Administración, Negocios y Legislación

Identificación y estructuración de problemas

Introducción

El análisis de resolución de problemas se utiliza para encontrar la causa de una desviación positiva o negativa. Cuando las personas, la maquinaria, los sistemas o los procesos no funcionan como se esperaba, el análisis del problema apunta a la información relevante y conduce a la causa raíz. La pequeña acumulación de problemas con el tiempo puede conducir a un gran evento o impacto. Comprender realmente de dónde viene el problema le permitirá resolver problemas de manera más eficiente.

Los problemas pueden parecer tan grandes que puede perderse en ellos y perder de vista el objetivo. Desglosar su problema en el objetivo / meta y las barreras / bloqueadores que podría enfrentar puede ayudarlo a dividir problemas más grandes en trozos más pequeños y manejables.

Puede ser fácil asumir que sabemos cuál es el problema de una manera clara.

Por ejemplo:

“No puedo hacer matemáticas”
“Nunca entenderé enteros”

Estas declaraciones pueden sonar familiares para algunos, pero necesitamos verificar nuestros hechos aquí, ¿eres realmente malo en matemáticas? ¿Has pedido ayuda? ¿Hemos intentado fuera de clase y hemos hecho nuestra tarea sobre el tema también? Si cambiamos nuestra mentalidad aquí para explorar cuál es el objetivo, podemos ver cómo el lenguaje que usamos puede nublar nuestra evaluación de la situación y los hechos reales sobre el problema comienzan a surgir.

  • Objetivo: ser mejor en matemáticas
  • Objetivo: comprender completamente los enteros

Para algunos problemas, pensar en su objetivo y las barreras ayudará a aclarar su mente y el camino hacia una solución, pero para otros problemas más complejos, es posible que deba considerar estructurar su problema.

Necesitamos pensar en las relaciones con las barreras que enfrentamos y dónde comenzamos a resolver realmente un problema.

Contenidos temáticos

  1. ¿Cuándo debo usar la resolución estructurada de problemas?
  2. ¿Por qué debo usar la resolución estructurada de problemas?
  3. El proceso de seis pasos para resolver problemas
  4. Identificación del problema

Desarrollo del tema

1. ¿Cuándo debo usar la resolución estructurada de problemas?

Es importante utilizar la herramienta adecuada para la tarea en cuestión. Este es un método poderoso que lleva algún tiempo planificar y usar. Como resultado, solo tiene sentido usarlo en problemas medianos o grandes. Si se enfrenta a una falla menor de la computadora, simplemente reiniciando su computadora resolverá el 95% de tales problemas. Si tiene un problema con un proyecto multimillonario, este proceso tiene sentido. Finalmente, este proceso es útil para aplicar cuando se enfrenta a un problema desconocido o frustrante.

2. ¿Por qué debo usar la resolución estructurada de problemas?

Usar un método disciplinado de resolución de problemas es útil en varias circunstancias. Considere usar este proceso cuando se enfrente a una situación que cumpla con algunos o todos los criterios a continuación:

  • Nuevos problemas. Si enfrenta un nuevo problema que inicialmente lo desconcierta y desafía la solución, considere el uso de un proceso estructurado para abordar la situación.
  • Problemas estresantes. Ciertos problemas, como los que involucran habilidades débiles o personas difíciles, desencadenan sentimientos de estrés. La emoción ayuda a motivarte a actuar. Desafortunadamente, la emoción no tiende a generar soluciones específicas.
  • Problema de alto riesgo. Los problemas de alto riesgo tienen el potencial de causar un daño significativo a su organización y carrera si no toma medidas.
  • Impacto prioritario. Si un problema determinado socava directamente su capacidad de lograr el éxito en un objetivo prioritario, entonces tiene sentido aplicar algunos recursos adicionales para resolver el problema.

En última instancia, deberá usar su criterio profesional para decidir si aplicará este escenario y cómo hacerlo. Si recién está comenzando con este proceso, sugiero usarlo primero en un pequeño problema. De esa manera, puede generar confianza en el uso de la estrategia.

A continuación, explicaré brevemente cuáles son los pasos sistémicos que se utilizan en la resolución de problemas, sin embargo, en este artículo nos enfocaremos en las dos primeras etapas de la resolución de problemas que consiste en la Identificación y la estructuración del problema.

3. El proceso de seis pasos para resolver problemas

Utilice estos pasos en orden secuencial para obtener los mejores resultados en la resolución de problemas complejos e importantes.

Paso 1: identifica el problema

En esta etapa, está definiendo el alcance del problema que debe resolver. Los puntos a considerar en esta etapa incluyen: origen del problema (si se conoce), impacto del problema (por ejemplo, en los clientes, en el personal o la reputación) y el cronograma para resolver el problema.

Paso 2: Estructura el problema

Poner el problema en una estructura clara para el análisis es una de las grandes ideas que los consultores y los graduados de MBA aportan a su trabajo. ¿Qué significa estructurar un problema? Significa identificar los problemas importantes.

Paso 3: Desarrollar soluciones

Según la investigación realizada por Chip y Dan Heath en su libro ” Decisivo “, la mayoría de los gerentes desarrollan solo dos soluciones: “Hacer x o no hacer X”. No sorprenderá que este enfoque rara vez tenga éxito. Las opciones binarias tienden a tener una tasa de falla del 50% o más. Por otro lado, cincuenta soluciones son probablemente demasiadas para manejar, especialmente si está trabajando en un proceso de resolución de problemas por su cuenta.

Paso 4. Seleccione una solución al problema

Con una lista de posibles soluciones sobre la mesa, ahora es el momento de decidir. Si enfrenta un problema personal o uno que solo afecta su trabajo, es suficiente elegir la opción que mejor le parezca. En otras situaciones, use un proceso de puntuación.

Paso 5. Implemente una solución

En este paso, pone la solución en acción. La implementación puede convertirse en un proyecto propio. En ese caso, tiene un conjunto de herramientas completo de herramientas y procesos de gestión de proyectos a los que recurrir.

Paso 6: Monitoree para el éxito

Monitorear la solución y la situación es un paso clave para garantizar que el problema se resuelva realmente. No realizar un seguimiento, especialmente si ha asignado la tarea a otra persona, es una receta para el desastre. El monitoreo también es importante porque los problemas a veces son síntoma de un problema más profundo.
Identificación y estructuración del problema

Son dos las etapas primordiales en la resolución de problemas las cuales, a continuación analizaremos:

4. Identificación del problema

Antes de poder enfrentar un problema, es necesario identificar su existencia. Esto puede parecer una declaración obvia, pero, con frecuencia, los problemas tendrán un impacto durante algún tiempo antes de que sean reconocidos o señalados para que alguien que pueda hacer algo al respecto.

En muchas organizaciones es posible establecer sistemas formales de comunicación para que los problemas se informen desde el principio, pero inevitablemente estos sistemas no siempre funcionan.

Una vez que se ha identificado un problema, debe determinarse su naturaleza exacta: ¿cuáles son los objetivos y los componentes de barrera del problema? Se pueden describir algunos de los elementos principales del problema y se debe hacer un primer intento de definir el problema. Esta definición debe ser lo suficientemente clara para que usted pueda explicar fácilmente la naturaleza del problema a los demás.

Te muestro un ejemplo en la siguiente tabla;:

Objetivo (quiero…..)Barrera (pero…)
Decirle a un amigo que nos enteramos de una mala noticiaNo quiero herir sus sentimientos
Comprar una computadora nuevaNo estoy seguro de qué modelo obtener o cuanto dinero es razonable gastar
Establecer un nuevo negocioNo sé por dónde empezar

Visualizar el problema en términos de objetivos y barreras puede ofrecer una forma efectiva de definir muchos problemas y dividir los problemas más grandes en subproblemas más manejables.

A veces se hará evidente que lo que parece ser un solo problema, es más exactamente una serie de subproblemas. Por ejemplo, en el problema:

“Me ofrecieron un trabajo que quiero, pero no tengo el transporte para llegar allí y no tengo suficiente dinero para comprar un automóvil”.

● “Quiero tomar un trabajo” (problema principal)
● “Pero no tengo transporte para llegar allí” (subproblema 1)
● “Y no tengo suficiente dinero para comprar un automóvil” (subproblema 2)

Durante esta primera etapa de resolución de problemas, es importante obtener una definición del trabajo. Si bien es posible que deba adaptarse en una etapa posterior, una buena definición del trabajo que se quiere, permite describir el problema a otras personas que pueden involucrarse en el proceso de resolución de problemas. Por ejemplo:

ProblemaDefinición de trabajo
Quiero tomar un trabajo, pero no tengo el transporte para llegar allí y no tengo suficiente dinero para comprar un automóvilQuiero tomar este trabajo

Estructurando el problema

La segunda etapa del proceso de resolución de problemas implica obtener una comprensión más profunda del problema. En primer lugar, los hechos deben ser verificados.  

ProblemaComprobación de hechos
quiero tomar un trabajo, pero no tengo el transporte para llegar allí y no tengo suficiente dinero para comprar un automóvil¿Realmente quiero un trabajo? ¿Realmente no tengo acceso al transporte? ¿Realmente no puedo permitirme comprar un auto?

Las preguntas tienen que hacerse, ¿es el objetivo declarado el objetivo real? ¿Son las barreras reales y qué otras barreras hay? En este ejemplo, el problema al principio parece ser:

ObjetivoBarrera 1Barrera 2
Tomar el trabajoNo hay transporteNo hay dinero

Esta también es una buena oportunidad para observar las relaciones entre los elementos clave del problema. Por ejemplo, en el problema ‘Trabajo-Transporte-Dinero‘, hay fuertes conexiones entre todos los elementos.

Al observar todas las relaciones entre los elementos clave, parece que el problema se trata más de cómo lograr cualquiera de las tres cosas, es decir, trabajo, transporte o dinero, porque resolver uno de estos subproblemas, a su vez, resolverá otros. Este ejemplo muestra lo útil que es tener una representación de un problema.

Conclusión

La resolución de problemas implica tratar de alcanzar metas y superar barreras. Las etapas de la resolución de problemas incluyen la identificación del problema, su estructuración mediante el uso de algunas formas de representación y la búsqueda de posibles soluciones a menudo a través de técnicas de pensamiento divergente. Una vez que se hayan llegado a posibles soluciones, se elegirá una de ellas mediante el proceso de toma de decisiones.

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