Contenidos temáticos

1. Introducción
2. Compleción
3. Objetivos
4. Estructura
5. Acción

Desarrollo del tema

1. Introducción

Sólo hay verdadera productividad cuando logramos excelentes resultados con un mínimo esfuerzo e inversión de recursos. Sin embargo, el camino hacia el éxito siempre está minado de obstáculos e imprevistos.

En la presente lección se presenta algunos principios básicos para aprender a sortear cualquier problema que se nos presente tanto en nuestra vida personal como laboral. Los principios están divididos en cuatro áreas: complexión, objetivos, estructura y acción.

2. Compleción

1. Limpie sus proyectos actuales antes de empezar otros. Para crear energía y claridad en los nuevos proyectos, primero es preciso:
   • Completar todos los proyectos a medio hacer.
   • Procesar todo lo que esté pendiente.
   • Responder toda la correspondencia o los correos electrónicos.
   • Limpiar el escritorio.
   • Leer todo el material que esté pendiente.

Completar las cosas que nos permitirá pensar mejor en nuestros nuevos proyectos.

2. Adquiera el hábito de escribir todo: Muchas personas piensan de manera confusa. Para evitar esto, escriba todo lo que le pase por la cabeza, independientemente de su importancia o irrelevancia. Después pase a evaluarlo lógicamente.
3. Tome en cuenta sus actuales compromisos al momento de tomar decisiones: Hasta que no sabemos exactamente cuáles son nuestros compromisos, no podremos asumir nuevos proyectos. Tomar en cuenta los compromisos actuales nos permite ser más selectivos con los nuevos proyectos.
4. Para lograr sus objetivos, conozca bien la realidad. Responda seis preguntas fundamentales:
   • ¿Cuáles son sus tareas diarias?
   • ¿Cuáles son sus proyectos actuales?
   • ¿Cuáles son sus responsabilidades?
   • ¿Qué cambios espera para el próximo año?
   • ¿Qué cambios espera en los próximos años?
   • ¿Cuál es el sentido de su vida?

5. Prevea resultados positivos y sea constructivo. Para lograr más:
   • Escriba todo: si tratamos de recordarlo todo nos confundiremos.
   • Tome decisiones inmediatamente: no deje que aparezcan los problemas.
   • Organice su agenda: termine los proyectos, no los deje por la mitad.
   • Manténgase actualizado: eso liberará su intuición y le permitirá profundizar en lo que esté haciendo.

6. Evite compromisos conflictivos: Tener muchos proyectos a la vez es frustrante y crea ansiedad. Por tanto, dedíquese a atar los cabos sueltos antes de empezar un proyecto de envergadura.
7. Enumere todos sus actuales proyectos. No lo haga mentalmente: sólo conseguirá confundirse. Por el contrario:
   • Haga una lista de todos sus proyectos inconclusos (30-100).
   • Escriba el siguiente paso de cada uno de los proyectos.
   • Actualice la lista regularmente.

8. Ate los cabos abiertos y genere más energía: Mientras más proyectos completen, más energía sentirá. Así pues, no se preocupe por establecer prioridades. Finalice algunos proyectos cada día.
9. Si está en su mente, no será concluido. Cada vez que se le presente algo a la mente, tómelo como una indicación de que es preciso:
   • Hacer algo para que el proyecto avance.
   • Decida cuál será el próximo paso.
   • Disponga de algo que le recuerde las tareas por hacer.

10. Déle un espacio al pensamiento creativo. En vez de decir: “Si no tuviera tantas responsabilidades sería más creativo”, asuma el control de la situación. La clave es:
    • Escriba todo.
    • Piense en todo, no sólo en lo que le interesa.
    • Determine qué debe hacer con cada uno de sus proyectos.
    • Revise todas las opciones ordenadamente.

11. Trate de que su vida no se contraiga, sino que se expanda: Haga lo que sea necesario para que valga la pena, tanto personal como profesionalmente, iniciar nuevos negocios.
12. Revise periódicamente hacia dónde está yendo. Piense menos en lo que debería estar haciendo, y más en lo que debe lograr. Para tal fin:
    • Liste semanalmente todos sus proyectos y determine el próximo paso a dar en cada uno.
    • Determine cada dos meses, más o menos, si cada proyecto está recibiendo suficiente atención.
    • Planifique anualmente dónde quiere estar a finales del próximo año.
    • Converse cada cierto tiempo con otras personas acerca de su estilo de vida.
    • Tenga presente con frecuencia el gran objetivo de su vida.

13. No sea esclavo de su trabajo, sea el amo: Listar las tareas por hacer le permitirá ser más eficiente; pero la eficiencia depende, además, de hacer lo correcto.

3. Objetivos

14. Para lograr mayor claridad, vea todo desde un plano superior. Los problemas inesperados son una gran oportunidad para determinar una vez más lo que debemos hacer. Para tal fin, es preciso eliminar el estrés:
    • ¿Acepte la realidad tal cual es.
    • ¿Concéntrese en sus objetivos.
    • ¿Dé el próximo paso.

15. Visualice el resultado para encontrar patrones recurrentes: El cerebro humano es muy bueno al momento de reconocer patrones. Para cultivar esta destreza, visualice el resultado al que quiere llegar, con tanto detalle como sea posible.
16. Haga lo más importante, no lo más sencillo: Jerarquice sus tareas de un modo que le sea conveniente. Este debería ser más sofisticado que unas simples notas pegadas en la pantalla de su computadora. Los pasos son sencillos:
    • Centralice todas sus tareas en un solo lugar.
    • Establezca sus prioridades tomando en cuenta qué es lo más importante y qué lo menos importante.
    • Delibere bien acerca del siguiente paso a dar.

17. Su energía debe siempre seguir sus pensamientos: Este es un buen sistema de recordación. El mismo principio puede ser aplicado a lo que pensamos. Deje recordatorios en lugares que usted frecuente. Para tal fin, busque algo que se ajuste a su estilo de trabajar.
18. Pensar con claridad mejorará nuestro rendimiento: Para mejorar sus instintos creativos, establezca con claridad por qué está haciendo lo que está haciendo. Haga un inventario de activos y procedimientos.
19. Trate de ser el mejor en todo lo que haga: Si se compromete a dar lo mejor de sí en vez de tratar simplemente de ser bueno, nuevas reservas de inteligencia y creatividad se abrirán para usted. Quienes tratan siempre de ser los mejores disfrutan de mucha energía y satisfacciones. Todo debe comenzar con un compromiso hacia la excelencia.
20. Cambie sus objetivos para obtener resultados diferentes en la vida: ¿Con qué velocidad nos recuperamos mentalmente tras la aparición de situaciones inesperadas?.
21. Aprenda a manipular sus ideas: Lleve siempre consigo algo donde anotar las ideas que se le ocurran de repente.
22. Determine con claridad su situación. Con el fin de incrementar nuestra productividad, es preciso crearse el hábito de:
    • Determinar cuál será el próximo paso a dar en cada uno de los proyectos.
    • Escriba dichos pasos y mantenga una lista centralizada de todos los proyectos activos.
    • Coloque recordatorios en lugares donde los pueda ver en el momento apropiado.

23. Confíe en su sistema : Una vez que echemos a andar el sistema, debemos confiar en el mismo de un modo implícito.
24. La eficiencia requiere de un sentido claro: Si le damos un sentido a nuestras vidas, tendremos una mejor visión de conjunto de la realidad. En definitiva, la eficiencia se logra cuando determinamos cómo ser eficientes en los asuntos verdaderamente importantes.
25. Una cosa a la vez: Sólo es posible lograr un buen rendimiento si atendemos por completo la tarea que tenemos en manos. De este modo, nuestra mente no tendrá que concentrarse sino en lo necesario.
26. El verdadero valor de un objetivo es el cambio que fomenta: El valor de un objetivo no se limita a la simple consecución del mismo en el futuro. Afecta lo que decidimos sentir, hacer y experimentar.

4. Estructura

27. La estabilidad en un área propicia el pensamiento creativo en otra: Muchas personas creen que organización y creatividad con términos mutuamente excluyentes. Pero esto no es cierto.
28. Equilibre forma y función. La sabiduría surge del balance entre tener suficiente tiempo para crear nuevas ideas y la disciplina para llevarlas a cabo. Para lograr dicho balance:
    • Deje que su lado visionario genere nuevas ideas.
    • Deje que su lado práctico determine el próximo paso para cada idea.
    • Mantenga sus proyectos y haga listas de “cosas por hacer algún día” para su lado visionario.
    • Haga listas de “siguiente paso” para su lado práctico.
    • Haga revisiones semanales para determinar cómo va todo.

29. Cree un sistema de recordación que sea confiable: Si el sistema de recordación no es confiable, nuestra mente continuará tratando de recordar tareas futuras.
30. Mientras mejor responda el sistema, mejor: Las ventajas competitivas dependen de que el sistema se pueda adaptar a los cambios. Si logramos organizarnos de un modo que nos permita balancear y resolver nuestros dilemas, responderemos en menor tiempo y nuestros problemas desaparecerán. Para tal fin, es preciso:
    • Ser más adaptables: esto nos dará confianza a la hora de afrontar el cambio.
    • Balancear todos los sistemas internos: para evitar reacciones exageradas o poco vigorosas.
    • Estar más pendientes del ambiente: para poder anticipar el cambio.

31. La calidad de un sistema depende de sus puntos débiles: La idea de cualquier sistema gerencial es liberar recursos para que puedan ser aprovechados en mejorar el trabajo.
32. Cree un sistema que funcione fluidamente: La idea es que el sistema nos dé suficiente tiempo para pensar creativamente.
33. Haga una sesión semanal de revisión: La idea es liberar la mente de todas las tareas importantes, establecer con claridad los objetivos y organizar y actualizar las listas.
34. Defina qué significa “triunfar gerencialmente”: El éxito en los negocios es una cuestión de preferencias personales.
35. Delegue cada proyecto a una sola persona: Cuando dos o más personas son responsables por algo, normalmente nadie hace el trabajo.
36. No establezca políticas sino principios: Si contamos con principios claros, no habrá necesidad de mantener en orden las políticas.
37. Piense acerca de su trabajo, no en su trabajo: La mente humana es muy buena a la hora de recolectar y organizar información.
38. Los pensamientos son más valiosos de lo que parece: Acostúmbrese a escribir sus ideas tal cual le vengan a la mente. Fomente la espontaneidad. Con mucha frecuencia las ideas poco elaboradas esconden algo útil.
39. A mayor diferencia entre objetivos y recursos, mayor necesidad de planificar: Con frecuencia, lo que más necesitamos es precisamente lo que más rechazamos. Cuando sentimos que no tenemos el tiempo para planificar es precisamente cuando más deberíamos planificar. O cuando nos vemos en la necesidad de parar y organizarnos es precisamente cuando no podemos hacerlo.

5. Acción

40. Esté listo para enfrentar cualquier situación: Si usted es capaz de lidiar con lo inesperado, entonces está mejor preparado que las personas apegadas rígidamente a lo que ha funcionado en el pasado. Los sistemas se demuestran idóneos o no precisamente cuando son desafiados por cambios inesperados.
41. Ejercer demasiado control es tan perjudicial como ejercer poco control: Así como la microgerencia sofoca la productividad, microorganizarlo todo no lleva a nada. Es preciso reservar cierto tiempo y energía para pensar y tomar decisiones.
42. Escuche sus corazonadas en lo que a manejar el tiempo se refiere: Muchas personas jerarquizan sus prioridades de un modo lineal. Pero esta es una aproximación errada, pues el problema de lo que debe ser hecho es más bien complejo. En vez de hacer una lista de cosas por hacer:
    • Prepárese para lo peor: ate todos los cabos sueltos para honrar sus compromisos y obligaciones.
    • Imagine lo mejor: es decir, concéntrese en los mejores resultados.
    • Favorezca la acción por encima del análisis.

43. Aplique una autogerencia de múltiples niveles. Tomar buenas decisiones sobre cómo aprovechar el tiempo es difícil porque se deben balancear tres marcos diferentes simultáneamente:
    • El contexto: lo que se puede hacer en este preciso instante.
    • Nuestras posibilidades.
    • Nuestros compromisos.

44. Para ser más efectivo, elimine el estrés y relájese. Si eliminamos todo lo que nos estresa, seremos capaces de desempeñarnos mejor. La única forma de concentrarnos en las tareas pendientes es eliminar cualquier molestia de nuestra mente.
45. Integre las sorpresas al plan: Un buen planificador siempre se preguntará: “¿Cómo puede fallar este plan, y cómo lidiaremos con tal eventualidad?” En cada proyecto es preciso anticipar cualquier sorpresa; de modo que si algo inesperado ocurre, podamos tratarlo como parte integral del sistema, y continuar trabajando en los proyectos.
46. Mire a lo lejos: Mientras más lejos veamos, más oportunidades aprovecharemos y será más sencillo cambiar de dirección cuando cambien las circunstancias. Así pues, mire tan lejos como sea posible.
47. Acelere desacelerando: Relájese. No tenemos suficiente energía y tiempo para hacer todo lo que queremos hacer. A veces, no hacer nada es lo más productivo que podemos hacer. Esto nos permitirá asumir nuestras tareas de un modo más inteligente.
48. No es posible llevar a cabo un proyecto, sino los pasos que lo conforman: Cuando hayamos dado todos los pasos necesarios, nuestro proyecto habrá llegado a su objetivo. Todos los proyectos deben tener un próximo paso a dar; de lo contrario, este no pertenece a la lista de proyectos.
49. Repetir constantemente pequeñas cosas tendrá un gran impacto: Si le dedicamos con regularidad un tiempo diario a nuestros proyectos, lograremos mucho a la larga. Lo importante no es la cantidad de tiempo que utilicemos, sino la coherencia con que lo utilicemos.
50. El mejor modo de conocer algo es hacerlo: El verdadero conocimiento proviene del actuar intencional-mente. Siempre es más fácil cambiar de dirección cuando estamos en movimiento que empezar sentado.
51. Si se siente abrumado, tome el volante: La persona que está conduciendo casi nunca se marea. Este mismo principio puede ser aplicado a nuestra vida laboral. Ante todo lo que requiera de nuestra atención, debemos formularnos las dos siguientes preguntas:
    • ¿Cuál es el resultado que estoy buscando?
    • ¿Cuál es mi próxima acción para llegar hasta ahí?

52. El éxito proviene de los fracasos: Nunca debemos medir nuestro éxito a través de un único evento o fracaso. Todo el mundo fracasa en la vía hacia el éxito. Trate de mejorar con cada intento. Juegue para ganar, pero esté preparado para perder.

Recurso didáctico de apoyo

• Cómo enfrentar la incertidumbre con fortaleza interior