajo.
Espere que el personal “conozca todos los detalles”.Reconozca que esto no debe esperarse de
alguien que ha delegado la responsabilidad de
manejo. El delegado sabrá los detalles.
Falta de establecer mejores controles.Establecer planes, horarios con detalles,
informes de progreso, monitoreo.
Sobre control.Relajarse. Enfatizar el logro de objetivos
métodos y procedimientos. Medir resultados, no actividad.
Incumplimiento de seguimiento.Siempre verifique el progreso a tiempo para tomar acción correctiva, sin verificar demasiado a menudo.
EXTERNAS
Personal con poco trabajo y con exceso de trabajo.Limite las expectativas y reduzca las responsabilidades aceptadas
Inadecuado, personal no capacitado.¡Tren! Reasigne, vuelva a contratar si es necesario.
Delegación ascendente.Negarse a tomar decisiones para el personal. Si ellos
necesita ayuda, haga las preguntas correctas.
Problema no claro.Se sincero. Pídale al personal que lo ayude a descubrir el problema y mantenerte informado.

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ANÁLISIS DE TIMEWASTER 8
INTENTAR DEMASIADO DE UNA VEZ

CAUSAS

SOLUCIONES

INTERNAS

Falta de planificación.Establecer objetivos, prioridades, plazos todos los días. Plan estrategia para lograrlos.
Estimaciones de tiempo poco realistas.Reconoce que todo lleva más tiempo que
piensas (la segunda ley de Murphy). Analizar
subestima características, luego agrega
Cojín apropiado para todas las estimaciones críticas: p.ej. 20%
Comenzando tardePlanifica con anticipación. Empezar temprano. Tener plan de proyecto y permite más tiempo.
Respondiendo a lo urgente.Distinga “urgente” de lo “importante”. Ser
más discriminante en la clasificación de prioridades. Mantener la perspectiva en el equilibrio a corto plazo demandas contra objetivos a largo plazo.
SobrerrespuestaLimite su respuesta a lo urgente y
Demandas importantes. Aprende a decir “No” cuando necesario. Delegar.
Sensación de logro.Pregúntate qué estás tratando de demostrar. Ser realista. Mantener la perspectiva Estándares más bajos si no puedes lograrlos de manera realista.
Inseguridad.Si está sobre su cabeza, reduzca o cambie a realista asignaciones / horarios.
Deseo de impresionar al jefe.Echa un segundo vistazo a qué jefe realmente
quiere, quedar impresionado a corto plazo o
tener éxito a largo plazo?
Problema en la determinación de prioridades.Se discriminante. Comprueba tus prioridades con jefe periódicamente. Vitalmente importante que seas en la misma longitud de onda con respecto a las prioridades.
SobreambiciónReconocer. Recorte de nuevo a proporciones realistas.
Acción orientada.No confundas el movimiento con el progreso o la actividad. con resultados Trabaja inteligentemente y no duro. Lento abajo, piénsalo bien para que puedas llegar más rápido.
Tendrás un progreso efectivo.
Ego.Exceso de seguridad. Tener cuidado. Controlar. Considera tu lugar y responsabilidades en la organización y el plan en consecuencia.
EXTERNOS
Falto de personal.Una excusa común para el exceso de trabajo. ¿Porque debería el jefe contrata a un asistente si lo haces todo sin queja? Si incluso si te quejas ¿un poco? Haz un estudio de costo-beneficio. Enseña como más personal está económicamente justificado y lo hará
Producir mejores resultados. Di “No” en el momento apropiado veces. Si la situación no tiene remedio, busque otro trabajo.
Trabajo o jefe demasiado exigente.Lo mismo que arriba

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ANÁLISIS TIMEWASTER 9
FALTA DE COMUNICACIÓN NO CLARA

CAUSAS

SOLUCIONES

INTERNAS

Sin darse cuenta de la importancia.¡Reconoce la importancia!
Falta de tiempo.Tomar el tiempo. Priorizar de forma clara y efectiva comunicación.
No escucha / falta de atención.Desarrollar y practicar habilidades de escucha.
Concentrado. Resumir puntos importantes
Después de una conversación.
Propósito no claro.Aclarar. Pregunte si otros lo han entendido.
Uso de medio incorrecto.Seleccione el medio apropiado, como el correo electrónico, carta, teléfono, memo, conferencia.
Mala elección de tiempo.Seleccione un momento apropiado.
Mala articulación.Consulte con otros: trabaje para mejorar si está a menudo no está claro con la redacción. Resumir en fin. Darse cuenta de la importancia de la redacción con claridad.
Comunicación insuficiente.Evaluar las necesidades legítimas de información. Proporcionar a través de reuniones de personal, correos electrónicos,
notas, conversación clarificadora. Obtener comentarios ¡de otros!
EXTERNAS
Falta de procedimientos, políticas.Asegure una comunicación efectiva desarrollando procedimientos que todo el personal conoce y entiende.
Falta de receptividad.Prueba con: “¿Te gustaría hablar de …?”
Significado de las palabras.Reconocer que las palabras significan cosas diferentes para la gente diferente. Elígelos bien. Está listo para aclarar
Sistemas de valores diferentes.Reconocer esa experiencia, capacitación y
entorno crear diferentes fondos para
Interpretar las comunicaciones.
Barrera del idioma.Acceda y ajuste para acomodar.

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ANÁLISIS TIMEWASTER 10
INFORMACIÓN INADECUADA, INADECUADA, RETRASADA

CAUSAS

SOLUCIÓN

INTERNOS

Sin darse cuenta del problema.Reconocer y asignarle prioridad.
Falta de sistema.Determinar qué información se necesita para
planificación, decisiones y comentarios sobre los resultados.
Luego asegure su disponibilidad, confiabilidad y líneas de tiempo y usar el mejor medio (¿correo electrónico?).
Difícil saber qué información se necesita.Discuta con el personal y decida.
No probar su fiabilidad.No hacer suposiciones. La confiabilidad es crítica. Probar periódicamente
Proporcionar información innecesaria.Evita la comunicación innecesaria. Atenerse a
esenciales Evitar la exageración.
No evaluar la prioridad de la información.Hacer una evaluación y asignar tiempo
en consecuencia. Estandarizar la prioridad de la información clasificaciones.
No existe un método uniforme para evaluar la prioridad y la urgencia de las solicitudes de información.Desarrolla un método.
Probables retrasos en la obtención de información.Esperar retrasos. Planificar en consecuencia.
EXTERNOS
Falta de autoridad para exigir la información necesaria.Aclarar autoridad. Use plazos de respuesta.
Indecisión o retraso de otros que brindan información.Póngase en contacto con otros y establezca plazos. Asegúrese de llegar a un acuerdo.

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ANÁLISIS DE TIMEWASTER 11
INDECISIÓN Y PROCRASTINACIÓN

CAUSAS

SOLUCIONES

INTERNAS

Sin darse cuenta de la importancia.Reconocer la importancia y actuar en consecuencia.
Falta de técnicas para mejorar.Establecer plazos para todos los objetivos y prioridades, usar recordatorios (correos electrónicos, recordatorios telefónicos, etc.),
tener asistente de control de progreso, recompensa usted mismo cuando haya terminado (por ejemplo, pausa para el café).
Falta de plazos autoimpuestos.Establezca fechas límite para todo: poner en
calendario.
Falta de seguimiento del progreso.Tener lista de verificación. Use la función de recordatorio en computadora (por ejemplo, Outlook). Tener asociado o asistente de registro con usted.
Incierto de prioridades.Determinar diariamente. Consulte con el personal.
Cambio de prioridades.Calcular el costo; discutir con el personal; desalentar.
Miedo a los errores.Evite arreglar la culpa; pregunta qué se ha aprendido y cómo se puede evitar la repetición de errores.
Intentando demasiado.Objetivos y expectativas más realistas.
Estimaciones de tiempo poco realistas.Reconoce que todo lleva más tiempo que tú
pensar. Permitir más tiempo. Lave 20% del día
no planificado.
Hábito.¡Romperlo! Desarrolla mejores hábitos.
Haciendo lo que te gusta, posponiendo lo desagradable.Haz lo desagradable primero. Entonces, el resto del es “cuesta abajo”.
Haciendo lo fácil o trivial, posponiendo las tareas más difíciles.Haga el No. 1 en prioridad primero, luego otras tareas importantes. Lo que no se haga al final del día no será lo más importante.

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ANÁLISIS TIMEWASTER 12
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD CONFUNDIDAS

CAUSAS

SOLUCIONES

INTERNAS

No aclarar responsabilidades precisas con el jefe.Discutir con el jefe.
Falta de descripción del trabajo.Escribe uno. Discutir con el jefe. Obtenga la aprobación
La descripción del trabajo se superpone a otras.Identifica dónde se superponen. Eliminar
duplicación.
EXTERNOS
Usurpación de autoridad por otros.Identificar. Discutir con la caja. Aclarar. Insistir en que, Si la autoridad está en duda, entonces la responsabilidad debe estar limitado a la coincidencia.
Responsabilidad sin autoridad.Insistir en una autoridad proporcional igual a
responsabilidad que tienes. Es crítico que uno
tener el poder de cumplir con el deber
(responsabilidad).
Comunicación o instrucción ambigua y confusa.Insista en la claridad de la comunicación o instrucción. Solicítelo por escrito si las instrucciones verbales se usan de manera inapropiada.
Títulos no descriptivos.Los títulos transmiten aparente autoridad al mundo en que trabaja el gerente Los títulos deben ser descriptivo de la autoridad real para evitar confusiones.
Confundido o sin organigrama.Los organigramas proporcionan el esqueleto para las relaciones de autoridad y, por lo tanto, son esencial para aclarar la comprensión de responsabilidad y autoridad dentro del organización. Aclarar.
Personal no dispuesto a aceptar.Seleccione al personal con cuidado. Entrena bien. Recompensa.
Prácticas de promoción débiles.Identificar potencial. Mejorar selección para
promoción. Utilice el programa de desarrollo profesional.

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ANÁLISIS DE TIMEWASTER 13
INHABILIDAD DE DECIR “NO”

CAUSAS

SOLUCIONES

Sin darse cuenta de la importancia.Reconocer como rara vez identificado, pero de mayor importancia en perder el tiempo.
Deseo real de ayudar a los demás.No te excedas. A menudo se tomará por concedido.
Deseo de ganar aprobación y aceptación (“buen tipo”.Reconozca la posible trampa … si no se logran los resultados deseados, puede perder en lugar de ganar respeto y sentirse resentido.
Miedo a ofender.Los verdaderos amigos no se ofenden por pedir una explicación. Desarrollar técnicas de decir “No” sin ofender, p. “Gracias por la
cumplido, pero tengo que declinar “. “Lo siento hipocresía. Pero déjame ofrecerte una sugerencia … “
Ser una persona muy capaz.Reconocer que este activo hace que la capacidad de decir “no” incluso más importante. ¡Concentra tus esfuerzos!
La creencia de que ser agradable aumenta las posibilidades de promoción.No confunda el activo continuo con el trabajo en equipo.
Falso sentido de obligación.Reconocer la prevalencia de esta causa. Examinar razones para este sentimiento. Discutir con la familia, amigos, asociados. Controlar
Sobredesarrollado sentido de simpatía, comprensión o generosidad impulsiva.Reconoce esto en ti mismo. Se más realista.
Inseguridad o baja autoestima.Sepa que siempre decir “sí” puede traicionar
sentimientos de inseguridad y baja autoestima. Resiste este impulso. Di no.” Quizás ofrecer una propuesta alternativa.
Sentimientos de culpa.Reconocer. Se que eres una buena persona.
Evalúa si tus fallas son reales o
Imaginarios.
No evaluar las consecuencias.Tómese el tiempo para registrar todas las respuestas “sí” eso podría haber sido “no”. Evaluar el tiempo vano.
Es más fácil decir “sí”.Evaluar las consecuencias. Planificar técnicas en cómo decir “no”. Ten confianza en tus elecciones.
Sin saber cómo.Reconocer que dominar el arte de decir “no”
probablemente mejoraría su éxito
importantemente. Desarrolla esas técnicas.
Enfoque tímido.No seas gradual con la negativa a ofrecer
excusas primero, hay respuestas para aquellos
excusas Di “no” primero antes de muchas esperanzas están alzadas. Entonces explique.
Falta de excusas / razones.Piense en razones / excusas aceptables antes de hora. A veces, sin embargo, no hay excusa mejor que un pobre.
Temor de que las excusas no funcionen.No sienta que todo “no” tiene que estar justificado. Simplemente diga: “Lo siento, pero tengo que decir que no esta vez”.
No hay tiempo para pensar en la respuesta.Cuente hasta 10 antes de decir algo. Luego dice “No.” Date tiempo. Retraso en la respuesta.
Miedo a las represalias.Si tal miedo está justificado, reconozca el temblor fundamento sobre el que se construye la relación. Intentar mejorarlo.
Perder de vista las propias prioridades.Recuerda, la mejor excusa es antes
compromiso con sus propias prioridades.
Falta de objetivos y prioridades.Otros determinarán prioridades para aquellos que no tienen el suyo Establecer objetivos / prioridades.
Ambición o deseo de ser productivo.Es mejor hacerlo menos bien que hacerlo peor.
Gerente autocrático.Equilibre las compensaciones: lo que está aprendiendo versus lo que estás perdiendo
Tradición de organización.Nuevamente, equilibre las compensaciones.
Negativa de otros a asumirIdentifique esto y rehúse convertirse en su víctima. (Observe la relación con el falso sentido de obligación # 7).
Suposición irreflexiva por parte de otros de que dirá “sí”.Reconozca que probablemente ha alentado esta suposición al decir raramente “no”. Aprender a diga “no”, especialmente a solicitudes inapropiadas o irreflexivas, o aquellas que lo harán sentir mal si asientes.

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ANÁLISIS DE TIMEWASTER 14
FALTA DE AUTODISCIPLINA

CAUSAS

SOLUCIONES

INTERNAS

 

Falta de planificación.Reconocer que la planificación fomenta una
acción disciplinada Falta de planificación
Fomenta la acción indisciplinada. Planifica tu
trabaja, luego trabaja tu plan.
Falta de objetivos / estándares.Establecer objetivos en áreas clave de resultados, tanto personal y organizacional. Desarrollar estándares (condiciones que existirán cuando el trabajo bien hecho) para tareas rutinarias.
Falta de prioridades.Establecer prioridades para centrar el esfuerzo en la mayoría zonas productivas Esto asegura que lo que se ha hecho será lo más importante, y lo que no hacerlo es lo menos importante.
No establecer plazos.Imponte plazos realistas pero firmes.
Espera lo mismo de los demás.
Poner las segundas cosas primero.Reconocer esta tendencia universal. Pregunta
cada acción
Posponer artículos desagradables.Programe las tareas desagradables o difíciles primero. Entonces el resto del día es más fácil.
Respondiendo a lo urgente – (posponiendo lo importante).Resista la tiranía de lo urgente limitando su respuesta: 1) ignore los problemas que desaparecerán por ellos mismos; 2) delegar aquellos que otros puede manejar; 3) responde a los que solo tú puedes manejarlo.
No seguimiento.Reconoce que la gente hace lo que inspeccionas, no es lo que esperas, y lo mismo ocurre con tú. Compare sus resultados con su plan. ¿Estás progresando según el horario? Haga que su asistente / secretario ayude a supervisar su progreso.
No usar herramientas y técnicas disponibles.Evalúe y use ayudas como la lista de “Tareas”, ya sea en papel, computadora, etc. Divida las tareas en Debe, debería, si el tiempo. Use el plan diario.
Estimaciones de tiempo poco realistas.Reconocer esa búsqueda de plazos poco realistas conducirá a la frustración y eventualmente destruirá autodisciplina. Sé realista en lo tuyo plazos y ser sincero en resistir poco realista unos. Sé justo al imponerlos a los demás.
Perezoso.Reconocer. Determinar superar (Ver # 22).
Desconocido de este timewaster.Reconoce que puedes ser más exitoso con
disciplina.
Falta de interés.Vuelva a examinar la actitud hacia el trabajo. Reconocer esa indiferencia dificulta la autodisciplina.
Incapacidad para decir “no”Deja de tratar de ser un “buen tipo”. Di “no” con firmeza y sin ofender.
A la deriva en trivia.Evita lo no esencial. Divórciate de detalle. Concéntrese en las prioridades críticas.
Escritorio desordenado.Reconozca esto como un impedimento para un orden mente. Use la hoja de plan semanal para registrar esas cosas que no quieres olvidar, seguir así computadora e imprimir. Limpia tu escritorio. Ser sistemático en procedimientos para asuntos de rutina.
Dejar tareas sin terminar.Reconocer el esfuerzo perdido en detenerse y
reiniciar tareas. La economía del esfuerzo dicta completando tareas antes de dejarlas.
¡Manejarlos una vez! Hazlos hacer el primero
hora.
Descuido.Hazlo bien la primera vez. Si no tienes tiempo
para hacerlo bien, ¿cuándo tendrás tiempo para hacerlo? ¿¿encima??
Soñador.Aprende el arte de la concentración y practícalo. Evite las distracciones y las autointerrumpidas.
Fatiga.Practica salud física, ejercicio, recreación,
y gestión del tiempo.
Dilación.Identifique las tareas y decisiones que le gustaría poner apagado. Establezca plazos realistas y cuénteles a los demás y úselos para ayudarlo a monitorear los resultados. Recompensa a ti mismo cuando tienes éxito.
Malos hábitos.Hacer automático y habitual tantos útiles
acciones como puedas. Esto libera la mente para Trabajo más productivo. Para adquirir un nuevo hábito, lanzar la práctica lo más fuerte posible dígales a los demás que eviten el retroceso.
EXTERNOS
Jefe / organización indisciplinado.Si no puedes trabajar donde hay autodisciplina
respetado y alentado, trabajar alrededor del
mala situación lo mejor que puedas. Normas del comportamiento tiende a gravitar a los niveles más bajos del grupo en lugar del nivel más alto del mismo. Haga una estrategia para ser lo más eficaz posible bajo las circunstancias y animar a otros.
Cambio de prioridades.Cuando un gerente cambia las prioridades de su equipo, esa decisión hace autodisciplina
Difícil de practicar. Tómese el tiempo de registro para grabar frecuencia, evaluar costos (en moral y producción), discutir con el gerente para buscar formas de reducir el problema.

¿A dónde debe ir su tiempo? plan de acción de ahorro de tiempo

Revisa tus principales pérdidas de tiempo y selecciona las cinco mejores soluciones para ti. Después de pasar el tiempo identificándolos, querrá implementar las soluciones lo antes posible. Entonces, en este momento, identifique esos pasos que puedas tomar hoy (¿o esta semana?) que te permitirá relacionarlos con tu trabajo. Por ejemplo, si una de sus ideas clave es “indisponibilidad planificada” o un “Hora tranquila” libre de interrupciones, puede decidir la mejor hora del día, o podría celebrar una reunión para informar a sus compañeros de trabajo sobre su decisión.
Tómese el tiempo para seguir estos cuatro pasos:

  1. Escribe las 5 mejores ideas para ahorrar tiempo que hayas aprendido en las líneas en blanco que se proporcionan en la página siguiente y colócalas en orden de prioridad (A, B, C, D, E) a medida que avanza.
  2. Para cada una de tus cinco ideas, escribe cinco pasos de acción específicos que puedes tomar en la próxima semana para obtener el máximo beneficio de ellos.
  3. Después de haber enumerado 5 pasos de acción para cada idea, tendrás 25 elementos. Establece prioridades en cada set de ideas.

Asegúrate de trabajar en las 5 ideas. Cuando surjan oportunidades, implementa las otras ideas que has enumerado.

HOJA DE TRABAJO DEL PLAN DE ACCIÓN DE AHORRO DE TIEMPO

A. _________________________________________________________________________________

1. _________________________________________________________________________________
2. _________________________________________________________________________________
3. _________________________________________________________________________________
4. _________________________________________________________________________________
5. _________________________________________________________________________________

B. _________________________________________________________________________________

1. _________________________________________________________________________________
2. _________________________________________________________________________________
3. _________________________________________________________________________________
4. _________________________________________________________________________________
5. _________________________________________________________________________________

C. ________________________________________________________________________________

1. ________________________________________________________________________________
2. ________________________________________________________________________________
3. ________________________________________________________________________________
4. ________________________________________________________________________________
5. ________________________________________________________________________________

D. ________________________________________________________________________________

1. ________________________________________________________________________________
2. ________________________________________________________________________________
3. ________________________________________________________________________________
4. ________________________________________________________________________________
5. ________________________________________________________________________________

E. ________________________________________________________________________________

1. ________________________________________________________________________________
2. ________________________________________________________________________________
3. ________________________________________________________________________________
4. ________________________________________________________________________________
5. ________________________________________________________________________________

HOJA DE TRABAJO DE PLANIFICACIÓN DE ACCIONES
Objetivo de mejora:

Pasos de acción

1.
2.
3.
4.
5.
N…

Métodos de evaluación

1.
2.
3.
4.
5.
N…

Revisión:
Fechas:

 

Posibles problemas u obstáculos

1.
2.
3.
4.
5.
N…

Recursos

1.
2.
3.
4.
5.
N…

 

4. ¿Cómo puedes usar tu tiempo mejor?

Puntos clave para considerar ahora

  • Enumerar objetivos y establecer prioridades
  • Haz una lista diaria de “tareas pendientes”
  • Pregunta: ¿Cuál es el mejor uso del tiempo en este momento?
  • Maneja cada papel solo una vez
  • Comienza con las tareas más urgentes o importantes.
  • Hazlo ahora

10 Tips para trabajar inteligentemente y no duro, obtener el control del tiempo y su vida

1. Consolidar tareas similares

Agrupar o consolidar tareas similares. Este paso no solo minimizará las interrupciones, pero también economizará en la utilización de recursos y esfuerzos. Por ejemplo, en lugar de hacer llamadas durante todo el día, agrupe y haga llamadas salientes en horarios específicos cada día. A las personas que llaman con frecuencia también se les puede decir que es el mejor momento para alcanzarlo es durante ciertas horas. De este modo, puede sensibilizar a las personas que llaman y ayudarlos desarrollar el hábito de llamarte cuando puedas ser más efectivo para ellos.

2. Aborde los trabajos difíciles primero

Existe una tendencia a trabajar en tareas menores primero con la idea de trabajar hasta Proyectos más grandes. Sin embargo, lo que sucede a menudo es que los trabajos difíciles simplemente no lo hagan porque se dedica demasiado tiempo a realizar tareas sin importancia. Por cuando llegas a los trabajos difíciles, estás demasiado cansado para trabajar en ellos. La solución es revertir el proceso. Comience su día con el trabajo importante cuando su nivel de energía es alto y descienda por su lista de prioridades. Si el tiempo es disponible al final del día, se pueden completar los elementos de prioridad de bajo nivel.

3. Delegar y desarrollar a otros

Si crees que la única forma de hacer algo bien es hacerlo tú mismo, entonces probablemente esté abrumado por el trabajo mientras su personal disfruta menos agobiados programas de trabajo. Trate de romper el hábito de “hágalo yo mismo”. Delegar trabajo siempre posible. Delegar no significa “descargar” una tarea en otra persona, sino más bien conlleva la responsabilidad de asegurarse de que el individuo tenga la habilidades y conocimientos necesarios para hacer el trabajo. El tiempo dedicado a la formación y motivar a las personas para que realicen tareas que generalmente realiza reducirá su tiempo cargas en el futuro y enriquecer los trabajos de los demás.

4. No seas un perfeccionista

Hay una diferencia entre luchar por la excelencia y luchar por la perfección. El primero es alcanzable, gratificante y saludable. Luchando por la perfección que es inalcanzable es frustrante. Revisión constante de cartas y papeles para trivial las razones no solo desperdician tiempo, sino que también afectan las relaciones.

Algunos podrían beneficiarse de una nueva mirada a la Declaración de Independencia original. El escritor cometió varios errores y omisiones. Se insertaron cartas y obras. entre líneas. La perfección no es el estándar de excelencia para un documento o carta que se revisará brevemente en ruta a otra persona, archivador o papelera.

5. Tomar descansos

Trabajar durante largos períodos de tiempo sin tomar un descanso no es un uso efectivo del tiempo. La energía disminuye, el aburrimiento se acumula, el estrés y la tensión se acumulan, y la atención flaquea. Cambiar por unos minutos de una tarea mental a algo físico (pararse o caminar por la oficina, o cambiar de posición) puede proporcionar. Necesitaba estimulación y alivio. El descanso no es una pérdida de tiempo. Mejora la salud y eficiencia.

6. Evite el síndrome de escritorio desordenado

Si su escritorio está lleno de papel y pierde tiempo buscando artículos enterrados, limpie su escritorio de todo, excepto el trabajo que tiene la intención de hacer durante el día y mantenlo visible. Lo más probable es que haga ese trabajo.

7. Comience inmediatamente con tareas importantes

Posponer las cosas hasta mañana es fácil. De hecho, la gente generalmente hace las cosas disfrutan primero y postergan las tareas que no les gustan. La autodisciplina es necesitaba superar la dilación. Evite no hacer un trabajo porque parece abrumador. Intenta dividir la tarea en trozos pequeños que sean más palatable para digerir. Siguiendo esta técnica de “queso suizo”, pronto Descubrir que hacer agujeros en el proyecto lo hace menos abrumador. Inconcluso. El trabajo es más motivador que el trabajo no iniciado. Al haber comenzado un trabajo, usted ha invertido su tiempo y es más probable que complete la tarea.

8. Reduce el tiempo de reunión

Muchas reuniones no deberían tener lugar. A veces la única razón para un semanario la reunión de personal se debe a que ha pasado una semana desde la última. Tales reuniones interrumpir tu trabajo. Reduzca el número de reuniones y siga una agenda sobre los que tienes, ahorrando tiempo. Si las reuniones necesarias son demasiado largas, programe la próxima reunión para toparse con la hora del almuerzo o la hora de dejar de fumar. La mayoría de la gente querrá irse. Además, una reunión standup ayuda a garantizar una reunión corta.

9. Tómese el tiempo para planificar

¿Alguna vez has escuchado a alguien decir: “No tengo tiempo para planificar”? Si usted tiene, entonces probablemente observaste que estas personas estaban muy ocupadas, pero no muy eficaz. Una paradoja del tiempo es que, al tomarse el tiempo para planificar, termina ahorrando hora. En lugar de pasar el día “lucha contra incendios”, desarrolle un cronograma para hacer cosas que deben hacerse en el tiempo disponible.

10. Aprende a decir “no”

Alguien siempre está pidiendo una parte de tu tiempo. En lugar de ser honesto y diciendo “no” a la solicitud, la tendencia es cubrirse y terminar aceptando una responsabilidad que no quieres ni tienes tiempo para realizar. Decir “no” requiere algo de coraje y tacto, pero estarás orgulloso de ti mismo cuando aprendas a decir “No.” De todas las técnicas de ahorro de tiempo jamás desarrolladas, la más efectiva es el uso frecuente de la palabra NO. Disminución, con tacto, firmeza, lógica a demandas que no contribuyas a tu efectividad. Recuerda que muchas personas que se preocupan demasiado para ofender a otros terminan trabajando de acuerdo con las prioridades de los demás.

Conclusión

La buena gestión del tiempo requiere un cambio importante en el enfoque de las actividades a los resultados: estar ocupado no es lo mismo que ser efectivo. La “gestión del tiempo” se refiere a la forma en que se organiza y planifica cuánto tiempo dedicas a tus actividades específicas.

Puede parecer contrario a la intuición dedicar un tiempo a aprender sobre la gestión del tiempo, en lugar de usarlo para continuar con tu trabajo, pero los beneficios son enormes:

  • Mayor productividad y eficiencia.
  • Una mejor reputación profesional.
  • Menos estrés.
  • Mayores oportunidades de avance.
  • Mayores oportunidades para alcanzar objetivos importantes de vida y carrera.

No administrar tu tiempo de manera efectiva puede tener algunas consecuencias muy indeseables como son:

  • Plazos vencidos.
  • Flujo de trabajo ineficiente.
  • Mala calidad del trabajo.
  • Una mala reputación profesional y una carrera estancada.
  • Mayores niveles de estrés.

No olvides que el tiempo pasado nunca regresa. Hacer lo correcto en el momento adecuado es un arte y viene con planificación y comprensión. La gestión del tiempo no es más que hacer el mejor uso posible del tiempo.