Administración, Negocios y Legislación

Entrevista de selección

Contenidos temáticos

  1. Introducción
  2. Revise la solicitud
  3. Destine tiempo suficiente para la entrevista
  4. Prepare un ambiente apropiado
  5. Percepción
  6. Celebración de la entrevista
  7. Determinar el modelo
  8. Mutua comprensión
  9. La primera pregunta
  10. Escuchar en forma activa
  11. El lenguaje corporal
  12. Distintos tipos de preguntas para la entrevista
  13. Cierre de la entrevista

Desarrollo del tema

1. Introducción

La entrevista constituye la principal prueba de cualquier proceso de selección de personal. La entrevista es el momento más importante dentro del proceso de selección. Sólo el 5 % de los candidatos llegan a esta etapa.

Se puede definir como una comunicación formalizada entre dos o más interlocutores en la que una de las partes (la del seleccionado), se presenta en solitario frente a la otra (la empresa con uno o varios representantes) que pretende obtener información adecuada y útil por medio de preguntas y respuestas, demostraciones, presentaciones, simulaciones o cualquier técnica que permita categorizar y evaluar la idoneidad de un candidato para un puesto de trabajo.

Una vez que está en marcha el proceso de reclutamiento y usted cuenta ya con candidatos que reúnen las calidades necesarias, puede concentrarse en la preparación para la entrevista cara a cara. Existen varios puntos a considerar para preparar la entrevista adecuada.

2. Revise la solicitud

Comience la etapa de preparación revisando la solicitud terminada. Este paso no se debe omitir nunca, aun cuando se trate de entrevistas con visitantes espontáneos o aun cuando usted esté atrasado en sus tareas. Tómese el tiempo necesario para revisar los antecedentes y las condiciones de todos los aspirantes antes de recibirlos personalmente.

Hay dos razones para hacer tal revisión. La primera es que así usted se familiariza con sus antecedentes y sus condiciones para desempeñar los deberes y asumir las responsabilidades del puesto; y la segunda es que ella le sugiere las preguntas que debe hacer durante la entrevista.

  • Examine el aspecto general de la solicitud. Vea si es limpio y fácil de leer. Las solicitudes pueden llenarse a máquina o a mano, siempre y cuando sean legibles.
  • Busque espacios en blanco u omisiones. Anote toda omisión para poder interrogar al candidato sobre ese punto. Algunos formularios de solicitud no están bien diseñados, por lo cual es fácil que el solicitante, sin quererlo, se salte alguna pregunta. O bien puede suceder que el candidato deliberadamente omita determinada información. Si ello sucede, el entrevistador tiene que averiguar por qué y determinar la importancia de la información que falta.
  • Revise los antecedentes de trabajo del solicitante y anote toda laguna de tiempo que haya ente un empleo y otro.
  • Fíjese en los traslapos de tiempo. Por ejemplo, las fechas que aparecen en una solicitud pueden indicar que el candidato asistía a la universidad y que al mismo tiempo estaba trabajando. Hay que cuidar que haya compatibilidad en la ubicación de la universidad y el lugar del empleo y verificar la exactitud de las fechas.
  • Anote cualquier otra incongruencia. Por ejemplo su formación académica con los empleos desempeñados.
  • Analice luego la frecuencia de los cambios de ocupación. La gente abandona voluntariamente los empleos por muchas razones; una equivocación en la elección de empleo; conflicto de personalidades en el trabajo, etc. Hay casos en que se despide a un empleado, lo cual puede ocurrir cuando una compañía se cierra por razones económicas; por cambios organizacionales importantes; o cuando se ha terminado una tarea temporal y no hay otro trabajo que hacer. Desde luego, también hay casos en que los empleados son despedidos por deficiente desempeño o ausentismo exagerado.
  • En nuestra sociedad damos por sentado que todo el mundo quiere ganar más dinero. En efecto, ésta es un de las razones más frecuentes para cambiar de ocupación. Sin embargo, usted sin duda va a encontrar aspirantes que están dispuestos a trabajar por un sueldo inferior al que habían ganado antes o están ganando en la actualidad. Para ello existen diversas razones. A veces un individuo quiere pasar de un campo de especialización a otro, y reconoce que su falta de experiencia en el nuevo campo significará un ingreso menor. A veces hay personas que quieren trabajar para una compañía determinada y para ello se conforman con ganar menos. Hay personas que aspiran a ganar apenas lo suficiente y no les llama la atención el lujo. Para estas personas la satisfacción en el empleo es lo importante. También hay hombres y mujeres que han estado cesantes durante largo tiempo, sin poder conseguir trabajo con la remuneración de que antes gozaban. Estos estarán dispuestos a trabajar por menos hasta que logren rehacerse. Usted debe abstenerse de sacar conclusiones apresuradas. En esta etapa lo que debe hacer es explorar esta área para poder atar cabos después de la entrevista.
  • Examine cuidadosamente las razones que tuvo el candidato para dejar sus empleos anteriores. Busque si hay una pauta uniforme. Este es un aspecto clave que se debe investigar muy bien durante la entrevista.
  • Quizá también sea necesario que se expliquen los títulos de los cargos. Algunos no son funcionales o de naturaleza descriptiva, y, por consiguiente, no revelan cuáles eran las verdaderas responsabilidades del empleo.
  • Revise la solicitud en busca de cualquier información que parezca no tener sentido o que lo deje a usted un poco confundido. Un ejemplo clásico se ven en las respuestas al renglón Razón por la cual dejó su último empleo (“por razones personales”). Antes de recibir personalmente al candidato para hablar con él, usted debe tomarse el tiempo necesario para identificar claramente las áreas que necesitan investigarce más.

3. Destine tiempo suficiente para la entrevista

Piense en todo el proceso de la entrevista y no únicamente en la conversación cara a cara. Debe estudiar el formulario de la solicitud. Considerar el que usted le haga preguntas al aspirante, le dé información acerca del empleo y de la compañía, y le permita a él hacer preguntas. Necesita también tiempo después de la entrevista para desarrollar notas.

En términos generales, se necesita más tiempo para entrevistar a los profesionales: digamos un total de 90 a 120 minutos. Si la entrevista cara a cara dura mucho más de 90 minutos, resulta fatigante tanto para el solicitante como para el entrevistador.

En caso de entrevistas para cargos subalternos, deben destinarse de 45 a 60 minutos. Los periodos de tiempo mencionados deben entenderse únicamente como guías generales.

Los entrevistadores tienen que estar alerta y no deben permitir que el aspirante tome el control de la entrevista. Hay menos probabilidades de que esto ocurra si usted tiene presente el periodo adecuado de tiempo que debe durar una entrevista.

4. Prepare un ambiente apropiado

Tenga en cuenta las reglas siguientes:

  • Que sea en privado. Esto es muy importante para que los aspirantes puedan hablar con libertad.
  • Que haya un mínimo de distracciones.
  • Cerciórese de que el aspirante se halle cómodo. El comportamiento de usted y su actitud general en la entrevista determinarán en gran parte el grado de comodidad del visitante.
  • Que ambos ocupen el lugar apropiado.

Sea claro en sus objetivos

  • Pregúntese: ¿Cómo es la empresa donde yo trabajo? ¿Cuál es su ambiente? ¿Qué imagen quiere proyectar mi compañía? ¿Qué clase de empleados quiere contratar?.

Prepare las preguntas básicas

  • Además de examinar el formulario de la solicitud hay que profundizar, debe usted preparar un conjunto de preguntas generales.
  • Tenga cuidado de no hacer una lista muy larga de preguntas ni ser demasiado específico. Ya que dará como resultado una sesión rígida y formal.
  • Limítese a una media docena de preguntas generales. Una vez que empiece la entrevista, de las mismas respuestas del aspirante se irán desprendiendo otras preguntas que es necesario hacerle.

Considere como se siente el candidato

  • No es raro que los solicitantes experimenten emociones tales como ansiedad, temor, nerviosismo o timidez mientras hacen antesala para ser evaluados. Le corresponde a usted esforzarse un poco más por lograr mayor comprensión desde el principio de la entrevista.

5. Percepción

Antes de recibir al aspirante, el entrevistador debe repasar brevemente las cinco maneras en que todos formulamos nuestras percepciones e ideas sobre las personas:

  • Las primeras impresiones. Esta es la manera más común, y a menudo la más perjudicial, de formular nuestras ideas acerca de las personas, puesto que esas primeras impresiones las formamos sin siquiera darnos cuenta de ello. Usted no puede determinar la idoneidad para un empleo simplemente por su apariencia. Todos tenemos una idea muy precisa de cómo debe vestirse el que se dedica a determinada categoría de oficio pero debemos tener en cuenta que el solicitante puede tener alguna razón para vestirse de cierta manera.
  • Información de otros. Un solicitante que viene muy recomendado por una persona a quien usted profesa alta estima puede merecerle una reacción favorable aun antes de conocerlo personalmente. Por el contrario, si una persona con quien usted no simpatiza le envía un candidato, puede provocar de antemano en usted una reacción desfavorable hacia la persona recomendada. En ambos casos usted se está dejando influir por información de otros.
  • Afirmaciones aisladas. Supongamos que la respuesta del candidato a una de sus preguntas le cae a usted mal. Si no está usted prevenido sobre el impacto que puede ejercer una sola afirmación, esto podría molestarle hasta el punto de hacerle descartar de una vez a ese candidato.
  • Lenguaje corporal. La comunicación no verbal es un aspecto vital del proceso de empleo. A menudo un entrevistador puede aprender tanto acerca del solicitante por sus gestos como por sus palabras. Mensajes no verbales, mal interpretados por el entrevistador, lo pueden llevar a tomar decisiones erróneas respecto de contratación o rechazo. Cada uno tiene su propio modo de expresarse con gestos y ademanes, derivados de una combinación de factores culturales y ambientales. Estos factores afectan a elementos del lenguaje corporal como son el gesto, la postura, el contacto personal y la distancia que conservamos unos frente a otros.
  • Etnocentrismo. Este es último aspecto de cómo se forma nuestra percepción de los demás. El etnocentrismo significa que utilizamos nuestros valores, normas y creencias para juzgar o evaluar a los demás.

6. Celebración de la entrevista

Una vez preparado para celebrar la entrevista puede iniciar planteándose una serie de preguntas:

  • ¿Estoy completamente familiarizado con las obligaciones específicas y las responsabilidades que deberá asumir el empleado?
  • ¿Conozco los requisitos de educación y experiencia que se exigen para desempeñar con éxito las funciones esenciales del cargo?
  • ¿Estoy familiarizado con la clase de individuo que será más compatible con el trabajo?
  • ¿Estoy familiarizado con las relaciones de dependencia del cargo vacante?
  • ¿Puedo describirle al aspirante exactamente el ambiente de trabajo en lo que se refiere a condiciones de trabajo, localización, viajes necesarios y horario?
  • ¿Conozco la escala de salarios de este puesto?
  • ¿Es éste un puesto del sindicato?
  • ¿Puedo describirle al aspirante las oportunidades de progreso de este puesto?
  • ¿He revisado totalmente la solicitud?
  • ¿He destinado tiempo suficiente para la entrevista?
  • ¿El ambiente en que se va a desarrollar la entrevista es cómodo y privado?
  • ¿Me doy cuenta del papel que desempeña la percepción en el proceso de la entrevista, en cuanto a primeras impresiones, afirmaciones aisladas, información de otros, lenguaje corporal y etnocentrismo?
  • ¿Entiendo claramente las metas del departamento y de la organización relacionadas con este puesto?
  • ¿He preparado las preguntas básicas que se le van a formular a cada solicitante?
  • ¿Ha considerado cómo se estará sintiendo el aspirante y qué puedo hacer yo para que se tranquilice?

7. Determinar el modelo

Ahora está usted preparado para considerar el modelo o estructura de la entrevista. Es importante desarrollar un sistema con el cual usted se sienta cómodo. Igualmente importante es que la forma sea práctica y que en ella se incorporen todos los componentes concretos y necesarios de la entrevista.

Estos componentes son:

  • Hacerle preguntas al solicitante sobre su educación y su historia de trabajo relacionado con las labores del cargo vacante.
  • Dar información sobre la vacante.
  • Exponer las ventajas que ofrece la compañía en cuanto a remuneración y subsidios, oportunidades de progresar, y todo lo demás.
  • Permitirle al solicitante hacer preguntas
  • Decirle que va a ocurrir después de la entrevista.

Muchos entrevistadores creen que lo mejor es empezar la entrevista suministrándole al candidato información sobre el cargo y la compañía antes de empezar a interrogarlo.

Se puede pensar en otras maneras de iniciar la entrevista. Una podría ser comenzar dando alguna información general sobre la organización, que podría incluir un breve descripción de su función global y cualquier información histórica que se considere interesante.

A algunos entrevistadores les gusta un modelo que empieza con una afirmación definitiva sobre lo que va a ocurrir. Otros entrevistadores tienen un estilo más informal, y por consiguiente sus entrevistas son menos estructuradas. Podrían comenzar diciendo “Hola, Juan, yo soy Pedro”.

Hay también algunos que son sumamente flexibles y lo mismo realizan una entrevista formal que una informal. Es importante que el sistema que usted escoja refleje la personalidad y el estilo propios de usted.

8. Mutua comprensión

Cualquiera que sea el modelo de la entrevista que usted emplee, dedique unos cuantos minutos al comienzo de ella a establecer una mutua comprensión con el entrevistado.

Esto se logra con observaciones destinadas a romper el hielo: comentarios y preguntas que no tienen verdadera relación con el oficio, y cuyo único propósito es hacer que el visitante se sienta tranquilo antes de empezar la conversación de fondo.

Estos son algunos ejemplos:

  • ¿Le costó trabajo llegas hasta aquí?
  • ¿Cómo estaba el tránsito en la carretera?
  • ¿No acabará nunca de llover?
  • ¡Qué calor hace hoy!

9. La primera pregunta

A veces es difícil comenzar con lo básico de la entrevista. Algunos entrevistadores se enredan en los preliminares y parece que no pueden seguir adelante; otros quieren comenzar, pero no saben cómo hacer la transición de los comentarios preliminares a la primera pregunta importante. Y otros, en fin, no saben qué preguntar primero.

A los que se enredan mucho con los comentarios insustanciales, se les recomienda que deliberadamente los limiten a un máximo de dos minutos. Escoja temas que no den pie para largas discusiones. También es posible limitarse a dos preguntas. La autodisciplina es la clave para tener éxito en esto.

Los que necesiten ayuda para hacer la transición de los comentarios preliminares a la primera pregunta, deben considerar la posibilidad de integrar el tema que tiene por finalidad romper el hielo con una frase de transición. Ejemplo:

Me alegro mucho de que no le haya costado trabajo llegar, porque me gustaría que empezáramos a hablar sobre el interés que tiene usted en nuestra vacante de representante de mercadeo.

10. Escuchar en forma activa

Para que usted pueda estar seguro de que no se le escapará nada de lo que dice el candidato, es imperativo que aprenda y practique la técnica de escuchar en forma activa.

Es muy distinto escuchar lo que el candidato dice en respuesta a las preguntas que se le hacen para romper el hielo al principio de la entrevista, que escuchar las contestaciones que da durante la entrevista de fondo. Lo primero no tiene mucha importancia. En cambio, escuchar en forma activa exige concentración, y en ello están comprendidos muchos factores. He aquí algunas guías para escuchar en forma activa:

  • Hable menos y escuche más. La mayoría de los entrevistadores hablan demasiado. Usted no debe dedicar más de 30 por ciento de su tiempo a hablar.
  • Haga resúmenes periódicamente. Los solicitantes no siempre dan de una sola vez una respuesta completa a lo que se les pregunta, y uno se ve en el caso de tener que juntar las piezas.
  • Evite las distracciones. Entre éstas se incluyen personas que entran a la oficina, el teléfono que suena, o su pensamiento que divaga por otras regiones.
  • Utilice la información espontánea. Cada vez que un candidato abre la boca le está dando a usted información voluntaria, posiblemente valiosa, y si usted no escucha en forma activa, se le puede escapar. La información espontánea debe constituir la base de muchas de las preguntas de la entrevista.
  • Suprima los pensamientos etnocéntricos. No permita que sus pensamientos o sus opiniones personales le impidan escuchar en forma activa.
  • Aproveche la velocidad del pensamiento. Este es un instrumento maravilloso del cual todos pueden servirse. La mayoría de las personas piensan a razón de 400 palabras por minuto; hablamos a una velocidad más o menos de 125 palabras por minuto. Esto significa, desde luego, que pensamos mucho más rápidamente de lo que hablamos, pero hay algo más en este asunto.

Mientras el solicitante habla, usted puede aprovechar la velocidad del pensamiento para hacer lo siguiente:

  • Prepare la pregunta siguiente.
  • Analice lo que está diciendo el aspirante.
  • Relacione lo que el aspirante está diciendo ahora, con algo que dijo al comienzo de la entrevista.
  • Échele un vistazo a la solicitud para verificar alguna información.
  • Observe el lenguaje corporal.
  • Considere qué relación guarda el historial de este candidato con los requisitos del cargo.
  • Tome notas

Se pueden tomar notas

Es importante que los entrevistadores entiendan que escuchar activamente no impide tomar notas. La rapidez del pensamiento le permite a usted anotar palabras o ideas claves durante la entrevista, al mismo tiempo que está prestando atención activa a lo que el solicitante dice. Luego, inmediatamente después de la entrevista, usted puede desarrollar sus notas y redactarlas. Hacerlo inmediatamente tiene la ventaja de que se recuerdan los puntos importantes. Si usted le ha destinado tiempo suficiente a la entrevista.

11. El lenguaje corporal

La percepción del lenguaje corporal de una persona es un aspecto vital en el proceso de empleo. Puede ser útil para aclarar mensajes verbales confusos, y a menudo habla por sí mismo. También puede usarse mal e interpretarse erróneamente.

Estos son algunos de los puntos que deben tenerse en cuenta en relación con el lenguaje corporal:

1. La comunicación no verbal no puede ser universalmente traducida.
2. Aun cuando no haya interpretaciones universales de ningún gesto específico, hay la tendencia a interpretar ciertos movimientos en determinada forma.

Ejemplo:

Mensaje no verbal interpretación típica

  • Evitar mirar de frente Frío, evasivo, indiferente, inseguro nervioso, pasivo, asustado.
  • Mover la cabeza de derecha No esta de acuerdo, escandalizado, a izquierda y viceversa varias veces no cree.
  • Bostezar Aburrido.

3. Observe los cambios súbitos del lenguaje corporal.
4. Tenga también cuidado de no interpretar erróneamente el lenguaje corporal de una persona según la reacción de ésta al lenguaje corporal de usted.
5. Tomando conciencia de su lenguaje corporal, usted puede elegir conscientemente proyectarles a los aspirantes ciertos mensajes no verbales.

Estimular al aspirante para que hable

Uno de los mayores retos para un entrevistador es hallar la forma de estimular al aspirante para que hable. Por supuesto que hay algunos bien preparados, llenos de confianza en sí mismos y que no necesitan estímulo. Pero para otros conversar con un entrevistador constituye una experiencia que los intimida y los acobarda. A éstos es preciso ayudarles. Después de todo, si el aspirante no habla, ¿cómo se puede evaluar su idoneidad para el puesto? He aquí cinco maneras de animar al solicitante para que hable con libertad:

  1. Una técnica es la repetición. Esto estimula al candidato para que siga hablando, y al mismo tiempo ayuda a aclarar algunos puntos. Repetir las últimas palabras del solicitante dejando arrastrar la voz como un interrogante, lo anima a ser más explícito.
  2. Una segunda técnica que puede impulsar al solicitante a hablar es la de hacer resúmenes. Lo mismo que la repetición, esto le permite al candidato aclarar puntos ya tratados en la entrevista, y complementarlos si es necesario.
  3. El empleo de ciertas expresiones también pueden estimular al candidato para seguir hablando. Entre ellas se incluyen frase como “comprendo”, “muy interesante”, “¿así fue?”, etc.
  4. Para que estas expresiones de comprensión resulten eficaces, deben ir acompañadas de expresión corporal estimulante.
  5. Finalmente, otra herramienta que se puede utilizar para alentar a los solicitantes a hablar es el silencio. Casi todo el mundo considera que los silencios en una conversación son embarazosos, y, en consecuencia, los entrevistadores se sienten obligados a decir algo cuando el candidato calla. Si el solicitante se calla y usted quiere que siga hablando, ensaye el sistema de contar mentalmente hasta cinco antes de decir algo. Con frecuencia esta pausa fuerza al candidato a continuar.

12. Distintos tipos de preguntas para la entrevista

El que la entrevista sea eficaz, así como el éxito de la misma depende muchas veces del tipo específico de pregunta que se haga. Hay seis categorías principales de preguntas, comúnmente formuladas por los entrevistadores.

La manera de expresar cada pregunta será esencial para determinar cuánta información válida se recibe.

  1. Preguntas cerradas. Son las que se pueden contestar con una sola palabra, generalmente sí o no; pero también pueden prestarse para múltiples respuestas opcionales. Las preguntas cerradas tienen una aplicación limitada. A veces pueden ser útiles cuando el entrevistador quiere conocer desde un principio determinada información.
  2. Preguntas de sondeo. Estas son las que le permiten al entrevistador sondear más a fondo en busca de información.

Por lo general son cortas y están expresadas con palabras sencillas. He aquí algunas preguntas de sondeo eficaces:

  • ¿Por qué?
  • ¿Cuál fue la causa?
  • ¿en qué circunstacias ocurrió eso?
  • ¿Quién más intervino en la decisión?
  • ¿Qué sucedió después?

3. Preguntas hipotéticas. Pueden constituir valiosas herramientas para el entrevistador. Se le presentan al solicitante situaciones hipotéticas, basadas en hechos específicos relacionados con el trabajo, para que la resuelva.

4. Preguntas intencionadas. Son preguntas que obligan al entrevistado a escoger entre dos opciones indeseables. Las preguntas intencionadas no producen ninguna información válida acerca del aspirante, y deben evitarse.

5. Preguntas capciosas. Las preguntas capciosas implican que no hay sino una sola respuesta correcta. si hace preguntas capciosas, no puede esperar enterarse de nada acerca del aspirante.

6. Preguntas abiertas. Pueden definirse como preguntas que no se pueden contestar con un sí o un no, y sin duda alguna son las más eficaces que se le puedan hacer a un candidato. Producen la mayor cantidad de información, y al mismo tiempo le dan al aspirante gran amplitud para contestar. También ofrecen al entrevistador la oportunidad de verificar las destrezas de comunicación verbal y el patrón de lenguaje corporal del aspirante. Lo más importante es que las preguntas abiertas proporcionan información en la cual pueden basarse los entrevistadores para formular otras preguntas.

13. Cierre de la entrevista

Así como algunos entrevistadores no saben por dónde empezar la entrevista, otros no saben cómo terminarla. Para resolver si ya es hora de darla por concluida, hágase estas preguntas:

  1. ¿Le he hecho al solicitante suficientes preguntas acerca de su educación y su experiencia previa para determinar su idoneidad?
  2. ¿He descrito adecuadamente el puesto disponible y he dado suficiente información sobre la compañía?
  3. ¿He hablado sobre sueldo, prestaciones, oportunidades de progreso y otros temas análogos, hasta donde lo permite la política de la empresa?
  4. ¿Le he dado al candidato la oportunidad de hacer preguntas?

Si sus respuestas a las anteriores preguntas son afirmativas, entonces está usted preparado para hacer sus últimas observaciones. Entre ellas debe incluir informarle al solicitante qué va a ocurrir después.

El solicitante

Es importante también considerar los aspectos que debe tener en cuenta el aspirante a ocupar un puesto en una empresa determinada:

Informarce acerca de la empresa.

  • Su ubicación, giro, ideología, valores, etc.

Llenar su solicitud de empleo a mano o a maquina cuidando:

  • Limpieza.
  • Ortografía.
  • Que sea legible.
  • Traslapos de tiempo (no comprobables).
  • Información verídica y comprobable.
  • Presentar sus documentos en fotocopia.
  • Cuidar su manera de vestir para acudir a la entrevista

Una vez que el aspirante se presenta a la entrevista deberá cuidar:

  1. Controlar su temor, nerviosismo y evitar la timidez.
  2. Saludar y presentarse, mostrando seguridad en sí mismo ya que la primer impresión influye en la decisión del entrevistador.
  3. Cuidar su comportamiento, así como su expresión verbal y corporal.
  4. Recordar que él tiene oportunidad de hacer preguntas sobre sus dudas (“debe hacerlas”).

Recurso didáctico de apoyo