Desarrollo comunitario

Plan de continuidad del proyecto de desarrollo comunitario

Coevaluación del proyecto

En tu proyecto será muy importante que consideres el proceso de la evaluación, y es necesario cuidar la validación de la información que obtengas, además el análisis de los resultados debe servir para realizar las acciones correctivas hasta llegar a hacer recomendaciones que ayuden a mejorar la implantación del proyecto.

La evaluación permitirá al equipo estar al tanto de la satisfacción de los objetivos planteados en las diferentes etapas del proyecto, de tal forma que se puedan tomar decisiones oportunas en el momento en que éstas se requieran. Existe un tipo de evaluación en la cual participan los integrantes del proyecto y se llama coevaluación.

La coevaluación es la valoración y retroalimentación que realizan los pares miembros del grupo del proyecto1. Está relacionada con la naturaleza social del ser humano, por tanto permite mejorar la perspectiva de los integrantes sobre el diseño e implementación del proyecto (Acosta, 2011). Con este tipo de evaluación los integrantes del proyecto se involucran activamente en la toma de decisiones.

Imagen 1. La coevaluación es relevante para dar continuidad al proyecto.

Los beneficios que se pueden obtener de la coevaluación son (Fenwick y Parsons 1999):

  • Los participantes aprenden habilidades de observación crítica y apreciativa.
  • Toman conciencia de los prejuicios que tienen.
  • Desarrollan habilidades para emitir juicios a partir de criterios de evaluación anteriormente establecidos.
  • Aprenden a expresar sus opiniones críticas en forma amable.
  • Aceptan la retroalimentación que los demás les proporcionan sin que la consideren como algo personal.

Presentación y retroalimentación de resultados

Cuando las personas reciben información acerca de su forma de actuar, experimentan emociones que se relacionan con experiencias vividas en el pasado, por lo tanto se debe pensar que la persona que trasmite un mensaje debe tener la capacidad para comunicarlo en forma adecuada. Bajo esta perspectiva, se debe tener cuidado al presentar los resultados del proyecto de desarrollo comunitario a las partes interesadas.

La retroalimentación es la información que recibimos sobre la comunicación o conducta en una determinada situación (Villalobos, 2011:96). Es el retorno de información sobre el resultado de una actividad o proceso (Lara, 2006). Consiste en compartir información con una persona o grupo, dando a conocer sugerencias, preocupaciones, recomendaciones u observaciones que han sido identificadas en algún acto o proceso con la finalidad de mejorar su situación. Sirve para eliminar errores, fallas o vicios.

Da respuesta a ¿Qué hicimos bien?, ¿Qué podemos mejorar?, y ¿Qué se debe evitar para que no vuelva a suceder alguna situación indeseada? La retroalimentación en el ámbito laboral proporciona información a una persona sobre su desempeño con intención de permitirle reforzar sus fortalezas y superar sus deficiencias.

Imagen 2. La retroalimentación proporciona información sobre el desempeño.

La retroalimentación está relacionada con la evaluación ya que devuelve la información que se ha obtenido de ésta con la finalidad de detectar los objetivos que se han logrado y las deficiencias presentadas en la implementación del proyecto de desarrollo comunitario.

La retroalimentación es un elemento que se utiliza en la comunicación. Puede ser positiva cuando proporciona información sobre los logros obtenidos o sobre los cambios que han resultado benéficos al proyecto; pueden ser negativa cuando se orienta a corregir situaciones inapropiadas.

Las características que debe cumplir una retroalimentación bien realizada que mejore la efectividad del proyecto se mencionan a continuación:

  1. Describir con hechos las observaciones y reacciones detectadas evitando hacer juicios valorativos.
  2. Explicar detalladamente las características de la situación, experiencia o conducta a mejorar.
  3. Es necesario que se adecúe a las características de las personas que intervienen en la retroalimentación.
  4. Mencionar aquellos aspectos que son factibles de mejora.
  5. Debe ser solicitada, no debe imponerse.
  6. Presentarla de forma oportuna ya que debe realizarse una vez que se tengan los resultados de la evaluación.
  7. Expresarla con claridad, por lo que se requiere verificar que la retroalimentación ha sido comprendida por la persona que lo recibe ha sido comprendida por la persona que la recibe.
  8. Proporcionarla de manera exacta, por lo que es necesario tener la certeza de que el mensaje recibido corresponde a lo que se deseaba transmitir.
  9. Que mantenga la intención de ayudar, no de castigar.

Para que la retroalimentación pueda llegar a ser un proceso de autorreflexión que permita reforzar y mejorar desempeños se requiere:

  • Conocer y comprender el objetivo que se pretende alcanzar
  • Comparar el nivel actual de desempeño con el que se establece en el objetivo.
  • Establecer acciones concretas que permitan alcanzar el nivel de desempeño indicado en el objetivo.

La técnica que puede emplear tu equipo para hacer la presentación de resultados, la retroalimentación y la implementación de actualizaciones que requiera tu proyecto es el FORO. El foro es una técnica se puede utilizar para discutir formalmente un tema, hecho o problema, conducido por un moderador.

Los pasos para el desarrollo del foro son:

  1. El moderador o responsable del proyecto inicia el foro, explicando con precisión el tema o problema que se va a debatir o los aspectos de la actividad observada que se va a tomar en cuenta.
  2. El responsable del proyecto formula alguna pregunta concreta y estimulante, referida al tema. En caso de que nadie quiera participar, el responsable puede utilizar el recurso de las respuestas anticipadas, o contradictorias que provocan el rechazo o la adhesión con la cual se puede dar comienzo a la interacción.
  3. El responsable seguir distribuyendo el uso de la palabra por orden de solicitud de los participantes que levanten la mano y formulará nuevas preguntas en caso de que no existirá alguna por resolver. El responsable cuidará de no expresar sus opiniones antes que los participantes.
  4. Al concluir sus temas a tratar en el tiempo previsto, el responsable hará una síntesis o resumen de las opiniones expuestas, extrae las posibles conclusiones, señala las coincidencias y discrepancias y agradece la participación de los asistentes.
  5. El responsable puede dar también una visión general del comportamiento de los participantes, sin referir nombres y si es necesario puede mencionar nueva fecha para tratar otros temas.

Plan de seguimiento y continuidad

Al inicio de este Bloque te expresamos que es importante hacer un plan de seguimiento y continuidad del proyecto, pero ¿Qué es un plan de continuidad? Un plan de continuidad o de mejora es el conjunto de medidas de cambio que se toman en un proyecto para optimizar su rendimiento. Toda medida de mejora debe planificarse con cuidado, llevarse a la práctica y verificar sus efectos.

Imagen 3. Plan de continuidad.

La empresa consultora Espiñeira, Sheldon y Asociados define al plan de continuidad del proyecto o negocio, como la identificación y protección de los procesos y recursos que se necesitan para sostener un desempeño aceptable mediante la identificación de amenazas, la definición de estrategias y la preparación de procedimientos, aspectos que aseguran la subsistencia del mismo.

Las condiciones que se deben dar para que un plan de mejora sea eficaz son:

  • Estar convencido de que la mejora es posible.
  • Controlar las actitudes derrotistas.
  • Evitar planteamientos que justifiquen la situación
  • Comprender el sentido que tiene plantear mejoras

¿Cómo hacer el plan de continuidad?

Para la elaboración de un plan de continuidad, Stephen Cobb, (2014) recomienda seguir cuatro pasos:

1. Identificar y ordenar las amenazas

En esta etapa se crea una lista de las amenazas que han sido detectas en la realización de tu proyecto. Una amenaza es aquel incidente que obstaculiza o daña la buena realización de una determinada situación. Es recomendable que en la elaboración de esta lista participen los integrantes del equipo, y anotes los incidentes y obstáculos en orden de ocurrencia.

Descripción de las amenazasDescripción de las acciones que provocan las amenazas
Tabla de identificación de amenazas.

2. Realizar un análisis del impacto en el proyecto

Para este análisis es necesario determinar cuál de las actividades que se llevaron a cabo son críticas, es decir, aquellas actividades que perturban, han creado duda, han producido sorpresa o han molestado o inquietado por su falta de coherencia o por haber presentado resultados inesperados en la realización del proyecto. Esto es, ¿Cuál de las personas o acciones presentó dificultades al momento de implementar el proyecto? Para responder a esta pregunta el responsable del proyecto entrevistará a cada integrante del equipo.

3. Crear un plan de respuesta y recuperación

El objetivo del plan de respuesta y recuperación consiste en recuperar la operatividad del proyecto de desarrollo comunitario. Esta etapa incluye las siguientes actividades:

  • Decidir sobre las acciones que son necesarias cambiar.
  • Decidir los cambios que se van a hacer.
  • Identificar al personal que está involucrado en esas acciones.
  • Identificar los recursos adicionales necesarios para cambiar las acciones.

4. Prueba el plan y refina el análisis

Se recomienda probar el plan con ejercicios, análisis de paso a paso mediante simulaciones. Esta prueba permite sacar provecho a todo lo que se invirtió en el proyecto, además permite encontrar fallas y encontrar estrategias para hacer modificaciones o adecuaciones a las acciones a emprender en el proyecto.

Informe de donación, este documento será un complemento de tu plan de seguimiento para garantizar la aplicabilidad del proyecto por un periodo amplio en diferentes contextos. Contiene un resumen del origen, desarrollo e impacto que tuvo el proyecto con la finalidad de cederlo a otras personas para darle continuidad y ampliar los impactos que pueda generarse.
La estructura que te sugerimos para elaborar tu informe de donación es el siguiente:

1. Datos básicos

  • Nombre de la Organización
  • Título del proyecto
  • Nombre de los participantes del equipo de trabajo
  • Fechas de implementación del proyecto
  • Fecha de informe

2. Comentarios iniciales

Describir de manera breve como se desarrolló el proyecto el porcentaje de población que participó, si se cumplieron los objetivos y metas programadas y los impactos generados por el proyecto. Referir el nombre de las instituciones u organizaciones que participaron y explicar cómo participaron.

3. Lo planeado y lo realizado

  1. Presentar en la tabla, el nivel de desarrollo de las acciones emprendidas en el proyecto. Para ello te presentamos un ejemplo:
  1. Mencionar si se cambiaron los objetivos del proyecto durante la implementación o después de la evaluación de resultados
  2. Describe si tu proyecto fue exitoso porque lograste los objetivos planeados. Si por situaciones diversas no lograste cumplir todos los objetivos, es importante que refieras lo que llegaron a realizar de cada objetivo.
  3. Comenta de manera escrita si tu equipo vivió desilusiones o fracasos al implementar su proyecto
  4. Narra de manera escrita cualquier lección de aprendizaje que les dejó el proyecto, puede ser positiva o negativa y que pueda servir para las personas u organizaciones que se harán cargo en el futuro del proyecto.
  5. Referir aquellas actividades que no quedaron concluidas y que requiere de seguimiento.

IV. Financiamiento

Detallar los referentes de la tabla:

Donante (s)Tipo de financiamientoCantidadComentarios

V. Recomendaciones adicionales

En esta sección escribe todos los consejos que consideres oportunos para que no se vuelvan repetir situaciones que obstaculicen el desarrollo de las acciones del proyecto. Esto permitirá continuar el desarrollo del proyecto y se llegue a obtener beneficios e impactos en la comunidad.

VI. Anexo: oficio de donación

Este es un documento que deberá elaborar el responsable del proyecto, en este se señala que seden su proyecto como autores, previo a la elaboración del documento, deben tener el nombre de la institución u organización que se hará cargo del proyecto para darle continuidad y al final del escrito todos los integrantes deberán firmar de común acuerdo.

Recomendaciones para entregar el Plan de continuidad y seguimiento.

  • Utiliza una computadora para escribir el informe
  • Utiliza el programa Word, letra arial No. 12, justifica el texto, utiliza letras mayúsculas y minúsculas
  • Enumera todas las páginas
  • Coloca una carátula con los siguientes datos: leyenda ““Plan de continuidad y seguimiento», Nombre del proyecto, nombre de la organización y del responsable, lugar y fecha.

Fuente: Secretaría de Educación Pública. (2015). Desarrollo comunitario II. Ciudad de México.