Contenidos temáticos
- Introducción
- Principios de la gerencia a distancia
- Permanecer conectado y coordinado
- Guía de la tecnología a distancia
Desarrollo del tema
1. Introducción
Los negocios globales y las nuevas tecnologías han creado un nuevo espacio de trabajo virtual para muchas empresas, en los cuales personas y equipos colaboran en forma rutinaria desde ubicaciones remotas desde la casa, de viaje, en la oficina del cliente. A continuación provee información práctica y herramientas que le permiten al gerente disminuir las brechas generadas por la distancia geográfica. Entre otras, se enseña a:
- motivar e inspirar a los empleados
- ayudarles a desempeñarse al máximo
- formar equipos cohesivos
- liderar a personas que no son subordinadas
La principal tarea de un gerente a distancia es ofrecerle a su equipo un liderazgo visionario y consistente, no darles órdenes.
2. Principios de la gerencia a distancia
Un gerente a distancia tiene la responsabilidad de manejar proyectos con personas que no trabajan en el mismo lugar ni en el mismo horario. Este tipo de trabajo tiene innumerables ventajas, pero presenta igualmente retos importantes. Entre ellos, realizar ciertas tareas que sólo pueden hacerse efectivamente cara a cara.
La tecnología especialmente aquellas como correo electrónico y teleconferencia pueden ayudar a comunicarse y coordinar. El gerente debe adquirir nuevas habilidades y herramientas que hagan factible el proceso. Los gerentes a distancia no son supervisores. Es por ello que deben enfocarse en la forma cómo las personas interactúan con su ambiente, y asegurarse que tengan las habilidades adecuadas para convertir la información que obtienen de éste en resultados útiles para la empresa.
Un gerente a distancia exitoso debe dominar siete destrezas fundamentales para triunfar. El gerente debe ser:
- Líder: desate la energía y el entusiasmo inspirando y motivando a los demás con dicha visión.
- Catalizador de resultados: centre al personal en la obtención de buenos resultados, aliente un buen desempeño sin caer en el autoritarismo, gerencie por principios, no por políticas de la organización, y utilice límites, no directivas.
- Facilitador: reúna las herramientas, datos y recursos necesarios y facilite los esfuerzos de grupo.
- Eliminador de barreras: rete el status quo, abra puertas y derribe las barreras artificiales que bloquean el desempeño de su equipo.
- Analista de negocio: entienda la visión general, traduzca los cambios del ambiente del negocio en oportunidades y actúe como un abogado de sus clientes.
- Entrenador: enseñe a los demás, ayúdeles a desarrollar y asegure la responsabilidad que éstos tienen por su cargo.
- Modelo a seguir: sea el modelo a seguir, demostrando las conductas que usted quiere que su equipo practique, esto contribuye a su persona moral y autoridad.
Por otro lado, existen cinco características que pueden sabotear su desempeño como gerente a distancia:
- Jamás se comporte como autócrata
- Jamás permita un mal comienzo
- Evite roles y responsabilidades confusas
- Jamás haga que su equipo trabaje con escasez
- No se conforme con las jerarquías tradicionales
Un buen gerente a distancia debe:
- Mantenerse conectado y estar accesible en todo momento.
- No imponer demasiadas políticas y reglas.
- Proveer la información necesaria, sin sobrecargar.
- Demostrar su preocupación por el desarrollo de cada uno de los miembros.
- Dar retroalimentación personalmente.
- Tratar a los miembros de su equipo con igualdad y evitar cualquier favoritismo.
- Ser siempre honesto.
- Respetar y no ser paternalista o condescendiente.
- Ayudar a los miembros del equipo a superar el aislamiento, construyendo un sentido de comunidad. Por ejemplo, los equipos que trabajen en el mismo sitio se pueden comunicar mediante carteleras; un equipo virtual debe hallar otros métodos de comunicación.
No todos los equipos virtuales son iguales. Pueden variar según diversos parámetros, tales como:
- Si trabajan en el mismo horario
- Si trabajan en el mismo sitio
- Si comparte la misma cultura organizacional
Dependiendo de la situación, se deben usar las habilidades y herramientas adecuadas. Un equipo que trabaje en el mismo horario se puede conectar con facilidad por teléfono y tele conferencia, y se pueden reunir con cierta regularidad. Es importante crear una especie de espacio virtual compartido para el equipo. La mejor forma es utilizar una página web que permita compartir y distribuir el conocimiento, que sea de fácil uso y que promueva la contribución de todos.
3. Permanecer conectado y coordinado
Para lograr el máximo desempeño como gerente a distancia, usted necesita desarrollar habilidades de coaching a larga distancia, incluyendo el establecimiento de metas y medidas claras, fomentar una buena comunicación y hacer que los empleados se involucren en el negocio.
Es necesario que el gerente entrene de modo pro activo a través de cada una de las fases del proyecto, establezca metas específicas, medibles, realistas y desafiantes junto con sistemas que le otorguen poder al equipo. Esto requiere del establecimiento de responsabilidades claras, con métricas que indiquen el progreso y el éxito.
Establezca reuniones personales con cada uno de los miembros del equipo para entrenamiento y esté listo para interceder siempre que sea necesario. Para construir el equipo, usted debe comenzar con un cuadro que defina una misión. Su equipo debería desarrollar y acordar cuáles van a ser los lineamientos operativos que regirán sus interacciones.
Igualmente usted debe enseñar y mostrar formas para dar y recibir retroalimentación, al igual para lidiar con el conflicto. El conflicto si es bien manejado puede generar fuerza y creatividad. Escuchar con empatía, prestar especial atención a la emoción que se despliega cuando alguno de los miembros da su opinión, esta es otra de las destrezas que debe tener el gerente a distancia. Ayude al equipo a desarrollar un proceso de toma de decisiones, y a integrar nuevos miembros al mismo.
Mantenga sus interacciones con los equipos predecibles y consistentes, ya que éstas preparan el terreno para las futuras interacciones. Mantenga la discreción y cuide su lenguaje; de ser posible, cree “caber cafés” en donde los empleados virtuales puedan hablar informalmente. Aliéntelos a encontrar múltiples oportunidades para el encuentro. Aparte un cierto tiempo para la socialización en el grupo.
Otro detalle que el gerente a distancia debe mantener son los cumpleaños, los nacimientos de bebés y las bodas; pregúntele a los miembros de su equipo cómo van a hacer sus celebraciones y respete sus preferencias personales.
Los empleados en oficinas satelitales requieren de competencias tecnológicas y de buen juicio. Las buenas habilidades interpersonales son aún más críticas para ellos, porque si hay problemas para trabajar con los demás, puede ser mucho peor y tener malas consecuencias a distancia. Aquellos que trabaja desde su hogar deberían definir sus horas laborales, y tener un espacio definido con la privacidad necesaria para poder rendir bien mientras se trabaja. Asegúrese que estos trabajadores cuentan con las tecnologías necesarias para realizar su trabajo.
Como gerente a distancia, usted tendrá que manejar a la gente que le reporte en el sentido tradicional; por ello, aprenda acerca de persuasión e influencia, en lugar de a dar órdenes. Respete la experticia de su equipo y halle formas para hacer que éstos se involucren.
4. Guía de la tecnología a distancia
Los empleados a distancia necesitan cumplir con las siguientes tareas básicas:
- Crear equipos virtuales eficientes.
- Conseguir la información necesaria para realizar el trabajo.
- Compartir lo que han aprendido con los demás.
- Facilitar la tecnología para trabajar.
- Reducir el tiempo del ciclo de producción.
- La clave para cumplir con las metas del equipo no se encuentra en las tecnologías que los empleados a distancia utilizan, sino en cómo las usan.
Primero que nada es necesario escoger el software que se necesita, y luego el hardware para manejarlo. EL gerente a distancia debe asegurarse que todos cuenten con una computadora personal con versiones de software estándar y con acceso a correo electrónico.
Provea a su equipo con las herramientas que los ayude a seguir conectados aunque estén fuera de la oficina, utilizando celulares, teléfonos satelitales, beepers, etc. Sin embargo cuando les suministre estos equipos debe establecer acuerdos sobre el uso y costo de los mismos.
Como gerente de distancia, usted necesita utilizar el teléfono cuidadosamente y con suma cortesía: minimice las interrupciones, cuide el tono y volumen de la voz y si le llaman de imprevisto piense si es el momento adecuado para dar respuestas. Jamás trate temas de desempeño por teléfono.
Si utiliza video conferencia, consulte un experto para obtener la tecnología apropiada. Conozca bien los límites del sistema. Una video conferencia no debería durar más de 2 horas, y recuerde siempre que la cámara está presente no haga nada que no haría en TV. Ante todo respete la privacidad de su equipo.
El correo electrónico es una de las tecnologías más populares para los equipos virtuales. Limite los mensajes a una página. Lo más importante que un gerente a distancia le puede ofrecer a su equipo es un liderazgo constante, estable y eficiente. La tecnología es sumamente útil, pero no hay sustituto para un líder comprometido y visionario.
Estudia en línea 