Administración, Negocios y Legislación

Cómo hacer más efectivas las reuniones

Contenidos temáticos

  1. Introducción de cómo hacer más efectivas las reuniones
  2. Hacer más efectivas las reuniones
  3. Tipos de reunión
  4. ¿Cuándo son adecuadas las reuniones?
  5. El papel del conductor de la reunión
  6. Técnicas para conducir las deliberaciones en una reunión
  7. Actividades previas al desarrollo de la reunión
  8. Técnicas de interrogación
  9. Actividades posteriores a la reunión
  10. Las situaciones conflictivas se originan en…

Desarrollo del tema

1. Introducción de cómo hacer más efectivas las reuniones

Actualmente, debido a los constantes cambios en el medio laboral, es poco común que una sola persona tenga toda la información necesaria e indispensable para analizar un problema y adoptar una decisión asertiva; por tal motivo, las reuniones constituyen una herramienta administrativa de gran valor.

Puede ser una oportunidad para poner en práctica una nueva estrategia; proporcionar la posibilidad de solucionar un gran número de necesidades, tanto de la organización como de los individuos, compartir ideas, expresar sentimientos y apoyo mutuo; además contribuyen a que las personas se comprometan con los resultados de las ideas que han contribuido a generar.

Las reuniones son una excelente oportunidad para fortalecer el “contrato psicológico” individuo – organización, dado que existen pocas oportunidades en contextos laborales que puedan igualar los sentimientos de buena voluntad, satisfacción y camaradería que surgen al finalizar una reunión en la que los participantes se han sentido escuchados, apreciados y han logrado una meta mutuamente importante.

No obstante las potenciales bondades de las reuniones, en la práctica diaria se ven demasiados casos de reuniones que significan un despilfarro de tiempo, dinero y de energía sin mayores beneficios.

¿Cómo hacer más efectivas las reuniones?. En este curso se le ayudará a planearlas y ejecutarlas.

2. Hacer más efectivas las reuniones

Una reunión es la conjunción de un grupo de individuos unidos por un asunto que les es común y por lo tanto, tienen un interés mutuo en abordarlo. Toda reunión debe responder a los siguientes aspectos fundamentales:

1. Una reunión define al equipo (los que asisten deben estar unidos por el mismo objetivo o la misma situación.)
2. Una reunión es donde el equipo revisa, actualiza y acrecienta conocimientos para lograr una mejor forma de hacer las cosas y aumentar la rapidez y eficiencia de las comunicaciones entre los miembros.
3. Una reunión contribuye a la comprensión de los objetivos de la empresa.
4. Una reunión crea en el equipo compromiso con las decisiones que se toman y con los objetivos que éstas persiguen.
5. La reunión es el momento en que el equipo trabaja como tal y se ve al líder guiando a ese equipo.

3. Tipos de reunión

Una reunión es el momento-espacio en que afloran las posiciones y el juego de fuerzas.

  • REUNIÓN INFORMATIVA: Su objetivo es brindar información necesaria a los miembros de un equipo para que puedan cumplir con un objetivo determinado.
  • REUNIÓN INSTRUCTIVA: Su finalidad es formar a los miembros del equipo y suministrarles la información que les capacitará para trabajar con mayores conocimientos.
  • REUNIÓN CREATIVA: Su propósito es estimular a los miembros a descubrir nuevos métodos o soluciones.
  • REUNIÓN DECISORIA: Está orientada a realizar planes y tomar decisiones.
  • REUNIÓN DE CONSULTA: El sentido de esta reunión es que quien tiene la responsabilidad por una decisión pide consejo y sugerencia.

4. ¿Cuándo son adecuadas las reuniones?

ANTES DE HACERLO:

  • Celebre reuniones sólo cuando sea absolutamente necesario.
  • Cuando la reunión es necesaria, asegúrese del cumplimiento de su objetivo.
  • Atienda los pequeños grandes detalles. El que no exista con qué tomar notas, o bien dónde proyectar transparencias, pueden ser aspectos que perturben la atención.
  • Utilice los resultados de la reunión para retroalimentar al grupo.

ASPECTOS QUE DEBE CONTENER UNA CONVOCATORIA A REUNIÓN:

  1. Fecha de la reunión.
  2. Hora de inicio y hora de finalización.
  3. Lugar en que se efectuará la reunión.
  4. ¿Quiénes, además del convocado, participarán?
  5. Objetivo de la reunión.
  6. Agenda de temas a tratar.
  7. Envío de información previa.
  8. Sugerir llevar alguna información particular.

PRINCIPIOS CLAVES DE LAS REUNIONES:

  • Mantenga e incremente en todo momento la autoestima del equipo.
  • Escuche y responda con empatía.
  • Solicite ayuda cuando sea necesario y aliente la participación de todos.

CICLO DE ACCIÓN DE UNA REUNIÓN:

  • Empiece respondiendo: ¿Con qué? y ¿Para qué?.
  • Aclare: Los detalles.
  • Desarrolle: Las ideas.
  • Acuerde: Las acciones.
  • Termine: Con una revisión y establezca el seguimiento.

5. El papel del conductor de la reunión

Siendo una reunión un conjunto de personas reunidas físicamente en un local para tratar un tema coordinado por un conductor (más de 2 personas y cómo máximo 30), se deben tomar las siguientes consideraciones.

El conductor tiene que desempeñar las siguientes funciones:

1. Función de Clarificación:

  • Al comienzo de la reunión, para asegurar que el objetivo de la misma está claro para los participantes y que es conforme.
  • Durante el transcurso de la misma, para ayudar a los participantes a comprenderse bien. Formulando constantemente preguntas para asegurarse que se ha comprendido lo que se ha dicho, y si no es así intentarlo aclarar.

2. Función de Control:

Con esta función el conductor de la reunión trata de ayudar al grupo a fijar sus procedimientos, es decir, a fijar una serie de normas (más o menos autoritarias) que permitan la comunicación.

También permite:

  • regular la reunión impidiendo que alguien monopolice
  • traer de nuevo a los participantes a discutir sobre el tema de la reunión en cuestión
  • estimular a los que no participan
  • Administrar bien el tiempo.

3. Funciones de Relajamiento:

El conductor debe eliminar toda tensión que pueda darse en la reunión, provocada por desconocimiento de los participantes, oposición de caracteres, oposición de opiniones, etc…

El conductor debe crear un clima de confianza y relajamiento que permita la comunicación en grupo, no suprimiendo los posibles conflictos, sino que se consiga la armonía en los mismos. Debe optar por el papel de conciliador y optar por modular el desarrollo de la reunión.

4. Función de Dinamización:

Consiste en instar al grupo para que sienta deseos de realizar “algo”, motivarlo, llenarlo de entusiasmo, etc…

Características de un buen conductor de reuniones

  • Mostrar seguridad delante del grupo: El miedo al grupo es muy habitual del actor. De entrada existe este miedo, pero después ya se pasa. Esta seguridad se nota. Si el conductor se pone nervioso y no sabe disimularlo, transmite esta sensación al grupo y este acaba poniéndose nervioso.El grupo lo que quiere pensar es que se encuentra en buenas manos.

Para evitar este miedo se puede hacer:

  • Preparación física: Como colocar el cuerpo.
  • Los gestos y posturas son tan importantes como las palabras.
  • Esforzarse en mirar los ojos de la auditoria.
  • Luchar contra posturas defensivas
  • Moverse para ocupar espacio
  • Preparación psicológica : superar el miedo para juicios de grupo.}
  • Pensar que no funcionará la reunión — hemos de superar esto.
  • Es importante encontrar un hilo conductor para cuando veamos que el tema se desvía.

Saber adaptar la función de animador del grupo:

  • Hemos de saber adaptarlo todo: como los gestos, ropa, las frases, las expresiones, la voz, el vocabulario. Podemos adaptar el estilo.
  • Animador directo: es el que fija los objetivos del grupo a adoptar. Fija los métodos que se utilizarán y se ocupa constantemente de quem grupo no se desvíe e intente conocer la naturaleza del problema.
  • Animador no directivo: deja que el grupo seleccione los objetivos y métodos, sus intervenciones se remiten a regular la reunión y a reformular, deja que el grupo encuentre solo el camino correcto. Solamente cumple una misión de ayuda.

Saber reaccionar delante de situaciones imprevistas:

Prever la falta de materiales para el desarrollo de la reunión (falta tiza en la pizarra, no tenemos suficientes fotocopias para repartir…) Hay que tener en cuenta posibles situaciones de conflicto entre los participantes, se puede crear un ambiente agresivo, el animador tiene que:

  • No entrar en la situación emocional.
  • Buscar causas de la situación. La mejor manera es interrumpir la reunión y preguntar a los miembros que es lo que pasa.

6. Técnicas para conducir las deliberaciones en una reunión

  1. Solicite aclaraciones.
  2. Actúe como distribuidor (regule la participación de los miembros del equipo).
  3. Escuche.
  4. Resuma.
  5. Restrinja las divagaciones.
  6. Administre el tiempo.
  7. Finalice la discusión.
  8. Compruebe el concenso.
  9. Evalúe el proceso de reunión.

Tenga presente los siguientes consejos a la hora de asumir su papel como líder facilitador de reuniones:

  • Esfuércese por mirar a los ojos de los participantes.
  • Ejercite la mímica, cada uno de nosotros desarrolla su propio “estilo” de mímica.
  • Luche contra la tendencia a refugiarse detrás de las cosas: una mesa, un libro, etc.
  • Pierda el temor a moverse en su espacio, evite la parálisis escénica.
  • Si duda, si habla un tanto confuso o se sonroja, continúe como si no sucediera nada, evitando pensar en tales reacciones, respire profundo y sostenga por un momento la respiración, este ejercicio es muy bueno para mantener o recobrar la calma.
  • Sea natural, sea usted. Cuando un facilitador finge o imita, el grupo lo percibe y eventualmente se desencanta.

7. Actividades previas al desarrollo de la reunión

a. Selección de un local adecuado para llevar a cabo la reunión y verificación, que tiene espacio suficiente y ambiente agradable.
b. Formación e integración de la mesa principal.
c. Ratificación de invitaciones a personalidades.
d. Designación de lugares que ocuparán los invitados especiales y distribución de las localidades en función del número de asistentes.
e. Instalación de equipo de sonido y verificación de su funcionamiento.
f. Instalación de grabadora.
g. Colocación del proyector o proyectores, pantalla y extensiones eléctricas.
h. Verificación del material audiovisual.
i. Instalación del servicio de cafetería y
j. Preparación del servicio para atender a los conferenciantes y miembros de la mesa principal (jarra con agua, vasos, ceniceros, etc.)

En la discusión y diálogo se hacen necesarias las preguntas. Su uso para dirigir y alentar la participación constituye uno de los procedimientos más eficaces. El empleo de preguntas cumple, entre otros, con los siguientes propósitos:

a. Facilitan el proceso de comunicación, porque en forma inmediata permiten identificar si el interlocutor ha comprendido el mensaje. Se genera así un efecto recíproco en el comportamiento de los sujetos que comunican.
b. Hacen consentir en los argumentos que se plantean.
c. Coadyuvan a destruir objeciones.
d. Impiden que la discusión se salga de sus cauces.
e. Atraen la atención y centran ideas y resultados.
f. Impulsan o frenan la participación, según el caso.
g. Posibilitan el control del grupo y su conducción hacia el objetivo.

Un director de reuniones debe evitar, en lo posible, los siguientes aspectos negativos:

a. Decir al grupo cómo pensar.
b. Dictar los resultados del pensamiento.
c. Tener un programa propio que triunfe sobre todas las opiniones.
d. Adoptar el papel autoritario y tonos doctorales en asuntos sometidos a discusión.
e. Permitir que los demás apelen a él para que diriman sus disputas.
f. Entrar en discusiones y plantear diálogos personales.
g. Orientar en forma poco táctica la discusión de grupo.
h. Corregir declaraciones erróneas hechas por los miembros del grupo, aún cuando puedan llamar la atención hacia un punto o declaración discutibles.
i. Hablar demasiado.

8. Técnicas de interrogación

Algunas indicaciones adicionales sobre la técnica para interrogar son:

a. Solicitar respuestas claras.
b. Cuidar que diferentes personas tengan oportunidad de responder.
c. Escoger el tipo de pregunta, en consonancia con el objetivo de la reunión.
d. Llamar por su nombre a la persona, cuando se haya optado por preguntas dirigidas a un individuo en particular.
e. Favorecer o beneficiar con las preguntas a todos los miembros por igual, así como evitar posiciones parciales.
f. Estructurar preguntas que susciten respuesta personal y no colectiva.
g. Introducir palabras clave en las preguntas, que sugieran respuestas completas, para obtener información y explicaciones.
h. Mantener permanentemente el control de la reunión y el ambiente creativo, mediante las preguntas.

Por su parte, las contestaciones también obedecen a una técnica. Hasta donde sea factible, conviene tenerlas previstas para emitirlas con acierto, seguridad y rapidez.

Se puede responder a una pregunta de muy diversas maneras, en las cuales influyen las circunstancias del caso y los propios intereses del interrogado. En términos generales, las respuestas se condensan en las siguientes especies:

  • DIRECTA: Es una respuesta precisa referida al contenido de la pregunta.
  • INDIRECTA: La conclusión debe extraerla quien interroga.
  • AMPLIFICATIVA: Se aborda un tema más amplio y general, que incluye una respuesta no específica.
  • RESTRICTIVA: Se reduce a contemplar un aspecto parcial de la cuestión.
  • ABSTENTIVA: Es manifestación expresa de que se prefiere no contestar, señalando o no las causas.
  • POSPOSITIVA: Promete la respuesta para ulterior ocasión.
  • NEGATIVA: Expresa que no se contesta porque no compete al interrogado, o porque alguna otra razón lo obliga a guardar silencio.
  • ACLARATIVA: Solicita aclaración del alcance y contenido de la pregunta.
  • EVASIVA: No es respuesta directa. La contestación se desvía hacia otro tema o aspecto de la cuestión.
  • INCLUSIVA: Se señala que la respuesta quedó considerada en otra contestación anterior.
  • REPETITIVA: Para ganar tiempo, se reitera en sus términos la misma pregunta o parte de ella.
  • INTERROGATIVA: Se contesta con otra pregunta.
  • CALIFICATIVA: Juzga el carácter e intención de la pregunta, para justificar la respuesta o abstención.
  • CONCESIVA: Aprueba parte del planteamiento, para objetarlo en su idea medular.
  • CONDICIONAL: Subordina el valor de la respuesta al cumplimiento de un requisito que aparentemente escapa al interrogado.
  • NARRATIVA: Se refiere a un hecho o fábula, cuyo sentido constituye la respuesta.
  • HUMORÍSTICA: Para eludir responsabilidades, cuando la pregunta no merece respuesta, el interrogado acude a una frase humorística.

Por lo que se refiere a las respuestas, corresponde al director:

  • No permitir respuestas de grupo.
  • No desalentar contestaciones claras y completas.
  • No permitir que todas las respuestas queden a cargo de unas pocas personas.
  • No dejar pasar una pregunta sin respuesta; en todo caso, elaborarla en forma más completa y sencilla.
  • No conformarse con respuesta de monosílabos.

9. Actividades posteriores a la reunión

a. Formulación y reproducción del acta de la sesión.
b. Lectura del documento final.
c. Firma del acta y documento.
d. Distribución de los mismos a los participantes.
e. Evaluación de la reunión, y
f. Difusión masiva.

Según Michael Gore, las reglas para lograr que las cosas se hagan y se aproveche bien el tiempo son:

a. Definir sus metas.
b. Desarrollar un programa definido.
c. Formular tablas de tiempo.
d. Concentrarse en lo esencial.

El director de reuniones dispone para el cumplimiento de su cometido de los siguientes elementos:

a. Preguntas
b. Respuestas
c. Material visual, audiovisual y otros apoyos.

10. Las situaciones conflictivas se originan en…

a. Contingencias y/o causas de fuerza mayor.
b. Preparación inadecuada de la reunión, ya sea en su etapa de planeación de contenido o en la de planeación de la organización.
c. Falta de adecuación y adaptación de los papeles caracterológicos y de personalidad.
d. Inadecuada compaginación de papeles e insatisfacción de la sed de afecto.

EVALUACIÓN DE REUNIONES:

La etapa correspondiente a la evaluación de reuniones permite al conductor y organizadores de las mismas captar en su justa dimensión el resultado que se obtiene, la opinión de los participantes y el grado de sensibilización para poder actuar.

Es una apreciación un tanto subjetiva; no obstante, puede intentarse su trasposición a términos objetivos. Es deseable alcanzar propósitos de cuantificación; por ello, el establecimiento de parámetros de referencia y de eficiencia son muy importantes, pues resulta obvio que para la consecución de objetivos (alcanzar las metas trazadas previamente a la reunión) deben constatarse con la realidad de su operación, con el mejor sistema posible de evaluación.

“La habilidad para expresar una idea es casi igual de importante que la idea misma” Bernard Barush

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