Contenidos temáticos

1. Introducción
2. Las diez mejores tácticas para recortar gastos
3. Bonanza tras bastidores
4. Gerencia astuta y colaboradora
5. Personal: reducir los costos, no la gente
6. Envíos
7. Manufactura
8. Viajes y gastos relacionados
9. Tecnología
10. Robo
11. Energía
12. Dinero efectivo
13. Otras áreas de ahorro

Desarrollo del tema

1. Introducción

El ahorro es fundamental para cualquier organización. Y una de las mejores formas de ahorrar es recortar los gastos excesivos en los que incurre la misma.

Pero no se trata sólo de recortar los gastos en áreas estratégicas, sino en la totalidad de las áreas y partidas de la empresa: desde los materiales de oficina hasta los asuntos legales y de contabilidad.

En el presente curso, se explica el proceso para ahorrarle un montón de dinero a la compañía mediante una serie de consejos prácticos que incluyen todas las áreas de la misma.

2. Las diez mejores tácticas para recortar gastos

1. Deje que sus empleados abran el camino: el buzón de sugerencias, la estratagema más menospreciada para recortar gastos, le ahorra anualmente miles de millones a las compañías y lo continuará haciendo en la próxima década.
2. Evite litigios desmesuradas: las cortes repletas y los honorarios exorbitantes han fomentado una alternativa de menor costo llamada Resolución Alternativa de Disputas.
3. Contrate por temporadas a sus empleados: esto recortará la nómina de administración, la contabilidad, los seguros y otros costos relacionados con el personal.
4. Ahorre con el correo: el Servicio Postal de Estados Unidos ofrece precios especiales para el correo empresarial.
5. Trabajo a distancia: bajos costos, alta tecnología y una cantidad cada vez mayor de empleados que quieren trabajar desde su casa son elementos fundamentales del trabajo a distancia.
6. Códigos de barra y EDI: estas dos tecnologías han revolucionado el mundo de los negocios al eliminar el papeleo y permitir un mejor control de los inventarios.
7. Válgase del contracomercio: para facilitar las ventas, la compañías han adoptado prácticas tales como: contraventas, comercio de compensación, intercambios, entre otras.
8. Múdese: muchas empresas se están mudando desde estados en los que todo es costoso a sitios más baratos.
9. Elija un agente de viajes de primera: esto puede disminuir considerablemente los gastos de viaje para compañías de cualquier tamaño.
10. Adopte la ADA: el conocimiento es la clave para disfrutar de los recortes de costos previstos en la Ley sobre Discapacitados de Estados Unidos.

3. Bonanza tras bastidores

• Servicios y reparación de equipos: las compañías deben deshacerse de los contratos de servicio innecesarios.
• Mobiliario: cómprelo en subastas o liquidaciones; compre computadoras usadas, actualice las computadoras viejas, rellene los cartuchos de tinta en vez de comprar nuevos, etc.
• Material de oficina: establezca un sistema sencillo para supervisar las compras y elija un buen proveedor.
• Otros recortes de costos: no fotocopie grandes cantidades de documentos que deberían ser impresos.

4. Gerencia astuta y colaboradora

Siga los pasos básicos para hacer mejores compras:

• Comience a considerar las compras como una fuente de ganancias: recorte el número de proveedores que utiliza.
• Busque contratos de compra a largo plazo.
• Negocie precios siempre que sea posible.
• Evite mezclar negocios y placer.
• Si no logra hacerlo, búsquese a una firma que lo haga por usted.

Otras tácticas: entienda que todos los precios son negociables. Ahorre dinero delegando trabajo de los altos cargos en los empleados.

5. Personal: reducir los costos, no la gente

• La flexibilidad significa ahorro. Una alternativa muy efectiva para reducir costos es contratar temporalmente a los empleados, contratar aprendices, hacer pasantías, etc.
• Contratar y despedir: establezca períodos de prueba. Cuando sea necesario despedir a alguien, esté al tanto de las consecuencias legales de hacerlo.

6. Envíos

• Actualice su lista de correo: las empresas malgastan mucho dinero enviando correspondencia a direcciones incorrectas.
• Correo expreso, nocturno y exterior: lo mejor es no utilizar este tipo de servicio, pues son muy costosos.
• Paquetes: la USPS envía paquetes por un módico precio independientemente de la cantidad. Trabajar con una sola compañía de envíos le permitirá negociar los precios por volumen.
• Revisión y reembolsos: las facturas de carga son famosas por sus errores: es mejor revisarlas antes de pagarlas.
• Documentos: Utilice sobres pequeños. Sea severo con el correo personal enviado con recursos de la empresa.

7. Manufactura

Procúrese buena información: hay varias formas de disminuir los gastos de manufactura:

• Utilizar alta tecnología.
• Eliminar empaquetamiento innecesario.
• Formar parte de “redes flexibles de manufactura”, que ofrecen compras más eficientes, entrenamiento más barato, experiencias compartidas y mejor mercadotecnia.
• Utilizar almacenes públicos con el fin de aprovechar el dinero en otras inversiones.
• Disminuir el precio de los materiales mediante contratos a largo plazo.

8. Viajes y gastos relacionados

• Normas de viaje: la compañía debe establecer de antemano qué clase de viajes está dispuesta a pagar y cuál es el procedimiento que debe seguir el empleado.
• Negociación: independientemente de que la compañía sea grande o pequeña, siempre es posible negociar precios con las aerolíneas, hoteles, alquiler de automóviles y agencias.
• Otros consejos: tome más desayunos de negocio. Use una tarjeta de crédito corporativa.

9. Tecnología

• Comunicaciones: los correos electrónicos, las máquinas contestadoras, las teleconferencias y las videoconferencias son económicas y permiten ahorrar dinero.
• Banco: recibir pagos mediante transferencias electrónicas significa un ahorro en facturas, correo y procesos. El sistema de nómina puede ser manejado también electrónicamente, lo que significa un ahorro en cheques, por ejemplo.
• Computadoras: es posible evitar los problemas ligados a un rápido crecimiento con la actualización del sistema de computadoras: fax, software, etc.

10. Robo

• Robo interno: lo mejor es contratar expertos en la materia que supervisen y se encarguen de los empleados deshonestos.
• Robo por parte de extraños: mejorar los sistemas de seguridad le permitirá ahorrar dinero a su compañía.

11. Energía

• Ahorro: si su compañía es pequeña, pídale ayuda a cualquier institución que ofrezca programas de ahorro de energía.
• Desperdicios: menos desperdicios significa menores costos en disponer de los mismos.

12. Dinero efectivo

Evite problemas de cobro: siga los siguientes pasos:

• Revise el crédito del cliente por adelantado.
• Use recibos que fomenten un pago rápido y completo. Ofrezca descuentos por pagos inmediatos.
• Detecte las primeras señales de problemas y tome cartas en el asunto.
• Envíe cartas personalizadas.
• Cobrar por teléfono es más efectivo que por escrito.
• Cobre intereses de mora.
• Establezca normas de crédito.
• Tome medidas contra la falsificación de cheques.

13. Otras áreas de ahorro

Publicidad, marketing y RR PP

• Publicidad: utilice las páginas amarillas, periódicos gratis, guías locales de TV.
• Agencias: el marketing no debe comenzar sin un plan que se ajuste a su negocio. Si nos vemos en la necesidad de contratar una agencia, es mejor una pequeña que una grande.
• Nueva era: sustituya los faxes por volantes o correo directo.

Derecho y contabilidad

• Gastos legales y de contabilidad: pida cuentas detalladas y cuestione precios excesivos.
• Litigios contra arbitrajes: los arbitrajes y las mediaciones deben ser utilizadas cuando sea posible; este es el mejor modo de evitar los costos de un juicio.

Seguros

• Menor responsabilidad: si exponemos nuestra compañía a menores riesgos, disminuiremos el valor de los seguros.
• Salud y bienestar: en muchos casos, los programas de bienestar para empleados y una actitud más positiva en la oficina pueden ayudar a ahorrar dinero.

Finanzas

• Descuentos: dado que los bancos se han visto en la necesidad de competir, estos ofrecen muchos servicios gratis.
• Pida prestado con sabiduría: piense como un banquero cuando pida un préstamo. Relacione los costos del préstamo al rendimiento de la compañía.
• El dinero se va: antes de alquilar, revise si es más conveniente comprar.

Impuestos

• Recorte su declaración de impuestos: elimine inventarios que se están vendiendo lentamente, equipos obsoletos y parte de los nuevos equipos. Recorte los pagos calculados si las ganancias han caído. Busque la oportunidad de evitar los impuestos locales o estatales. Financie un plan de pensiones para usted y sus empleados.

Recurso didáctico de apoyo

• Cómo reducir gastos en las empresas