Administración, Negocios y Legislación

Las 5s, una metodología de calidad

Contenidos temáticos

  1. Introducción
  2. Objetivos
  3. Guía para la detección de necesidades de mejora
  4. Uso de las 5s
  5. Ayuda de ejecución

Desarrollo del tema

1. Introducción

Las operaciones de organización, orden y limpieza fueron desarrolladas por empresas japonesas, entre ellas Toyota, con el nombre de 5s. Se han aplicado en diversos países con notable éxito. Las 5s son las iníciales de cinco palabras japonesas que nombran a cada una de las cinco fases que componen la metodología:

  • SEIRI – ORGANIZACIÓN: consiste en identificar y separar los materiales necesarios de los innecesarios y en desprenderse de éstos últimos.
  • SEITON – ORDEN: consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.
  • SEISO – LIMPIEZA: consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado de salud.
  • SEIKETSU- CONTROL VISUAL: consiste en distinguir fácilmente una situación normal de otra anormal, mediante normas sencillas y visibles para todos.
  • SHITSUKE- DISCIPLINA Y HÁBITO: Consiste en trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas.

2. Objetivos

La aplicación de las 5S satisface múltiples objetivos. Cada ‘S’ tiene un objetivo particular:

  • Eliminar del espacio de trabajo lo que sea inútil
  • Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz
  • Mejorar el nivel de limpieza de los lugares
  • Prevenir la aparición de la suciedad y el desorden
  • Fomentar los esfuerzos en este sentido

Por otra parte, el total del sistema permite:

  • Mejorar las condiciones de trabajo y la moral del personal (es más agradable trabajar en un sitio limpio y ordenado)
  • Reducir los gastos de tiempo y energía
  • Reducir los riesgos de accidentes o sanitarios
  • Mejorar la calidad de la producción

3. Guía para la detección de necesidades de mejora

Aunque piense que actualmente su organización, empresa o puesto de trabajo se encuentra en óptimas condiciones con respecto a Organización, Orden y Limpieza, es necesario adoptar un espíritu autocrítico y que reflexione sobre las siguientes preguntas.

  1. Organización. ¿Está aprovechado el espacio en su organización o empresa al máximo, de manera eficiente y racional?
    ¿Todo el mundo tiene el material – documentación y herramientas – necesario para desarrollar su labor?
  2. Orden. ¿Encuentra cualquier herramienta o documento en menos de 30 segundos y sin necesidad de desplazarse de su puesto de trabajo o de preguntar a otros?
  3. Limpieza. ¿Ha habido en su empresa averías en la maquinaria por falta de limpieza? ¿Se ve obligado a dedicar alguna jornada a limpiar en vez de trabajar normalmente?
  4. Control visual. El Control Visual consiste en distinguir fácilmente una situación normal de otra que no lo es, mediante una norma visible para todos a través de dispositivos y soportes visuales (manómetros, contadores, marcas que denotan la ausencia de una herramienta o el agotamiento de un material).

Para que el Control Visual sea eficaz requiere que se establezca también cómo actuar en caso de desviación. El Control Visual ayuda a mantener las tres fases anteriores. Es un control “por excepción”, que permite identificar con rapidez las situaciones o el funcionamiento no normal.

  1. Disciplina y hábito. ¿Puede alguien ajeno a un departamento o sección de su organización o empresa ver que algo no está ubicado o no funciona correctamente?

Si esta persona detecta una situación incorrecta.

¿Tiene las indicaciones necesarias y suficientes para actuar en consecuencia sin depender de otras personas?

¿Está su lugar de trabajo mejor organizado, más limpio y ordenado que hace un año?

4. Uso de las 5s

a) Seiri CLASIFICACIÓN

¡Separar lo que es necesario de lo que no lo es y tirar lo que es inútil!

¿Como?:

• Haciendo inventarios de las cosas útiles en el área de trabajo.
• Entregar un listado de las herramientas o equipos que no sirven en el área de trabajo.
• Desechando las cosas inútiles

Ejecución de la clasificación:

El propósito de clasificar significa retirar de los puestos de trabajo todos los elementos que no son necesarios para las operaciones de mantenimiento o de oficinas cotidianas. Los elementos necesarios se deben mantener cerca de la acción, mientras que los innecesarios se deben retirar del sitio, donar, transferir o eliminar.

Identificar elementos innecesarios:

El primer paso en la clasificación consiste en preocuparse de los elementos innecesarios del área, y colocarlos en el lugar seleccionado para implantar la 5 s.

Se obtendrán los siguientes beneficios:

  • Más espacio.
  • Mejor control de inventario.
  • Eliminación del despilfarro.
  • Menos accidentalidad.

b) Seiton ORGANIZAR

¡Colocar lo necesario en un lugar fácilmente accesible!

¿Como?:

  • Colocar las cosas útiles por orden según criterios de: Seguridad / Calidad / Eficacia.
  • Seguridad: Que no se puedan caer, que no se puedan mover, que no estorben.
  • Calidad: Que no se oxiden, que no se golpeen, que no se Puedan mezclar, que no se deterioren.
  • Eficacia: Minimizar el tiempo perdido.

Elaborando procedimientos que permitan mantener el orden.

Ejecución de la organización

Pretende ubicar los elementos necesarios en sitios donde se puedan encontrar fácilmente para su uso y nuevamente retornarlos al correspondiente sitio. Con esta aplicación se desea mejorar la identificación y marcación de los controles de los equipos, instrumentos, expedientes, de los sistemas y elementos críticos para mantenimiento y su conservación en buen estado.

Permite la ubicación de materiales, herramientas y documentos de forma rápida, mejora la imagen del área ante el cliente “da la impresión de que las cosas se hacen bien”, mejora el control de stocks de repuestos y materiales, mejora la coordinación para la ejecución de trabajos.

En la oficina facilita los archivos y la búsqueda de documentos, mejora el control visual de las carpetas y la eliminación de la perdida de tiempo de acceso a la información.

Orden y estandarización:

El orden es la esencia de la estandarización, un sitio de trabajo debe estar completamente ordenado antes de aplicar cualquier tipo de estandarización. La estandarización significa crear un modo consistente de realización de tareas y procedimientos, a continuación se entregaran ayudas para la organización.

Se obtendrán los siguientes beneficios:

  • Nos ayudara a encontrar fácilmente documentos u objetos de trabajo, economizando tiempos y movimientos.
  • Facilita regresar a su lugar los objetos o documentos que hemos utilizados.
  • Ayuda a identificar cuando falta algo.
  • Da una mejor apariencia.

Una vez realizada la organización siguiendo estos pasos, sé esta en condiciones de empezar a crear procesos, estándares o normas para Mantener la clasificación, orden y limpieza.

c) Seiso LIMPIEZA

¡Limpiar las partes sucias!

¿Como?:

  • Recogiendo, y retirando lo que estorba.
  • Limpiando con un trapo o brocha.
  • Barriendo.
  • Desengrasando con un producto adaptado y homologado.
  • Pasando la aspiradora.
  • Cepillando y lijando en los lugares que sea preciso.
  • Rastrillando.
  • Eliminando los focos de suciedad.
  • Ejecución de la limpieza

Pretende incentivar la actitud de limpieza del sitio de trabajo y lograr mantener la clasificación y el orden de los elementos. El proceso de implementación se debe apoyar en un fuerte programa de entrenamiento y suministro de los elementos necesarios para su realización, como también del tiempo requerido para su ejecución.

Se obtendrán los siguientes beneficios:

  • Aumentara la vida útil del equipo e instalaciones.
  • Menos probabilidad de contraer enfermedades.
  • Menos accidentes.
  • Mejor aspecto.
  • Ayuda a evitar mayores daños a la ecología.

d) Seiketsu ESTANDARIZAR

¡Mantener constantemente el estado de orden, limpieza e higiene de nuestro sitio de trabajo!

¿Como?:

  • Limpiando con la regularidad establecida.
  • Manteniendo todo en su sitio y en orden.
  • Establecer procedimientos y planes para mantener orden y limpieza.
  • Ejecución de la estandarización

En esta etapa se tiende a conservar lo que se ha logrado, aplicando estándares a la practica de las tres primeras “S”. Esta cuarta S está fuertemente relacionada con la creación de los hábitos para conservar el lugar de trabajo en perfectas condiciones.

Estandarización:

Se trata de estabilizar el funcionamiento de todas las reglas definidas en las etapas precedentes, con un mejoramiento y una evolución de la limpieza, ratificando todo lo que se ha realizado y aprobado anteriormente, con lo cual se hace un balance de esta etapa y se obtiene una reflexión acerca de los elementos encontrados para poder darle una solución.

Se obtendrán los siguientes beneficios:

  • Se guarda el conocimiento producido durante años.
  • Se mejora el bienestar del personal al crear un hábito de conservar impecable el sitio de trabajo en forma permanente.
  • Los operarios aprenden a conocer con profundidad el equipo y elementos de trabajo.
  • Se evitan errores de limpieza que puedan conducir a accidentes o riesgos laborales innecesarios.

e) Shitsuke DISCIPLINA

¡Acostumbrarse a aplicar las 5 s en nuestro sitio de trabajo y a respetar las normas del sitio de trabajo con rigor!

¿Como?:

  • Respetando a los demás.
  • Respetando y haciendo respetar las normas del sitio de trabajo.
  • Llevando puesto los equipos de protección.
  • Teniendo el hábito de limpieza.
  • Convirtiendo estos detalles en hábitos reflejos.
  • Incentivo a la disciplina

La práctica de la disciplina pretende lograr él hábito de respetar y utilizar correctamente los procedimientos, estándares y controles previamente desarrollados. En lo que se refiere a la implantación de las 5 S, la disciplina es importante por que sin ella, la implantación de las cuatro primeras Ss se deteriora rápidamente.

Disciplina:

La disciplina no es visible y no puede medirse a diferencia de las otras Ss que se explicaron anteriormente. Existe en la mente y en la voluntad de las personas y solo la conducta demuestra la presencia, sin embargo, se pueden crear condiciones que estimulen la práctica de la disciplina.

Pasos propuestos para crear disciplina

  • Uso de ayudas visuales
  • Recorridos a las áreas, por parte de los directivos.
  • Publicación de fotos del “antes” y “después”,
  • Boletines informativos, carteles, usos de insignias,
  • Concursos de lema y logotipo.
  • Establecer rutinas diarias de aplicación como “5 minutos de 5s”, actividades mensuales y semestrales.
  • Realizar evaluaciones periódicas, utilizando
  • Criterios pre-establecidos, con grupos de verificación independientes.
  • Se obtendrán los siguientes beneficios:

Se evitan reprimendas y sanciones

  • Mejora nuestra eficacia.
  • El personal es más apreciado por los jefes y compañeros.
  • Mejora nuestra imagen.

5. Ayuda de ejecución

5´s

Limpieza inicial

Optimización

Formalización

Perpetuidad

1

2

3

4


Clasificar

Separa lo que es útil de lo inútil

Clasificar las cosas útiles

Revisar y establecer las normas de orden

ESTABILIZAR


Orden

Tirar lo que es inútil

Definir la manera de dar un orden a los objetos

Colocar a la vista las normas así definidas

MANTENER


Limpieza

Limpiar las instalaciones

Localizar los lugares difíciles de limpiar y buscar una solución

Buscar las causas de suciedad y poner remedio a las mismas

MEJORAR


Estandarizar

Eliminar lo que no es higiénico

Determinar las zonas sucias

Implantar las gamas de limpieza

EVALUAR (AUDITORIA 5´S)


Disciplina

ACOSTUMBARSE A APLICAR LAS 5´S EN EL EQUIPO DE TRABAJO Y RESPETAR LOS PROCEDIMIENTOS EN EL LUGAR DE TRABAJO

Recurso didáctico de apoyo