Administración, Negocios y Legislación

Aprendiendo a escribir cartas

Contenidos temáticos

  1. Introducción de cómo escribir cartas
  2. Abreviaturas escritas
  3. Correspondencia comercial
  4. Correspondencia Comercial. Diseño cartas y sobres
  5. Correspondencia personal
  6. Expresiones latinas comunes
  7. La correspondencia
  8. Las felicitaciones
  9. Las invitaciones
  10. Las tarjetas postales
  11. Otros documentos
  12. Qué escribir para distintas ocasiones
  13. Redactar un discurso

Desarrollo del tema

1. Introducción de cómo escribir cartas

Las nuevas tecnologías puede que hayan cambiado los medios, pero no el contenido.

Seguimos escribiendo cartas, aunque sea por medio de un teclado y se llamen “e-mails” o correos electrónicos.

Seguimos escribiendo memorandums, informes, etc. Pero como decimos, lo que ha cambiado es el medio, pero no el contenido.

Se envía información digital a través de nuevos medios como Internet, o redes privadas de datos, pero no tenemos por que obviar las reglas con las que antes se escribía y se debe seguir escribiendo.

2. Abreviaturas escritas

Aunque podríamos escribir varias decenas de páginas sobre las abreviaturas, vamos a dar una relación de las más utilizadas, no siendo la misma una relación exhaustiva:

a/c. A cuenta.
acept. Aceptación.
admon. Administración.
afmo/a. Afectísimo/a.
a.m. Antes de mediodía. Ante meridiem.
ap. Aparte.
art. Artículo. También se escribe artº.
c/. Cargo.
Cía o Cª. Compañía.
cap. Capítulo. También capº.
c/c o cta. cte. Cuenta corriente.
cgo. Cargo.
col. Columna.
ch/. Cheque.
D. – Dª. Don – Doña.
desct. Descuento. También dto.
d/f. Días fecha.
D.m. Dios mediante.
doc. Documento.
dupdo. Duplicado.
d/v. Días vista.
ed. Edición.
ef/. Efecto.
Emª. Eminencia.
Emmo. Eminentísimo.
entlo. Entresuelo.
etc. Etcétera.
Excª. Excelencia.
Excmo/a. Excelentísimo/a.
f.c. Ferrocarril.
fol. Folio. También fº.
gral. General.
ib. Ibídem. También ibíd.
id. Idem.
Ilmo/a. Ilustrísimo/a.
Iltre. Ilustre.
Imp. Imprenta.
ít. Ítem.
l. A veces ley o libro.
l.c. En el lugar citado (loco citato).
lib. Libra.
Lic. Licenciado. También Licdo o Lcdo.
min. Minuto.
m.n. Moneda nacional.
Mons. Monseñor.
Mtro. Maestro. También Mro.
ms. Manuscrito.
Nª Sª. Nuestra Señora.
N.B. Nótese bien (Nota Bene).
nro. Número . También nº.
ntro/a. Nuestro/a.
O.M. Orden Ministerial.
onz. Onza.
pag. Página. Tambien se denota con “p.”.
pags. Páginas. O también “pp.”.
p.a. Por autorización.
P.A. Por ausencia. Ambas maneras son correctas, la anterior y esta.
pª. Para.
presb. Presbítero. O también pbro.
p.d. Posdata. También se puede escribir P.S. (Post Scriptum).
pdo. Pasado.
p.ej. Por ejemplo. O también p.e.
p/o. Por orden. También p.o.
p.p. Porte pagado. Debajo de una firma “por poder” pral. Principal.
prof. Profesor.
pról. Prólogo.
prov. Provincia.
q.b.s.m. Que besa su mano.
q.D.g. Que Dios guarde.
q.e.p.d. Que en paz descanse.
q.e.s.m. Que estrech a su mano.
Rdo. Reverendo. También Rvdo.
rev. Revisión.
Rmo/a. Reverendísimo/a.
R.O. Real Orden.
S. Santo. También Sto.
s.a. Sin año.
S.A. Sociedad Anónima.
S.A.R. Su Alteza Real.
S.E. Su Excelencia.
s.e.u.o. Salvo error u omisión.
sig. Siguiente.
S.M./b> Su Majestad.
Smo. Santísimo.
Sr./a. Señor/a.
Srs ó Sres. Señores (para Señoras Sras).
Srta. Señorita.
S.S. Su Santidad.
s.s. Seguro servidor.
Ud/s. Usted/es.
V.A. Vuestra Alteza. con “R” (V.A.R.) Vuestra Alteza Real.
Vda. Viuda

No obstante, si lo desea, en nuestro apartado de e-documentos, puede encontrar un documento .pdf con todas las abreviaturas disponibles.

3. Correspondencia comercial

A diferencia de la correspondencia personal, no debe estar escrita nunca a mano. Como dijimos en el capítulo de hablar por teléfono la carta debe tener un buena presentación pues es la imagen de nuestra empresa. Muchas personas se podrían hacer una idea equivocada por el hecho de enviar una carta mal escrita, con faltas de ortografía, tachones, etc. Recuerde que es muy importante la claridad en los conceptos y una buena presentación.

Siempre debería ser blanco, con membrete y logotipo , o simplemente el membrete, en el cual deben figurar todos los datos de la empresa: nombre, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico y dirección web si se tiene. El papel debe ser de buena calidad sin llegar al “cartón”, difícil de doblar y ensobrar. El tamaño utilizado por excelencia es el DIN A4 (21,5 x 29, 5) debido a la popularización de las impresoras con cargador de papel que soportan este estándar. También es posible utilizar el tamaño folio (21,5 x 35).

Como dijimos no escriba nunca correspondencia comercial a mano. Puede utilizar la máquina de escribir (manual o eléctrica) o el ordenador. El tipo de letra a utilizar deberá ser de un tamaño adecuado (unos 10 puntos por pulgada está bien), y la fuente debería ser clara y legible (Times New Roman, Arial, Helvética o similar), evitando utilizar esas fuentes tan “bonitas” que tenemos en nuestro ordenador. Procure evitar utilizar más de dos tipos de letra distintos en sus cartas, utilizando varias fuentes para remarcar cada palabra, quedando su carta como una exposición de fuentes.

Uno de los más utilizado es el conocido como sobre de “ventana“. Este sobre se caracteriza por tener una ventana transparente, que no permite ver la dirección del destinatario; la ventaja es el ahorro de tener que añadir los datos del destinatario en el sobre (y el ahorro de tiempo y de una etiqueta exterior). La medida más utilizada es el tamaño 22 x 11, 5 aunque dependiendo del tamaño de la papelería de la empresa puede ser diferente. El sobre debe tener la dirección de la empresa y opcionalmente su logo. A diferencia de los sobres personales, en los sobres comerciales, el remite (datos del remitente) suelen ir colocados en la parte delantera del sobre.

Pondremos los datos del destinatario en la parte superior derecha , aunque también se admiten en la derecha. Debajo dos o tres líneas después la fecha (datar la carta), con el lugar desde donde se escribe (León, a …). Mejor utilizar la fecha con mes que con dígito. En muchos casos indicar s/ref o n/ref (ver abreviaturas), que hace referencia al asunto tratado. Las fórmulas muy diversas: Estimado señor … , Muy señor mío / nuestro …, Apreciado señor …, Distinguido señor …, Muy distinguido señor …, etc.

Las fórmulas son válidas en función del conocimiento personal o no de la persona a la que nos dirigimos, así como del tratamiento que tenga por su cargo o título.

Aquí expondremos el motivo de la carta, de forma clara y sencilla. Expondremos los puntos fundamentales objetivo por el cual se escribe la carta (reclamación de un pago, realización de un pedido, etc). En caso de que sean varios los asuntos tratados, trataremos cada uno de ellos en párrafos separados. Habremos de procurar dejar un amplio margen izquierdo (al menos 2, 5 o 3 cms). El margen derecho puede ser menos amplio. Y en la medida de lo posible “justificar” los párrafos para que la carta quede más elegante y presentable.

Es la despedida y cierre de la carta. Debemos utilizar una fórmula acorde con la utilizada en la cabecera de la carta. Evite utilizar formas obsoletas como Dios guarde a Usted muchos años, Quedo a sus pies, etc. Aunque hay muchas formas de terminar una carta puede utilizar expresiones de este tipo: En espera de sus gratas noticias …, Sin otro particular por el momento …, Reciba un cordial/atento saludo …, Se despide atentamente …, Un saludo …, etc. No se olvide que unas líneas (tres o cuatro) por debajo de esta fórmula debería ir su nombre y firma (de su puño y letra, aunque en determinados casos por el alto volumen de correspondencia, la firma está impresa o en un sello de caucho).

  • Evite faltas de ortografía.
  • Escriba las cartas por una sola cara del papel.
  • Si escribe varias hojas, no olvide numerarlas.
  • Inserte una línea en blanco entre párrafos.
  • Inserte tabulaciones para hacer más claro el contenido de la carta.
  • La firma debería ser manual. Rúbrica de puño y letra. (aunque hay casos en que es totalmente imposible por el volumen de correspondencia emitida).
  • Evite tachones, manchas, arrugas, etc. Rehaga la carta cuantas veces sea necesario.

4. Correspondencia Comercial. Diseño cartas y sobres

Aquí damos unos diseños básicos, pero pueden darse otros muchos en la correspondencia comercial, pues cada firma tiene sus propios diseños personalizados.

Diseño 1. Logotipo en la parte superior izquierda, y los datos de la empresa a la derecha del mismo. Es uno de los formatos más utilizados en la correspondencia comercial, aunque podemos encontrar este mismo formato con el logotipo a la derecha. El logotipo puede ser impreso o de relieve.

Diseño 2. Logotipo y datos de la empresa, centrados en la parte superior del papel, poniendo siempre antes el logotipo que los datos de la empresa.

Diseño 3. El logotipo de la empresa situados a la izquierda del papel (aunque puede colocarse también centrado o a la derecha), y los datos de la empresa colocados al pie y centrados. Puede ir solo los datos o poner una fina raya que los separe del texto de la carta.

Diseño 4. El logotipo de la empresa se coloca en la parte superior izquierda (como en los otros casos puede ir centrado o a la derecha), el nombre de la empresa a su derecha, o centrado debajo del logo si éste se sitúa en el centro, y los datos de la empresa colocados en la margen izquierdo en situación vertical. También es muy utilizado.

Lo mismo que para las cartas, son solo alguna de las posibilidades, dentro de una amplia variedad de estilos.

Diseño 1. Creemos que es el diseño más extendido. Se coloca el logotipo en la parte inferior izquierda, y debajo los datos de la empresa (aunque en el sobre no se suelen poner todos los datos que se incluyen en las cartas). Es suficiente poner nombre de la empresa, dirección, código postal y población. En algunos casos también los teléfonos.

Diseño 2. El mismo diseño que en el caso anterior, pero utilizando sobres de ventana, para aprovechar la dirección escrita en el papel interior. Se puede dar la variante de sobres de ventana a la izquierda, con lo que el diseño del sobre irá invertido (logo y datos de la empresa a la parte inferior derecha) o pueden ir en la parte superior izquierda.

Está casi en desuso, aunque en su época se utilizó bastante, la utilización de sobres y papeles de tamaño cuartilla. El sobre más utilizado es de 22 x 11,5, en el que cabe de forma perfecta un DIN A4 doblado en tres partes como se indica en el gráfico. Es el tamaño estándar más utilizado en correspondencia comercial. También se utilizan sobre de medio folio (26 x 18,5) cabe un folio doblado a la mitad, y sobres de folio completo (32 x 22) utilizados para enviar contratos y documentos que no pueden o deben doblarse.

5. Correspondencia personal

Las cartas personales deberían escribirse a mano para mantener ese carácter cercano (esta es una de las grandes diferencias con la correspondencia comercial). Aunque el aumento de la presencia de ordenadores en los hogares, está haciendo que se pierda en gran cantidad de casos las cartas manuscritas. Los sobres también deberían llevar también las señas manuscritas. En este tipo de cartas podemos expresar sentimientos, vivencias y temas que están totalmente prohibidos en la correspondencia comercial.

El papel debería ser blanco, aunque se permite la utilización de algún color pastel muy clarito. Solo los adolescentes, pueden usar cartas de colores y adornos más atrevidos. Queda descartada la utilización de papel cuadriculado o rayado. Deberá ser liso y preferiblemente mate (el satinado brilla o es molesto leerlo). El papel deber ser de cierta calidad, evitando utilizar ese papel fino (solo para correspondencia por avión) tipo “cebolla”. Los tamaños más utilizados suelen ser el folio (21,5 x 35) y el DIN A4 (21,5 x 29,5) muy popular gracias a las fotocopiadoras e impresoras.

Escribir a mano, es para algunos un placer y para otros un castigo. La mejor forma y más tradicional es la pluma; pero los modernos bolígrafos de tinta líquida y rotuladores de estupenda calidad, han dejado muy arrinconada a la pluma. En cualquier caso, independientemente del “instrumento” utilizado para escribir, la tinta debería ser negra o un azul oscuro. No utilizar nunca tinta de color y mucho menos roja. Y utilizar una pluma o bolígrafo de trazos finos. Evitar escribir una carta tipo rotulador grueso.

Para empezar, debería ser del mismo color y material que el papel, así como de su misma calidad. Hasta mediados del siglo XIX no se utilizaban sobres. Se doblaban y se ponía un sello de lacre. En la actualidad a ciertas invitaciones también se le hacen, para darles un toque especial. El formato más utilizado es de 22 x 11,5, en el que cabe un DIN A4 y un folio, que son los papeles más utilizados. No utilice nunca sobres de ventana, para la correspondencia personal.

Las partes fundamentales a tener en cuenta son:

Encabezamiento. Donde se comienza la carta, con el tratamiento que sea adecuado a la persona a la que nos estamos dirigiendo. Se conoce también como el saludo de la carta. Algunos de los encabezamientos más utilizados son:

  • Muy señor mío o Muy señor nuestro.
  • Distinguido señor …
  • Apreciado …
  • Estimado …

El tratamiento a utilizar, dependerá del grado de familiaridad o amistad que tengamos con el destinatario de la carta.

6. Expresiones latinas comunes

A continuación querermos exponerles las principales alocuciones latinas que podemos encontrar en carrtas, documentos oficiales y en cualquier otro ámbito, pues son expresiones que todos solemos utilizar en algún momento de nuestra vida. Algunas son muy conocidas y otras no lo son tanto.

a contrario sensu: en sentido contrario.
a posteriori: a posterioridad, después de.
anno Dómini.: en el año del Señor. Abreviatura: A.D.
ab initio: desde el principio.
ab intestato: sin dejar testamento.
ad hoc: para un fin determinado (especializado, no en general), especialmente para (sin consideración para el resto), improvisado.
ad infinitum: al infinito.
ad interin: provisionalmente. Abreviatura: A.I.
ad livitum: a voluntad, a elección.
ad pedem literae: al pie de la letra.
ad valorem: según el valor.
ad fortiori: por fuerza, con mayor razón.
ad latere: del lado, de cerca.
ad maiórem Dei glóriam : a mayor gloria de Dios. Abreviatura: A.M.D.G.
a priori: con anterioridad, antes de.
ante merídiem: antemeridiano, antes del mediodía. Abreviatura: A.M.
apud: apoyado por. Abreviatura: AP.
bona fide: de buena fe.
ceteris paribus: estando igual lo demás.
circa: próxima, cerca de, alrededor de. Abreviatura: CA.
cogito, ergo sum: pienso, luego existo.
conditio sine qua non: condición sin la cual no (necesaria).
confere: confronte, confróntese, compárese. Abreviatura: cf. | cfr.
corpus delicti: cuerpo del delito.
de facto: de hecho.
de jure: de derecho, juridicamente.
dura lex sed lex: dura es la ley, pero es ley.
erga omnes: ante todos.
errare humanum est: es propio del hombre equivocarse.
et alteri: desde ahora. Abreviatura: et.al.
et alii: y otros. Abreviatura: et.al.
et sequens: y siguientes. Abreviatura: et.seq.
ex nunc: desde ahora.
ex post facto: después de haberlo hecho.
ex tunc: desde entonces.
ex profeso: a propósito, con particular intención.
exemple gratia: por ejemplo. Abreviatura: e.g.
fecit: hizo. Abreviatura: fec.
grosso modo: a grandes rasgos, aproximadamente.
ibidem: allí, en el mismo lugar. Abreviatura: ib ó ibid.
idem: el mismo, lo mismo. Abreviatura: id.
id est, ita est: esto es, en otras palabras. Abreviatura: i.e.
in abstracto: en lo abstracto.
in anima vili: con ánimo vil, de mala intenciones.
in dubio pro reo: en la duda se favorece al reo.
in extenso: por entero, con todos sus pormenores.
in extremis: en los últimos instantes de la existencia, en desesperadas condiciones.
in fine: al final.
in fraganti, in flagranti: al momento en que se comete el delito, con las manos en la masa.
in loco: en el mismo lugar.
in memoriam: en recuerdo de.
in mente: en la mente, en la cabeza.
in procedendo: en el procedimiento.
Iesus Nazarenus Rex Iudaeorum: Jesús de Nazaret Rey de los Judíos. (Se suele colocar en la parte de arriba de la cruz). Abreviatura: INRI.
in situ: en el mismo sitio.
inter alia: entre otras cosas.
inter vivos: entre vivos.
in re: sobre la cosa, a propósito de.
in vitro: en probeta, en el laboratorio.
ipso facto: inmediatamente, en el acto.
item: también, además. Abreviatura: it.
locus citatus: lugar o locución citada. Abreviatura: l.c. ó loc.it.
lus gentium: derecho de gentes.
lus cogen: derecho imperativo.
lus puniendi: derecho de castigar.
lapsus calami: error de pluma, de escritura.
lapsus linguae: error de palabra.
lato sensu: en sentido lato, sentido amplio.
lex posterior derogat priori: la ley posterior derroga a la anterior, la ley más reciente substituye a la más vieja.
magister dixit: el maestro ha dicho.
meridiem, meridies : mediodía. Abreviatura: m.
modus vivendi: modo de vida.
mortis causa: causa de muerte.
motu propio: de propia, libre y espontánea voluntad.
mulatis mutandis: cambiando lo que se debe cambiar.
non liquet: no está claro.
non plus ultra: no más allá.
nota bene: nótese bien. ABreviatura: n.b.
numerus clausus: número cerrado.
opus citatus: obra citada. Abreviatura: op.cit.
pacta sur servanda: los pactos deben cumplirse.
passim: aquí y allá, en varias partes.
per se: por sí, por sí mismo.
per capita: por cabeza, por cada persona.
post data: después de lo dicho, igual que post scriptum. Abreviatura: P.D.
post scriptum: después de lo escrito, igual que post data. Abreviatura: P.S.
praxis: prática.
per analogiam: análogo.
prima facie: a primera vista.
pro forma: por la forma, formato.
quod erat demonstrandum: lo cual había que demostrar (probar). Abreviatura: Q.E.D.
quod videm: el cual vemos. Abreviatura: q.v.
ratio legis: la razón de la ley, la raiz de la ley.
ratione materiae: en razón de la materia, basado en la materia.
rebus sic stantibus: estando así las cosas.
requiescat in pace. descanse en paz. Abreviatura: R.I.P.
sic: así, de esta manera.
sine data : sin fecha [de edición o de impresión]. Abreviatura: s.d.
sine qua non: sin la cual (necesaria).
Societatis Iesus: Sociedad de Jesús, Jesuita. Abreviatura: S.J. ó S.I.
status quo: en el estado en que (están, las cosas).
stristo sensu: en sentido restringido.
sui generis: de su propio género, único.
suo tempore: a su tiempo.
supra: arriba, encima, más que.
ultima ratio: la razón última, la razón absoluta (Dios, Rey).
ultra vires: por encima de las fuerzas.
ut supra: como arriba.
vox populi, vox Dei: voz popular, voz de Dios.
veni, vidi, vici: vine, vi, vencí.
verbi gratia: por ejemplo. Abreviatura: v.gr.
vide: véase. Abreviatura: vid.
versus: en dirección a, hacia, opuesto a. Abreviatura: v.s.

7. La correspondencia

La escritura, ha variado con el paso de los años de una forma espectacular dando lugar casi a la total desaparición en el caso de correspondencia personal vencida por la rapidez e inmediatez del teléfono y otros nuevos medios de comunicación. En el caso de la correspondencia comercial los cambios también han sido muy significativos. La aparición del fax, al igual que el teléfono lo hizo en su día, y gracias a su inmediatez han dado un vuelco importante a la forma de hacer comunicación escrita.

Al igual que en cualquier otro ámbito, la escritura tiene sus normas, que debemos conocer. Da lo mismo el medio (fax, correo, e-mail …) o el tipo (escrito a mano, a máquina, a ordenador …) hay que respetar unas determinadas estructuras y ortografías. Como este es sitio sobre Protocolo y no sobre ortografía y gramática, dejamos a su buen saber o sino debería ponerse al día (todos deberíamos hacerlo, pues seguro que nosotros mismos hemos cometido algunos errores en esta Web) como manejar acentos, mayúsculas, signos de puntuación, reglas ortográficas, etc. Pero ese no es nuestro objetivo.

Esta ha sufrido una considerable merma, por la implantación de nuevos medios de comunicación, principalmente por el teléfono. No obstante, la aparición del correo electrónico ha dado un auge a medio escrito de nuevo. No trataremos de forma exclusiva las cartas, sino también invitaciones, saludas y cualquier otro tipo de medios personales escritos. Aunque las estructuras generales suelen ser comunes (fecha, remitente, destinatario, etc), tienen ciertas diferencias con la correspondencia comercial que veremos.

La implacable mano de las nuevas tecnologías, ha dado un vuelco radical, a la correspondencia comercial. La máquina de escribir, el ordenador, el fax … y ahora hasta mensajes de voz. Todo ello a contribuido a un importante descenso del volumen de la correspondencia en los negocios. Incluso, me atrevo a afirmar, que ya no se utilizan cartas de agradecimiento, acuses de recibo, etc. Se ha perdido mucha de la correspondencia comercial tradicional, seguramente por razones obvias y económicas, mejorando la eficacia, pero perdiendo un poco de la esencia de las buenas maneras en favor de la frialdad económica.

No solamente trataremos la correspondencia como forma escrita de comunicación sino otros temas relacionados con la escritura como invitaciones, tarjetas de visita, etc. para cubrir la mayor parte de temas sobre la escritura. Como excepción quedarán las invitaciones de boda, que irán en el apartado correspondiente al tema de la boda.
Tampoco queremos dejar a un lado, cosas tan simples, pero habituales como las tarjetas postales o de felicitación.

A parte de ofrecer algunas sencillas normas sobre la escritura en sus distintos ámbitos queremos ofrecer ejemplos reales de todos los documentos o elementos escritos utilizados, tanto a nivel personal como empresarial-comercial. Aunque algunos, como hemos indicado, estén prácticamente en desuso, no está de más conocerlos, aunque sea por simple curiosidad. Nuestro lema general para la escritura es: a mayor sencillez en el documento, mayor eficacia.

8. Las felicitaciones

Son utilizadas para recordar un determinado hecho o fecha. Aunque se utilizan también con otros propósitos en algunos casos, como felicitación y como invitación, aunque no es habitual. Los motivos de felicitación son múltiples: Navidad, cumpleaños, nacimientos, aniversarios, etc. Debemos elegir un motivo acorde al hecho celebrado. Y en caso de duda lo mejor es una felicitación lisa, sin motivo alguno. Verdaderamente lo más importante, seguro que es lo que escribamos sobre ella. A parte del evento, hay que tener en cuenta edad del destinatario, tipo de persona, etc.

Dependiendo del motivo por el que enviamos la felicitación, el texto que escribamos deberá tener relación con el hecho. Hay que tener cuidado en ciertas ocasiones con poner frases y palabras poco elegantes, haciendo referencia a cosas que sabemos no gustan a nuestro destinatario (generalmente, las felicitaciones de cumpleaños y las bromas con la edad). Es mejor una felicitación sencilla. Procure ser afectuoso, y personalizar bien su tarjeta, sin caer en frases hechas que parezcan hechas de imprenta para todos sus cumpleaños, navidades, aniversarios, etc.

La mayor parte de las veces se envían por correo ordinario, aunque hay excepciones. En el caso de se acompañe un regalo (una cesta de navidad, por ejemplo), es habitual que se utilice un servicio de paquetería/mensajería para el envío, debido a su tamaño. En otras ocasiones, por que se adjunta algo de valor (como décimos de lotería, o cualquier detalle). En otros casos, como ocurre en muchos cumpleaños, la tarjeta se entrega en mano cuando se asiste al mismo. Pero cuando se utilice el correo, hay que enviarla con la suficiente antelación para que llegue a tiempo. Las felicitaciones Navideñas, por ejemplo, se pueden enviar a lo largo de todo el mes de Diciembre, para que lleguen antes de Navidad.

No siempre hay porque enviar una tarjeta de felicitación. En muchos casos se pueden utilizar las tarjetas de visita como tarjetas de felicitación. Por ejemplo, cuando se envía un ramo de flores, se suele acompañar de una tarjeta de visita. Ahora bien, deberá poner alguna frase o palabras en la misma, evitando enviarla solamente en su sobre. Algo como: Enhorabuena por el nacimiento, por tu ascenso, etc. Y siempre firmada. El texto y la firma siempre de puño y letra de quien envía la tarjeta.

9. Las invitaciones

Este tipo de comunicación escrita tienen una mayor “formalidad” que una simple felicitación o tarjeta postal. Las invitaciones impresas para fiestas particulares, han caído bastante en desuso salvo acontecimientos de cierta importancia, bodas y actos de relevancia. El resto, nadie invita a los amigos con una cartulina impresa, sino que se utiliza el teléfono, rápido y cómodo. En algunos casos, se utiliza los tarjetones de saluda” escritos de puño y letra para invitar a una fiesta o acto.

Las invitaciones deben remitirse al menos un mes antes para actos y ceremonias (como por ejemplo bodas y recepciones). En el caso de una comida al menos 15 días antes, y para el caso de ocasiones muy particulares al menos una semana antes (y puede hacerse por teléfono). Si se invita a una casa de campo o un sitio apartado de la ciudad, puede adjuntarse un pequeño plano sobre como llegar. Todas las invitaciones oficiales se deben cursar por escrito.

En toda invitación, sea para el acto que sea, debe figurar motivo de la invitación, hora, fecha y lugar donde se celebra el acto. También, sobre todo en las invitaciones más formales se indica el “vestuario” con el que debemos acudir. Puede ver lo que significan algunas frases escritas en las invitaciones, que hemos visto en el capítulo sobre los trajes de etiqueta. La respuesta a las mismas no debe demorarse, y en ningún caso debe figurar en la invitación la duración del acto.

Esta cuestión no es fácil determinarla. La duración de un acto depende del tipo de acto. Un cóctel puede durar unas dos horas, más o menos. Una recepción entre una hora y dos, dependiendo del tipo de recepción y de la cantidad de gente que acuda a la misma. Una comida o cena no debería sobrepasar las tres horas. Para un buffet duración similar al cóctel. Y para una cena o encuentro íntimo con amigos, no hay ningún tipo de duración. En todos los casos anteriores, la mejor consejera es la prudencia.

10. Las tarjetas postales

Las tarjetas postales, al igual que el resto de la correspondencia se ha visto seriamente afectado por el gran avance de las nuevas tecnologías. Antes era casi de obligado cumplimiento enviar una tarjeta cuando se salía de vacaciones o se iba a un país extranjero. Hoy día es más sencillo y económico enviar un correo electrónico. Otra de las razones, podría ser que antes la gente no salía tanto de viaje como ahora, que la gente se desplaza en Semana Santa, Navidades, Verano, puentes, etc.

Hay que elegir alguna imagen representativa del lugar donde nos encontremos, evitando enviar esas postales , que ni son graciosas ni representan nada del sitio donde nos encontramos. No tenemos por que elegir la típica postal del monumento representativo de la ciudad (Torre Eiffel, Coliseo de Roma, etc.), pero si que podremos encontrar alguna original de un barrio de la ciudad, de un monumento poco conocido, etc. Seamos originales.

“Rellenar” una tarjeta postal requiere sus dosis de imaginación e ingenio, para no caer en los tópicos, tales como: (Caribe) el tiempo es estupendo, (Roma) todo es precioso, (París) se respira el amor … Aunque el espacio es pequeño, podemos expresarnos sin utilizar texto tipo telegrama. Puede poner alguna anécdota que les haya ocurrido o ir adelantando algo que les contará cuando llegue. Piense bien quien es el destinatario de la postal, para no hacer llegar reflexiones demasiado íntimas a alguien no muy conocido. Y no es olvide firmar la postal.

Antes de eso, personalmente prefiero enviar las tarjetas postales en su sobre, para preservar ese trocito de intimidad que lleva la postal escrita. Por supuesto que las postales no se envían el día antes de volver de vacaciones o viaje ( y que lleguemos nosotros antes que la postal, que a veces ocurre igualmente). Tampoco sea tan previsor que las envíe según va en el medio de transporte a su destino. Si va estar pocos días envíelas en los dos primeros días para que lleguen a tiempo. Si la estancia va a ser prolongada, puede hacer a la mitad de su estancia.

11. Otros documentos

Aunque los documentos más conocidos en la comunicación escrita son las cartas, ya sean comerciales o personales, existen otros muchos documentos tipo, que se utilizan con bastante asiduidad. Veremos una descripción de los principales, que son, para que sirven, etc. Las normas básicas son comunes al resto de escritos: limpieza, claridad, ortografía correcta, respeto a las normas de puntuación …

Informes

Un informe, tal y como se define en el diccionario, es la noticia que se da de un negocio o suceso o acerca de una persona. También lo podemos definir como exposición de datos causas y circunstancias documentales que se tienen sobre alguna materia o persona. Los informes más habituales son los personales o comerciales, aunque también están los generales, los técnicos y los de mercado. Es una práctica habitual que los informes sean secretos y confidenciales, ya que están basados en hechos o datos reales.

Composición del informe

Un informe, tiene fundamentalmente estas partes:

  • Título. Designación con que se indica el contenido del informe.
  • Prólogo. Breve descripción que nos indica el tema a tratar en el informe.
  • Cuerpo o exposición. Relato pormenorizado del tema o asunto tratado, con la aportación de datos y hechos.
  • Conclusiones. Deducción habida cuenta de los hechos y datos expuestos.
  • Apreciaciones. Dependiendo del destinatario del informe, se pueden hacer valoraciones o conclusiones acerca del mismo, y proyecciones de futuro.

Tipos de informe

  • Personales. Se trata de conocer ciertos aspectos de una persona tanto en el ámbito profesional como en otros ámbitos (económico, privado, etc.).
  • Comerciales. Suelen hacerse para conocer detalles de nuestras relaciones comerciales con clientes y proveedores.
  • Técnicos. Informes que se realizan para conocer más a fondo un producto o servicio.
  • Mercado. Podrían englobarse en los informes comerciales. Se utilizan para conocer aspectos del mercado (precios, valoración del producto o servicio, etc.), y generalmente referenciados a otros sectores de nuestra competencia más directa.

Memorándums

Aunque el significado original de la palabra fuera el de comunicación diplomática, generalmente no firmada, en que se recapitulan hechos y razones para que se tengan presentes en un asunto, actualmente, es un documento utilizado para transmitir órdenes, comentar temas, hacer recomendaciones, solicitar algo, etc.

Los memorándums son un medio de comunicación interna en las empresas e instituciones. En la jerga habitual de una oficina se les conocer como “memos” (me mandas un memo con tus peticiones o con tus conclusiones, solemos escuchar).

La composición básica, es muy similar a la de una carta

  • Cabecera. En la que figuran los datos fundamentales de quien lo manda (remite), a quien se manda (destinatario), por que se manda (asunto) y la fecha. A diferencia de la carta, no lleva fórmula de saludo (tipo “Muy Señor mío o similar).
  • Cuerpo. Donde se exponen las peticiones, comentarios, cuestiones, etc.
  • Pie. Es el cierre del memorándum. Donde se indican si se anexa algún tipo de documento o copia, y cualquier otra nota de interés para el destinatario.

Tipos de memorándums

Aunque el memorándum en si es un documento de comunicación interna, existen dos tipos de memos:

  • Internos. Los que se transmiten entre departamentos de la misma compañía. Suelen consistir en instrucciones de ejecución de determinadas tareas, aunque su contenido puede ser de muy diverso fin.
  • Externos. Aquellos que se emiten para personas de otros departamentos de fuera de nuestra compañía (por ejemplo de una compañía asociada o “partner” de la nuestra) o de compañías del grupo. En el suelen darse instrucciones para ejecutar determinadas acciones que suelen tener repercusiones en nuestro trabajo o compañía.

Hay otros documentos, alguno de los cuales veremos en el capítulo de Protocolo Laboral por su gran relación con el mundo empresarial, como los escritos comerciales (cartas de reclamación, de recomendación, de pedido, recibos, albaranes, facturas, pagarés, etc.), correspondencia oficial (como las instancias, los certificados, los oficios, etc.), y documentos menos categorizables como circulares (que pueden sustituir en determinados casos a los memorándums), minutas (escritos en los que se reflejan honorarios por servicios prestados), Y otros documentos que puedan considerarse de importancia y de uso común.

12. Qué escribir para distintas ocasiones

Es evidente que el uso de las nuevas tecnologías está dejando a un lado la práctica de escribir cartas tradicionales, de nuestro puño y letra. Aunque antes de la “popularización” de los ordenadores personales, el teléfono ya había dado un importante “golpe” a este medio de comunicación: la carta manuscrita. No obstante, aún seguimos utilizando este medio para determinadas ocasiones que ahora veremos.

Con respecto a como realizar una carta (tratamientos, membrete, fecha, destinatario, cuerpo, despedida, antefirma y firma) puede ver en este mismo capítulo de la correspondencia, el tema correspondiente donde se explica con detalle.

Si hablamos de escritura las principales cartas utilizadas habitualmente son (aunque existen otras muchas, tantas como motivos tengamos para expresar algo):

  • Cartas de agradecimiento. Son aquellas en las que expresamos nuestras más sinceras gracias por un favor realizado, por una ayuda prestada, por una hospitalidad recibida, etc. Aunque el teléfono ha dado al traste con la mayor parte de ellas.
  • Cartas de disculpa. Aquellas cartas que escribimos para disculpar cierta incorrección, actitud o error cometido en el transcurso de un encuentro. Generalmente se da la razón por la que cometió el error o por la falta de asistencia.
  • Cartas de solicitud. En determinadas ocasiones necesitamos información, datos sobre un producto o servicio, un empleo, etc. En todas ellas habrá que expresar de forma muy clara el objeto de la misma, de forma breve y clara.
  • Cartas de felicitación. Si desarrollamos una mínima vida social, hay múltiples ocasiones en las que poder felicitar. Desde el nacimiento de un nuevo bebé, hasta un ascenso en el trabajo, la obtención de un título académico, etc. Aunque la mayoría de ellas comparten una estructura común, podemos encontrar diferentes maneras de expresarlo por medios escritos.
  • Cartas de presentación. Aunque son cartas que prácticamente no se utilizan el actualidad, en otros tiempos fueron muy utilizadas para darse a conocer en el nuevo entorno donde se iba a desarrollar nuestra vida laboral o profesional. Hoy día se utiliza la presentación personal, por que se juzga más conveniente y directa. No obstante si queremos hacer llegar más detalles nuestros, no está demás redactar una carta de presentación para nuestros superiores o compañeros de trabajo o profesión.
  • Cartas de invitación. Aunque lo habitual es confeccionar una “invitación” para la mayor parte de celebraciones, existen muchas otras ocasiones en que invitamos a un reducido grupo de amigos, familiares o compañeros de trabajo y no se hace necesaria tal formalidad; si queremos algo más que una llamada telefónica, podemos recurrir a una carta de invitación.
  • Cartas de protesta/reclamación. Hay ocasiones en las que un servicio o producto no ha cumplido las expectativas que esperábamos de el, o no responde a las características que se indicaban en la publicidad o a la finalidad para la que fue adquirido. Aunque en la actualidad existen varios organismos encargados de dirimir estos conflictos no está demás tratar la vía del acuerdo previo de forma educada, para resolver posibles diferencias. Aquí englobamos las cartas de protesta por un determinado hecho, comentario, artículo, etc. al que todos tenemos derecho de “discrepar” siempre que lo hagamos de forma educada y respetuosa.
  • Cartas de recomendación. Esta práctica ha caído casi en el olvido, y ha sido sustituida por una llamada telefónica o cualquier otro moderno medio de comunicación. La misma consiste en “remarcar” la gran calidad profesional y personal del portador de la misma, esperando poder ayudarle a situarse en su nuevo ámbito social o conseguir un determinado puesto en una empresa u organización.
  • Cartas comerciales. Esta correspondencia aún perdura en gran medida, siempre escritas a máquina o impresora (laser, tinta, etc.) aunque la aparición de nuevos medios como el fax y el correo electrónico, está mermando de forma considerable el tráfico de cartas de papel siendo sustituidas por los correos electrónicos y los faxes. En este mismo capítulo puede encontrar el tema sobre la correspondencia comercial, por si desea ampliar información al respecto.
  • Cartas de condolencia. Son esas que nadie quisiera mandar nunca. A parte del pésame y otros formas de manifestar nuestras condolencias (véase nuestro capítulo sobre los funerales y entierros).
  • Cartas de todo tipo. Podríamos escribir decenas de páginas sobre los más diversos tipos de cartas: Cartas al director, cartas de pedido, cartas de bienvenida … aquí veremos algunos ejemplos de las más utilizadas, sirviendo de base para la mayor parte de cartas similares en objetivo y/o contenido.

13. Redactar un discurso

Aunque ya tratamos el tema de hablar en su correspondiente capítulo, aquí tratamos como escribir eso que vamos a hablar. Antes de nada para saber que decir debemos conocer el tipo de acto en el que vamos a intervenir; conocer a quien se lo vamos a decir y donde lo vamos a decir. Todos estos factores condicionan nuestro discurso – conferencia; por ejemplo, no es lo mismo hablarle a un colectivo de profesionales, que a un grupo de estudiantes o amas de casa. No es lo mismo hablar en un acto que en otro. A continuación lo vemos.

  • Actos inaugurales o de clausura. Dentro de estos actos hay que diferenciar si son actos breves (como pregones, o inauguraciones de obras, etc). o actos más ceremoniosos como aperturas de curso en la Universidad, Academias de la Lengua, o Artes. etc. Los primeros serán de una duración no superior a los 10 minutos. Y los segundos, sobre todo los del tipo académico entre los 30 y 45 minutos como mucho.
  • Mesas redondas. Se caracteriza por la presencia de varios ponentes. Cada una de las ponencias pueden tener una duración distinta, todo dependerá del reparto del tiempo. (habrá que conocer el tiempo total disponible y el número de ponentes, para hacer cálculos).
  • Congresos. Al igual que en las mesas redondas, se suele contar con varios ponentes, que exponen sobre diversas materias relacionadas con el congreso. Por regla general, las ponencias pueden varias desde los 20 a los 60 minutos (pero hay excepciones según el tema y el ponente). Son de eminente carácter profesional la mayoría de ellos, y suele haber un turno de preguntar e incluso alguna mesa redonda.
  • Cenas y homenajes. Por regla general, solo hay un homenajeado, quien una vez introducido por el anfitrión, se puede dirigir al público de forma breve (no más de 10 minutos).

Con el avance de las nuevas tecnologías, han surgido nuevos modos de reunión y de participación como son las video-conferencias, donde la parte escrita puede basarse en un guión previo, como si se interviniera en televisión, pues las intervenciones suelen ser muy cortas. Deberemos dejar intervenir a todo el mundo, ya que este tipo de reuniones “virtuales” suelen contar con gran número de asistentes de todo el mundo.

La composición básica de una conferencia (discurso, charla o similar) debería ser más o menos de la siguiente forma:

  • Introducción. Se trata de exponer una breve entrada al tema principal de la charla dando al oyente un adelanto de la que va a escuchar y así poder captar mejor su atención.
  • Desarrollo principal. Aquí ya desarrollamos el tema introducido anteriormente de una forma más pormenorizada y detallada.
  • Conclusiones. Es el resumen de todo lo expuesto a lo largo de la conferencia. Habrá que sintetizar de forma clara y precisa los aspectos más importantes del tema desarrollado. Dejar a la audiencia con la esencia de la conferencia, debe ser uno de los objetivos de las conclusiones.

Haciendo una similitud con una carta, una conferencia tiene tres puntos básicos: cabecera, cuerpo y pie.

La organización y desarrollo del tema podemos hacerlo por:

  • Por tópico.
  • Cronológico.
  • Espacial.
  • Por categorías.
  • Por problema / solución.
  • Por causa/efecto.

La charla no debe estar mal construída, ser demasiado larga o salirse del tema tratado. En temas profesionales, evite un tono familiar y cercano.

Discursos cortos

Se utilizan en pregones, entregas de premios, etc. Consta de tres puntos fundamentales:

  • Agradecimientos. A quien organiza el acto (personas e instituciones).
  • Breve referencia. Hacer referencia al acto o motivo (la fiesta, la calle inaugurada, el premio recogido, etc).
  • Despedida. Un saludo a todos los presentes. El tono de estos mini-discursos, suele tener un tono más familiar y cercano que el resto de los vistos hasta ahora.

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