Administración, Negocios y Legislación

Gestión del ciclo de un proyecto

Contenidos temáticos

  1. Introducción
  2. Identificación del problema
  3. Preparación (Diagnóstico)
  4. Incubación (Formulación)
  5. Iluminación
  6. Verificación (Evaluación Ex – Ante)
  7. Ciclo del proyecto
  8. Conclusiones

Desarrollo del tema

1. Introducción

Gestión del ciclo de proyectos (GCP) es el nombre dado al proceso de planificación y gestión de un proyecto, programa u organización. Se utiliza ampliamente en el área de negocios y su uso, sigue creciendo en las organizaciones de desarrollo.

Los proyectos de desarrollo a veces fracasan porque están mal planificados y porque no toman en cuenta algunos factores importantes, particularmente las necesidades y los puntos de vista de las personas interesadas.

GCP se basa alrededor del ciclo de un proyecto, el cual asegura que todos los aspectos del mismo sean considerados. Uno de los valores centrales del método GCP es que estos aspectos son reconsiderados a través del ciclo del proyecto para asegurar que cualquier cambio que haya ocurrido sea incluido en su diseño. Como resultado, los proyectos tienen mayor probabilidad de ser exitosos y sostenibles.

GCP incluye un conjunto de herramientas que se articulan en la matriz del marco lógico (comúnmente llamado marco lógico). El marco lógico es una tabla que da un resumen de los planes del proyecto. En la actualidad, algunos donantes esperan recibir un marco lógico junto a la propuesta del proyecto. Los marcos lógicos pueden parecer bastante complejos para muchas personas.

2. Identificación del problema

Cuando hablamos de identificación del problema no siempre nos referimos a la identificación de una situación desfavorable o negativa. La identificación del problema hace referencia antes que todo a la identificación de un objeto de estudio o interés.

En términos generales, un problema puede surgir de diferentes maneras:

  • Puede surgir de una solicitud, es decir, de un deseo de cambio de la gente.
  • Puede surgir de la identificación de una carencia o incoherencia en la información disponible, es decir, de la identificación de vacíos en la interpretación de la realidad aceptada.
  • Puede surgir de la identificación de una situación potencial, es decir, de una oportunidad.
  • Puede surgir de la experiencia sensible del observador o actor inmerso en una realidad determinada, siendo esta la principal fuente de identificación de problemas.

La identificación de la idea del proyecto es la etapa más crucial y compleja, requiriendo altas dosis de conocimiento del medio, iniciativa e imaginación. En términos más concretos las fuentes de identificación de nuevos proyectos pueden ser las siguientes:

  • Estudio y revisión del plan y programas sectoriales y regionales de desarrollo.
  • Análisis de las políticas sectoriales de entidades que promueven, financian o son ejecutoras de proyectos.
  • Estudios socieconómicos, diagnósticos y/o evaluaciones que se hayan realizado, tanto en el sector público como en el privado.
  • Revisión de proyectos aplazados o abandonados por diversas razones.
  • Observación y análisis de experiencias de otras regiones o países.
  • Objetivos sociales, económicos, políticos y culturales que se prevean como estratégicos.
  • Propuestas directas emanadas de organizaciones sectoriales, gremiales y de comunidades.
  • Existencia de necesidades e intereses insatisfechos o parcialmente satisfechos.
  • Identificación de recursos disponibles con el fin de buscar su mejor aprovechamiento.
  • Análisis de procesos productivos que generan altos desperdicios y por tanto pérdidas que repercuten en la estructura de los costos y precios de los productos.
  • Existencia de políticas gubernamentales que favorezcan el desarrollo de determinadas actividades económicas.
  • Conocimiento de avances tecnológicos y desarrollo de nuevas tecnologías para aprovechar sobrantes y emplear mejor los insumos y recursos disponible.

3. Preparación (Diagnóstico)

Una pista, una hipótesis de acción o una simple intuición es lo que inicialmente motiva el inicio de un proceso que se orienta hacia una acción concreta. Pero es necesario adquirir un buen conocimiento del medio antes de pasar a una fase más operacional. Antes de pasar a una acción directa es necesario haber confrontado metódicamente la hipótesis inicial con las realidades concretas del medio. El estudio del medio no es un trabajo enciclopédico.

La información recopilada debe ser útil para determinar aspectos favorables, desfavorables y potenciales de una zona, antes de sugerir acciones: el diagnóstico debe ser realizado siguiendo un objetivo preciso. Siguiendo lo anterior, debe evitar la recopilación de una infinidad de datos que no podrán ser tratados correctamente, y que pueden, además, resultar de poca utilidad.

En estos términos, la preparación implica que las primeras acciones se encaminen a la recopilación de toda aquella información que permita conocer el contexto y de ésta manera entender mejor los planteamientos hechos en el estudio. Esta información se agrupa y organiza construyendo un marco de referencia, que generalmente consiste en la descripción del entorno, base contextual para la fase de verificación.

4. Incubación (Formulación)

En esta fase ya hay una idea inicial acerca de las acciones a emprender para dar solución al problema identificado.

Lo que sigue es hacer una reflexión crítica de las hipótesis planteadas, buscando precisar aun más la idea primaria, interpretando y correlacionando la información obtenida. Se trata de repensar las ideas planteadas sobre las posibilidades de acción, haciendo una categorización que permita luego centrar la atención sobre algunas elegidas.

En este proceso de reelaboración de las ideas, es inminente que se establezca un dialogo de saberes y percepciones entre los distintos actores que participaron en su construcción inicial. Centrándose sobre unas bases con cierto grado de elaboración, es muy probable que surjan nuevas ideas que se articulen o que modifiquen la propuesta inicial.

Lo que se quiere es precisamente poner en juicio las hipótesis primarias, motivando su reelaboración desde distintas perspectivas, por lo que la heterogeneidad del grupo gestor puede enriquecer el proceso.

5. Iluminación

En esta fase todas las partes interesadas y participantes en el proyecto se reúnen.

Como resultado del proceso de reelaboración de las ideas iniciales, llegan a un consenso sobre las acciones que hay que seguir con el fin de intervenir sobre la oportunidad o situación problemática identificada.

Una vez se tenga en claro cual es la idea a desarrollar, los esfuerzos y aportes del grupo tendrán una dirección a seguir, facilitando toda actividad posterior.

6. Verificación (Evaluación Ex – Ante)

A partir del momento de la identificación, una vez que las hipótesis de acción son estudiadas y seleccionadas, estas deben ser evaluadas en el marco de su viabilidad.

Reflexionar sobre la viabilidad es interrogarse sobre las posibilidades de realizar la acción sin mayores complicaciones, y sobre la posibilidad de que se mantenga cuando la ayuda y apoyos exteriores dejen de llegar.

El estudio de viabilidad se basa en un buen conocimiento del medio y de los actores. Es altamente recomendable tener en cuenta los siguientes elementos:

  • Viabilidad técnica
  • Viabilidad administrativa
  • Viabilidad institucional
  • Viabilidad ambiental
  • Viabilidad social y cultural
  • Viabilidad política
  • Viabilidad económica y financiera

Como resultado de esta fase se debe determinar con precisión la viabilidad como la factibilidad del proyecto.

7. Ciclo del proyecto

El proceso de planificar y gestionar un proyecto puede representarse como un ciclo. Cada fase del proyecto se relaciona con la siguiente.

  • Identificación: Para identificar hacia dónde debe dirigirse el proyecto necesitamos conocer quiénes deben beneficiarse y cuáles son sus necesidades. El ‘análisis de necesidades’ brindará una visión general de los problemas de la comunidad. El ‘análisis de capacidades’ ayudará a identificar cuál es el problema que el proyecto debe abordar.
  • Diseño: Una vez que se ha decidido avanzar con el proyecto podemos empezar a pensar en los detalles. Esto implica llevar adelante una investigación más profunda de las personas afectadas por un problema y de las maneras en que éste las afecta. También necesitamos considerar los riesgos del proyecto y el modo en que mediremos su funcionamiento.
  • Implementación: Durante la implementación del proyecto es importante monitorear y supervisar el progreso del proyecto y cualquier cambio externo que lo pueda afectar. La planificación del proyecto debe ser ajustada donde sea necesario.
  • Evaluación: La evaluación debe llevarse a cabo al o después de finalizar el proyecto. Para valorar su impacto a largo plazo y su sostenibilidad, se puede realizar algunos meses o años después de haber concluido el proyecto.
  • Aprendiendo lecciones: El ciclo del proyecto es una manera útil de destacar las etapas de un proyecto pero tiene un inconveniente: se presenta como si una herramienta le siguiera a la otra. En realidad, muchas de las herramientas de la planificación pueden ser utilizadas en cualquier etapa del proyecto. Para asegurarse que cualquier cambio que pudiera afectar el éxito del proyecto sea tomado en cuenta, las herramientas se deberán repetir durante toda la vida del proyecto.

8. Conclusiones

El proyecto es viable cuando existen las condiciones y los recursos para su ejecución. La viabilidad está relacionada con la posibilidad de implementación y operación del proyecto.

El proyecto es factible cuando resulta recomendable desde los puntos de vista técnico, político, económico, social, cultural y ambiental. En otras palabras, mediante la factibilidad se demuestra la conveniencia del proyecto.

Por último, para que un proyecto sea viable y factible, debe considerar los siguientes aspectos:

  • Debe partir de un problema bien definido, acompañado de iniciativas concertadas para su solución. Las iniciativas deben venir de abajo hacia arriba.
  • Las propuestas planteadas deben estar en sintonía con las aspiraciones, motivaciones, capacidades y particularidades de la comunidad. Es importante conocer con quien y con qué se cuenta, valorando la experiencia acumulada, la idiosincrasia, las estructuras organizativas existentes, las formas convencionales de abordar los problemas, los criterios que orientan la decisión de cooperar, y las motivaciones individuales y colectivas de ambas partes del equipo. En otras palabras, las propuestas planteadas deben estar transversalmente atravesada por el acervo cultural de los actores directos de la acción.
  • Es conveniente que su ejecución se sustente en una base organizacional comunitaria con experiencia y decisión, es decir, los proyectos deben partir de las organizaciones democráticas existentes, o por lo menos, de las formas autóctonas de emprender acciones colectivas.
  • La puesta en marcha del proyecto debe estar liderada por un equipo integrado por los actores sociales que experimentan en su cotidianidad el problema, y por promotores de desarrollo con alta sensibilidad humana y social, comprometidas ambas partes con la solución conjunta del problema. El componente humano es esencia

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