Contenidos temáticos
- Introducción
- Personalidad e imagen a partir de la autoestima
- Tipos de personalidad
- La imagen personal y profesional
- Características de la secretaria moderna
- Manejo de conflictos en la oficina
Desarrollo del tema
1. Introducción
A través de nuestra persona debemos decir claramente que sabemos lo que hacemos y que se puede confiar en nosotras.
Un aspecto desalineado o descuidado dice lo contrario, y lo visual es muy poderoso. Una primera impresión es en un 60% visual, se capta una totalidad compuesta por el atuendo, los colores, el lenguaje no verbal, el porte. De manera que esta impresión debe ser la mejor.
Cada mujer puede sacar el mejor partido de sus potencialidades físicas, emocionales e intelectuales para construir, con su propia elaboración, una imagen personal adecuada a su necesidad y deseo. Tarea que le brindará las máximas satisfacciones tanto en su vida profesional como personal.
2. Personalidad e imagen a partir de la autoestima
Los conceptos de autoestima e imagen de si mismo son fundamentales para comprender los procesos psicológicos que suceden en un sujeto.
Nos desenvolvemos en una sociedad que cada vez valora más lo que se tiene a nivel material y cada vez menos lo que se tiene a nivel humano. Cada época se rige bajo determinadas leyes o conceptos colectivos que circulan socialmente y en esta época lo que nos rige son las leyes del mercado.
Puede definirse la autoestima como el sentimiento de aceptación y aprecio hacia uno mismo, que va unido al sentimiento de competencia y valía personal. El concepto que tenemos de nosotros mismos no es algo heredado, sino aprendido de nuestro alrededor, mediante la valoración que hacemos de nuestro comportamiento y de la asimilación e interiorización de la opinión de los demás respecto a nosotros. La importancia de la autoestima radica en que nos impulsa a actuar, a seguir adelante y nos motiva para perseguir nuestros objetivos.
Las personas con alta autoestima se caracterizan por lo siguiente:
- Superan sus problemas o dificultades personales
- Afianzan su personalidad
- Favorecen su creatividad
- Son más independientes
- Tienen más facilidad a la hora de tener relaciones interpersonales
3. Tipos de personalidad
Es muy importante lograr identificar los diferentes tipos de personalidades que existen ya que de ello depende el entendimiento y buen trato que podamos desarrollar cotidianamente con las personas que nos rodean, los diferentes tipos de personalidad son:
- El Reformador: El tipo racional, idealista, de sólidos principios, determinado, controlado y perfeccionista
- El Ayudador: El tipo interpersonal, preocupado por los demás: generoso, demostrativo, complaciente y posesivo
- El Triunfador: El tipo pragmático, orientado al éxito, adaptable, sobresaliente, ambicioso
- El Individualista: El tipo sensible, reservado, expresivo, dramático, ensimismado y temperamental
- El Investigador: El tipo cerebral, penetrante, perceptivo, innovador, reservado y aislado
- El Leal: El tipo comprometido, orientado a la seguridad, encantador, responsable, nervioso y desconfiado
- El Entusiasta: El tipo activo, divertido, espontáneo, versátil, ambicioso y disperso
- El Desafiador: El tipo poderoso, dominante, seguro de sí mismo, decidido, voluntarioso y retador
- El Pacificador: El tipo indolente, modesto, receptivo, tranquilizador, agradable y satisfecho
4. La imagen personal y profesional
En nuestra sociedad, y para el logro del crecimiento profesional dentro de las organizaciones, el cuidado de la imagen personal posee suma importancia, pues implica el conocimiento y perfeccionamiento del aspecto exterior, a través del porte, la vestimenta, el habla y las mejores formas para interactuar con nuestro interlocutor.
El término etiqueta se relaciona con la vestimenta, modales (lenguaje gestual, comunicación oral) y aspectos de comportamiento que conforman la vida social y profesional. En estos días es usual que las secretarias requieran de los servicios profesionales de especialistas en Protocolo e Imagen, a fin de mejorar el estilo en el vestir, la forma de comunicación gestual y algunas pautas de liderazgo.
En relación al aspecto físico, nacemos con una determinada altura, rasgos faciales, o color de cabello, los cuales se pueden cambiar o mejorar, haciendo todo lo posible por mantener una figura estilizada. Se pueden conocer y aplicar las técnicas adecuadas de maquillaje para cada tipo de rostro, utilizar los colores y diseños apropiados en la vestimenta profesional, pues la indumentaria tiene el poder de mejorar decididamente la percepción positiva de la imagen.
El conocimiento de los aspectos fundamentales de las técnicas de la oratoria, enseña a tomar conciencia de que el manejo apropiado de las cualidades de la voz, puede ser considerado uno de los instrumentos más poderosos que permiten el logro de una comunicación oral fluida y creíble. La voz se puede educar para transformarla en más suave, pausada y agradable, logrando que los modos de expresar una idea causen una impresión positiva.
Con respecto a la selección de la vestimenta, una profesional debería elegir con esmero y especial dedicación la etiqueta más apropiada para diversas ocasiones o reuniones en las cuales sea invitada o desempeñe un rol especialmente relevante.
La vestimenta más adecuada para el trabajo
- Un vestido negro, de líneas sencillas, puede ser considerado “un básico” para asistir a reuniones. Los accesorios le darán un aspecto más “formal o más casual”.
- Los colores oscuros y monocromáticos tienden a adelgazar y estilizar la figura.
- Las faldas levemente entalladas hasta la rodilla sientan mejor que las plisadas o rectas.
- Los trajes que más favorecen: pantalones rectos y chaquetas sastre largas con hombreras discretas, levemente entalladas en la cintura en colores negro, azul, beige, gris o pasteles.
- Evitar las telas con adornos muy elaborados y colores muy estridentes durante el día.
- Los zapatos, la cartera y el cinturón, combinarán en color, tamaño y diseño con el resto de la indumentaria.
- El calzado resulta un accesorio de fundamental importancia en la percepción del conjunto de la indumentaria. El taco más favorecedor para la postura, es el de cinco centímetros, aportando altura y equilibrio.
- Para una reunión de trabajo, evitar los estampados llamativos, los tejidos gruesos y las telas satinadas o con brillos.
- Las piernas se estilizan cuando se usan las medias y los zapatos en la misma tonalidad.
- Los accesorios (pañuelos, guantes, carteras, anteojos, joyas), deberán ser elegidos con un criterio discreto y sutil, a fin de realzar y complementar aportando distinción, sin proyectar un aspecto recargado.
El aspecto exterior debe proporcionar sensación de agrado y de bienestar. En general, vestir de forma discreta pero favorecedora, siguiendo las líneas clásicas con un toque de moda puede resultar la elección más conveniente para proyectar una imagen femenina y profesional. La calidad de las prendas se relaciona de manera directa con la duración y aspecto, ya que un traje de corte impecable aporta elegancia y seguridad.
5. Características de la secretaria moderna
Al igual que las organizaciones exigen de sus directivos capacidad de liderazgo, habilidad para comunicar y visión a largo plazo, las secretarias van asumiendo nuevas responsabilidades y abandonando otras. Sobre todo desde mediados de los años noventa, cuando las tecnologías de la información y comunicación sacudieron hasta sus cimientos una serie de conceptos de la gestión empresarial.
Una secretaria es una colaboradora inmediata de un centro de gestión, con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y del sector en que trabaja, además está capacitada para la delegación de ciertas áreas o trabajos que desarrollan o pueden desarrollar sus jefes.
Es decir, en general se ocupa de:
- Organizar, y en ciertos casos, asistir a reuniones
- Establecer buenos contactos telefónicos
- Redactar y presentar correctamente informes, comunicados, etc.
- Planificar su tiempo y el de su jefe
- Preparar y tratar la información adecuadamente
- Concertar, acoger y atender a las visitas
- Preparar presentaciones de productos o servicios
- Organizar los viajes de negocios, etcétera.
- Resumiendo, debe saber: Trabajar en equipo gestionando todo aquello que su jefe delega en ella y establecer relaciones personales efectivas con el entorno interno y externo de la empresa.
“En otras palabras, es el brazo derecho del directivo, pudiéndole sustituir en ciertos casos, incluso cuando este viaja. Lleva a cabo las funciones que le han sido delegadas, aplicando su propia iniciativa y criterio, de modo que los asuntos importantes reciban la atención necesaria, para reducir al mínimo el vacío ocasionado por la ausencia del jefe.
6. Manejo de conflictos en la oficina
Tanto en la vida personal como en el empleo, las personas difieren en su sensibilidad a los comentarios, críticas o acciones de otros, ya sean compañeros o jefes, así como en su capacidad para afrontar la tensión creada por una situación conflictiva o a la presión ante el trabajo de última hora.
Episodio aislado de confrontación o falta de claridad en la comunicación dentro de la oficina pueden no afectar las relaciones interpersonales, pero el riesgo más real es que comiencen a generarse resentimientos, en especial si no se expresan.
Tratar de solucionar conflictos, abordándolos directamente con la persona con quien estamos en desacuerdo, puede significar a nuestros temores, querer evitar:
1) exponernos al ridículo o rechazo;
2) reconocer nuestra contribución al problema; y
3) estar dispuesto a cambiar.
Naturalmente, hay momentos en los que es mejor ceder que resistir firmemente. Pero hay veces que asumimos prematuramente que una discordancia no tiene ninguna solución mutuamente aceptable. El estar dispuestos a conversar sobre desacuerdos puede producir oportunidades para fortalecer relaciones y mejorar la productividad.
Puede haber casos en los que una contienda intensa entre personas de la oficina pueda requerir la participación del administrador o de una tercera persona. Un acercamiento también puede significar permitirles a los trabajadores a que se reúnan con su superior para que los ayude a que resuelvan su propio conflicto.
La Mediación
En ocasiones se puede interactuar como mediador en problemáticas concretas y se necesita tener presente que la solución debe ser aceptada, si no sugerida, por las personas involucradas en el conflicto.
Los mediadores pueden influir al:
- Entender el punto de vista de cada uno
- Aumentar el interés de los participantes en resolver el desafío a través de la mediación
- Aplicar reglas que gobiernen y mejoren la comunicación
- Preparar a los participantes en el uso de un estilo de interacción eficaz
- Nivelar el poder (entre jefe y subordinado)
- Ayudar a los participantes a planear el trato en el futuro
- Quienes han estado envueltos en un conflicto, generalmente sienten una gran necesidad de ser comprendidos. Tanto, que es difícil para muchas personas poder enfocarse en los problemas de otros, hasta primero no sentirse comprendidos.
La mayoría de las veces y de las personas, pasamos la mayor parte de las horas del día en el empleo y aún después, al llegar a casa, continuamos pensando en todos los daños reales e imaginarios que les “ha causado” una tercera persona. Y una actitud típica es que cada uno tenga deseos de abandonar su empleo.
Los costos de no enfrentar los conflictos entre compañeros de la oficina, o de no detener el desorden, provoca, entre otras cosas, que las personas involucradas empiezan a desconfiar de la otra. Muchas veces dejan de saludarse o de dar alguna indicación que la otra persona existe. Evitan mirarse y hasta reemplazan el nombre de la otra persona con un apodo u otra forma de referirse a esa persona (“esa mujer, esa señora…”).
Pueden disiparse los conflictos cuando buscamos una forma creativa de lograr la suma de las necesidades (las de ellos y las nuestras). Al ignorar las necesidades de la otra persona nosotros probablemente también fallaremos en nuestros intentos de negociar una solución viable.
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