Contenidos temáticos
- Introducción
- ¿Cuándo se utiliza?
- Modo de uso
- Preparación de la reunión
- Desarrollo de la reunión
- El papel del conductor de la reunión
- Características de un buen conductor de reuniones
- Conclusiones
Desarrollo del tema
1. Introducción
Esta herramienta fue creada en el año 1941, por Alex F. Osborne, cuando su búsqueda de ideas creativas resultó en un proceso interactivo de grupo no estructurado que generaba más y mejores ideas que las que los individuos podían producir trabajando de forma independiente; dando oportunidad de sugerir sobre un determinado asunto y aprovechando la capacidad creativa de los participantes.
La tormenta de ideas es una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado. La lluvia de ideas es una técnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado.
Se trata de poner en juego la imaginación y la memoria de forma que una idea lleve a otra. El método trata de fomentar las asociaciones de ideas por semejanzas o por oposición. Es fundamental el entorno en el que se desarrolla la sesión y el crear un clima que facilite la exposición de ideas sin cortapisas. Se fomenta la participación de todos los miembros del equipo y en un principio las ideas de los demás no se critican por muy descabelladas que puedan parecer.
Comenzó en el ámbito empresario aplicándose a asuntos tan diversos como la productividad, la necesidad de encontrar nuevas ideas, soluciones para los productos del mercado y hallar nuevos métodos que desarrollen el pensamiento creativo a todos los niveles. Luego se extiende al ámbito académico para crear cursos específicos que desarrollen la creatividad y promuevan la introducción de los principios creativos preconizando una enseñanza más creativa en cualquier materia.
2. ¿Cuándo se utiliza?
Se deberá utilizar la lluvia de ideas se utiliza cuando exista la necesidad de:
- Liberar la creatividad de los equipos
- Generar un número extensos de ideas
- Involucrar oportunidades para mejorar
Nos permite
- Plantear y resolver los problemas existentes
- Plantear posibles causas
- Plantear soluciones alternativas
- Desarrollar la creatividad
- Discutir conceptos nuevos
- Superar el conformismo y la monotonía
¿Cómo se utiliza?
- Se define el tema o el problema.
- Se nombra a un conductor del ejercicio.
- Antes de comenzar la “tormenta de ideas”, explicara las reglas.
- Se emiten ideas libremente sin extraer conclusiones en esta etapa.
- Se listan las ideas.
- No se deben repetir.
- No se critican.
- El ejercicio termina cuando ya no existen nuevas ideas.
- Se analizan, evalúan y organizan las mismas, para valorar su utilidad en función del objetivo que pretendía lograr con el empleo de esta técnica.
3. Modo de uso
La técnica, “lluvia de ideas”, puede ser empleada a través de 3 diferentes maneras:
No estructurado (flujo libre)
- Escoger a alguien para que sea el facilitador y apunte las ideas.
- Escribir en un rotafolio o en un tablero una frase que represente el problema y el asunto de discusión.
- Escribir cada idea en el menor número de palabras posible.
- Verificar con la persona que hizo la contribución cuando se este repitiendo la idea.
- No interpretar o cambiar las ideas.
- Establecer un tiempo limite (aproximadamente 25 minutos).
- Fomentar la creatividad.
- Construir sobre las ideas de otros.
- Los miembros del grupo de “lluvia de ideas” y el facilitador nunca deben criticar las ideas.
- Revisar la lista para verificar su comprensión.
- Eliminar las duplicaciones, problemas no importantes y aspectos no negociables.
- Llegar a un consenso sobre los problemas que parecen redundantes o no importantes.
Estructurado (en circulo)
Tiene las mismas metas que la lluvia de ideas no estructurada. La diferencia consiste en que cada miembro del equipo presenta sus ideas en un formato ordenado (ej: de izquierda a derecha). No hay problema si un miembro del equipo cede su turno si no tiene una idea en ese instante.
Silenciosa (lluvia de ideas escritas)
Es similar a la lluvia de ideas, los participantes piensan las ideas pero registran en papel sus ideas en silencio. Cada participante pone su hoja en la mesa y la cambia por otra hoja de papel. Cada participante puede entonces agregar otras ideas relacionadas o pensar en nuevas ideas. Este proceso continúa por cerca de 30 minutos y permite a los participantes construir sobre las ideas de otros y evitar conflictos o intimidaciones por parte de los miembros dominantes.
4. Preparación de la reunión
Para que una reunión sea útil tiene que estar bien preparada, para ello hay que tener en cuenta los aspectos materiales como los funcionales. Se pueden dividir en 4 pasos:
1. Definición de los objetivos:
- Fijar los objetivos de la reunión.
- Tipos de objetivos.
- Los que se han de lograr.
- Los objetivos secundarios: los que serían interesantes.
- Si los objetivos prioritarios son muchos se hacen varias reuniones.
2. La elección de los participantes:
- La eficacia de una reunión depende mucho de los participantes. Se tendría mirar si las personas son compatibles.
3. Planificar el desarrollo de la reunión:
- Viene definido en el orden del día que es un desarrollo de las cuestiones que se abordarán.
4. Organización del material de la reunión. Tenemos que tener en cuenta:
- Los documentos
- Preparar la sala
- Los aspectos anexos: la botella de agua, papelera, bolígrafos…
- Hacer un recordatorio de la convocatoria
- Asegurarse que asistirán.
5. Desarrollo de la reunión
1. Presentación de los participantes. Es importante saber que es especializado, y de que es bueno que se conozcan.
2. Darles confianza. A través de la presentación se crea un clima de confianza. Para que se encuentren bien los participantes y el animador se tiene que encontrar a gusto. En un primer momento los participantes se sentirán ansiosos porque se sienten observados por los otros. Hemos de tener en cuenta el tiempo.
3. Presentación del tema de reunión:
- De que se habla
- Porque hablamos de este tema
- Porque les interesa hablar de este tema
- Cuales son los problemas planteados
4. Fijar los objetivos de la reunión.
Explicar el orden del día que tenemos, comentarlo. Establecer los objetivos prioritarios y clarificarlos dentro del periodo de tiempo de la reunión, si hay tiempo pasaremos a los objetivos secundarios y así sucesivamente.
6. El papel del conductor de la reunión
Tiene que desempeñar las siguientes funciones:
A. Función de clarificación: Al comienzo de la reunión, para asegurar que el objetivo de la misma está claro para los participantes y que es conforme.
Durante el transcurso de la misma, para ayudar a los participantes a comprenderse bien. Formulando constantemente preguntas para asegurarse que se ha comprendido lo que se ha dicho, y si no es así intentarlo aclarar.
B. Función de control: Con esta función el conductor de la reunión trata de ayudar al grupo a fijar sus procedimientos, es decir, a fijar una serie de normas (más o menos autoritarias) que permitan la comunicación.
También permite:
- Regular la reunión impidiendo que alguien monopolice
- Traer de nuevo a los participantes a discutir sobre el tema de la reunión en cuestión
- Estimular a los que no participan
- Administrar bien el tiempo
C. Funciones de relajamiento: El conductor debe eliminar toda tensión que pueda darse en la reunión, provocada por desconocimiento de los participantes, oposición de caracteres, oposición de opiniones, etc…
El conductor debe crear un clima de confianza y relajamiento que permita la comunicación en grupo, no suprimiendo los posibles conflictos, sino que se consiga la armonía en los mismos. Debe optar por el papel de conciliador y optar por modular el desarrollo de la reunión.
D. Función de dinamización: Consiste en instar al grupo para que sienta deseos de realizar “algo”, motivarlo, llenarlo de entusiasmo, etc…
7. Características de un buen conductor de reuniones
Mostrar seguridad delante del grupo:
El miedo al grupo es muy habitual del actor. De entrada existe este miedo, pero después ya se pasa. Esta seguridad se nota. Si el conductor se pone nervioso y no sabe disimularlo, transmite esta sensación al grupo y este acaba poniéndose nervioso.
El grupo lo que quiere pensar es que se encuentra en buenas manos. Para evitar este miedo se puede hacer:
A. Preparación física:
- Cómo colocar el cuerpo.
- Los gestos y posturas son tan importantes como las palabras.
- Esforzarse en mirar los ojos de la auditoria.
- Luchar contra posturas defensivas
- Moverse para ocupar espacio
B. Preparación psicológica:
- Superar el miedo para juicios de grupo.
- Pensar que no funcionará la reunión. Debemos superar esto.
- Es importante encontrar un hilo conductor para cuando veamos que el tema se desvía.
8. Conclusiones
Aunque la idea de tormenta de ideas parte de que los comentarios de la gente estimulan las ideas de uno mismo, en una especie de reacción en cadena de ideas, en algunos aspectos el tormenta de ideas individual es más adecuado, especialmente para producir o generar ideas o planteamientos nuevos.
Cuando la idea o el problema ya existe una reunión en grupo puede ser mejor para ampliarla, desarrollarla o solucionar el problema abriendo nuevos caminos y el enfoque original propuesto por el autor.
Una vez finalizado la tormenta de ideas se revisan y evalúan las respuestas para, entre otras cosas, eliminar las respuestas parecidas o repetidas o definitivamente no-válidas, agrupar los conceptos y resumir las respuestas restantes para discutirlas como grupo.
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