Administración, Negocios y Legislación

Introducción a la teoría de proyectos

Contenidos temáticos

  1. Concepto del proyecto
  2. Importancia del trabajo de proyectos
  3. Principales criterios para la elaboración de proyectos
  4. Tipos de proyectos
  5. La gerencia de proyectos como un proceso creativo
  6. Identificación del problema
  7. Preparación
  8. Incubación
  9. Iluminación y verificación

Desarrollo del tema

Concepto del proyecto

La expresión de cualquier idea de intervención sobre la realidad, tanto a nivel privado como público, a través de proyectos, es hoy día casi un código universal de comunicación. Ante esta situación, el conocimiento y la habilidad para identificar, formular y gestionar proyectos, cobra cada vez más importancia.

La presentación de proyectos permite dar una idea completa y a su vez sintética de lo que queremos lograr y de cómo consideramos que se puede llevar a cabo. Un proyecto bien elaborado puede ser la clave para lograr la cooperación y la participación tanto de las comunidades como la de las distintas instituciones promotoras de desarrollo.

El trabajo por proyectos es la mejor forma de desatar en las comunidades procesos de acción-aprendizaje conducentes al desarrollo de capacidades autogestionarias. Este tipo de trabajo permite enseñar y aprender, sobre la puesta en marcha de acciones concretas, a comprender e interpretar problemas, necesidades y oportunidades, así como la forma de actuar ante los mismos.

Lograda de esta forma, una clara comprensión de los hechos se constituye en la base para plantear soluciones, acordes a las particularidades de las mismas comunidades proponentes, a su vez actoras de su propia realidad. Al ser los mismos que sienten y perciben en su cotidianidad, la existencia de situaciones en espera de cambio, quienes además piensan y concretan alternativas de acción, el grado de apropiación obtenido tanto del problema como de sus soluciones, permite que sean las propias comunidades participantes quienes se responsabilizan y comprometan con los resultados esperados. Son los mismos actores del problema quienes personalmente asumen las acciones para el cambio.

Importancia del trabajo de proyectos

Cuando se elabora un proyecto es necesario trabajar con arreglo a determinadas pautas que la práctica de la planificación ha ido estableciendo. Las principales pautas o criterios para la elaboración de proyectos suelen ser consideradas de la siguiente manera:

  1. Objetividad: Hace referencia a la necesidad de estudiar los hechos sin aferrarse a opiniones o juicios preconcebidos, con disposición a abandonar cualquier posición que la realidad muestre como falsa, inadecuada o insatisfecha. Hay que aclarar que ser objetivo hace referencia a la capacidad de estudiar la realidad sin aferrarse a prejuicios o ideas a priori, y no a la capacidad de prescindir del sujeto cognoscente en lo que él es. Todo observador incide en alguna medida sobre el modo de analizar e interpretar la realidad.
  2. Claridad: Todo proyecto debe definir claramente lo que se quiere lograr, reflejando, de igual forma, las motivaciones y las aspiraciones de los grupos involucrados. Sin embargo, los objetivos pueden quedarse en simples enunciados, en propósitos plausibles, pero no operativos. Es preciso determinar dónde, cuándo y cómo se pretende hacer lo que se propone.
  3. Principio de realidad: No tiene sentido establecer objetivos óptimos, pero cuyo cumplimiento sea completamente improbable. Vale la pena reflexionar sobre ésta apreciación que preferimos presentar en forma de retruécano: para ser realistas en la acción, no hay que confundir lo posible, lo probable y lo deseable.
  4. Flexibilidad: En la aplicación de un plan, programa o proyecto, las situaciones coyunturales (permanentemente cambiantes) exigen un constante reajuste o corrección de lo propuesto, de ahí que sea mejor no formular con una secuencialidad totalmente rígida. La flexibilidad consiste en planear un margen operativo para situaciones cambiantes o emergentes, en las que es necesario efectuar acciones rápidas o producir algunos cambios de dirección.

Principales criterios para la elaboración de proyectos

Dadas las características de los productos que elaboran o los servicios que se prestan, o de los beneficios que aportan, los proyectos se pueden clasificar de la siguiente manera:

  • Proyectos sociales: Un proyecto tiene carácter social cuando su implementación y operación no depende necesariamente de la capacidad de pago de los consumidores o usuarios potenciales, ni de los rendimientos financieros sobre los dineros invertidos.. Pero dejando de lado lo tradicional, y siendo un tanto alternativos, proponemos que un proyecto social debe tener como objetivo principal, mejorar la capacidad de acción y reacción de los individuos y comunidades participantes, en función de su relación continua en todos los ámbitos del medio en que cotidianamente se desenvuelven.
  • Proyectos productivos: Estos proyectos tienen como fin instalar y operar una capacidad transformadora de insumos con el fin de producir bienes con destino a atender necesidades de consumo. Sus posibilidades de implementación y operación dependen de la existencia de la demanda real en el mercado con la suficiente capacidad de comprar para permitir una rentabilidad mínima al capital comprometido por los inversionistas del mismo.
  • Proyectos de infraestructura: Tiene como propósito fundamental crear condiciones facilitadoras, inductoras o impulsoras para el desarrollo económico. El producto del proyecto sirve de instrumento para que las comunidades y los agentes económicos desencadenen actividades productivas que mejoren sus ingresos y condiciones de vida, y propicien efectos económicos hacia otros grupos sociales. Con esto último queremos decir, que todo proyecto de infraestructura, pese a que generalmente se concretiza por medio de obras de metal y cemento, tiene como fin responder a las necesidades y aspiraciones de la gente. Los productos de este tipo de proyectos deben ser entendidos como un complemento que suma beneficios para el logro de un propósito más amplio, el cual debe estar centrado sobre el desarrollo humano.
  • Proyectos educativos: Cualquier tipo de proyecto puede y debe tener un carácter educativo. La experiencia vivencial, producto de la inmersión en la búsqueda de un propósito común, capacita e instruye a quienes participan en el análisis e interpretación de las diferentes variables que intervienen en la solución de los diferentes problemas abordados. Los proyectos sea cual sea su objetivo, deben considerar siempre el aporte de un saldo pedagógico en quienes participan en su ejecución.

Desde una visión clásica del desarrollo, los proyectos se clasifican respondiendo al tipo de bien o servicio ofrecido, es decir, su definición es de corte utilitarista.

Tipos de proyectos

La generación de un proyecto guarda amplia relación con virtudes creativas. Como en toda gestación, los autores sostienen que hay una fertilización inicial producida por la unión de oportunidades técnicas y detección de necesidades.

Quienes manejan el tema generalmente están de acuerdo en que hay cinco etapas en el proceso creativo de gestación de un proyecto: identificación del problema, preparación, incubación, iluminación y verificación.

En la etapa de identificación, el actor siente que existe un problema o una oportunidad sobre la cual vale la pena concentrarse. La preparación se hace a partir de la observación y de la recolección de información. El actor aprende acerca del problema que tiene a mano, construye un cuerpo de hechos e ideas. La información lo capacita para combinar ideas y generar nuevas ideas. En este momento el actor es sujeto de un impulso sostenido hacia la búsqueda de la solución.

Durante la etapa de incubación las ideas empiezan a formularse todavía en un estado no muy consciente. Se aceptan nuevas combinaciones de ideas. La iluminación es el momento del “lo conseguí”. El producto de esta etapa es una solución tentativa que puede ser el primer paso hacia una mejor solución.

Durante la verificación, que es la última etapa, el formulador creativo intenta demostrar que la solución propuesta es meritoria. Es vital en este punto la habilidad de comunicar, pues se corre el riesgo de que por falta de transmisión de la idea esta no vea la luz.

La gerencia de proyectos como un proceso creativo

Cuando hablamos de identificación del problema no siempre nos referimos a la identificación de una situación desfavorable o negativa. La identificación del problema hace referencia antes que todo a la identificación de un objeto de estudio o interés.

En términos generales, un problema puede surgir de diferentes maneras:

  • Puede surgir de una solicitud, es decir, de un deseo de cambio de la gente.
  • Puede surgir de la identificación de una carencia o incoherencia en la información disponible, es decir, de la identificación de vacíos en la interpretación de la realidad aceptada.
  • Puede surgir de la identificación de una situación potencial, es decir, de una oportunidad.
  • Puede surgir de la experiencia sensible del observador o actor inmerso en una realidad determinada, siendo esta la principal fuente de identificación de problemas.

La identificación de la idea del proyecto es la etapa más crucial y compleja, requiriendo altas dosis de conocimiento del medio, iniciativa e imaginación. En términos más concretos las fuentes de identificación de nuevos proyectos pueden ser las siguientes:

  • Estudio y revisión del plan y programas sectoriales y regionales de desarrollo.
  • Análisis de las políticas sectoriales de entidades que promueven, financian o son ejecutoras de proyectos.
  • Estudios socioeconómicos, diagnósticos y/o evaluaciones que se hayan realizado, tanto en el sector público como en el privado.
  • Revisión de proyectos aplazados o abandonados por diversas razones.
  • Observación y análisis de experiencias de otras regiones o países.
  • Objetivos sociales, económicos, políticos y culturales que se prevean como estratégicos.
  • Propuestas directas emanadas de organizaciones sectoriales, gremiales y de comunidades.
  • Existencia de necesidades e intereses insatisfechos o parcialmente satisfechos.
  • Identificación de recursos disponibles con el fin de buscar su mejor aprovechamiento.
  • Análisis de procesos productivos que generan altos desperdicios y por tanto pérdidas que repercuten en la estructura de los costos y precios de los productos.
  • Existencia de políticas gubernamentales que favorezcan el desarrollo de determinadas actividades económicas.
  • Conocimiento de avances tecnológicos y desarrollo de nuevas tecnologías para aprovechar sobrantes y emplear mejor los insumos y recursos disponibles.

La identificación del proyecto debe permitir a todos los actores sociales, no solo a nivel individual sino también colectivo, entender y analizar sus condiciones de existencia y la sociedad en la cual se ubican. Para esto, es necesario desarrollar la capacidad de analizar críticamente las raíces de los problemas y los conocimientos históricos que explican su situación. Sobre esta lectura, la capacitación tiene la misión de generar capacidades en la gente.

Identificación del problema

Una pista, una hipótesis de acción o una simple intuición es lo que inicialmente motiva el inicio de un proceso que se orienta hacia una acción concreta. Pero es necesario adquirir un buen conocimiento del medio antes de pasar a una fase más operacional. La información recopilada debe ser útil para determinar aspectos favorables, desfavorables y potenciales de una zona, antes de sugerir acciones: el diagnóstico debe ser realizado siguiendo un objetivo preciso.

El conocimiento de la situación imperante y el reconocimiento de factores que puedan dinamizar o retardar el desarrollo de las acciones propuestas, permite establecer un diagnóstico a partir del cual emprender la verificación de la conveniencia de poner en marcha la idea o las ideas iniciales.

En estos términos, la preparación implica que las primeras acciones se encaminen a la recopilación de toda aquella información que permita conocer el contexto y de ésta manera entender mejor los planteamientos hechos en el estudio. Esta información se agrupa y organiza construyendo un marco de referencia, que generalmente consiste en la descripción del entorno, base contextual para la fase de verificación.

Para la recolección de la información necesaria se acude tanto a fuentes primarias como secundarias.

Lo más formal es que se acuda, en primer lugar, a las fuentes secundarias con el propósito de indagar el tipo, la cantidad y la calidad de la información que ya se encuentra registrada y que ha sido obtenida por otras personas. En el caso de que esta información sea escasa, insuficiente o inexistente, se hace necesario utilizar fuentes primarias.

Para llegar a fuentes secundarias se pueden consultar las publicaciones que se encuentran en bibliotecas, archivos, hemerotecas, bancos de datos, registros, así mismo en institutos de investigación, instituciones de fomento, empresas, gremios, asociaciones, federaciones, corporaciones, fundaciones, instituciones oficiales o privadas, que puedan tener algún tipo de documento que contenga información que sea de interés para el proyecto.

La información diagnóstica local suele estar referenciada en instituciones, corporaciones u otro tipo de identidades muchas veces externas que en algún momento han tenido interés sobre el municipio. Resulta muy prudente recurrir a la información existente antes de duplicar esfuerzos recreando lo ya existente. Instituciones como las corporaciones autónomas regionales, los institutos geográficos, ONG, universidades, entre otras, son fuentes que suelen tener más información que el mismo municipio sobre sí mismo, por lo que vale la pena consultarlos antes.

Cuando es indispensable acudir a fuentes primarias o directas es necesario tener suficiente claridad acerca de la información que se requiere, para luego determinar cuales son las personas que la poseen o pueden suministrarla.

Preparación

En esta fase ya hay una idea inicial acerca de las acciones a emprender para dar solución al problema identificado. Lo que sigue es hacer una reflexión crítica de las hipótesis planteadas, buscando precisar aun más la idea primaria, interpretando y correlacionando la información obtenida.

Se trata de repensar las ideas planteadas sobre las posibilidades de acción, haciendo una categorización que permita luego centrar la atención sobre algunas elegidas.

En este proceso de reelaboración de las ideas, es inminente que se establezca un dialogo de saber es y percepciones entre los distintos actores que participaron en su construcción inicial. Centrándose sobre unas bases con cierto grado de elaboración, es muy probable que surjan nuevas ideas que se articulen o que modifiquen la propuesta inicial. Lo que se quiere es precisamente poner en juicio las hipótesis primarias, motivando su reelaboración desde distintas perspectivas, por lo que la heterogeneidad del grupo gestor puede enriquecer el proceso.

Es necesario tener certeza acerca de que se está usando un lenguaje común y de que todos comprenden e interpretan la información de forma similar. De esta forma, el avance sobre el proceso de formulación va a ser más fluido, sintonizando a todos los actores sobre una misma línea a seguir.

Incubación

A partir del momento de la identificación, una vez que las hipótesis de acción son repensadas y escogidas, estas deben pasar por el tamiz de la viabilidad.

Reflexionar sobre la viabilidad es interrogarse sobre las posibilidades de realizar la acción sin problemas, y sobre la posibilidad de que se mantenga cuando la ayuda y apoyos exteriores se terminen. El estudio de viabilidad se basa en un buen conocimiento del medio y de los actores. Usualmente se sugiere tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • Viabilidad técnica: ¿Desde el punto de vista técnico, son realizables las acciones propuestas? ¿Pueden ser exitosas? La viabilidad técnica contempla también la capacidad de los beneficiarios para apropiarse de la técnica.
    Al indagar sobre las características del medio tecnológico lo que se hace es establecer el modo en que se aplican de manera sistémica los conocimientos, ya sean científicos o empíricos, teóricos o prácticos, en la generación o adaptación de procesos o procedimientos relacionados con las diversas actividades económicas y productivas de la población de interés.
  • Viabilidad Administrativa: ¿Tienen los responsables capacidad de organizar y administrar las actividades planeadas?
  • Viabilidad Institucional: Las facilidades o restricciones que impongan o puedan imponer los organismos estatales de orden nacional, regional o local a las actividades propuestas, también son de gran importancia para el establecimiento de nuevos proyectos. Es preferible que el medio sea favorable a una acción, o por lo menos neutro, y no que la entorpezca.
  • Viabilidad ambiental: Debemos preguntarnos si el medio ambiente soportará la acción prevista. El conocimiento de las condiciones ecológicas locales y regionales permitirá analizar la situación existente y relacionar el proyecto, desde sus etapas iniciales, con el medio natural para de esta forma plantear alternativas que tiendan a eliminar los efectos nocivos sobre el entorno o a plantear alternativas para su preservación o uso racional.
  • Viabilidad social y cultural: Al estudiar este medio se determinan las características sociales y culturales de la región en la cual se piensa implementar y operar el proyecto. Es conveniente establecer la presencia de variables como los valores, costumbres, tradiciones, actitudes, nivel educativo, estructuras étnicas, composición demográfica, aspiraciones, capacidad de gestión, liderazgo, ocupación, entre otras.
  • Viabilidad política: En la zona de trabajo, ¿Quién o quienes ejercen el poder territorial, político, económico o social? ¿Cuáles son los intereses de quienes dominan? ¿Cómo pueden interferir las relaciones de poder predominantes sobre la puesta en marcha del proyecto? Al interior de las comunidades involucradas, ¿Se pude identificar conflictos por el poder? ¿Es reconocido el liderazgo y la representatibilidad de los líderes? ¿Se pueden percibir situaciones de acumulación de liderazgo? ¿Hay un ambiente que propicie la participación? ¿Hay posibilidad de ajustarse a las condiciones existentes?
  • Viabilidad económica y financiera: ¿Hay suficientes recursos para la puesta en marcha del proyecto? ¿Es necesario recurrir a financiación externa? ¿Existe un mercado para los productos que se impulsan y a qué precio se podrán vender? ¿Se es competitivo frente a la competencia? ¿Se tiene la suficiente capacidad para asumir un crédito? Si es el caso, ¿Tienen las actividades propuestas capacidad para generar ellas mismas ingresos suficientes para cubrir sus gastos y otros compromisos adquiridos? ¿Las acciones propuestas están articuladas a la economía local y regional?

A pesar de que la verificación se puede hacer de forma desagregada, según el conocimiento de los diferentes aspectos que constituyen el entorno, debe tenerse en cuenta que este es un sistema total, en el que interactúan y ejercen influencia recíproca los distintos factores que lo integran, por lo que se hace necesario analizar la situación con una visión global. Como resultado de esta fase se debe establecer tanto la viabilidad como la factibilidad del proyecto.

El proyecto es viable cuando existen las condiciones y los recursos para su ejecución. La viabilidad está relacionada con la posibilidad de implementación y operación del proyecto.

El proyecto es factible cuando resulta recomendable desde los puntos de vista técnico, político, económico, social, cultural y ambiental. En otras palabras, mediante la factibilidad se demuestra la conveniencia del proyecto.

Por último, para que un proyecto sea viable y factible, debe considerar los siguientes aspectos:

  1. Debe partir de un problema bien definido, acompañado de iniciativas concertadas para su solución. Las iniciativas deben venir de abajo hacia arriba.
  2. Las propuestas planteadas deben estar en sintonía con las aspiraciones, motivaciones, capacidades y particularidades de la comunidad. Es importante conocer con quien y con qué se cuenta, valorando la experiencia acumulada, la idiosincrasia, las estructuras organizativas existentes, las formas convencionales de abordar los problemas, los criterios que orientan la decisión de cooperar, y las motivaciones individuales y colectivas de ambas partes del equipo. En otras palabras, las propuestas planteadas deben estar transversalmente atravesada por el acervo cultural de los actores directos de la acción.
  3. Es conveniente que su ejecución se sustente en una base organizacional comunitaria con experiencia y decisión, es decir, los proyectos deben partir de las organizaciones democráticas existentes, o por lo menos, de las formas autóctonas de emprender acciones colectivas.
  4. La puesta en marcha del proyecto debe estar liderada por un equipo integrado por los actores sociales que experimentan en su cotidianidad el problema, y por promotores de desarrollo con alta sensibilidad humana y social, comprometidas ambas partes con la solución conjunta del problema. El componente humano es esencia.

Iluminación y verificación

En esta fase todas las partes interesadas y participantes en el proyecto, como resultado del proceso de reelaboración de las ideas iniciales, llegan a un consenso sobre las acciones que hay que seguir con el fin de intervenir sobre la oportunidad o situación problemática identificada. Una vez se tenga en claro cual es la idea a desarrollar, los esfuerzos y aportes del grupo tendrán una dirección a seguir, facilitando toda actividad posterior.

Sistematización de la Idea Inicial

Sistematizar una idea de proyecto presupone, en términos generales, dar respuesta adecuada a las siguientes preguntas:

¿Qué se quiere hacer?
¿Qué se puede hacer?
¿Qué se debe hacer?
¿Qué se quiere lograr?

¿Para qué hacerlo?
¿Por qué hacerlo?
¿Cómo hacerlo?
¿Donde hacerlo?

¿Cuándo hacerlo?
¿Cómo se va a costear?
¿Quién o quienes lo van a hacer?
¿Quién lo va a dirigir?

Como podemos observar, la sistematización de la idea da respuestas a preguntas lógicas que a diario utilizamos para tomar decisiones de acción e intervención de muy diversa índole y tamaño. Las preguntas se ajustan casi a un esquema guiado por el sentido común.

Recurso didáctico de apoyo