Administración, Negocios y Legislación

Manejo de una agenda para secretarias

Contenidos temáticos

  1. Introducción
  2. Contenido y formato de la agenda
  3. Agenda de trabajo
  4. Importancia de llevar una agenda
  5. Tipos de agendas
  6. Consejos para un mejor desempeño

Desarrollo del tema

1. Introducción

La palabra agenda es originalmente una palabra plural, un término latino para denotar las acciones a ser acometidas. Lo que hoy se conoce por una agenda es una lista de renglones individuales, cada uno de estos referidos originalmente como agendum. Hoy día, sin embargo, es común referirse a la lista en su totalidad como la agenda para la reunión. Esta palabra es tratada como singular y tiene su plural en agendas. Significa hacer cosas o tener cosas planeadas para hacerlas.

2. Contenido y formato de la agenda

En reuniones de negocio y de muchas instituciones públicas y privadas, la agenda de la reunión se conoce también como orden del día. La agenda se distribuye generalmente a los participantes de una reunión antes de la misma, de modo que los asistentes estén enterados de los temas que se discutirán y puedan prepararse consecuentemente para la reunión.

En el procedimiento parlamentario, el orden del día no es vinculante para la asamblea a menos que sus propias reglas así lo exijan, o haya sido adoptado como el programa de la reunión por mayoría de votos al inicio de la sesión. De lo contrario, es simplemente una orientación para el presidente de la asamblea.

Si un orden del día es obligatorio para una asamblea, y aparece una hora específica en la convocatoria de la reunión, ese elemento no puede ser iniciado antes de esa hora, y se debe empezar cuando llegue ese momento, incluso si otro asunto se encuentra pendiente de finalizar. Si se desea hacer otra cosa, las reglas pueden ser suspendidas con ese propósito.

En reuniones de tipo científico o académico, se prefiere el uso de la palabra programa. Generalmente la agenda u orden del día tiene como encabezado la fecha, la hora y el lugar de la reunión, y le siguen una serie de puntos que conforman el contenido de la reunión.

3. Agenda de trabajo

Organizar, planificar y gestionar la agenda de trabajo son tareas que cualquier profesional del secretariado deberá dominar, para ello, es necesario tener unas buenas dotes organizativas y de sentido común, anotar toda la información que afecte al trabajo, incluso aquella que pueda inicialmente no parecer importante: datos de clientes, datos de proveedores, citas, contactos, fechas, asuntos a tratar, eventos, reuniones, planificaciones, etc.

Pero anotar toda la información como si de un diario se tratase no será suficiente, es necesario anotarla de forma eficaz, para ello, debemos tener en cuenta los siguientes consejos:

  • Usar distintas agendas de trabajo clasificadas por según qué asuntos guardar: agenda personal, agenda de reuniones, agenda diaria, agenda planning, etc. Es conveniente usar distintos colores si se usan agendas físicas (en papel).
  • La información que se anote deberá ser clara, concisa y breve. Una recomendación es que aquello que se anote siempre responda a preguntas como: ¿Qué se anota? ¿Por qué se anota? ¿Quién lo solicita? ¿Cuándo se anota y vence?, etc.
  • La información deberá poderse localizar de forma rápida, para ello, es conveniente fechar las notas o codificarlas.
  • No es recomendable usar la agenda física para anotar información confidencial, pero de hacerse, la agenda de trabajo deberá guardarse siempre bajo llave y con las medidas de seguridad oportunas.

¿Qué información debe contener?

Una agenda de trabajo deberá contener información útil. Alguna de la información que deberá contener es:

  • Datos de los contactos: direcciones, teléfonos, e-mails, etc.
  • Un calendario que contenga el año anterior, el actual y el posterior donde poder planificar.
  • Un planificador que permitirá gestionar las citas, eventos, proyectos, etc. durante un cierto período de tiempo.
  • Un dietario que permita anotar por horas, distribuyendo así las tareas a lo largo de un día de trabajo.
  • Si la agenda es en papel, debería disponer de separadores en colores para identificar mejor las secciones y pode localizar así la información más rápidamente.

4. Importancia de llevar una agenda

  • Prepara y clarifica tus objetivos: Cuidadosamente reconsidera tus objetivos antes de una reunión importante, prestando precisa atención en cuáles son tus metas y que preguntas necesitas decir.
  • Se siempre puntual: Hazlo una prioridad el estar a tiempo y busca convertirlo en una reputación. Pocas cosas van a hablar mejor de ti y de tu profesionalismo que tu manejo del tiempo.
  • Se realista: El tiempo es el factor últimamente así que hacer una suposición surrealista de un evento puede desestructurar la agenda de todo un día. Aprende a agendar de manera realista no idealista.
  • Manda confirmaciones: Un cronograma que incluye reuniones con otras personas puede desestabilizar tu agenda un poco. Un buen paso para rentabilizar el control es mandar un e-mail para reconfirmar tu reunión con la gente involucrada. También te ayudara a reprogramar en caso de cancelaciones.
  • Considera los tiempos entre actividades: En un papel, en un PDA o en la computadora un cronograma puede lucir lindo y eficiente. La realidad es diferente. Vas a tener que calcular el tiempo de traslado para reuniones fuera de la oficina o puede que se encuentre con la persona indicada el día equivocado y trates de resolver los asuntos entonces.
  • Toma las riendas: No importa con quien tengas una reunión hace tu parte de mantener un perfil profesional a través de un cronograma efectivo. En otras palabras no seas el que inicia una de esas conversaciones banales que desperdician tu tiempo.

5. Tipos de agendas

a. Agenda de papel: Representa la agenda tradicional que podemos encontrar en cualquier papelería. Como principal ventaja podemos destacar que resulta fácil y rápida de utilizar y además, podemos llevarla a cualquier lugar sin necesidad de disponer de ninguna infraestructura.

b. Pero presenta también presenta inconvenientes: se agota y por tanto hay que renovarla, no permite borrar los errores, no dispone de recordatorios, la información es difícil de explotar, no dispone de medidas de protección frente a la confidencialidad de los datos que porta, etc.

c. Agenda tradicional de papel:

  • Agenda electrónica: La evolución de la agenda electrónica ha pasado a las denominadas PDAs, ya explicadas con anterioridad. Estos dispositivos disfrutan de enormes posibilidades frente a la agenda tradicional.
  • Miniordenador: Son ordenadores portátiles de reducidas dimensiones y un mínimo espesor, pero con las funcionalidades de los equipos grandes de sobremesa. En ello, podremos llevar la documentación que necesitemos, portar herramientas ofimáticas e incluir software que nos permita llevar la agenda del día a día. Tres de las herramientas más utilizadas y que todo profesional de secretariado debería conocer: Lotus notes, Outlook y project.

Según el ámbito de la agenda podemos encontrar:

  • Agenda personal: De uso estrictamente personal.
  • Agenda de trabajo: De uso profesional, en ella se anotará todo aquello que afecte al día a día de trabajo, de una forma ordenada, clara, concisa y fechada.
  • Agenda de su superior: Es donde se anotan las actividades, tareas, citas, reuniones, viajes, etc. que su superior tiene planificadas.

6. Consejos para un mejor desempeño

Tomar muy en cuenta por ejemplo, lo que señala. El Club de las Secretarias, en relación al perfil de la secretaria emprendedora:

  • Capacidad para adaptarse a los cambios, sin morir en el intento
  • Privilegiar las relaciones interpersonales y el conocimiento justo a tiempo de técnicas y principios de gestión.
  • Estudiosa y lectora de todo tipo de libros y material sobre el cambio y mejoramiento organizacional.
  • Tolerante a la incertidumbre con que se mueven los negocios.
  • Con capacidad de crear, innovar e implementar
  • Con visión global del negocio de la empresa
  • Hablar a lo menos inglés
  • Manejar la tecnología informática moderna para obtener información y conocimiento de valor agregado.
  • Carácter, personalidad, hábitos y estilos proactivos y de alto estándar profesional.

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