Desarrollo comunitario

Implementación de un proyecto de desarrollo comunitario

La ejecución del proyecto

La ejecución del proyecto consiste en desarrollar las actividades establecidas en el cronograma elaborado en la etapa de diseño. Durante la ejecución, se debe supervisar periódicamente el grado de avance del proyecto y registrar el nivel de logro que se va obteniendo, comparándolo con los objetivos y metas establecidos. La supervisión es la observación regular y el registro de las actividades que se llevan a cabo en un proyecto… (Bartle, 2007 ).

A través de la supervisión podrás ir recogiendo información sobre el desarrollo de las actividades programadas en el cronograma, y transmitirla tanto a los responsables del proyecto como a los beneficiarios, con el propósito de detectar y resolver oportunamente problemas y obstáculos, así como de identificar áreas de oportunidad.

En el caso de los proyectos del Telebachillerato Comunitario, la supervisión la podría realizar quien, dentro del equipo de trabajo, tenga un mayor conocimiento del proyecto.

El supervisor es el encargado de reunir al equipo al inicio del proyecto y determinar de común acuerdo la periodicidad de las supervisiones, las fechas, la forma en que se harán, los responsables y, sobre todo, la forma de registro de las observaciones. Una vez realizada la supervisión y el registro correspondiente, se elabora un reporte. Los reportes entregados en tiempo y forma permiten el análisis del desarrollo del proyecto y la toma de decisiones oportunas.

Imagen 1. La supervisión oportuna favorece el logro de objetivos

Para determinar la frecuencia de las supervisiones es necesario tomar en cuenta el periodo de instrumentación del proyecto.
Para el registro de las supervisiones existe una amplia gama de instrumentos, desde videos y grabaciones, hasta las bitácoras escritas a mano. La selección de los instrumentos depende del tipo de proyecto de que se trate. Por ejemplo, en un proyecto de construcción de una carretera, para la supervisión se utilizarán instrumentos que permitan verificar el terreno, la alineación del trazo, los materiales utilizados, tales como fotografías, videos, bitácoras de campo entre otros. Si se trata de un proyecto para crear un vivero, la supervisión podría utilizar solo fotografías, bitácoras, listas de cotejo para registrar el número de macetas, de árboles sembrados, frecuencia de riego, aplicación de fertilizante, entre otros.

Algunos de los instrumentos más utilizados para la supervisión y el seguimiento en proyectos de desarrollo comunitario son la bitácora, los videos, las fotografías, el registro anecdótico. A continuación haremos una breve descripción de cada uno
de ellos, pero ten en mente que tú puedes utilizar otro, siempre y cuando sea congruentes con el tipo de actividad que se vaya a realizar. Por ejemplo, si se trata de una jornada de reforestación, será recomendable utilizar fotografías y/o un registro anecdótico, pero difícilmente podrías tomar video de toda la jornada.

La bitácora

Es un cuaderno con hojas foliadas donde se lleva el registro escrito de las acciones de un proyecto. La bitácora se utiliza en campos de acción tan diversos como la investigación de enfermedades y sus vacunas, la construcción de una escuela, la organización de una cooperativa de artesanos en una comunidad o el desarrollo de una asignatura escolar.

El criterio para la organización de la bitácora es cronológico. En una primera columna se asienta la fecha de la supervisión. En la segunda, las actividades programadas, las observaciones en cuanto a los factores no previstos que se presentaron o el cumplimiento tal y como se esperaba, es decir, se describen las condiciones en que se va desarrollando el proyecto, lo cual permite darle un seguimiento puntual y tomar decisiones pertinentes.

Los elementos que se asentarán en la bitácora son definidos por el equipo responsable del proyecto, de tal forma que no existe un formato universal, cada equipo construye el que utilizará de acuerdo al proyecto de que se trate.

Las hojas de la bitácora requieren foliarse (numerar ordenadamente), para que se evite desprenderlas y quedar incompleta o interrumpida la historia del proyecto, si se cometen errores en la redacción, se debe asentar la aclaración correspondiente, por ejemplo con un asterisco al final de la hoja.

A continuación te presentamos algunos ejemplos de bitácoras:

FECHA PROGRAMADAACTIVIDADNO. DE ACTIVIDADNOMBRE DE LA ACTIVIDAD
DescripciónDescripción de la actividad a realizar.
ResponsableResponsables de la realización
de la actividad.
PuestoStatus/actividad delegada
dentro del equipo de trabajo.
Fecha de entregaFecha real de la entrega de la
actividad.
SEPARADOR DE DÍAS ACTIVOS REGISTRADOS
UNIDAD EDUCATIVA PARTICULAR «JACQUES COUSTEAU»
CAMPO DE ACCIÓN
BITÁCORA No. 1
Tema:Fecha:
Objetivo:Tiempo:
Descripción de la actividad: Materiales utilizados:
¿Se cumplieron los objetivos?
Anexos:
Recomendaciones:
BITÁCORA
Nombre(s): Fecha:
Hora: Supervisión #:
Actividades programadas: Actividades realizadas (descripción)
Observaciones (descripción de obstáculos y forma de enfrentarlos, dificultades, logros, etc)

El registro anecdótico

Una anécdota es una narración de acontecimientos reales vividos por quien los cuenta o los observa, son llamativos o interesantes por alguna situación particular. Su finalidad es comunicar experiencias y generar empatía en los oyentes. Se cuentan para divertir o para ejemplificar el tema del que estamos hablando.

Las anécdotas pueden ser de diferentes tipos: humorísticas, dramáticas, de terror, anécdotas de calle, históricas, personales, etc., sus características son las siguientes:

  • El protagonista puede realizar o recibir la acción
  • Es espontánea
  • Es un hecho real
  • Es corta y sencilla.
  • Se narra en orden cronológico

La estructura de una anécdota se integra de tres partes: la introducción, el nudo y el desenlace. La introducción sirve para presentar los hechos, hace ver por qué es importante. El nudo es el centro de la narración, refiere el problema o conflicto. El desenlace describe cómo se resolvió el problema si es que se logró.

El registro anecdótico es una descripción narrativa literal de acontecimientos o incidentes significativos que se han observado en el comportamiento de los involucrados en las acciones que se supervisan. Se redacta inmediatamente después de que sucede la acción y consiste en el resumen o diálogo de los puntos interesantes para tener una idea aproximada a la realidad de lo que está sucediendo al interior del grupo observado.

El registro anecdótico es muy utilizado en la investigación etnográfica, pues ofrece al observador apreciaciones de la realidad desde diferentes perspectivas de los involucrados en el problema que se investiga. También se utiliza frecuentemente en
los grupos escolares para monitorear los comportamientos de cada alumno.

Los registros anecdóticos deben ser relatos objetivos que describan la conducta de las personas involucradas en el proyecto en diferentes momentos de su aplicación, de tal forma que su revisión y análisis pueda evidenciar un cambio o no en la actitud y disposición de las personas observadas. Es recomendable elaborar los registros anecdóticos en fichas independientes, y conservarse en un fichero, de esta forma se puede consultar el registro de un día determinado con mayor facilidad.

Para redactar los registros anecdóticos se sugiere tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:

  • Hacer una descripción clara de los hechos, centrada en el acontecimiento, comportamiento o incidente relevante.
  • Expresar objetivamente lo que sucedió y los factores que contribuyeron para que sucediera
  • Además de la descripción de los hechos, redactar una interpretación de los mismos.
  • En cada ficha, redactar solo un incidente bien delimitado.
  • El incidente debe ser relevante para el logro de los objetivos planteados u ofrecer un aprendizaje significativo.
  • Procurar reproducir literalmente las acciones o diálogos
  • Relatarse en estricto orden cronológico.

No existe un formato universal para los registros anecdóticos;, al igual que para la bitácora, se diseñan de acuerdo a las necesidades y tipo de proyecto de que se trate. A continuación te presentamos algunos ejemplos pero tú puedes diseñar el formato que consideres más útil para la supervisión de tu proyecto específico.

Las fotografías

En el diccionario de la Real Academia de la lengua española encontramos la siguiente definición de fotografía: arte de fijar y reproducir por medio de reacciones químicas, en superficies convenientemente preparadas, las imágenes recogidas en el fondo de una cámara oscura.

La fotografía se define también como un arte cuando el fotógrafo intenta provocar sensaciones y/o emociones en los observadores a partir de las imágenes que ha captado con su cámara.

La fotografía también puede considerarse como una herramienta que permite registrar acontecimientos, momentos trascendentes en la vida de una persona, región, país o el mundo. Gracias a la fotografía, podemos conocer objetos, animales,
personas, acontecimientos, etc. que existieron en el pasado o en lugares remotos a los que no podemos acceder. La fotografía es uno de los principales elementos de preservación de la historia, los grandes personajes, las atrocidades de las guerras,
los descubrimientos científicos y avances de la humanidad a partir del siglo XIX han llegado a nosotros gracias a la fotografía.

En los procesos de investigación, la fotografía es la memoria que evidencia cada uno de los pasos dados para el logro de un objetivo. En tu proyecto es de mucha utilidad que tomes fotografías de los momentos y las actividades más representativas y las anexes a los reportes parciales y final.

Actualmente, con el desarrollo de la tecnología las personas tienen acceso fácilmente a dispositivos móviles con cámara fotográfica, lo que les permite captar las imágenes y momentos trascendentes de sus vidas y compartirlos con amigos a través de las redes sociales, de esta forma en cuestión de segundos miles de personas de cualquier parte del mundo se pueden conectar en una imagen fotográfica.

Imagen 2. Las redes sociales conectan a miles de personas por medio de fotografías
Imagen 3. Daguerrotipos

Los vídeos

Son una de las aplicaciones más comunes de la tecnología al alcance de cualquier persona que cuente con un dispositivo móvil como teléfono celular o cámara de video.

Los videos permiten reproducir procesos, sucesos, acontecimientos que son importantes para un objetivo específico y que son irrepetibles en la realidad, la recreación, la evidencia, la experimentación, el análisis, el registro, etc., las cámaras de seguridad colocadas en lugares estratégicos favorecen la condena de delincuentes a partir de los videos como evidencia del delito.

Actualmente la grabación en video de los acontecimientos sociales, políticos, religiosos, científicos, etc, es prácticamente obligatoria incluso, existen videotecas en donde se conservan archivos en formato de video.

En los proyectos de investigación o de desarrollo comunitario, es útil grabar en video las actividades más importantes, porque de esta forma pueden ser vistos cuantas veces sea necesario para su análisis y toma de decisiones fundamentadas. Para la grabación de un video es conveniente practicar antes del evento a fin de maniobrar correctamente el dispositivo y realizar las tomas adecuadas en el momento de la acción, porque de si el video es obscuro, con demasiada luz, fuera de foco, no se aprecian los actores, no se perciben los diálogos, etc., no servirá como evidencia o instrumento de supervisión y registro.

Imagen 4. Las cámaras de video han evolucionado y actualmente se encuentran de muy diversos tipos y tamaños.

El reporte de supervisión


Como lo hemos comentado en la sección anterior, la supervisión del proyecto es una actividad permanente que debe realizarse en forma sistemática. El reporte de supervisión consiste en un análisis crítico de los resultados que se obtienen, por eso, debes documentar la realización de las actividades programadas, si se han cumplido en tiempo y forma y si no, la causa de ello y la forma en que se solucionó. Este seguimiento se redacta en reportes parciales durante todo el tiempo que dure la ejecución.

El reporte de supervisión y/o seguimiento es el documento en el cual vas a asentar la información que registraste como producto de la supervisión. Elaborarás un reporte o informe de cada visita de supervisión, una vez que tienes las fotografías, o el video, la bitácora, el anecdotario u otro instrumento que hayas utilizado, entonces vas a vaciar la información en un reporte que será igual para todas las supervisiones y te permitirá al final de la aplicación del proyecto, tener una «memoria» organizada cronológicamente de todas las actividades realizadas y los resultados de las mismas. Al final del proyecto, los reportes se utilizarán como insumo para la elaboración del reporte final.

Cuando un proyecto tiene financiamiento externo, es decir, de instancias gubernamentales o particulares, los formatos y la periodicidad de los reportes con que harás este seguimiento deberán ser los que esas instancias establecen. Si el proyecto no tiene financiamiento externo, tu deberás elaborar tu propio formato para que el seguimiento sea organizado y puedas evaluar al final del proyecto sus alcances e impacto. Un ejemplo es el siguiente:

Plan de seguimiento

Analicemos sus elementos: el número de supervisión te permitirá organizar los reportes, el porcentaje de desarrollo se calcula de acuerdo al avance de la ejecución, se toma como referencia el cronograma elaborado en la etapa anterior, la fecha será el referente de puntualidad de realización.

La columna de actividad refiere cada una de las actividades programadas, el grado de cumplimiento se llena, en la izquierda con el porcentaje de cumplimiento que se espera de acuerdo a las condiciones reales de la población que participa, es decir, en el ejemplo: la actividad es un curso de 10 horas para madres de familia, idealmente asistirían el 100%, pero se analizan las condiciones en que se encuentran (comunidad rural, madres trabajadoras, distancia al lugar del curso, etc.) sabes que no asistirán todas, entonces se espera que asista el 80%, con la lista de asistencia te das cuenta que asistió el 60% y ese dato lo asientas en la columna de la derecha.

En la columna de la extrema derecha (áreas de oportunidad) escribirás los factores que influyeron en el cumplimiento o incumplimiento de la actividad (La falta de información oportuna fue un factor determinante para la asistencia), y qué debe hacerse para mejorar el resultado obtenido (Debe darse información suficiente y oportuna a toda la población) es importante que tomes en cuenta que el avance total se logrará al finalizar la ejecución, por lo tanto se debe calcular el avance de acuerdo a cada periodo que se reporta.

El reporte final, consiste como su nombre lo indica, en hacer un balance de los logros alcanzados y los objetivos cumplidos durante la aplicación completa del proyecto, es decir, se elabora al final y en él se describe clara y concretamente los logros alcanzados y los objetivos cumplidos, siempre con base a lo establecido en el proyecto.

El proceso de supervisión o seguimiento se lleva a cabo a través de observaciones, visitas, supervisiones, reuniones, registros con instrumentos de evaluación, informes, tecnologías informáticas y de comunicación y participan en él los implicados directamente en el proyecto: como beneficiarios y/o como responsables de él.

El plan de seguimiento consiste en establecer un calendario de actividades de observación, elaboración de reportes y reuniones de información. Para integrarlo, debes definir cuántas evaluaciones de seguimiento se harán, en que fechas, quiénes lo harán, con qué instrumentos, identificar las actividades que se supervisarán en cada periodo y los medios de registro. Te presentamos una guía para su elaboración, las respuestas dan origen a los rubros que integran el formato que te sugerimos. Recuerda que tú puedes hacer las modificaciones que consideres necesarias para el mejor desarrollo del proyecto.

Guía para elaborar el Plan de supervisión y/o seguimiento del proyecto

  1. ¿Cuántas supervisiones de seguimiento vamos a realizar durante la ejecución del proyecto? Para responder a esta pregunta debes tomar en cuenta el cronograma del proyecto y considerar su vigencia.
  2. ¿En qué fechas se va a realizar cada supervisión? Determina con tu equipo las fechas, tomando en cuenta si es día laboral, si no hay suspensión probable o programada, la disponibilidad de tiempo de quien(es) la realizarán en cada ocasión, el horario de la visita o reunión.
  3. ¿Qué actividades y medios de registro se utilizarán? Procura que las actividades queden repartidas equitativamente entre el número de supervisiones de seguimiento que harás durante todo el proyecto, a fin de que no quede alguna sobrecargada de actividades.
  4. ¿Qué porcentaje de cumplimiento se espera en cada supervisión? Este dato se programa de acuerdo al cronograma del proyecto. El cumplimiento real, lo obtendrás dividiendo el número de actividades realizadas entre el número de actividades programadas, por cien.
  5. ¿Quién (es) realizarán cada supervisión de seguimiento? Consulta la disponibilidad de tiempo de cada participante para que puedan integrar el Plan con la mayor probabilidad de certeza en su realización. Considera la función que desempeñará cada participante, es decir, la responsabilidad específica de cada uno para que no haya confusión o duplicidad de funciones. El responsable será la persona que tenga a su cargo la elaboración del reporte de seguimiento de esa fecha, pero no lo hará él (ella) solo(a), será el resultado del trabajo colaborativo de su equipo, además, es recomendable invitar a observadores de otros equipos para tener una opinión externa acerca del proceso de avance del proyecto.
  6. ¿Qué instrumento(s) se utilizarán para la evaluación de seguimiento? Los instrumentos seleccionados deben estar en función de las actividades a evaluar. Por ejemplo, si la actividad es una reunión de información sobre el financiamiento de los huertos familiares y los medios para verificar son: lista de asistencia con firmas, acta de acuerdos y fotografías. Los instrumentos que se pueden utilizar para su registro es una lista de cotejo como la siguiente:

Los resultados se registrarán en el informe/reporte de seguimiento correspondiente y se irán archivando en un portafolio que al final del bloque, junto con el proyecto, el cronograma, el plan de seguimiento, los reportes de seguimiento y el reporte de modificación, será la evidencia de esta etapa del proyecto e insumo para la siguiente.

  1. ¿Qué obstáculos hemos encontrado para el logro esperado? ¿Se han presentado situaciones imprevistas que favorecieron el desarrollo de las actividades?, ¿Qué decisiones se tomaron y cuál fue el resultado? Las respuestas a estas preguntas, son un material muy importante para reflexionar acerca de los aprendizajes adquiridos durante esta experiencia.

Las respuestas a estas preguntas, son un material muy importante para reflexionar acerca de los aprendizajes adquiridos durante esta experiencia, su registro es importante ya que constituye una fuente de información confiable para el Plan de seguimiento, por ello debe organizarse de tal forma que se pueda consultar fácilmente y sobre todo que aporte datos reales para la toma de decisiones pertinentes para el logro de los objetivos del proyecto. A continuación te sugerimos un formato, tú puedes modificarlo o sustituirlo de acuerdo tu criterio.

Reporte de modificaciones

Una vez que se tiene el informe de seguimiento, el equipo responsable del proyecto se reúne y lo analiza para identificar los obstáculos que se han presentado y tomar decisiones para afrontarlos, eliminarlos o resolverlos y hacer las adecuaciones y/o ajustes necesarios. Es necesario elaborar un reporte de modificaciones, es decir un registro de los ajustes realizados a la planeación original con base en los informes de seguimiento. Este reporte será de mucha utilidad para la evaluación final del proyecto y la decisión de su implementación temporal o permanente, con las mejoras a que haya lugar.

El reporte de modificaciones se elabora simultáneamente a la ejecución del proyecto y el plan de seguimiento de la siguiente forma:

  • A. El Plan de Seguimiento se elabora con base en el proyecto y el cronograma.
  • B. Se inicia la ejecución / realización del proyecto y del Plan de seguimiento, y se elaboran los reportes de seguimiento en la fechas programadas.
  • C. Se realiza una reunión de análisis de avance con los involucrados en el proyecto, en esas reuniones se revisa lo programado y lo logrado en la realidad, se identifican los obstáculos, problemas, etc y se decide cómo afrontarlos. Es decir, los ajustes que se harán a la programación original. Es muy importante tomar en cuenta la columna de áreas de oportunidad, de los informes de seguimiento.

Se debe analizar el impacto de cada actividad en el logro del objetivo del proyecto, no todo incumplimiento impacta significativamente el logro final del proyecto. Entonces, cada uno de los ajustes y/o modificaciones que se realicen tienen impacto diferente. Por ejemplo: el objetivo del proyecto es mejorar el nivel de salud en la comunidad. Una actividad es una plática sobre la importancia de la vacunación en los niños menores de cinco años y el especialista que va a dar la plática no llega. Si la gente no acostumbra vacunar a sus hijos, ésta es una actividad importante por lo tanto debe reprogramarse; en el caso contrario: la gente acepta las vacunas y solo un pequeño sector la rechaza, entonces, si es posible se reprograma, si no, se
cancela y en la columna de observaciones se asienta el problema (el conferencista no llegó), y en el reporte de modificaciones, se registra que en vista de no ser una actividad de alto impacto para el objetivo del proyecto y ante la imposibilidad de reprogramación, se canceló.

  • D. Se va llenando la columna cumplimiento real en el Plan de seguimiento, así como los obstáculos y problemas encontrados.
  • E. Los ajustes acordados se van asentando en el reporte de modificaciones.

Si el desarrollo de las actividades se realiza de acuerdo con lo programado, entonces sólo se va registrando el avance y se conservan los informes de seguimiento para la evaluación final. El reporte de modificaciones, deberá registrar el número y fecha del informe de seguimiento, quienes participan en la reunión, el informe de avance programado y real, y los ajustes y/o modificaciones acordadas. Deberá estar respaldado por el informe de seguimiento correspondiente. Por ejemplo:

Fuente: Secretaría de Educación Pública. (2015). Desarrollo comunitario II. Ciudad de México.