Administración, Negocios y Legislación

Aprender las bases de la negociación

Contenidos temáticos

  1. Introducción
  2. Resultados de una negociación
  3. Tiempo, información y poder
  4. Descubrir las necesidades
  5. Aprenda a escuchar
  6. Crear confianza
  7. Diferentes estilos de negociación
  8. Prepárese bien

Desarrollo del tema

1. Introducción

Negociar se ha vuelto un quehacer común en todas las esferas de nuestra vida cotidiana. De hecho, la mayoría de la gente pasa buena parte de su jornada laboral negociando de una u otra forma. Así pues, saber negociar constituye una habilidad primordial en nuestras vidas.

En este sentido, lo más idóneo es aprender a generar la mayor cantidad de resultados “ganar-ganar”, es decir, resultados que favorecen a ambas partes. Sólo así será posible mejorar las relaciones con nuestra contraparte y propiciar nuevos escenarios de negociación en el futuro.

2. Resultados de una negociación

Sólo existen cuatro posibles resultados para una negociación:

  • Perder-perder: ninguna de las partes logra su cometido.
  • Ganar-perder: una de las partes queda satisfecha, otra no.
  • Ganar-ganar: ambas partes quedan satisfechas.
  • Sin resultado: no hay consecuencias de ningún tipo.

El caso ganar-ganar ocurre cuando ambas partes obtienen algo que valoran sobre manera a cambio de algo de menor valor. La mayoría de las veces, ambas partes hubieran querido obtener más, pero están satisfechas con lo obtenido. La gran prueba de que se ha llegado a una situación ganar-ganar es que ambas partes estén dispuestas a negociar de nuevo en el futuro. Para lograr más resultados del tipo ganar-ganar hay que:

  • Evitar reducir la negociación a un único punto: porque no será posible llegar a una situación ganar-ganar.
  • Tomar en cuenta que las necesidades y preferencias de la contraparte son diferentes a las nuestras: por tanto, no debemos encarar una negociación pensando que nuestra ganancia constituye una pérdida para el otro. Por el contrario, debemos mantener en mente que es posible llegar a un acuerdo en el que ambas partes satisfagan sus necesidades.
  • Nunca asumir las necesidades de nuestra contraparte: comience por explorar. Vea la negociación como la oportunidad de explorar las necesidades implícitas y explícitas de la otra parte. Para tal fin, formule preguntas y escuche bien las respuestas.

3. Tiempo, información y poder

Los tres elementos fundamentales de una negociación son:

Tiempo: período durante el cual transcurre la negociación

Las reuniones previas y la recopilación de información son partes constituyentes de una negociación. La mayoría de las negociaciones son más un proceso que una reunión cara a cara. Los límites de tiempo pueden favorecer a una de las partes, dependiendo de las circunstancias en las que se desarrolla la negociación. Para sacar ventaja del tiempo en una negociación:

  • Sea paciente y aprenda a esperar por el momento justo.
  • Sea persistente y no se rinda en el primer intento.
  • Muévase rápidamente si es necesario
  • Recuerde siempre que los límites de tiempo pueden ser rodados o cambiados.
  • Tome en cuenta el tiempo de la otra parte.
  • Permita que cada negociación se desarrolle a su ritmo.

En la mayoría de las negociaciones, 80% de los resultados se obtendrán en 20% del tiempo disponible. Los negociadores más experimentados saben que todo es negociable, incluso un límite de tiempo que ha sido escrito en piedra.

Información: mientras más dispongamos, mejor

Por lo general, la parte que dispone de más información es la que obtiene mejores resultados. Busque la mayor cantidad posible de información antes de la negociación; de lo contrario, estará en desventaja. Nunca contaremos con demasiada información en una negociación.

Poder: tiene muchas formas

El poder es la habilidad de propiciar el resultado de la negociación. El poder no es malo ni bueno por sí mismo, y sólo es un problema si se abusa del mismo. El poder deriva de diversas fuentes, como la posición en la organización, mayor experiencia en un área determinada o mayor carisma. La mayoría de la gente tiene más poder del que cree. Para aprovechar el poder en una negociación:

  • Mantenga en mente que el poder suele estar bien distribuido entre las partes.
  • Cuando se trata de usar el poder, las apariencias son más importantes que la realidad.
  • Nadie sabe qué sucederá hasta que actúa; así que no tema ser directo con quienes están en poder.
  • Las relaciones del poder cambian constantemente; así que no asuma que un gran poder durará para siempre.
  • Uno nunca sabe cuánto poder tiene hasta que se pone a prueba. Es muy posible que tengamos más poder del que creemos.

4. Descubrir las necesidades

Cuando negociemos, lo mejor será formular muchas preguntas. Sin embargo, el modo de formular las preguntas será tan importante como el contenido de las mismas. Para formular buenas preguntas:

  • Mantenga en mente un objetivo bien definido
  • Conozca las preferencias de su contrincante y aprovéchelas
  • Comience con preguntas generales y luego vaya estrechando su alcance
  • Procure tener un buen sentido de la oportunidad.
  • Apóyese progresivamente en respuestas previas.
  • Sea cortés.
  • No olvide escuchar bien las respuestas
  • Tome nota.

Todos los buenos negociadores formulan muchas preguntas mientras negocian para:

  • Obtener información.
  • Clarificar lo que se ha dicho en la negociación.
  • Establecer el nivel de entendimiento.
  • Verificar el nivel de acuerdo e interés.
  • Descubrir cómo se comporta el otro.
  • Fomentar la participación.
  • Convenir ciertos puntos de un modo conjunto.
  • Fomentar el pensamiento.
  • Dirigir de nuevo la atención al asunto en discusión.
  • Recapitular el acuerdo.
  • Crear y mejorar ideas.
  • Reducir tensiones.
  • Desarrollar la relación.

5. Aprenda a escuchar

Los negociadores efectivos obtienen más escuchando que hablando. Sin embargo, no es sencillo ser un buen escuchador. Esto requiere de:

  • Habilidades de atención.
  • Habilidades interactivas.

Los buenos escuchadores suelen refrasear lo que esta diciendo la contraparte para reflexionar al respecto junto a esta última. Cuando esto se combina con frases que no comprometen (“Suena como si…”, “Me parece que lo que estás diciendo es que…” o “Si no entiendo mal, lo que usted está diciendo es que…”), la comunicación se enriquece. Por otra parte, los buenos escuchadores suelen dirigir cortesmente la conversación hacia donde consideran que esta será más productiva.

Sin embargo, está comprobado que 90% de la comunicación en las negociaciones cara a cara se hace a través de medios no verbales. Se calcula que en una negociación de 30 minutos de duración, dos personas se envían 800 mensajes no verbales.

Algunos de los mensajes no verbales que debemos tomar en cuenta son:

  • Ruptura de contacto visual: la otra persona tiene algo que esconder.
  • Girar la cabeza ligeramente hacia un lado: la otra persona está escuchando con cuidado y no quiere perderse de nada.
  • Inclinar el cuerpo hacia nosotros: a la otra persona le gusta lo que está escuchando.
  • Posición de los brazos: cuando están abiertos se trata de una posición receptiva, cuando están cruzados se trata de una posición negativa.
  • Gestos con las manos: palmas abiertas significan acuerdo; manos torcidas significan aprehensión; manos en la nuca significan superioridad.
  • Posición de las piernas: cuando están cruzadas significan “no”, y cuando están abiertas se trata de una situación positiva.

La razón por la que los mensajes no verbales son tan importantes es que la gente los envía inconscientemente. Alguien puede estar diciendo una cosa; pero, si su cuerpo dice lo contrario, podemos estar seguros de que el mensaje no verbal refleja exactamente lo que la persona está pensando.

6. Crear confianza

Cuando se trata de crear confianza, nuestras acciones son más importantes que nuestras palabras. Para crear confianza en una negociación:

  • Demuestre que tiene toda la disposición de honrar sus acuerdos.
  • Sea genuino.
  • Cuide su apariencia.
  • Demuestre constantemente sus intenciones.
  • Haga siempre lo que ha dicho que hará.
  • Vaya más allá de la relación.
  • Escuche abiertamente lo que diga la otra parte.
  • Comuníquese de más.
  • Esté preparado para discutir lo peor.
  • Procure suficiente información cuando haya decisiones que tomar.
  • Sea honesto, aunque le cueste algo.
  • Sea paciente.
  • Procure que la otra parte consiga un resultado justo.
  • Tenga una mentalidad de abundancia en vez de una mentalidad de escasez.
  • Asuma ciertos riesgos.
  • Bríndele a la otra parte información sobre ambos lados del asunto.
  • Admita que no posee todas las respuestas.
  • Reconozca que la posición y opiniones de la otra parte pueden cambiar durante el proceso de negociación.

7. Diferentes estilos de negociación

En términos generales, existen cuatro estilos de negociación:

Amigables: se centra en desarrollar la relación

  • Demuestre un genuino interés y respeto por los sentimientos.
  • Sea paciente, relájese y céntrese en desarrollar la relación ante nada.
  • Nunca haga nada que no aumente el nivel de confianza.
  • Pídale su opinión a la otra parte.
  • Nunca diga: “No se tome esto personalmente”.
  • Permita que la otra parte piense bien antes de llegar a un acuerdo.

Impulsadores: se centra en resultados financieros

  • Conozca bien sus números.
  • Nunca discuta sobre sus sentimientos personales.
  • Sea directo, manténgase concentrado y sea sucinto.
  • Formule preguntas en vez de ofrecer hechos.
  • No se tome nada personalmente: negocio es negocio.
  • Haga sus presentaciones rápidamente.
  • Pida respeto.
  • Trate de obtener resultados ganar-ganar.
  • Evite dar algo sin recibir a cambio.

Analíticos: se centra en explorar metódicamente todas las opciones

  • Prepárese bien.
  • Mantenga la discusión a un nivel factual y centrada en los negocios.
  • Sea paciente.
  • Demuestre que lo que está sugiriendo es lógico.
  • No se ofenda si la otra parte se muestra distante.
  • Sea honesto y mantenga sus principios.
  • No apure la situación.
  • Respete la necesidad que tiene la otra parte de conocer los detalles.
  • Responda bien a las preguntas y brinde hechos.
  • Discuta siempre sobre los pros y los contras.

Mezclas: gente que no tiene preferencias claras

  • Tómese su tiempo de establecer la relación antes de empezar a negociar.
  • Asegúrese de que todos los puntos estén claros.
  • Mantenga la situación ligera y cordial.
  • Procure generar tantas opciones como sea posible.
  • Trate de buscar nuevas aproximaciones.
  • Apele al sentido de compromiso de la otra parte.

Si desconocemos el estilo de negociación de nuestro interlocutor, debemos estar pendientes de los siguientes elementos:

  • Observar: cómo está organizada la oficina de la otra parte. Los amigables y los mezcladores suelen llenar sus oficinas con efectos personales, mientras que los impulsadores conservan trofeos de pasadas victorias.
  • Escuchar: el tipo de preguntas que formula nuestro interlocutor.
  • Formular preguntas inteligentes.

8. Prepárese bien

Para estar preparado para una negociación determine:

  • Los temas que con mayor seguridad serán tratados.
  • Cuáles serán sus fuentes de información.
  • Con qué hechos cuenta usted y su interlocutor.
  • Qué puntos son negociables y que puntos no lo son.
  • Cuales son las necesidades, preferencias e intereses de la otra parte.
  • Si la contraparte suele negociar en equipo o individual-mente.
  • El estilo de negociación de la contraparte.
  • Sus opciones y alternativas.
  • El resultado óptimo, el resultado más probable y el peor resultado.
  • Las estrategias y tácticas que utilizará en la negociación.
  • Su alternativa preferida si no es posible llegar a un acuerdo.
  • Si es necesario seguir una agenda o no.
  • Dónde tendrá lugar la negociación.
  • Cómo superar los callejones sin salida.

Recurso didáctico de apoyo