Administración, Negocios y Legislación

Habilidades empresariales

Contenidos temáticos

  1. Características de un empresario
  2. Actitud Mental
  3. ¿Cuál es su capacidad para dirigir?
  4. ¿Cómo motivar a sus trabajadores?
  5. Trabajo en equipo
  6. Enfoque su carrera empresarial
  7. Consejos para su desarrollo empresarial
  8. Hábitos empresariales

Desarrollo del tema

1. Características de un empresario

Los empresarios son personas que tiene la capacidad de descubrir y evaluar oportunidades en los negocios, reunir recursos y comportarse de forma de poder tener éxito.

Los empresarios son personas motivadas, dotadas para la acción y que asumen riesgos para lograr sus objetivos. Las cualidades requeridas por los empresarios son las siguientes:

  1. Confianza en sí mismo
  2. Conciencia de la tarea necesaria y del resultado buscado
  3. Capacidad de asumir riesgos
  4. Capacidad para dirigir
  5. Originalidad
  6. Conciencia de futuro

La lista enumera las cualidades que usted debe poseer o debe adquirir si quiere ser empresario. Tal vez no necesite todas estas cualidades, pero mientras más posea, mayores serán las posibilidades de tener capacidad empresarial.

Hay que dejar en claro que muchas de estas cualidades guardan estrecha relación entre sí, por ejemplo, puede suponerse que quienes tienen confianza en sí mismos estarán dispuestos a asumir la responsabilidad de sus propias decisiones y a correr riesgos.

No todos los empresarios son iguales, a menudo hay entre ellos notables diferencias, algunos son fríos y arrogantes, otros cordiales y amables, y otros reservados y tímidos. Pero si se les considera desde el punto de vista de sus diversas cualidades y capacidades, resulta evidente que como grupo, los empresarios se diferencian marcadamente de los que no lo son.

Es poco probable que usted encuentre alguna vez un empresario que se destaque en la totalidad de las cualidades, pero en cambio es muy probable que los empresarios que usted conozca tengan muy desarrolladas la mayor parte de dichas cualidades, sobre todo la confianza en sí mismo, la capacidad de asumir riesgos, la flexibilidad, la necesidad de realizar y el deseo de ser independiente.

2. Actitud Mental

Los empresarios tienen frente a la vida la actitud mental correcta, sus personalidades tienen la madurez necesaria para reaccionar de una manera sana ante toda clase de experiencias. A continuación le entregamos una serie de sugerencias para adoptar una buena actitud mental:

  • Los empresarios son gente que sabe cómo encontrar satisfacción en su trabajo y que se enorgullece de sus realizaciones. Adopte con respecto a su trabajo una actitud mental positiva, porque ello contribuirá a su éxito.
  • Su mente es un poderoso instrumento , si reserva cada día cierto tiempo para la reflexión, su mente se acostumbrará a pensar con profundidad.
  • Casi todo el mundo sólo piensa en sus actividades y problemas cotidianos. Haga uso de su imaginación para expandir el campo de sus pensamientos y piense en “grande”. Sólo los que piensan más allá de su estrecho horizonte personal tiene madera de empresario y pueden llegar a ser dirigentes de su comunidad o del mundo de negocios.
  • El sentido del humor ayuda a mantener una actitud mental sana. Ser demasiado serio puede resultar perjudicial para usted y para su trabajo. El sentido del humor es contagioso y crea un ambiente optimista y libre de tensiones.

Usted debe tener una mente muy bien organizada y ser capaz de concentrase en una diversidad de problemas y de desplazar su atención de un asunto a otro sin mayor esfuerzo. Adquirir una actitud mental positiva requiere bastante tiempo, para lograr esto las siguientes sugerencias:

  • Participe únicamente en actividades constructivas
  • Mediante su trabajo propóngase lograr únicamente metas positivas
  • Prefiera la compañía de personas que piensan y obran con espíritu de empresa. Uno adquiere las formas de pensar y de actuar y las cualidades de la gente cuyo trato frecuenta.
  • Evite las ideas y pensamientos negativos
  • Esté siempre alerta a las oportunidades para mejorar su vida personal, su vida de trabajo y su vida en la comunidad.
    No dude en renunciar a una idea que no produzca los resultados esperados. Es mejor cambiar de rumbo que empecinarse en seguir una idea que haya demostrado no ser acertada en la práctica.
  • El medio en el que usted vive influye en su desempeño. Si ese medio no es el que le hace falta, modifíquelo, o bien déjelo por otro más positivo y más favorable para lograr sus objetivos.
  • Tenga confianza en usted y en su capacidad. El éxito sonríe a quienes confían en su propia habilidad y la usan al máximo.

3. ¿Cuál es su capacidad para dirigir?

Su capacidad para dirigir se pone de manifiesto en buena medida en la forma en que un empresario aborda la ejecución de una tarea. Un dirigente suele estar dispuesto a aceptar, junto con las oportunidades, los riesgos que las acompañan. Concibe claramente la totalidad de la tarea que tiene entre manos y a menudo opta por realizarla por métodos nuevos y mejores.

Una norma que toda persona que dirige hará bien en seguir es la de “tratar a los demás como le gustaría ser tratada”. Mirando las situaciones no sólo desde el punto de vista propio, sino también desde el de otras personas interesadas, se adquiere el hábito de observar la debida consideración por los demás. Si usted posee las cualidades de dirigente de un empresario, debe poder responder “si” a las siguientes preguntas:

  • ¿Se siente más inclinado a guiar que a seguir?
  • ¿La gente espera de usted orientación y consejo?
  • ¿Tiene ideas originales y capacidad de ponerlas en práctica?
  • ¿Trata constantemente de fortalecer sus cualidades y corregir sus debilidades?
  • ¿Organiza su tiempo y sus actividades en función de sus eficiencia?
  • ¿Aplica un plan o programa para mejorar su capacidad de dirección?
  • ¿Permite que otros lo ayuden a lograr sus objetivos?
  • ¿Aprende de sus errores?
  • ¿Acostumbra acabar lo que empieza?
  • ¿Usa su posición de dirigente para ayudar a otros?
  • ¿La gente tiene confianza en su capacidad?
  • ¿Tiene en cuenta otras opiniones además de la suya cuando toma una decisión?
  • ¿Es eficaz en el trato con los demás?
  • ¿Tiene el hábito de introducir cambios para mejorar la organización de su negocio?
  • ¿Delega autoridad y responsabilidad en sus colaboradores?
  • ¿Comparte con sus colaboradores los éxitos?

A medida que enriquezca su experiencia de la dirección, conseguirá utilizar más eficientemente el tiempo, mejorar el desempeño de su personal y aumentar la productividad.

4. ¿Cómo motivar a sus trabajadores?

El empresario que triunfa sabe motivar a sus trabajadores. Algunos los motivan simplemente con la fuerza del ejemplo de su trabajo, pero los mejores motivadores son los empresarios que se destacan en la dirección de funciones de las personas. A continuación se mencionan algunos de los consejos que estos empresarios suelen dar a quienes quieren motivar a su personal ¿Con que frecuencia utiliza usted estas técnicas?

  • Fomente el amor propio en sus trabajadores: En general, cuanto más amor propio tiene un trabajador, más eficaz es en la consecución del objetivo que se le ha fijado. Por lo tanto, fomente en sus trabajadores la confianza en sí mismos elogiando su desempeño cuando corresponda y haciéndoles comprender que usted espera de ellos resultados acordes a su verdadera capacidad. Casi todos los seres humanos tienden a ponerse a la altura del papel que se les asigna.
  • Mantenga informado a su personal: Explíqueles que es lo que usted trata de hacer. En toa organización, la buena organización es fundamental para el éxito. Muy pocos está dispuestos a dar lo mejor de sí mismos, si no conocen el propósito de sus esfuerzos. Sus colaboradores deben no sólo saber que trabajo quiere usted que hagan, sino también comprender cómo y para qué se hará.
  • Delegue autoridad y responsabilidad: Un buen empresario debe delegar autoridad y responsabilidad. Su misión consiste en lograr resultados, pero usted no puede hacer todo por sí mismo, debe poder confiar en otros Para conseguir sus fines. Una vez que un colaborador ha demostrado ser capaz, debe tener libertad para tomar decisiones, ponerlas en práctica, cometer errores, remediarlos y alcanzar objetivos sin ser contantemente vigilado. Cada trabajador es valioso para una empresa, y un empresario debe usar estos recursos humanos de la mejor manera posible.
  • Mantenga el contacto: manténgase en contacto personal con sus colaboradores inmediatos. Estudie la personalidad de cada uno, conozca sus calificaciones y evalúe sus posibilidades. Sólo el contacto personal le permitirá aprovechar cabalmente la capacidad de un colaborador.
  • Hable del problema, no de la persona: No diga que un trabajo mal hecho demuestra -mala voluntad- o “falta de interés”. Hable más bien del problema. Por ejemplo, si usted se da cuenta de que uno de sus vendedores, que antes visitaba a 5 clientes por día, ahora sólo visita a 3, háblele sólo del problema. No le diga -¿en que has estado perdiendo el tiempo?-, ni tampoco -que ha hecho con su entusiasmo-, sino más bien: -usted debe …-

5. Trabajo en equipo

Un buen trabajo grupal tendrá como resultado un aumento significativo de la cuota mensual de los resultados individuales. El tema lo presentamos por intermedio de varios relatos anecdóticos.

La intención de hacerlo de esta forma y no sobre la “realidad” cotidiana del mundo laboral, es sin lugar a dudas para lograr que resulte más interesante, y por otro lado consideramos que de esta forma es más fácil para la incorporación del concepto.

1. Trabajo en Equipo

Un buen trabajo Grupal tendrá como resultado:

  • Un aumento significativo de la cuota mensual de los resultados individuales.
  • Todos en grupo podrán evaluar las características de diferenciación del producto con respecto a la competencia directa e indirecta, ya que cada uno tendrá información de sus contactos.
  • Podrán organizar la tarea según los resultados diarios de evaluación conjunta (Es sumamente efectivo saber que esta ocurriendo con la totalidad de los contactos que se registran en la Empresa.)
  • Un ejemplo muy claro de la importancia del trabajo grupal podemos descubrirlo en el siguiente texto.

Esta carta es real y esta dirigida a un inspector de una compañía de seguros:

Escribo en respuesta a su solicitud de información adicional, referente al punto #3 de la forma de reporte de accidentes, en el que puse que – Estaba tratando de hacer el trabajo solo- como la causa de mi accidente. Usted dice en su carta que debo explicar mejor, así que confío en que los siguientes detalles deben ser suficientes.

Yo soy albañil de oficio. En el día del accidente trabajaba solo en la azotea de un nuevo edificio de 6 pisos. Al terminar mi trabajo me di cuenta que sobraban 200 Kg. de ladrillos. En vez de llevármelos a mano, decidí bajarlos en un barril, usando una polea que colgaba al lado del edificio por la azotea. Aseguré la soga en el piso bajo, volví a la azotea, descolgué el barril y lo llené con los 200 kg. de ladrillos. Volví al piso bajo, desamarré la soga y la sujeté firmemente para asegurar un descenso suave de los 200 kg. de ladrillos.

Usted se dará cuenta, según declaré en el punto #2, de la forma de reporte de accidentes, que mi peso es de 60 Kg. Por la sorpresa, olvidé soltar la soga. Sobra decir que inicié un rápido ascenso por el costado del edificio. Cerca del tercer piso me encontré con el barril que bajaba, lo que explica las fracturas de cráneo y clavícula. Un poco frenado, proseguí mi rápido ascenso, sin detenerme hasta que tuve mis dedos dos nudillos dentro de la polea. Afortunadamente en este momento me recuperé de la sorpresa lo suficiente como para no soltar la soga, a pesar del dolor. Al mismo tiempo, sin embargo, el barril golpeó el piso, y el fondo del mismo se desprendió. Sin los ladrillos, el barril pesa ahora unos 20 kg., de nuevo le refiero a mi peso en el punto #2. Como puede imaginarse, inicié un descenso rápido por el costado del edificio. Cerca del tercer piso, de nuevo, me encontré con el barril que subía, lo que explica los dos tobillos fracturados y las laceraciones en las piernas y la parte inferior de mi cuerpo. Este encuentro con el barril aminoró la caída y redujo mis lesiones al caer sobre la pila de ladrillos. Afortunadamente, sólo me fracturé tres costillas.

Siento reportar, sin embargo, que, tendido allí sobre los ladrillos, dolorido, sin poder levantarme, viendo el barril vacío a seis pisos encima de mí, me olvidé de mí y solté la cuerda. El barril vacío pesaba más que la cuerda, así que cayó sobre mí y me rompió ambas piernas. Espero haber dado información suficiente de cómo sucedió el accidente, porque yo estaba tratando de hacer el trabajo solo.

Con esta carta podemos notar lo importante que es el trabajo en equipo, pues si hubiera estado con otras personas nada de lo anterior hubiera pasado.

Más allá de lo anecdótico pero real de esta carta enviada por un obrero de la construcción a un empleado de una compañía de seguros, lo cierto es que el trabajo en grupo representa gran parte de las posibilidades de éxito de un trabajador.

El logro individual siempre esta acompañado por los logros grupales, nadie bajo ningún punto de vista podrá desempeñar una tarea exitosa sin contar con el apoyo permanente de su grupo de trabajo, de sus pares como así también de aquellos que están en posiciones superiores y que tienen la tarea de delinear las estrategias a seguir.

Una tarea importante del grupo es la de relevar las objeciones que presentan los clientes a los productos de la compañía, listar y debatir sobre estas objeciones dará como resultado los diferentes argumentos válidos para poder revertirlas.

2. El vuelo de los gansos

La ciencia ha descubierto que los gansos vuelan formando una ” V ” porque cada ave al batir sus alas produce un movimiento del aire que ayuda al ganso que va atrás de él. Volando en “V”, toda la bandada aumenta por lo menos un 71% su poder de vuelo que si cada pájaro volara solo.

  • Primera deducción: Cuando compartimos una dirección común y tenemos sentido de comunidad, podemos llegar más fácil y rápidamente donde llegamos. Este es el beneficio del apoyo mutuo. Cada vez que un ganso se sale de la formación y siente la resistencia del aire se da cuenta de la dificultad de volar solo y de inmediato se incorpora de nuevo a la fila para beneficiarse del poder del compañero que va adelante.
  • Segunda deducción: Si tuviéramos la lógica del ganso nos mantendríamos con aquellos que se dirigen en nuestra misma dirección. Cuando el líder de los gansos se cansa, se pasa a uno de los puestos de atrás y otro ganso toma su lugar.
  • Tercera deducción: obtenemos resultados óptimos cuando hacemos turnos para realizar los trabajos difíciles. Los gansos que van detrás producen un sonido propio de ellos, y hacen esto con frecuencia para estimular a los que van adelante a mantener la velocidad.
  • Cuarta deducción: Una palabra de aliento produce grandes resultados. Finalmente cuando un ganso se enferma o cae herido por un disparo, dos de sus compañeros se salen de la formación y lo siguen para ayudarlo y protegerlo. Se quedan con él hasta que esté nuevamente en condiciones de volar o hasta que muere; solo entonces los dos compañeros vuelven al a bandada o se unen a otro grupo.
  • Quinta deducción: si tuviéramos la inteligencia de un ganso nos mantendríamos uno a otro ayudándonos y acompañándonos.

3. Una Asamblea particular

Cuentan que en la carpintería hubo una vez una extraña asamblea. Fue una reunión de herramientas para arreglar sus diferencias.

El martillo ejerció la presidencia, pero la asamblea le notificó que tenía que renunciar. ¿La causa? ¡Hacía demasiado ruido! Y además, se pasaba el tiempo golpeando. El martillo aceptó su culpa, pero pidió que también fuera expulsado el tornillo; dijo que había que darle muchas vueltas para que sirviera de algo. Ante el ataque, el tornillo aceptó también, pero a su vez pidió la expulsión de la lija. Hizo ver que era muy áspera en su trato y siempre tenía fricciones con los demás.

Y la lija estuvo de acuerdo, a condición de que fuera expulsado el metro, que siempre se la pasaba midiendo a los demás según su medida como si fuera el único perfecto.

En eso entró el carpintero, se puso el delantal e inició su trabajo. Utilizó el martillo, la lija, el metro y el tornillo. Finalmente, la tosca madera inicial se convirtió en un lindo mueble.

Cuando la carpintería quedó nuevamente sola, la asamblea reanudó la deliberación. Fue entonces cuando tomó la palabra el serrucho, y dijo:

“Señores, ha quedado demostrado que tenemos defectos, pero el carpintero trabaja con nuestras cualidades. Eso es lo que nos hace valiosos. Así que no pensemos ya en nuestros puntos malos y concentrémonos en la utilidad de nuestros puntos buenos”.

La asamblea encontró entonces que el martillo era fuerte, el tornillo unía y daba fuerza, la lija era especial para afinar y limar asperezas y observaron que el metro era preciso y exacto. Se sintieron entonces un equipo capaz de producir muebles de calidad.

Se sintieron orgullosos de sus fortalezas y de trabajar juntos. Ocurre lo mismo con los seres humanos.

Observen y lo comprobarán. Cuando en una empresa el personal busca a menudo defectos en los demás, la situación se vuelve tensa y negativa. En cambio, al tratar con sinceridad de percibir los puntos fuertes de los demás, es cuando florecen los mejores logros humanos.

Es fácil encontrar defectos, cualquier tonto puede hacerlo, pero encontrar cualidades, eso es para los espíritus superiores que son capaces de inspirar todos los éxitos humanos.

6. Enfoque su carrera empresarial

Ser empresario es algo más que un trabajo o una carrera, puede ser un estilo de vida, y para esto debe tomar en cuenta ciertos principios al planificar su carrera con el fin de llegar a ser un empresario. Debe tener flexibilidad e imaginación, ser capaz de planificar, correr riesgos, tomar decisiones y comportarse de forma de lograr sus metas. Debe ser realista y al mismo tiempo pensar en el futuro. Debe estar dispuesto a realizar actividades en situaciones conflictivas, cambiantes y ambiguas.

Es necesario que usted establezca un orden en los objetivos de su carrera empresarial y que estos sean tangibles y cuantificables. También tienen que ser estimulantes y capaces de motivarlo a aprender y a progresar en su carrera. Usted aprende más cuando hace cosas que le interesan y cuando se ha propuesto alcanzar fines perfectamente definidos.

Sus respuestas a las siguientes preguntas le darán una idea de su personalidad y sus aptitudes para ser empresario.

  • ¿Su trabajo le exige desempeñarse con independencia?
  • ¿Parte generalmente de usted mismo la iniciativa de alcanzar objetivos?
  • En su trabajo ¿se lleva bien con sus colaboradores?
  • ¿Asume por lo general un papel dirigente cuando forma parte de un grupo?
  • ¿Aprovecha las oportunidades que se le presentan de aumentar sus conocimientos mediante la lectura o la participación en cursos?
  • ¿Se comunica bien con otros?
  • ¿Sabe escuchar?
  • ¿Revelan sus logros un desarrollo tanto personal como profesional?
  •  ¿tiene usted un concepto positivo de sí mismo?
  • ¿Que metas persigue? ¿Se siente estimulado por ellas?
  • ¿Le resulta fácil tomar decisiones?

7. Consejos para su desarrollo empresarial

Los empresarios tienen ciertas cualidades útiles para una amplia gama de carreras. Resultará beneficiosos para la suya una detenida reflexión sobre los consejos que van a continuación:

  • Elija una actividad que le de libertad para expresarse en forma creativa, además que le permita desarrollarse personal y profesionalmente: no subestime sus facultades, ni su capacidad.
  • Al comienzo de su carrera tome como modelo a personas que se han triunfado y desempeñan la misma actividad que usted.
  • Una vez que se haya comprendido sus técnicas para tener éxito, utilícelas para avanzar en su carrera, adaptándolas, no copie mecánicamente.
  • Concentre sus esfuerzos en determinadas cualidades de la gente que ha triunfado, cultive estos rasgos positivos mediante un práctica continua.
  • Trate de saber lo más posible acerca de la actividad que ha escogido. Estos conocimientos harán de usted un experto en ella. No se detenga en su deseo de mejorar. Siéntase satisfecho de lo que haya logrado en el pasado, pero propóngase nuevos objetivos para el futuro como un medio de mejorarse a sí mismo.
  • Como toda cambia continuamente, también usted debe cambiar.
  • Acepte el cambio y haga uso de él como motivación para la consecución de metas elevadas.
  • Haga cosas, sólo mediante la acción podrá aprovechar las oportunidades que se le presenten en su carrera y que lo llevarán al éxito.
  • Comprenda claramente las fortalezas y debilidades de su personalidad. Poner el acento en los puntos fuertes y sacar provecho de ellos es mejor que perder el tiempo tratando de corregir las debilidades.
  • Observe las rutinas en sus tareas diarias a fin de disponer de más tiempo para sus actividades empresariales. Las tareas de rutina requieren menos energía, por esto, el orden y cierta rutina en su vida de todos los días le permitirán dedicar más tiempo y energía en las actividades creativas y empresariales.
  • Asuma la responsabilidad de conducir con éxito toda actividad en que participe personalmente. Acepte con realismo las responsabilidades y las limitaciones de cada situación.
  • Sepa combinar de la manera más provechosa la diversidad de cualidades de las diferentes personas que trabajan con usted. Su éxito depende en parte del desempeño de sus trabajadores.
  • Ponga de manifiesto su confianza en sí mismo y en su personal. Es indispensable que confíe en la idoneidad de sus trabajadores y en la capacidad de estos para lograr resultados.
  • Su apariencia personal influye en su concepto de si mismo, si es buena , lo más probable es que el concepto de si mismo sea bueno. Por otra parte según su apariencia, usted puede dejar en los demás un impresión positiva o negativa.
  • Sea capaz de tomar decisiones, esta es un cualidad indispensable para el éxito de un empresario y casi siempre debe tomarlas sin disponer de toda la información necesaria. Cuando sea necesario adoptar una decisión usted tiene que adoptarla y además, velar porque sea ejecutada. Viva el presente No malgaste su tiempo pensando en fracasos del pasado. Esté más bien a la expectativa de las experiencias agradables y provechosas que le reserva el futuro.

8. Hábitos empresariales

Sin duda, en las empresas y en cualquier actividad laboral es necesario practicar ciertos hábitos que permitan lograr resultados más atractivos, tanto para la propia organización, como para los empleados, clientes y proveedores.

Seguramente, en su negocio se practican ciertos hábitos que afectan positiva o negativamente sus resultados. El desafío es reconocer malos hábitos y los que practican los empleados, incentivar a las personas para que transformen sus acciones negativas y, finalmente, disfrutar en conjunto todos los beneficios y satisfacciones que el cambio pueda proporcionar.

A continuación usted encontrará una lista de hábitos empresariales que le ayudarán a alcanzar resultados más positivos en su actividad:

1. Maneje una agenda diaria

La forma más útil de sacar partido a su tiempo es organizándolo. El tiempo es un recurso escaso que una persona no puede derrochar. Pase lo que pase, tiene que usarlo y de una manera eficiente. Manejar una agenda es algo que no requiere de habilidades especiales, pero supone ser disciplinado y ordenado.

El manejo de una agenda significa llevarla siempre consigo; no desprender hojas; mantener un separador para la búsqueda del día; usar un lápiz grafito para facilitar los ajustes y no acumular papeles en su interior.

Acostúmbrese a anotar todos sus compromisos, señalando con precisión el día u la hora en que los va a realizar, así como el nombre, dirección y teléfono de la persona con quien se va a entrevistar.

Evite hacer anotaciones en papeles sueltos que después se extravían y hacen perder tiempo tratando de encontrarlos. Existen adhesivos de colores creados para destacar las reuniones según su importancia, la elección de la agenda depende de las necesidades del usuario.

2. Planifique sus actividades

Antes de llevar a cabo una actividad, ésta tiene que ser planificada para garantizar el mejor de los resultados. Planificar significa definir las tareas que se van a realizar; establecer sus plazos y fijar fechas de ejecución.

Una de las herramientas que más se utilizan cuando planificamos es la elaboración de gráficos, especialmente de barras horizontales. Estos diagramas se confeccionan escribiendo en forma vertical, todas las actividades que han sido proyectadas. Posteriormente, frente a cada actividad, se coloca una barra horizontal que se extiende desde el día de inicio hasta el día de término de la respectiva acción. Estas barras horizontales deben tener un largo proporcional a la duración de cada una de las actividades propuestas.

Una de las ventajas de los gráficos de barras es que permiten tener una visión del conjunto de las actividades que se realizarán, mostrando en detalle las tareas que se ejecutarán primero; las que se realizarán simultáneamente y aquellas que deben esperar el término de otras para poder iniciarlas. Además, los gráficos permiten llevar un control más amplio sobre el cumplimiento de los plazos establecidos.

La planificación es lo contrario a la improvisación y los resultados que se obtienen en ambos casos son muy diferentes. Cuando un trabajo es planificado, el resultado es consecuencia de una serie de pasos bien definidos; ejecutados en un orden lógico y perfectamente coordinados. En cambio, el resultado de la improvisación sólo está condicionado por la suerte.

En las empresas industriales, una de las áreas que requiere mayor planificación es producción. El cumplimiento de los plazos de ejecución de una orden de trabajo demanda un amplio conocimiento del proceso de producción. Además, es necesario que exista una coordinación eficiente de los diferentes recursos que se emplearán; como materias primas; mano de obra; insumos; maquinarias y equipos.

En otro ámbito de la empresa, la planificación financiera y de las actividades comerciales, también son esenciales para lograr los objetivos. Ambas deben estar a cargo de profesionales o especialistas en cada área. Además, periódicamente es muy conveniente revisar y comparar los resultados que se están logrando versus lo programado. El éxito de una empresa no se improvisa. Muy por el contrario, es el resultado de una correcta planificación y ejecución de todas las actividades fijadas para alcanzar los objetivos propuestos.

3. Maneje sus conversaciones

Podemos malgastar muchas horas del día si no sabemos manejar las conversaciones. Puede suceder porque éstas no se centran en el tema principal o debido a que son entrevistas que se dilatan más de la cuenta. Es importante reconocer las afirmaciones, las preguntas y las quejas que se plantean durante toda conversación, con el objeto de tener un manejo más organizado y eficiente de las palabras.

Si usted quiere tomar el control de una conversación, puede utilizar preguntas abiertas y cerradas. Formular una pregunta abierta permite obtener una respuesta larga o una explicación. Por ejemplo, ¿qué le parece tal o cual cosa?, ¿qué opina de este producto?; ¿qué necesita?; ¿por qué está enojado?; ¿cómo le fue en su viaje?; ¿por qué se demoró en llegar?.

Las preguntas abiertas son útiles para descubrir las necesidades de los clientes; indagar sobre algún problema; conocer detalles acerca de un reclamo y obtener más información. El uso excesivo de este tipo de preguntas podría dilatar una conversación indefinidamente.

En tanto, una pregunta cerrada conduce a recibir una respuesta corta o una confirmación. Por ejemplo: ¿desea pagar en efectivo o con cheque? ¿prefiere el color amarillo o el azul?; ¿prefiere la reunión en la mañana o en la tarde?; ¿lo llevará usted o prefiere que se lo enviemos?; ¿a que hora llegó?; ¿lo puede hacer usted?. En todo caso, el uso de estas preguntas debe hacerse en forma controlada, para que el dialogo no resulte unilateral y para que la otra persona no se sienta interrogada.

En una conversación cara a cara, también se utiliza el lenguaje no verbal o corporal. Esta forma de comunicar se usa en una gran proporción e incluye los gestos y los movimientos del cuerpo que lo ayudan a expresar las ideas, además de sentimientos de agrado y desagrado. De hecho, se sabe que en la mayoría de las personas el leguaje no verbal funciona a nivel inconsciente.

Por esta razón, es necesario observar con mucho detalle a las personas cuando conversan, para descubrir qué están diciendo; lo que quieren decir o sencillamente lo que dejan de comentar y que se descubre por su lenguaje corporal. Una mueca; el movimiento de las anos; la posición de los brazos; tocarse la nariz o la barbilla; la manera de sentarse; mover la cabeza; fruncir el ceño y apretar la boca, entre otros gestos, son expresiones no verbales que las personas utilizan para complementar su expresión oral.

Cuando una persona conversa por teléfono debe mantener una doble concentración, porque el lenguaje corporal desaparece y entonces, el poder de la palabra adquiere mayor relevancia. En estos casos, el silencio viene a reemplazar en cierto grado el lenguaje no verbal.

Para que sus conversaciones resulten más efectivas, concéntrese en las afirmaciones, preguntas y quejas que formule su interlocutor, observando detalladamente sus gestos y movimientos corporales. Con la ayuda de las preguntas abiertas y cerradas que usted formule, podrá tomar fácilmente el control de la conversación y dirigirla a las áreas de su interés.

4. Salude a todo su personal

Saludar es un hábito que no todas las personas practican en las empresas. El mal humor, problemas, dificultades financieras y otros tantos motivos, suelen ser las excusas más comunes para evitar los saludos. Algunas personas asumen que sólo “los demás” tienen el deber de saludar, ya sea por el rango que tienen en la empresa o por su posición económica.

Sin embargo, creo que quienes piensan de esa manera están equivocados, porque el saludo es una norma de cortesía que todos los seres humanos debemos practicar diariamente con las personas que nos rodean.

Desear un simple “Buenos días” o Buenas tardes” es beneficioso para cualquier relación laboral. Un apretón de manos puede ser una buena señal para demostrar mayor interés por la otra persona. El saludo es un signo de preocupación, de buenos deseos; buena disposición y de apertura. Un buen saludo, amable y cortés, puede ser suficiente para abrir muchas puertas en los negocios.

El saludo tiene que ir acompañado de una buena expresión de su rostro, idealmente con una leve sonrisa y de una voz agradable y amistosa. Una manera de quedar bien con todo el mundo y establecer mejores relaciones laborales y comerciales se consigue fácilmente si usted toma la iniciativa en el saludo.

5. Mantenga una sonrisa

Su expresión puede mejorar considerablemente si usted logra mantener una sonrisa permanente. Hay personas que parecen estar enojadas y ahuyentan a todo el mundo. La sonrisa es un signo de amistad que facilita el acercamiento entre personas.

Sonreír, sin tener motivos para hacerlo, quizá puede resultar algo sin sentido y difícil de realizar. Pero si usted practica frente a un espejo, se dará cuenta que cuando sonría usted mismo se sentirá mejor e, incluso, se verá mas saludable.

Cuando converse, trate de mantener una sonrisa porque, aunque usted no lo crea, sus palabras sonarán más amistosas y su conversación resultará más cálida. ¿Ha visto los afiches de candidatos en campaña electoral?. Casualmente en las fotos ellos aparecen con una sonrisa que cautivaría a la más bella del mundo. ¿Y los ha visto cuando hablan a través de los canales de televisión?. Ellos utilizan su sonrisa para demostrar más simpatía, verse más atractivos y para que sus palabras suenen mejor.

Si usted desea tener una mejor llegada con sus clientes y con las personas de su entorno, haga como los políticos. Utilice su mejor sonrisa cuando esté frente a ellos. Practique este hábito y muy pronto verá sus beneficios.

Por último, si se siente malhumorado, aproblemado o enfermo, con una leve sonrisa evitará que le pregunten a cada rato por qué de su situación. Así eludirá dar explicaciones a todo el mundo y ganará tiempo para preocuparse de su asunto.

6. Busque Información

Hoy en día, la información es una herramienta clave para incrementar las posibilidades de éxito en cualquier empresa o negocio. Por lo tanto, toda persona tiene que aprender a buscarla. La información no siempre está a la mano, muchas veces ni siquiera se sabe que existe. Por ende, para descubrirla, lo mejor es preguntar, preguntar y preguntar.

En todo orden de materias existe información que puede ser de gran ayuda para un empresario. Por ejemplo, para obtener subsidios estatales, franquicias tributarias, becas de estudio, apoyo de comercio exterior, subvenciones o bases de datos.

Para encontrar la información que usted necesita recurra a las Instituciones del Estado; organizaciones para el desarrollo; fundaciones nacionales e internacionales: municipalidades; organizaciones de empresarios; bancos; cámaras de comercio; asociaciones de industriales; embajadas y ministerios. Además puede acceder a ellos a través de sus páginas web en internet.

Se dice que estamos viviendo la “Era de la Información” y los empresarios que no lo comprendan así, estarán dando ventajas insospechadas a sus competidores que, sin duda, ya están utilizando esos datos en su propio beneficio.

Busque y pregunte lo más que pueda en bibliotecas, archivos y centros de documentación. Además, escuche atentamente lo que otras personas comentan en reuniones sociales; de negocios; conferencias y foros. Ponga atención a los programas radiales y de televisión que puedan proporcionarle noticias de interés.

7. Asista a seminarios

El éxito de una persona es directamente proporcional al grado de conocimientos que ella posea. Por eso, es importante reconocer que uno no es el dueño de la verdad absoluta y tampoco es un sabio que domina todo el conocimiento. Lo que primero hay que tener en cuenta para abrir el paso al conocimiento, es reconocer que la propia ignorancia es el principal obstáculo que nos pone límites a nuestro crecimiento intelectual.

Quizá usted ha escuchado a algunas personas decir que lo saben todo y que nadie les puede enseñar algo. Ellos tienen razón, porque la ignorancia invade sus mentes e impide dar cabida al aprendizaje. Los años pasarán y estas personas estarán siempre en el mismo lugar.

Para desarrollar el hábito de aprender, es conveniente que de vez en cuando revise sus conocimientos sobre un área específica de su negocio y evalúe en qué nivel se encuentran. Es esencial considerar que si una persona es fuerte es un área en particular, es conveniente que complemente sus conocimientos con un estudio o repaso general sobre otros ámbitos, con el objeto de incrementar su rendimiento global

Cuando tenga la posibilidad de participar en seminarios o cursos de capacitación ¡hágalo!. No busque excusas para no asistir. “No tengo tiempo”; “más adelante”; “cuando mejore la situación”; “el horario me complica” y otras frases similares, son las explicaciones que algunas personas usan para no capacitarse.

Adquirir el hábito de estudiar supone abrir la mente para saber más; escuchar con atención a expertos reconocidos; encontrar la utilidad práctica del conocimiento en su actividad y sacar partido a lo que hemos aprendido. Cuando una persona observa los beneficios de la capacitación que hay recibido, lo más probable es que desde ese momento, continúe con una búsqueda constante del perfeccionamiento individual.

Recurso didáctico de apoyo